TOELICHTING bij het formulier subsidieaanvraag

TOELICHTING bij het formulier subsidieaanvraag
Inleiding
De Europese Unie biedt de mogelijkheid om over de periode 2000 – 2006 met Europese subsidies in de
lidstaten activiteiten uit te voeren gericht op ‘ondersteuning van de aanpassing en de modernisering van het
beleid en de systemen op het gebied van onderwijs, opleiding en werkgelegenheid'. Nederland heeft er voor
gekozen de Europese middelen specifiek in te zetten voor de volgende terreinen:








a. activerend arbeidsmarktbeleid voor werkzoekenden en arbeidsgehandicapten
b1. inzetbaarheid beroepsbevolking: preventie instroom in arbeidsongeschiktheid en verbetering
arbeidsomstandigheden
b2. inzetbaarheid beroepsbevolking: vergemakkelijken van de combinatie arbeid en zorg
c. scholing van werkenden
d. Onderwerpen, subsidiabel onder toepassing van artikel 4 van de ESF Verordening 1784/99
e. bestrijding voortijdig schoolverlaten
f. versterking beroepsbegeleidende leerweg
g. praktijkonderwijs en voorgezet speciaal onderwijs
De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft in overeenstemming met de Europese
Commissie besloten de mogelijkheid tot het aanvragen van subsidies tot een aantal instanties te beperken.
De organisaties die in aanmerking kunnen komen voor subsidie worden in het ESF 3 beleidskader 2001 van
de subsidieregeling ESF 3 in de Staatscourant gepubliceerd.
De minister van SZW heeft de uitvoering van het Europees programma voor doelstelling 3 in Nederland
opgedragen aan het Agentschap SZW. Aanvragen voor subsidie in het kader van doelstelling 3 van de
Europese structuurfondsen kunnen uitsluitend bij het Agentschap SZW worden ingediend. De voorwaarden
voor het aanvragen van subsidie voor activiteiten in het kader van doelstelling 3 zijn vastgelegd in de
subsidieregeling ESF 3.
Voor de subsidieaanvraag moet een standaardformulier worden ingediend dat op grond van de
subsidieregeling is vastgesteld door de minister van SZW. Het Agentschap SZW verzoekt de aanvraag
tevens digitaal in te dienen. Dit bespoedigt de behandeling van de aanvraag. Het digitale aanvraagformulier
kan aangevraagd worden door een e-mail te sturen naar [email protected]. Vergeet daarbij niet uw
naam, telefoonnummer en adres te vermelden. U ontvangt de diskette met het aanvraagformulier
vervolgens per post. U kunt ook het aanvraagformulier rechtstreeks downloaden van de site
www.agentschapszw.nl.
De aanvraag
Algemene gegevens
Het eerste deel bevat de gegevens die de aanvrager aan het Agentschap SZW verstrekt:





de gebruikelijke gegevens met betrekking tot tenaamstelling, adres en woonplaats;
de functionaris die de contacten onderhoudt;
de maatregel(en) waarvoor subsidie wordt aangevraagd;
de functionaris die bevoegd is aanvragen in te dienen;
de giro/bankrekening van de begunstigde waarop betaling plaatsvindt.
De termijn
De subsidieaanvraag kan tot en met 15 december 2007 ingediend worden. Het Agentschap SZW stuurt na
ontvangst van de aanvraag een bevestiging.
Het aanvraagformulier
Bij de projectbeschrijving staan de activiteiten centraal die in het kader van een project worden verricht.
Een project is immers in de subsidieregeling omschreven als “een samenhangend geheel van activiteiten”.
Zowel de informatie die moet worden verschaft over de deelnemers aan de activiteiten als de informatie
over de begrote kosten van het project moet rechtstreeks worden gerelateerd aan de onderscheiden
activiteiten.
Per project worden drie fasen onderscheiden:
 de voorbereiding gaat vooraf aan de activiteiten die gericht zijn op de deelnemers;
 het project omvat de periode dat alle activiteiten, maar met name de activiteiten gericht op de
deelnemers, plaatsvinden;
 voor de afronding moet de aanvrager binnen drie maanden na afloop van het project een eindrapportage
indienen bij het Agentschap SZW voorzien van een accountantsverklaring.
