INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING 2. LEESWIJZER 3. DOELSTELLINGEN 4. WERKWIJZE 5. COMMUNICATIE 6. JURIDISCHE KADERS A. Rechtmatigheid van subsidies B. Onderscheid subsidies en bijdragen C. Grondslag van subsidiëring D. Soorten subsidies E. Verplichtingen F. Procedure van subsidieverstrekking G. Weigeringsgronden H. Sancties I. Bevoegdheidsverdeling en mandaatregeling 7. VERANDERINGEN A. Eén algemene subsidieverordening en intrekking van de deelverordeningen B. Keuze één verordening met beleidsregels C. Welzijnsbeleid en maatschappelijk nut of belang * Wie subsidiëren wij? * De wijze van subsidiëring D. Beoordeling van eigen vermogen en reserves * Eigen vermogen * Bestemmingsreserves * Egalisatiereserves E. Subsidieplafond F. Subsidieparagraaf in de begroting G. Indexering H. Evaluatie per subsidieontvanger en voortgangsgesprekken I. Verruiming van termijnen J. Jubilea K. Veranderingen in taken en formatie 8. EFFECTEN VAN DE VERANDERINGEN 9. VERVOLGTRAJECT 10. SLOT 1 BIJLAGEN: - Bijl. 1 - Onderdeel Subsidies (titel 4) en Beleidsregels (titel 5) van de Algemene wet bestuursrecht (wettekst) - Bijl. 2 - De Algemene subsidieverordening Houten, vastgesteld door de raad op 7 september 1999 - Bijl. 3 - Rapport Hordijk & Hordijk: Evaluatie subsidiebeleid gemeente Houten, voorjaar 2005 - Bijl. 4 - Plan van aanpak verzakelijking subsidiebeleid van 11 oktober 2005 - Bijl. 5 - Drie beschrijvingen van de Administratieve organisatie subsidieaanvragen: 1. incidentele subsidies, 2. startsubsidies en 3. structurele en budgetsubsidies - Bijl. 6 - Mandaatregeling subsidiebeleid 2006 - Bijl. 7 - Sturen op beleid en maatschappelijk ondernemen (beleidsgestuurde contractfinanciering) - Bijl. 8 - Overzicht weigeringsgronden - Bijl. 9 - Sanctiemogelijkheden - Bijl. 10 - Taken van accounthouders, van de coördinator uitvoering en van de coördinator subsidiebeleid - Bijl. 11 - Beoordelingsstaten aanvraag en vaststelling structurele en budgetsubsidies - Bijl. 12 - Jubileatabel - Bijl. 13 - Overzicht accounthouders per instelling - Bijl. 14 - Formulier beoordeling eigen vermogen en reserves 2 1. INLEIDING Hordijk & Hordijk heeft in het voorjaar van 2005 het subsidiebeleid geëvalueerd. In het kader van het visiedocument “Werken aan sociale cohesie” (mei 2004) en de Uitwerkingsnota sociale cohesie (juni 2005) is de centrale vraag gesteld of het subsidiebeleid nog voldoende aansluit bij de behoeften van de Houtense samenleving. Worden door subsidieverstrekking wel de gewenste maatschappelijke effecten bereikt? Het subsidiebeleid van de gemeente Houten is tegen het licht gehouden. Er is gekeken naar de beleidsinhoudelijke kaders, financiële kaders, juridische kaders en duidelijke en tijdige producten. Het subsidiebeleid moet rechtmatig (in overeenstemming met wettelijke regelingen, beschikkingen en contracten), doelmatig (realisatie mogelijk met de inzet van minder middelen of meer prestaties met beschikbare middelen) en doeltreffend (hebben de met subsidies getroffen maatregelen de gewenste gevolgen in de maatschappij) zijn. In het rapport wordt gesteld dat Houten weliswaar beschikt over actuele inhoudelijke beleidskaders, maar dat deze kaders niet zijn geoperationaliseerd en dat bovendien de administratieve organisatie niet goed is geregeld. Hierdoor voldoen de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de subsidieverstrekking niet aan de daaraan te stellen eisen. Het rapport behelst een verzakelijking van het subsidiebeleid: er moet op een zakelijke en een meer professionele manier naar het subsidiebeleid worden gekeken. Het rapport leidt tot aanbevelingen, adviezen en eerste aanzetten tot actualisering van de subsidieverordening, de inrichting van de administratieve organisatie en tot een verbeterplan. In deze nota van uitgangspunten wordt gesproken over instellingen. Een instelling is een organisatie die zich blijkens doelstelling, structuur en werkwijze tot taak stelt zonder winstoogmerk activiteiten te verrichten ten behoeve van ingezetenen van de gemeente Houten. 2. LEESWIJZER De nota van uitgangspunten geeft de uitgangspunten weer, die de basis vormen voor de nieuwe, algemene subsidieverordening Houten. Er is voor gekozen de uitgangspunten in hoofdstukken te benoemen. Per hoofdstuk worden de huidige situatie en de gewenste situatie geschetst. 3. DOELSTELLINGEN Naast het geven van inzicht in de juridische kaders van het subsidiebeleid heeft deze nota van uitgangspunten de volgende doelen voor ogen: - het subsidiebeleid op de kaart zetten, tegen het licht houden en verbeteren, - een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen raad en college - het subsidiebeleid duidelijker en toegankelijker maken voor instellingen (beschrijving processen, duidelijke verdeling van taken en bevoegdheden en de aanwijzing van accounthouders) - kaders scheppen voor de vaststelling van een nieuwe Algemene subsidieverordening Houten - kaders scheppen voor verdere uitwerking van het subsidiebeleid (het formuleren van beleidsregels). 