`Voorbeeld samenwerkingsovereenkomst Den

Samenwerkingsovereenkomst
Ondergetekenden,
De begunstigde,
xxxxxx
en
De partner,
xxxxxx
VERKLAREN, TER UITVOERING VAN ESF PROJECT xxxxxx HET VOLGENDE OVEREEN
TE KOMEN;
Definities
Artikel 1
In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
 xxxxxx: de regionale stuurgroep, als bedoel in artikel 3 van deze overeenkomst, die namens
begunstigde en partner de besluitvormende bevoegdheid heeft over en binnen het ESF-project. xxxx
is onderdeel van xxx;
 begunstigde (Aanvrager): de centrumgemeente xxxx die:
1. de subsidieaanvraag namens de samenwerking heeft ingediend, toegevoegd als bijlage 1 aan
deze overeenkomst en als zodanig hiermee onlosmakelijk verbonden en;
2. aan wie op grond van de subsidieregeling ESF 2007-2013 projectsubsidie is verleend en;
3. namens voornoemde samenwerking tegenover de subsidieverstrekker verantwoordelijk is voor de
coördinatie en verantwoording van het ESF-project.
 beheersstructuur: structuur waarin de directe controle, het toezicht en de monitoring van de
projectactiviteiten zijn geregeld;
 deelnemer: de jongere (15 tot en met 27 jaar) waar diensten voor worden verricht, welke aansluiten
op de ESF-aanvraag ;
 deelproject: het project zoals ingediend door partner bij de centrumgemeente xxxx en opgenomen als
onderdeel van de ingediende aanvraag ‘20140116 Def aanvraag ESF ;
 ESF-administratie: de benodigde administratie zoals deze gevoerd moet worden door de partner voor
het deelproject om voor ESF-subsidie in aanmerking te komen. In de Handleiding, ESF Actie J, staan
instructies voor de bij te houden administratie door de partner (zie bijlage 3);
 ESF-coördinator: de door de partner aangewezen verantwoordelijke voor de ESF-administratie en de
voortgangsrapportages van het deelproject aan de centrumgemeente xxxx;
 ESF-medewerker: de als zodanig door de centrumgemeente xxxx aangestelde projectondersteuner;
 ESF-project/aanvraag: het samenhangende geheel van deelprojecten en activiteiten ten behoeve van
de realisering van het project zoals beschreven in de ‘20140116 Def aanvraag ESF ’ (zie bijlage 1);
 organisatiestructuur: organisatiestructuur van het project zoals vastgelegd in de beschrijving
administratieve organisatie en intern beheer (AO/IB), project , dd. 16 januari 2014 behorende bij de
ESF aanvraag en onlosmakelijk verbonden aan deze overeenkomst als bijlage 2;
 partner: degene die deze overeenkomst aangaat met de begunstigde. Dit kan ook een partner zijn die
namens meerdere partijen een deelproject ingediend heeft. Een overzicht van alle samenwerkende
partners en contactpersonen binnen ESF-project is opgenomen in de Handleiding ESF actie J,
(bijlage 3);
 programmamanager:: welke vanuit de regio xxx ESF in portefeuille heeft en daarmee
verantwoordelijk is voor de coördinatie en verantwoording van ESF ;
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
1
 projectactiviteiten: alle voorgenomen activiteiten in het kader van het project waarvoor subsidie is
aangevraagd in het kader van ESF die door de samenwerking worden gerealiseerd;
 projectadministratie: de door de centrumgemeente xxxx te voeren financiële en
deelnemersregistratie;
 projectmanagementteam (PMT): het team (programmamanager en de ESF- medewerker), als
bedoeld in artikel 4 van deze overeenkomst, belast met de uitvoering van de besluiten van en de
ondersteuning aan xxx;
 samenwerking: het samenwerkingsverband zoals vastgelegd in de beschrijving administratieve
organisatie en intern beheer (AO/IB), project , dd. 16 januari 2014 behorende bij de ESF aanvraag en
onlosmakelijk verbonden aan deze overeenkomst (zie bijlage 2);
 Subsidieregeling ESF 2007-2013: de subsidieregeling ESF 2007-2013, zoals gepubliceerd in de
Staatscourant nr. 249 van 21 december 2006, inclusief alle additionele publicaties en wijzigingen
betreffende de Subsidieregeling ESF 2007-2013, evenals wat bij of krachtens de Minister van Sociale
Zaken en Werkgelegenheid op andere wijze openbaar is gemaakt;
 subsidieverstrekker ESF: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;
 werkgroep: de werkgroep (PMT en ESF-coördinatoren), als bedoeld in artikel 4 van deze
overeenkomst, welke nauw contact heeft voor een goede uitvoering van het ESF-project.