In de projectbeschrijving (vraag 2.0) moet een beknopte onderbouwing worden verstrekt van de
problematiek op het terrein van werkgelegenheid, arbeidsmarkt, scholing of beroepsopleiding, waarvoor
met inzet van ESF subsidie een oplossing wordt gezocht. De onderbouwing van de geschetste problematiek
en het plan van aanpak worden door het Agentschap SZW gebruikt bij de toetsing van de relevantie van het
project. Om de relevantie te kunnen bepalen, is het van belang inzicht te verstrekken in alle projecten die
de aanvrager van plan is met behulp van ESF doelstelling 3 te laten uitvoeren.
De gegevens, die van belang zijn in de projectbeschrijving, zijn onder meer:
1. De problematiek die zich voordoet op het terrein van de arbeidsmarkt- en werkgelegenheid, prioritaire
doelgroep(en), beoogde effecten en een financieringsplan met begroting, de te verwachten realisatie van
het project en de uitstroom van deelnemers.
2. Gelet op verordening (EG) nr 438/2001 is het van belang hoe de aanvrager zijn beheersstructuur
organisatorisch heeft opgezet aan de hand van de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden
terzake de ESF-coördinatie en -uitvoering.
3. De voorzieningen die zijn getroffen om te kunnen voldoen aan de rapportageverplichting, met mogelijk
een rapportageplanning en -procedure, die is doorgesproken met de uitvoerders.
4. Welke organisaties zullen worden betrokken bij de uitvoering van de activiteiten en waarom? Ook de
uitvoerders zullen een controleerbare aansluiting tussen de financiële en deelnemersadministratie
moeten hanteren. Is er een toezichtplan voor regelmatige bezoeken bij de uitvoerders?
5. Een communicatieplan voor de voorlichting en ondersteuning richting uitvoerders en individuele
deelnemers.
Het is van belang dat er een opgaaf komt van de deelnemers die woonachtig zijn in een doelstelling-2gebied (zie voor de als doelstelling-2 aangemerkte gebieden Bijlage 3 bij de Subsidieregeling ESF 3). Het
is daarom vereist om van alle deelnemers de postcode van de woonplaats te registreren. Een opgaaf van het
aantal deelnemers dat woonachtig is in een doelstelling-2-gebied wordt gevraagd bij de jaarrapportage
(indien van toepassing) en de einddeclaratie.
Het is alleszins mogelijk dat niet direct op bovengenoemde punten een adequaat antwoord kan worden
verstrekt. U wordt verzocht aan te geven welke onderdelen het betreft en de mogelijke termijn waarin u
verwacht wel een specificatie van de ontbrekende onderdelen te kunnen geven.
Het project eindigt uiterlijk 31december 2007. De einddeclaratie dient uiterlijk 31 maart 2008 te worden
ingediend. Naast de informatie over de activiteiten in het kader van het project, de deelnemers en de
begrote kosten van het project dient ook informatie te worden verschaft over de wijze van uitvoering van
het project: in eigen beheer of met inschakeling van derden. Tot slot dient de subsidieaanvraag inzicht te
verschaffen in de wijze waarop het project door de aanvrager wordt gefinancierd. Op elk van deze
onderwerpen wordt hierna ingegaan aan de hand van de afzonderlijke vragen in het formulier.
Toelichting per onderdeel van het formulier
Het formulier is ingedeeld in negen onderdelen:
1. Algemeen
2. Beschrijving van het project en de activiteiten
3. Informatie over de deelnemers
4. Wijze van uitvoering
5. Begroting van de kosten van het project
6. Financiering
7. Bijlagen bij de aanvraag
8. Verklaring van de aanvrager
9. Ondertekening
Beschrijving van het project en de activiteiten
Zoals eerder aangegeven, staan de beschrijving van het project en de activiteiten centraal in de aanvraag
voor ESF subsidie. Om die reden wordt gevraagd in bijlage 1 een beschrijving te geven van het doel van
het project, de uit te voeren activiteiten, de doelgroepen, de met het project nagestreefde resultaten, de
arbeidsmarktsituatie en de regie- en beheersfunctie. De kernpunten van de beschrijving dienen te worden
samengevat bij de vragen die onder punt 2 worden gesteld.
Vraag 1. betreft de algemene gegevens. Een aanvraag voor de maatregelen b1 en c mag gecombineerd
worden. Meerdere combinaties zijn niet mogelijk.