4. WERKWIJZE De nota van Hordijk &Hordijk heeft geleid tot de opstelling en vaststelling van een plan van aanpak door het college (bijlage 4). In het plan van aanpak staan de te verrichten werkzaamheden. De werkzaamheden worden uitgevoerd door een projectgroep. In de projectgroep hebben zitting de dames A. Smits, C. Jansens, E. Arendse en I. Derks (ad hoc) en de heren G.van Bochove, A. Hakkert en S. Querngester. Onder de verantwoordelijkheid van deze projectgroep is de onderhavige nota van uitgangspunten tot stand gekomen. De penhouder is de heer A. Hakkert. 3 5. COMMUNICATIE Deze nota van uitgangspunten zal ter kennisname aan het college van burgemeester en wethouders worden gebracht met het advies de nota ter raadpleging voor te leggen aan de Houtense instellingen, die subsidie ontvangen. De reacties kunnen schriftelijk worden ingediend en worden aan het college voorgelegd. De reacties kunnen leiden tot een wijziging van deze nota. De nota wordt door het college vastgesteld. Op basis van deze nota stelt het college de raad voor een nieuwe algemene subsidieverordening vast te stellen. Voor de behandeling in de raad (27 februari 2007) geeft de commissie Samenleving een advies aan de raad. Ook kunnen belanghebbenden en inwoners gebruik maken van het sprekersrecht in de commissie Samenleving. De bedoeling is dat het vernieuwde subsidiebeleid op 1 januari 2007 gedeeltelijk van kracht wordt. 6. JURIDISCHE KADERS A. Rechtmatigheid van subsidies De gemeentelijke accountant heeft opmerkingen gemaakt over de rechtmatigheidstoets, die de gemeente moet uitvoeren bij subsidieverstrekking. Voortaan wordt ieder dossier voorzien van enkele checklists. De accounthouder is verantwoordelijk voor de volledigheid van de stukken (getekende beschikkingen en overeenkomsten, enz.). Goede dossiervorming is van groot belang. In 2006 verwachten we aanvullende eisen van onze accountant. Ook hierop zullen wij inspelen. B. Onderscheid subsidies en bijdragen (4.21Awb) Voor de definitie van het begrip "subsidie" sluiten we aan bij de Algemene wet bestuursrecht. Deze wet verstaat onder subsidie: de aanspraak op financiële middelen door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager anders dan als betaling voor aan een bestuursorgaan geleverde goederen of diensten (art. 4:21 Awb). Verder bepaalt de wet dat onder subsidies niet vallen: aanspraken of verplichtingen die voortvloeien uit een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de heffing van een premie dan wel een premievervangende belasting ingevolge de Wet financiering volksverzekeringen, de aanspraak op financiële middelen die wordt verstrekt op grond van een wettelijk voorschrift dat uitsluitend voorziet in verstrekking aan rechtspersonen die krachtens publiekrecht zijn ingesteld. Dit artikel is wel van toepassing op de bekostiging van het onderwijs en onderzoek. Bij subsidies zijn de activiteiten terug te voeren op het algemeen belang. Soms kan de naam subsidies misleidend zijn en wordt er in plaats van subsidies gesproken over bijdragen, uitkering, premie, financiering enz. Het gaat erom of aan de elementen van de definitie wordt voldaan. Is dat niet het geval dan is er geen sprake van subsidie. Als we de definitie los laten op onze werkzaamheden dan kun je stellen dat niet onder subsidies vallen: indirecte subsidies (verstrekkingen in natura), verkapte subsidies (lagere huurprijzen), de WVG- voorzieningen of verstrekkingen (dit bepaalt de WVG), het leerlingenvervoer, bijstand als inkomensondersteuning (wel de toeleidingstrajecten), kwijtschelding, sociale zekerheden, fiscale faciliteiten, algemene en specifieke uitkeringen. Overheidsgaranties vallen wel onder de definitie. Het onderscheid tussen subsidies en bijdragen is ook te leggen bij de activiteiten en de kosten van exploitatie. De gemeente verleent subsidie voor activiteiten, die een algemeen belang of nut dienen; een financiële bijdrage in de kosten van bijvoorbeeld 4 beheer- en exploitatie wordt verleend ter gehele of gedeeltelijke dekking van die kosten. Dit laatste wordt vastgelegd in een overeenkomst, die beheerst wordt door het privaatrecht. Voorbeelden daarvan zijn de gemeentelijke bijdrage in de kosten van het zwembad of de speeltuin. Voor de subsidieverstrekking is altijd een beschikking noodzakelijk. Een beschikking is een eenzijdige publiekrechtelijke rechtshandeling gericht op enig rechtsgevolg. Een beschikking kan in briefvorm of in beschikkingsvorm worden