Voorwerp van de overeenkomst: oprichting samenwerkingsverband
Artikel 2
1. Partner en begunstigde zullen samenwerken in een organisatiestructuur zoals beschreven in de
beschrijving administratieve organisatie en intern beheer (AO/IB), project , dd. 16 januari 2014
behorende bij de ESF aanvraag en onlosmakelijk verbonden aan deze overeenkomst als bijlage 2.
2. Het hoofddoel van het samenwerkingsverband is de uitvoering van het project zoals beschreven in de
aanvraag voor ESF subsidie, toegevoegd als bijlage 1 aan deze overeenkomst en als zodanig
hiermee onlosmakelijk verbonden.
3. Het project omvat projectactiviteiten gericht op het vergroten van duurzame arbeidsinpassing met
inbegrip van re-integratietrajecten, waaronder begrepen scholing, training en begeleiding, dan wel
activiteiten die aansluiten bij het regionale plan van aanpak.
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
2
4. De partner die namens meerdere partijen een deelproject ingediend heeft, overlegt een verklaring
ondertekend door de verschillende partijen van het deelproject, waaruit blijkt dat deze partijen
instemmen met het deelproject welke ingediend is voor de ESF-aanvraag en waarvoor subsidie
wordt aangevraagd. Tevens verklaren de partijen afspraken gemaakt te hebben betreffende de
financiering, samenwerking, verantwoordelijkheden, mandaten, rollen en wie als ESF-coördinator
voor het deelproject aangewezen wordt. Dit dient te geschiede op dergelijke wijze dat begunstigde
binnen het samenwerkingsverband daadwerkelijk met partner die namens meerdere partijen een
deelproject ingediend heeft kan samenwerken zoals beschreven in lid 2. Deze verklaring wordt
opgenomen in het ESF-projectdossier.
5. Het ESF project en de deelnemende partners zijn onderdeel van xxxx.
Zeggenschap en besluitvorming samenwerkingsverband
Artikel 3
1. Partner en begunstigde komen overeen dat alle besluiten voor en namens het
samenwerkingsverband zullen worden genomen door het aanjaagteam van xxxx.
2. Het aanjaagteam xxxx is als volgt samengesteld:
.
3. De besluiten, die door xxxx worden genomen zijn bindend voor alle partijen.
Uitvoering projectactiviteiten
Artikel 4
Binnen het samenwerkingsverband dragen partijen zorg voor de uitvoering van alle activiteiten die
betrekking hebben op de voorbereiding, uitvoering en afronding van het project. Deze samenwerking
houdt ten minste in:
1. De begunstigde is in deze verantwoordelijk voor het verzamelen, controleren en verwerken van
de ESF-administraties voor de centrale projectadministratie, het onderhouden van contact met
Agentschap SZW, faciliteren en helpdesk functie voor partners, het opstellen van de
einddeclaratie en (financiële) afhandeling van het project;
2. De inhoudelijke en procesmatige aansturing van het ESF-project vindt, namens xxxx, plaats door
de programmamanager xxxx. De programmamanager wordt ondersteund door de ESFmedewerker. Zij vormen het projectmanagement team (PMT);
3. Het PMT overlegt met de ESF-coördinatoren van de partners over de voortgang, uitvoering en
administratie. Zij vormen de werkgroep. Behalve contact met de individuele ESF-coördinatoren
betreffende de uitvoering, administratie en voortgangsrapportages, zal de werkgroep indien
nodig bijeen komen om gezamenlijk informatie uit te wisselen;
4. De partner is verantwoordelijk voor een goede aansturing van de ESF-coördinator voor de
uitvoering van zijn taak. Een profielschets van de ESF-coördinator is opgenomen in bijlage 5 bij
deze overeenkomst;
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
3
5. De ESF-coördinator zorgt voor de ESF-administratie van het deelproject en dient de gegevens
ten behoeve van de projectadministratie en de voortgangsrapportages aan begunstigde tijdig en
volledig aan te leveren. Wanneer nodig zorgt de ESF-coördinator dat de partner op de hoogte is
van de geleverde informatie aan begunstigde en het eventueel fiatteren van de gegevens door
de partner;
6. De ESF-coördinator verklaart de projectadministratie bij te houden volgens de instructie in de
verstrekte handleiding (bijlage 3);
7. De uitvoering van het project zal op doelmatige wijze en in overeenstemming met de wijze
waarin het in de projectaanvraag is omschreven plaatsvinden.