Vraag 2.0.1. toelichting horizontale thema’s.
Lokale ontwikkeling
De Europese Unie steunt lokale initiatieven, zoals regionale samenwerkingsverbanden. Ook in de nationale
regeling ESF-3 liggen kansen voor lokaal initiatief. Aanvragers stellen zelf een projectvoorstel op voor
ESF3-subsidie; daarin is ook ruimte voor het gezamenlijk aanpakken van arbeidsmarktproblematiek binnen
de regio. Met name voor gemeenten liggen er kansen op het gebied van lokaal initiatief. Regionale
problemen op het gebied van de arbeidsmarkt kunnen bijvoorbeeld door gemeenten samen worden
aangepakt met behulp van ESF-3.
Informatie en Communicatie Technologie
De projecten gericht op ‘scholing voor werkenden’ bieden veel kans op stimulering van ICT in de
arbeidsmarkt. Tot nu toe zijn er ook al veel ESF3-projecten die zich richten op ICT-vaardigheden.
Dit sluit niet uit dat in projecten gericht op reïntegratie op de arbeidsmarkt ook aandacht kan worden
besteed aan de ICT-kennis van deelnemers, om reïntegratie in de moderne informatie en communicatie
maatschappij te bevorderen.
Gelijke kansen voor vrouwen en mannen
De projecten in het kader van de Dagindeling ESF-3 houden zich specifiek bezig met de kansen van
mannen én vrouwen op de arbeidsmarkt, door de combinatie werk en privé aan de orde te stellen. Verder
kan uw project natuurlijk ook elementen bevatten waardoor de kansen van vrouwen op de arbeidsmarkt
vergroot worden.
Vraag 2.1 betreft de startdatum en de einddatum van het project. Als beslissend moment wordt uitgegaan
van de start en het einde van de activiteiten die gericht zijn op de deelnemers; de activiteiten daaraan
voorafgaand behoren tot de voorbereidende fase. Op grond van het bepaalde in de subsidieregeling eindigt
de looptijd van het project in ieder geval uiterlijk 31 december 2007. De startdatum is van belang omdat
deze samenvalt met het moment van toekenning en betaling van het eerste voorschot van 30% van de ESFsubsidie. Medewerkers van het Agentschap SZW zullen nagaan of de activiteiten werkelijk zijn gestart op
de aangegeven datum.
Vraag 2.2 heeft betrekking op de voorbereiding voorafgaand aan de feitelijke start van de activiteiten.
Alleen voor de activiteiten die bij deze vraag zijn vermeld, kunnen kosten in de begroting worden
opgevoerd. In beginsel is in de subsidieregeling bepaald dat de kosten die 12 maanden of langer voor de
datum waarop desbetreffende projectsubsidie werd aangevraagd, buiten beschouwing blijven.
N.B. Bovendien geldt voor projecten die op basis van de wijziging van de nationale subsidieregeling
(Staatscourant 133, 15 juli 2004) mogelijk zijn geworden, dat de kosten hiervan voor 1 januari 2004
niet subsidiabel zijn.
.
Bij vraag 2.3 gaat het om een opsomming van de activiteiten die worden ontplooid gedurende de feitelijke
looptijd van het project. Daarbij moet zowel op het formulier als in bijlage 3 onderscheid worden gemaakt
tussen activiteiten die rechtstreeks zijn gericht op de deelnemers en indirecte activiteiten in de sfeer van de
aansturing van het project en de administratie. Deze laatste categorie van activiteiten wordt gerekend tot de
overheadkosten (zie hierna).
Bij vraag 2.3.1 kunt u de werkelijke activiteiten kort beschrijven en vraag 2.3.2 heeft betrekking op de
indirecte activiteiten ten aanzien van het beheer en de exploitatie.
Vraag 2.4 biedt de mogelijkheid de activiteiten te vermelden die uiterlijk drie maanden na afloop van het
project, maar voorafgaand aan het indienen van de eindrapportage en de einddeclaratie worden uitgevoerd.
Kosten voor dergelijke activiteiten kunnen in de begroting als subsidiabele kosten worden opgevoerd als ze
hier zijn gespecificeerd. Het gaat onder andere om de kosten voor de voorgeschreven accountantscontrole.