opgesteld. Een overeenkomst is een tweezijdige privaatrechtelijke overeenkomst, waarbij wederzijdse wilsovereenstemming essentieel is. Ter uitvoering van de beschikking kan het bestuursorgaan een overeenkomst met de subsidieontvanger afsluiten (art. 4:36 Awb). Hierin staan afspraken over de activiteiten en/of prestaties en nadere details. C. Grondslag van subsidiëring Subsidieverlening zonder wettelijke grondslag is onrechtmatig. De keuze voor een wettelijke grondslag: verordening of begroting. Een begrotingspost is een wettelijke grondslag voor subsidie, indien de naam van de ontvanger en een concreet bedrag zijn genoemd. In Houten is dat niet voor alle instellingen het geval. In het geval dat de begrotingspost als wettelijke grondslag wordt gebruikt dan geeft de begrotingspost verschillende beschikkingen weer. Geen of een ontoereikende begrotingspost ontslaat de gemeente als zodanig niet van betalingsverplichtingen. D. Soorten subsidies De Algemene subsidieverordening Houten kent vier soorten subsidies, namelijk incidentele subsidies, startsubsidies, structurele subsidies en budgetsubsidies. Een incidentele subsidie: een subsidie ten behoeve van een activiteit, die verricht wordt in het jaar waarin de aanvraag wordt gedaan. Kenmerk van deze subsidie is het eenmalige karakter. Een startsubsidie is een subsidie die ten behoeve van het opzetten en het waarmaken van een eerste activiteit voor maximaal twee jaren wordt toegekend aan een subsidieaanvrager die nog geen subsidie ontvangt. Kenmerkend zijn de start en de eerste aanvraag om subsidie. Een structurele subsidie is een subsidie, niet zijnde een budgetsubsidie, die van jaar tot jaar wordt toegekend ten behoeve van activiteiten die in beginsel van onbepaalde duur zijn. Kenmerkend is het jaarlijks terugkeren van activiteiten. Budgetsubsidie is een subsidie die wordt verstrekt voor minimaal twee en maximaal vier jaren, op basis van afspraken met de subsidieaanvrager over de levering van bepaalde prestaties tegen een van te voren vastgesteld bedrag. Kenmerkend zijn de langere duur en het leveren van prestaties. De administratieve organisatie van iedere subsidiesoort is beschreven. De beschrijvingen staan vermeld in bijlage 5. BCF als onderdeel van budgetsubsidie In het subsidiejaar 2005 hebben wij voor het eerst een nieuwe systematiek van budgetsubsidie toegepast, de beleidsgestuurde contractfinanciering (= bcf: zie bijlage 7). Wij willen de subsidierelatie tussen overheid en instellingen actualiseren. Van inputgerichte subsidierelaties, die de gemeente Houten overigens weinig heeft, naar een meer resultaatgerichte en zakelijke financiering van instellingen, waarbij de sturing door de overheid meer vraaggericht en vanuit het beleid plaatsvindt. De rol van de gemeente is opdrachtgever en beleidsregisseur; die van de instelling opdrachtnemer, ondernemer en beleidsuitvoerder. Het bijzondere aan bcf is dat een instelling zelf kan aangeven in een activiteitenjaarplan welke bijdrage zij denkt te kunnen leveren aan gemeentelijke doelstellingen. Ook het toepassingsgebied van bcf zal worden verruimd, zodat wij bij meerdere instellingen hiervan gebruik kunnen maken. 5 Op dit moment zien wij geen reden om de subsidiesoorten uit te breiden of te wijzigen. Bcf zal verder worden ontwikkeld als methodiek bij budgetsubsidies. Eén van de aanbevelingen van Hordijk & Hordijk is om bij de eerstvolgende subsidiecyclus de bestaande beleidskaders te vertalen in SMART-uitnodigingen aan instellingen om een bijdrage te leveren aan gemeentelijke beleidsdoelen (SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden). Deze aanbeveling vergt meer tijd en behoeft nog nadere bestudering en invulling. E. Verplichtingen Verplichtingen zijn publiekrechtelijke voorwaarden, die opgenomen moeten zijn in de beschikking tot subsidieverlening. Facultatieve verplichtingen (4.37 Awb) moeten na keuze in de beschikking worden vermeld. De gemeente kan de subsidieontvanger verplichten voorafgaande toestemmingen te vragen (4:71 Awb). Voor structurele subsidies en budgetsubsidies, die een bedrag van € 18.151,-- niet te boven gaan wordt vrijstelling verleend van de verplichting van een accountantsonderzoek (artikel 2.7 en 3.1. van de ASH). Deze vrijstelling is gebaseerd op artikel 4:78, vijfde lid, van de Awb). Voorgesteld wordt het bedrag van de vrijstellingsbevoegdheid te verhogen tot € 25.000,--. Belangrijke argumenten daarbij zijn: het bedrag van € 18.151,-- is sinds 1999 niet veranderd en de niet geringe hoogte van de kosten van een accountantsonderzoek. In de beschikkingen tot structurele subsidie en budgetsubsidie kunnen verschillende verplichtingen worden opgenomen. Voorbeelden daarvan zijn: het tijdig indienen van een activiteiten(jaar)plan