Inzet door partner en begunstigde
Artikel 5
1. De programmamanager xxxx draagt samen met de partner zorg voor de lokale afstemming en
coördinatie, implementatie en disseminatie van het project op (sub)regionaal niveau.
2. Partner en begunstigde komen ten behoeve van de samenwerking een inzet overeen, zoals is
beschreven in de begroting die als bijlage 4 aan deze overeenkomst is toegevoegd en als zodanig
hiermee onlosmakelijk verbonden.
3. De programmamanager xxxx draagt samen met de partner zorg voor duidelijke sturingsinformatie en
goede voortgang van de deelprojecten en de realisatie van het totale ESF-project.
4. Bij de uitvoering van de projecten die met ESF-subsidie worden gefinancierd, worden de deelnemers
geïnformeerd over deze steun. Dit door, waar mogelijk, gebruik te maken te maken van het
Europees logo met bijbehorende tekst in formulieren en persuitingen. Persuitingen worden vooraf
afgestemd met de programmamanager xxxx.
Afwijking inzet Projectactiviteiten
Artikel 6
1. Indien de partner het noodzakelijk acht dat diens aandeel of aard in de overeengekomen inzet moet
worden gewijzigd, dan mag dit uitsluitend na schriftelijke toestemming van de begunstigde.
2. De begunstigde verleent deze toestemming slechts nadat deze hiertoe zelf schriftelijke toestemming
voor heeft verkregen van de subsidieverstrekker.
Financiering kosten van het Project
Artikel 7
1. De partner en begunstigde dragen bij in de financiering zoals beschreven in de begroting, bijlage
4. Dit zal verrekend worden met het subsidiebedrag toegekend aan partner.
2. Het is de partner niet toegestaan om voor de financiering van uitgaven voor subsidieproject
gebruik te maken van andere subsidiegelden.
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
4
Controle- en beheersstructuur
Artikel 8
De partner en begunstigde komen overeen dat de structuur en beheersing van het project zal
plaatsvinden zoals is vastgelegd in beschrijving van de administratieve organisatie en intern beheer
(AO/IB) die als bijlage 2 aan deze overeenkomst is toegevoegd.
Meer in het bijzonder komen de partner en begunstigde overeen dat:
a. alle noodzakelijke gegevens juist, tijdig en volledig worden geregistreerd en dat daarover juist, tijdig
en volledig verantwoording wordt afgelegd. De voortgangsrapportages dienen elke twee maanden in
het bezit van begunstigde te zijn. De deadlines hiervoor zijn opgenomen in de handleiding (bijlage 3).
Uitsluitend subsidiabele kosten worden verantwoord aan begunstigde;
b. op basis van de door de partner opgeleverde administratieve documenten en overige informatie, stelt
de begunstigde de einddeclaratie voor het subsidieproject op en dient deze in bij het Agentschap
SZW. De beoordeling of kosten worden opgenomen in de einddeclaratie is voorbehouden aan de
begunstigde.
Artikel 9
1. De begunstigde heeft het recht om tussentijds en/of na afloop van de projectperiode een interne
controle uit te (laten) voeren op de administratie en rapportage(s) van het deelproject.
Het controle object is hierbij:
a. de projectadministratie; indien in de projectadministratie een gecomprimeerde post is
opgenomen en de detaillering hiervan bevindt zich binnen de administratie van een partner, dan
is deze administratie eveneens het controleobject;
b. de dossiers van de individuele deelnemers.
De kosten van de controle zijn voor rekening van de begunstigde.
2. De administratie met bewijsstukken en de dossiers van de individuele deelnemers, de zogenaamde
archiefstukken, worden tot het einde van de looptijd van het project bewaard op locatie bij de
partner, tenzij anders overeen gekomen wordt. Na afloop van de projectperiode worden de volledige
archiefstukken overgeheveld om gearchiveerd te worden bij de begunstigde. Hier worden t.z.t.
nadere afspraken over gemaakt.