De deelnemers
De vragen 3.1 tot en met 3.5 hebben betrekking op de personen die aan de activiteiten in het kader van het
project deelnemen. Dat kunnen werklozen zijn aan wie een reïntegratietraject wordt aangeboden, maar ook
werkenden die geschoold worden, personen die participeren in een experimentele combinatie van arbeid en
zorg of schoolverlaters.
Vraag 3.1 vraagt een specificatie van de deelnemers naar geslacht.
Bij vraag 3.1.1 moeten de deelnemers per activiteit geïnventariseerd worden.
In deze programmaperiode is de looptijd van een project gemaximeerd tot uiterlijk 31 december 2007. De
mogelijkheid is open gelaten dat deelnemers achtereenvolgens in meerdere projecten participeren.
Vraag 3.2 is bedoeld om inzicht te verkrijgen in de mate waarin dat gebeurt en uit welke projecten
deelnemers doorstromen naar eveneens gesubsidieerde vervolgprojecten.
Vraag 3.3 is specifiek van belang voor projecten op het terrein van preventie instroom in
arbeidsongeschiktheid en verbetering arbeidsomstandigheden, scholing van werkenden en ‘een leven lang
leren’. Gevraagd wordt inzicht te geven in het opleidingsniveau van de deelnemers bij de start van het
project en de beoogde eindtermen, zoals beschreven in het ESF 3 Beleidskader.
Vraag 3.4 vraagt informatie over het aantal ondernemingen dat deelneemt aan projecten in het kader van de
maatregelen b (onderdeel preventie instroom in arbeidsongeschiktheid en verbetering
arbeidsomstandigheden) en c (scholing van werkenden), gespecificeerd naar midden- en kleinbedrijf (< 250
fulltime werknemers) en overige bedrijven.
Bij vraag 3.5 tenslotte gaat het om de resultaten die de aanvrager met zijn project denkt te bereiken. Voor
alle maatregelen is, indien van toepassing, een opgave van het aantal verwachte werkaanvaardingen na
afloop van het project vereist.
De wijze van uitvoering
De vragen 4.1 tot en met 4.3 hebben betrekking op de wijze waarop het project wordt uitgevoerd: met
inschakeling van derden die met de feitelijke uitvoering worden belast dan wel in eigen beheer. Voor zover
derden als uitvoerder worden ingeschakeld dienen de NAW-gegevens en de contactpersoon te worden
opgegeven. Het Agentschap SZW zal deze gegevens registreren zodat een landelijk overzicht ontstaat van
alle uitvoerders en de aanvragers die deze uitvoerders hebben ingeschakeld. Dit register zal worden benut
wanneer in de loop van de programmaperiode onverhoopt problemen ontstaan die kunnen worden
gerelateerd aan specifieke uitvoerders.
Vraag 4.2 is bedoeld om een beeld te krijgen van de verhouding tussen aanvrager en uitvoerder. De
uitvoerder kan ingeschakeld zijn op basis van een openbare aanbesteding of vergelijking van meerdere
offertes van uitvoerders op prijs en kwaliteit. Maar er kan ook sprake zijn van een onderhandse opdracht tot
uitvoering aan één uitvoerder bijvoorbeeld een direct aan de aanvrager gelieerde rechtspersoon. Ook is het
mogelijk dat inschakeling van uitvoerders geschiedt op basis van bijvoorbeeld algemene voorwaarden die
zijn neergelegd in eigen regelgeving van de aanvrager.
De gekozen variant is mede bepalend voor de wijze waarop de kosten van de uitvoering van het project
door het Agentschap SZW zullen worden getoetst. Uitgangspunt voor de toetsing van de opgevoerde
subsidiabele kosten is het algemene principe dat het dient te gaan om kosten die door of op verzoek van de
aanvrager daadwerkelijk zijn gemaakt, die ten laste van de aanvrager zijn gebleven, die voor de uitvoering
van het project noodzakelijk zijn en waarvan desgevraagd bewijsstukken zijn te overleggen.
In het geval de uitvoering is aangegaan op basis van openbare aanbesteding of na vergelijking van
meerdere offertes, is het eenvoudiger te verantwoorden dat het prijsniveau voor de uitvoering
marktconform is geweest en dat de factuur van de uitvoerder als bewijsstuk kan dienen.