of activiteitenoverzicht, de opname van bestemmingsreserves en egalisatiereserve (goedkeuring door het college), het geven van een andere bestemming aan reserves (goedkeuring door het college), het tussentijds overleggen van een voortgangsrapportage (op 1 oktober), rekening en verantwoording, enz. Als wij de verplichtingen in een beschikking vastleggen dan moeten wij die verplichtingen ook expliciet in de uitvoeringsovereenkomst vermelden. Weliswaar kan niet-nakoming van verplichtingen in beschikkingen tot sancties leiden (hoofdstuk 15), maar publiekrechtelijke verplichtingen zijn rechtens niet afdwingbaar. De eenzijdigheid van de beschikking verzet zich hiertegen. Verplichtingen als voorwaarden opgenomen in een uitvoeringsovereenkomst zijn rechtens wel afdwingbaar bij de burgerlijke rechter. Het gaat in dat geval om een tweezijdige wilsovereenstemming tussen partijen, namelijk de instelling en de gemeente en één van de partijen komt de afspraken niet na. Bij opname van verplichtingen in de uitvoeringsovereenkomst is de instelling verantwoordelijk voor de uitvoering. F. Procedure van subsidieverstrekking De subsidieverstrekking bestaat uit 5 elementen: a. de verlening (4.29 ev Awb): Deze subsidieverlening geeft een aanspraak op subsidie. De beschikking houdt in ieder geval in: welke activiteit (4.30 Awb), het bedrag, aanspraak of berekeningswijze (4.31 Awb) en de verplichtingen: b. het voorschot (eventueel); c. de vaststelling (4.42 Awb): De subsidievaststelling geeft aanspraak op betaling van het subsidiebedrag; d. de betaling (4.52 (Awb): e. de terugvordering (4.57 Awb): de verjaringstermijn is 5 jaar: De elementen a, b, c en e zijn beschikkingen; d is een privaatrechtelijke rechtshandeling, een feitelijke handeling (burgerlijke rechter). 6 De procedure van subsidieverstrekking wordt verhelderd. Hierdoor wordt niet alleen een uniformiteit in subsidieverstrekking bewerkstelligd, maar wordt de subsidieverstrekking inzichtelijker voor de subsidieontvanger. G. Weigeringsgronden De Awb en de ASH noemen de weigeringsgronden (zie bijlage 8). Er zijn verplichte en facultatieve weigeringsgronden. De verplichte weigeringsgrond betreft de overschrijding van het subsidieplafond (4:25 Awb). De andere weigeringsgronden zijn facultatief. De weigeringsgronden zijn opgenomen in de beoordelingsstaat aanvraag structurele en budgetsubsidies (zie bijlage 9). Aan de hand van deze staat kan de beleidsmedewerker vrij eenvoudig nagaan of de subsidie verleend of geweigerd moet worden. De weigeringsgronden, die beschikbaar zijn, zijn in de praktijk toereikend bevonden. Zij blijven ongewijzigd en worden niet uitgebreid. H. Sancties Er zijn 5 sanctiemogelijkheden, die bij de subsidieverstrekking toegepast kunnen worden. 1. subsidieverlaging (artikel 4:46, lid 2 Awb) 2. intrekking en wijziging van de subsidie: oorzaak bij de ontvanger: lichtere eisen als de subsidie nog niet is vastgesteld (artikel 4.48 Awb) 3. intrekking en wijziging van de subsidie: oorzaak bij de ontvanger: zwaardere eisen als de subsidie reeds is vastgesteld (artikel 4.49 Awb) 4. intrekking en wijziging van de subsidie: oorzaak bij de gemeente: zeer zware eisen, alleen mogelijk bij nog niet vastgestelde subsidies (artikel 4.50 Awb): 5. ook is het mogelijk de subsidieverstrekking niet meer voort te zetten (4.51 Awb). Uitgebreide informatie over sancties staat in bijlage 9. In de praktijk zijn de sancties nog nimmer toegepast. Ten gevolge van de onderhavige herziening van het subsidiebeleid zijn sancties niet uit te sluiten. We kijken nauwgezetter en kritischer naar het eigen vermogen, de reserves en de besteding van de subsidiegelden. I. Bevoegdheidsverdeling en mandaatregeling De bevoegdheidsverdeling houdt in dat de gemeenteraad de kaders vaststelt voor subsidieverstrekking (de beleidsnota’s, de programmabegroting subsidies en de algemene subsidieverordening). Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor het subsidieproces (de verlening en de vatstelling). De uitvoering van het subsidieproces ligt vast in beschrijvingen van de administratieve organisatie (bijlage 5). Hierin staan procedures, taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van medewerkers. De subsidiegever is niet de gemeente Houten, maar een bestuursorgaan, zoals de raad of het college. Op grond hiervan en op grond van de gestelde kaders heeft het college een nieuwe bevoegdheidsverdeling opgesteld. Deze nieuwe mandaatregeling subsidiebeleid 2006 (zie bijlage) is in werking getreden op 1 februari 2006. Deze regeling doet recht aan de duale verhoudingen tussen raad en college. Bovendien kan door deze regeling adequater en sneller op een subsidieaanvraag worden beslist. 