3. De bewaartermijn van de administratie met bewijsstukken, de dossiers van de individuele
deelnemers, de zogenaamde archiefstukken, loopt tot en met 31 december 2023. Deze
bewaartermijn geldt ook voor de detailadministratie genoemd in lid 1.a. van dit artikel.
Artikel 10.
1. Partner en begunstigde komen overeen dat alle betrokken medewerkers geen taken hebben die, op
welke wijze dan ook, onverenigbaar zijn met het Europees Sociaal Fonds.
2. Partner en begunstigde dragen binnen de eigen organisatie zorg voor een scheiding tussen
beschikkende, beherende, uitvoerende, registrerende en controlerende functies. Zie hiervoor ook de
AO/IB (bijlage 2).
3. Partner en begunstigde dragen zorg voor een periodieke controle op de naleving van de in lid 1 en 2
genoemde functiescheiding.
4. Partner en begunstigde zijn verantwoordelijk voor de naleving van alle verdere controlebepalingen die
voortvloeien uit de Subsidieregeling ESF 2007-2013, waaronder begrepen de vereisten die gelden
met betrekking tot periodieke controles.
5. Partner en begunstigde werken mee aan de controles die in het kader van de subsidieregeling
worden uitgevoerd door het Agentschap SZW, de Audit Autoriteit (de Accountantsdienst van het
Ministerie van Financiën), de Europese Commissie en/of de Algemene en Europese Rekenkamer.
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
5
Aansprakelijkheid en betalingen
Artikel 11
1. Alle door de subsidieverstrekker ESF te verrichten betalingen uit hoofde van de aangevraagde
subsidie zullen worden gestort op de rekening van begunstigde.
2. De begunstigde is tegenover de subsidieverstrekker aansprakelijk voor eventuele terugbetalingen van
reeds verstrekte subsidiebedragen, onverminderd haar recht tot terugvordering bij de partners binnen
de aanvraag.
3. De begunstigde draagt zorg voor een budgettaire verstrekking van deze middelen aan de partner.
4. Aan de partner zal een voorschot vertrekt worden, nadat begunstigde een voorschot van het
Agentschap SZW ontvangen heeft volgens artikel 15 van Subsidieregeling ESF 2007–2013 (herzien).
De hoogte van het voorschot dat de partner ontvangt, is gelijk aan het voorschot ontvangen van het
Agentschap SZW, verdeeld conform de bij deze overeenkomst bijgevoegde begroting (bijlage 4). Het
toebedeelde voorschot zal in twee termijnen uitbetaald worden:
a. 40% van het voorschot wanneer de inrichting van de Administratieve Organisatie van het
deelproject voldoende beoordeeld is door begunstigde. Beoordeling zal op de uitvoeringslocatie
van het deelproject plaatsvinden en volgens de richtlijnen opgenomen in de AO/IB (bijlage 2) en
de Handleiding (bijlage 3). Mocht de Administratieve Organisatie niet voldoende beoordeeld
worden, zullen verbeterpunten aangegeven worden door begunstigde en een tijdspad
afgesproken worden voor een nieuwe beoordeling;
b. Na circa 24 weken na de start van de uitvoering van het deelproject en het ontvangst van de derde
rapportage zal de voortgang beoordeeld worden als ook het nakomen van afspraken, zoals de
voortgangsrapportages. Er zal een evaluatiegesprek plaatsvinden van begunstigde met partner.
Hierin zal bepaald worden of het resterende deel van het voorschot, 60%, uitbetaald wordt. Indien
beoordeling niet positief uitvalt, zullen verbeterpunten aangegeven worden door begunstigde en
een tijdspad afgesproken worden voor een nieuwe beoordeling;
5. De begunstigde zal enkel overgaan tot verrekening en uitkering van de het resterende ESFsubsidiebedrag aan de partner indien de subsidievaststelling voor is afgegeven door het Agentschap
SZW en de resterende subsidiegelden zijn ontvangen door de begunstigde.
6. Begunstigde is nimmer meer verschuldigd aan de partner dan wat zij van het Agentschap SZW voor
de partner voor dit subsidieproject aan ESF-subsidie zal hebben ontvangen. Verdeling vindt plaats
conform de bij deze overeenkomst gevoegde begroting vastgelegde verdeelsleutel naar rato van
deelname aan de overeengekomen inzet en gemaakte kosten. Nadat de einddeclaratie is opgesteld
en de subsidievaststelling van Agentschap SZW is ontvangen, zal verdeling plaatsvinden op basis
van de per partner aangeleverde en goedgekeurde declarabele kosten.