7 7. VERANDERINGEN Sommige veranderingen kunnen als nieuw worden ervaren, maar dat is niet altijd het geval. Nieuw zijn bijvoorbeeld de veranderingen onder 1 (één verordening onder intrekking van drie andere), onder 2 (één verordening met beleidsregels), onder 5 (subsidieplafond) en onder 10 (jubilea). De overige veranderingen zijn reeds bestaand, maar behoeven hernieuwde aandacht of een nadere uitwerking in beleidsregels. Met hernieuwde aandacht doelen wij op het feit dat de bepalingen reeds in de ASH stonden vermeld, maar in de dagelijkse praktijk zijn het bestaan en de uitwerking daarvan enigszins versluierd. De bepalingen dateren van 1 oktober 1999. Bij de jaarrekening 2004 heeft de gemeentelijke accountant opmerkingen gemaakt over de (financiële) rechtmatigheid van de subsidieverstrekkingen. Hierin hebben wij verbeteringen aangebracht. Over 2005 heeft dat geleid tot een rechtmatigheidsverklaring van de jaarstukken 2005. De rechtmatigheidsen de doelmatigheideisen zullen in 2006 verder worden aangescherpt. Uiteraard hebben deze veranderingen ook bepaalde effecten voor de instellingen. Hierop wordt apart teruggekomen in het volgende hoofdstuk. De veranderingen zijn: A. Eén algemene subsidieverordening en intrekking van de deelverordeningen Er heeft een inventarisatieronde onder alle afdelingen van de gemeente plaatsgevonden met de vraag welke subsidies buiten de afdeling Welzijn om worden verstrekt. Uit de inventarisatie blijkt dat er nog drie regelingen bestaan: a. de Subsidieverordening monumenten 2006 (BZ); b. de bijdrageregeling windsingels van zwarte els (Milieu); en c. de subsidieregeling voor archeologische werkgroepen Leen de Keijzer en Stichting Archeologie en Historie Schalkwijk (RBL). Op dit moment willen we ons beperken tot de subsidieregelingen, die hun werking vinden op het welzijnterrein. Nu kiezen wij ervoor de genoemde regelingen vooralsnog in stand te houden. Dit betekent dat de regelingen blijven voortbestaan en worden uitgezonderd in de nieuwe algemene subsidieverordening. Op het welzijnsterrein kent de gemeente Houten drie deelverordeningen: 1. subsidieverordening Welzijnsactiviteiten 2001; 2. de subsidieverordening Mondiale Aangelegenheden; en 3. de regeling Uitvoering subsidiëring vrijwilligerswerk Houten. Voor de gehandicaptensport is geen formele regeling beschikbaar, maar voor dit beleidsveld worden wel subsidies verstrekt. Het subsidiebeleid is complex en gedetailleerd, aldus Hordijk & Hordijk. In de planvorming gaan we ervan uit dat deze deelverordeningen worden ingetrokken. Alhoewel alle deelverordeningen onder de vigeur van de Algemene subsidieverordening Houten vallen, leiden deze deelverordeningen toch een zelfstandig bestaan en doen instellingen terecht of ten onrechte daarop een beroep. Feitelijk verdragen deze deelverordeningen zich niet met de Algemene subsidieverordening omdat laatstgenoemde verordening uitgaat van het subsidiëren van activiteiten en niet van een subsidiebedrag per jeugdlid, lid of sportlid. De subsidieverordening Mondiale Aangelegenheden wordt ingetrokken. De bijbehorende notitie Mondiaal beleid “Think global, act local” zullen wij als beleidsregel in stand houden. Deze notitie zullen wij, indien nodig, bij de vaststelling als beleidsregel actualiseren. Op dit moment kunnen instellingen een beroep doen op meerdere regelingen. In de toekomst willen wij dat uitsluiten. Het is de bedoeling dat een instelling aanspraak op subsidie kan maken op grond van één verordening en niet op twee of drie (deel)verordeningen. In de praktijk kan heel goed worden volstaan met een verordening, temeer daar we alleen 8 activiteiten en prestaties willen subsidiëren en geen exploitatietekorten (zie hoofdstuk 3). Ook de 4 beschikbare subsidiesoorten zijn toereikend en dekken het gehele subsidiegebied voldoende af. Een aansluitende vraag is hoe wij omgaan met tussentijdse, nieuwe ontwikkelingen of een uitbreiding van taken in relatie tot de subsidieverstrekking. Is het mogelijk om een incidentele subsidie te verstrekken als een instelling reeds budgetsubsidie ontvangt? De ASH geeft definities van de 4 subsidiesoorten weer. Hiermee wordt een volgorde (eenmalig, start, structureel en budget) en een rangorde (de duur van de subsidierelatie) weergegeven. De ASH gaat van één relatie/subsidiesoort per subsidieontvanger uit. Een incidentele subsidie naast een budgetsubsidie is dus niet mogelijk. Er zijn twee mogelijkheden om dit op te lossen. De budgetsubsidie kan tijdelijk met een subsidiebedrag worden verhoogd of bij de budgetverstrekking is reeds rekening gehouden met tussentijdse, nieuwe ontwikkelingen. Over deze ontwikkelingen zijn dan reeds afspraken gemaakt, die in de beschikking en de budgetovereenkomst staan vermeld. Er wordt een apart bedrag opgenomen voor nieuwe projecten of voor volumegroei. Het intrekken van de deelverordeningen heeft tot gevolg dat een specifieke grondslag voor subsidieverstrekking (een bedrag per lid of jeugdlid ) vervalt. Het gaat hier om een berekeningswijze om tot een subsidiebedrag te komen en niet om het subsidiëren van activiteiten op zich. Een ander nadeel is dat bij subsidiëring per lid of jeugdlid feitelijk sprake is van een openeindfinanciering voor de gemeente. Met activiteiten en prestaties kunnen wij sturen op beleid en bijdragen van de instellingen vragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Instellingen, die onder de deelverordeningen vallen, krijgen vanaf 2008 een vast subsidiebedrag toegekend. Maatstaf voor dat vaste bedrag is het vastgestelde subsidiebedrag over 2006. Vanaf het jaar 2007 wordt ook de nieuwe index toegepast. Ook zullen wij terdege kijken naar de activiteiten en/of prestaties die van deze instellingen worden verwacht. Nadrukkelijk merken wij op niet de bedoeling te hebben om bijvoorbeeld de sportbeoefening te beperken door het laten wegvallen van het bedrag per lid. Wij menen dat sport vooral gericht moet zijn op het bevorderen van de sportbeoefening ten behoeve van de inwoners. Het aanbieden en het deelnemen aan sport is een belangrijk gemeentelijk doel. Ter compensatie kunnen wij met de instellingen afspreken dat het subsidiebedrag jaarlijks wordt geïndexeerd. Nadrukkelijk stellen wij dat het niet de bedoeling is de instellingen door de veranderingen in een financieel ongunstige positie te brengen. De bevoegdheid tot intrekking van de deelverordeningen komt toe aan de raad en wordt gelijktijdig met het raadsvoorstel tot vaststelling van de nieuwe subsidieverordening gedaan. De instellingen kunnen deze veranderingen als ingrijpend ervaren. Voor de invoering van van deze veranderingen moeten de instellingen, die het aangaan worden gehoord. Zij hebben spreekrecht. B. Keuze één verordening met beleidsregels (1:3, lid 4 en 4:81 Awb) In de nieuwe verordening wordt de bepaling opgenomen dat het college bevoegd wordt om nadere regels in de vorm van beleidsregels op te stellen. Er kunnen dan algemeen geldende beleidsregels en/of beleidsregels worden opgesteld. Beleidsregels moeten worden bekendgemaakt. Onderwerpen voor beleidsregels kunnen zijn: * het subsidieplafond per beleidsveld en de verdeelcriteria (zie hoofdstuk 8) * inhoudelijke doelstellingen per beleidsveld (zie hoofdstuk 9) * de omvang van het eigen vermogen (zie hoofdstuk 12) * de bestemmingsreserves (zie hoofdstuk 13) * de toepassing van weigeringsgronden (zie hoofdstuk 16) 9 * * * C. de regels rond jubilea (zie hoofdstuk 21). de notitie Mondiaal beleid “Think global, act local” evaluatie per subsidie-ontvanger (zie hoofdstuk 22) Welzijnsbeleid en maatschappelijk nut of belang * Wie subsidiëren wij? Voor subsidie komen in aanmerking: Houtense instellingen, die activiteiten voor Houtenaren ontplooien of niet Houtense instellingen die activiteiten voor de Houtense inwoners ontplooien. Houtense instellingen met dezelfde activiteiten als niet Houtense instellingen hebben voorrang bij subsidieverlening. De gemeente subsidieert geen politieke partijen en geen vakbonden. * De wijze van subsidiëring De manier van subsidiëring zegt alles over de wensen van de subsidieverstrekker in casu de gemeente. Wat willen we met subsidiëring bereiken en welke wijze van subsidieverstrekking past hier het beste bij? In algemene zin gesteld willen wij bijvoorbeeld bereiken dat de sociale cohesie wordt bevorderd. In dat voorbeeld kunnen de bewoners deelnemen aan de aangeboden activiteiten en elkaar beter en onder andere omstandigheden leren kennen. Om dit te bereiken willen wij instellingen met subsidie als middel ondersteunen. Bij subsidieverstrekking gaat het om activiteiten en maatschappelijk belang daarvan voor de inwoners. Er zijn drie financieringsmogelijkheden: 1. outputfinanciering: hierbij wordt gekeken naar prestaties; 2. throughputfinanciering: hierbij wordt gekeken naar de activiteiten; 3. inputfinanciering: hierbij wordt gekeken naar de kosten en de mogelijke exploita tietekorten van een instelling. De gemeente Houten wil alleen activiteiten (throughput) en prestaties (output) subsidiëren. Het onderscheid tussen activiteiten en prestaties ligt met name in de mate van meetbaarheid. Activiteiten zijn over het algemeen gemakkelijker te meten dan prestaties. Bij prestaties wordt meer naar het maatschappelijk effect van de subsidieverstrekking gekeken. Slechts bij enkele instellingen worden de tekorten met subsidie afgedekt. De verschuiving in de richting van outputfinanciering is steeds duidelijker waarneembaar. Feitelijk is een gemeente er niet voor om exploitatietekorten van instellingen af te dekken met