7. Niet naleving van de subsidiebepalingen kan leiden tot een korting op het toegekende subsidiebedrag
of tot een verplichting tot terugbetaling aan de subsidieverstrekker door de begunstigde. Begunstigde
is gerechtigd deze korting of terugvordering bij de partner aan wie de gelden verstrekt zijn te
verhalen.
8. Indien de in lid 7 genoemde situatie zich voordoet en niet is vast stellen welke partner
verantwoordelijk is voor niet naleving van de subsidiebepalingen wordt het tekort omgeslagen en naar
evenredigheid ten laste gebracht.
9. Terugbetaling van het bedrag als bedoeld in lid 7 dient te geschieden binnen 30 dagen na schriftelijke
kennisgeving door de begunstigde.
10. Indien de partner bij herhaling administratieve documenten en overige informatie, benodigd
conform de regelgeving met betrekking tot de ESF-subsidie, niet tijdig leveren of van onvoldoende
kwaliteit leveren, kan de begunstigde de partner de deelname aan het subsidieproject ontzeggen. Dit
wordt schriftelijk bevestigd.
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
6
Artikel 12
1. Bekostiging van het project vindt plaats met ESF-gelden en eigen bijdrage van de partner.
2. Bij de eindafrekening van het project wordt door xxxx vastgesteld welke subsidiabele kosten door de
partner zijn gemaakt.
3. Bij onderrealisatie ten opzichte van de begroting die als bijlage 4 bij deze overeenkomst is gevoegd
en onlosmakelijk onderdeel hier van uitmaakt, vindt herverdeling van de bekostiging plaats waarbij
geldt dat eerst door de begunstigde bepaald wordt op hoeveel ESF-subsidie de partner recht heeft.
Het restant van de kosten, zijnde de realisatie minus de ESF-subsidie, wordt de eigen bijdrage van
de partner.
Melding van onregelmatigheden en fraude
Artikel 13
De partner is verplicht om bij constatering of vermoeden van fraude of onregelmatigheden melding te
maken bij de begunstigde en de subsidieverstrekker.
Duur van de overeenkomst
Artikel 14
1. Deze overeenkomst is vanaf 16 januari 2014 van kracht en eindigt uiterlijk op 16 juli 2015 of zoveel
eerder als het einde van de looptijd van het ESF-project. De looptijd van het ESF-project is van 16
januari 2014 tot en met 16 juli 2015, tenzij door xxxx anders bepaald. De uitvoeringsperiode voor het
deelproject zal met partner nader afgestemd worden, maar zal in ieder geval binnen de looptijd van
het project vallen. Het aanleveren van informatie en gegevens in verband met de eindrapportage zal
met de laatste voortgangsrapportage, circa 4 weken na beëindiging van de looptijd van het project,
plaatsvinden.
2. Uiterlijk 23 april 2014 ontvangt begunstigde de beschikking van het Agentschap SZW met het bericht
of de (volledige) aanvraag voor subsidie in aanmerking komt en of de projectkosten per
volledigheidsdatum (16 januari 2014) subsidiabel zijn. Deze samenwerkingsovereenkomst zal
aangegaan worden onder voorbehoud van de uitspraak van het Agentschap SZW.
Slotbepalingen
Artikel 15
1. De aanvraag om ESF subsidie, dd. 16 januari 2014, maakt onverkort deel uit van deze
overeenkomst.
2. De bijlagen maken onverkort deel uit van deze overeenkomst.
3. Bij verschil van mening over de uitleg van de bepalingen van deze overeenkomst beslist xxxx.
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
7
Ondertekening
‘xxx, d.d. ……………. 2014
Begunstigde
Partner
De gemeente xxxx,
De burgemeester,
Namens deze
xxxx
Namens deze
xxx
xxxx
Bijlagen:
1. Aanvraag Subsidie ESF 2007- 2013 d.d. 16 januari 2014 (20140116 Def aanvraag ESF )
2. Beschrijving administratieve organisatie en intern beheer (AO/IB), project , d.d. 16 januari 2014
3. Handleiding, ESF Actie J,
4. Begroting
5. Profielschets van de ESF-coördinator
Samenwerkingsovereenkomst ESF JONAS
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
8