subsidiegelden. Deze afdekking kan betekenen dat er sprake is van een openeindfinanciering. De instelling is zelf verantwoordelijk voor de financiering van mogelijke exploitatietekorten. In het kader van het nieuwe subsidiebeleid willen wij alleen activiteiten en prestaties subsidiëren, die een maatschappelijk belang dienen. Bij deze keuze hebben wij meer mogelijkheden tot sturing en effectmeting van gemeentelijke beleidsdoelstellingen. Instellingen kunnen zelf aangeven wat zij met hun activiteiten en prestaties bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen. Hiertoe overleggen zij een activiteitenjaarplan. D. Beoordeling van eigen vermogen en reserves * Eigen vermogen Voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, is subsidie-ontvanger daarvoor een vergoeding verschuldigd aan het bestuursorgaan (art. 4:41 Awb). De vergoeding is slechts verschuldigd indien: 10 a. de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt; b. de subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen; c. de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd; d. de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of e. de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden In de hiervoor genoemde gevallen is de instelling het bestuursorgaan een vergoeding van de vermogenswaarden verschuldigd. Onder eigen vermogen wordt hier verstaan het vermogen na aftrek van bestemmingsreserves en egalisatiereserves. Naar dit eigen vermogen wil de gemeente kijken. Hiertoe is een document ontwikkeld. De instelling moet dat formulier bij de subsidieaanvraag indienen (bijlage 14). De accounthouder is verantwoordelijk voor deze beoordeling. Subsidie is bedoeld voor activiteiten en niet voor het verwerven van vermogen. De instellingen moeten bij de verantwoording aangeven welke activiteiten zij hebben uitgevoerd met welke middelen. Uit de jaarstukken blijkt meestal of de subsidiegelden zijn gespaard of gebruikt. In de praktijk blijkt dat er een zekere relatie bestaat tussen de omvang van het eigen vermogen/reserves en de hoogte van het subsidiebedrag. Soms zien wij het vermogen toenemen door het subsidiebedrag. Op dit moment is het wettelijk toegestaan dat wij een mening vormen over het vermogen en de reserves van instellingen. Als een instelling namelijk over voldoende middelen beschikt om een activiteit uit te voeren dan kunnen wij de gevraagde subsidie weigeren (art. 1.6, onder d van de ASH). Zoals gesteld willen wij hierin uniformiteit brengen. Er moet sprake zijn van een juiste verhouding tussen eigen vermogen/reserves en het jaarlijkse subsidiebedrag. Deze relatie willen wij helder hebben, zodat er sprake kan zijn van een uniforme toepassing. Wij willen die relatie in beeld brengen en hiervoor beleidsregels opstellen. Voor het voorbereiden van beleidsregels over het eigen vermogen wordt een aparte werkgroep in het leven geroepen, die onderzoek verricht naar de mogelijkheden en voorstellen doet. Uiteraard willen wij maatwerk kunnen leveren, vandaar dat een afwijkingsbevoegdheid in de verordening wordt opgenomen. * Bestemmingsreserves Deze reserves dienen ter dekking van een vooraf vastgesteld doel. Bij de subsidievaststelling worden de bestemmingsreserves expliciet opgenomen onder vermelding van al dan niet goedkeuring. De bestemming moet passen binnen de doelstellingen van de instelling. Veranderingen in de bestemmingen zijn alleen mogelijk na verkregen toestemming van het college. De instelling zal de veranderingen moeten onderbouwen met argumenten. * Egalisatiereserves (4:72 Awb) Dit is een reserve waaraan per subsidiejaar bedragen worden onttrokken of toegevoegd, ter vereffening van wisselende exploitatie-uitgaven. De instelling mag een egalisatiereserve vormen van niet meer dan 50% van de laatstelijk verstrekte subsidie. De jaarlijkse toevoeging aan de egalisatiereserve mag niet meer dan 10% van de in dat jaar verstrekte subsidie bedragen. 11 E. Subsidieplafond Een subsidieplafond (4.22 Awb) geeft een begrenzing aan de subsidies en kan per categorie worden vastgesteld. Het plafond, inclusief de bijbehorende verdeelregels moeten bekend worden gemaakt als beleidsregels. Een andere financiële begrenzing is een begrotingsvoorbehoud (4.34 Awb). Van een begrotingsvoorbehoud is sprake, indien de subsidie wordt verleend ten laste van een nog niet vastgestelde of goedgekeurde begroting. Dit laatste is in Houten niet aan de orde. Wij overwegen een subsidieplafond per deelprogramma (sport, kunst, cultuur, enz.) op te nemen in de begroting 2008. F. Subsidieparagraaf in de begroting Wij zullen in de begroting 2007 een aparte subsidieparagraaf opnemen. In de subsidieparagraaf worden de inhoudelijke doelstellingen van het subsidiebeleid geformuleerd en de beschikbare subsidiebudgetten opgenomen. In de begrotingsparagraaf zal het vooral gaan om subsidiedoelstellingen. Er zijn in de algemene begroting of in nota’s, zoals het visiedocument “Werken aan sociale cohesie” nog andere doelstellingen van beleid geformuleerd, waaraan instellingen een bijdrage kunnen leveren. Ook het gebruik van die inhoudelijke doelstellingen in subsidiebeschikkingen is noodzakelijk. De opname van een aparte subsidieparagraaf zal ook de inzichtelijkheid en overzichtelijkheid van het subsidiebeleid ten goede komen, alsmede het doen van managementsrapportages daaromtrent. De gemeente Houten is niet consequent in de naamgeving tussen subsidies en bijdragen. We spreken in de begroting over bijdragen aan de bibliotheek, het zwembad, amateuristische kunstbeoefening, amateurkunstgezelschappen, enz. De conclusie is dat er meestal sprake is van een subsidierelatie en niet van bijdragen aan derden. In de aparte begrotingsparagraaf zal de juiste benaming worden gekozen. G. Indexering Alle subsidies worden in de nieuwe situatie geïndexeerd met een uniforme index. Op dit moment zijn er verschillende indexcijfers met de instellingen afgesproken. Als uniforme index wordt voorgesteld het percentage voor de prijsontwikkeling Bruto Binnenlands Product (pBBP), zoals dat is opgenomen in de septembercirculaire van het ministerie van Financiën en zoals vermeld in de gemeentebegroting van het betreffende jaar. Dit betekent dat de bedragen, die in de begroting staan reeds zijn geïndexeerd met het percentage van pBBP. Dit geeft duidelijkheid voor de instellingen, want vooraf is het beschikbare, geïndexeerde subsidiebedrag bekend. Verrekening achteraf met de index wordt overbodig. Jaarlijks stelt het college een overzicht met het subsidiebedrag per instelling vast. De accounthouder is verantwoordelijk voor de opname van het juiste subsidiebedrag in het overzicht. De coördinator subsidiebeleid is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van het overzicht. Aangezien er verschillende indexeringen zijn toegepast en de afspraken soms meerjarig zijn is het van belang dat de nieuwe indexering wordt toegepast bij nieuwe afspraken met instellingen. Tot dat moment blijven de oude afspraken in tact. Na verloop van 4 jaar (de maximale termijn van subsidieverlening) is de nieuwe index overal doorgevoerd. H. Evaluatie per subsidieontvanger en voortgangsgesprekken We willen de subsidiëring van de instellingen regelmatig evalueren. De centrale vraag bij de evaluatie is of een instelling nog in een maatschappelijke functie voorziet. Het gaat dan om het nut en de noodzaak tot subsidieverstrekking. De instellingen worden eens per 4 jaar geëvalueerd. Als het nut en/of de noodzaak ontbreken dan wordt de subsidieverstrekking ingetrokken of verlaagd. Uit een oogpunt van zorgvuldigheid zijn wij gehouden bij de intrekking/beëindiging een redelijke afbouwperiode in acht te nemen. 12 Met de grotere instellingen houden we jaarlijks in oktober voortgangsgesprekken. We willen meer dan voorheen de afgesproken activiteiten en prestaties volgen. De accounthouders zullen deze voortgangsgesprekken houden. Een half jaar voor afloop van de budgetperiode worden de instellingen, die budgetsubsidie ontvangen, eveneens geëvalueerd. Bij een eventuele beëindiging van de subsidierelatie zullen wij een redelijke afbouwtermijn in acht nemen. I. Verruiming van de termijnen De instellingen moeten tot op heden vóór 1 april voorafgaand aan het subsidiejaar een aanvraag tot subsidieverlening indienen en moeten ook vóór 1 april na afloop van het subsidiejaar de aanvraag voor de subsidievaststelling indienen. Deze termijnen worden niet altijd gehaald. De Algemene wet bestuursrecht (4:29) geeft de mogelijkheid om in de gemeentelijke subsidieverordening een nadere termijn voor het indienen van een aanvraag op te nemen. De termijn van indiening kan dus ook na 1 april liggen als dit in de verordening wordt opgenomen. Ook hersteltermijnen kunnen in de verordening worden vermeld. De rechtmatigheid van de subsidieverstrekking wordt dan geen geweld aangedaan. In het kader van de gemeentelijke begrotingscyclus is naar ruimte in termijnen gezocht. De datum 1 april kan vervangen worden door 1 juni. In de nieuwe subsidieverordening zullen wij hiermee rekening houden. De genoemde termijnen zijn termijnen van orde. Er kunnen goede redenen zijn, waarom een instelling niet aan de gestelde termijnen kan voldoen. Bij te late indiening en bij het toepassen van sancties zullen wij altijd vragen naar de oorzaken van die overschrijding. Afhankelijk van de situatie zullen wij ons standpunt bepalen. Termijnen worden ook overschreden indien er sprake is van een plotselinge activiteit, waarvoor subsidie wordt aangevraagd op bijvoorbeeld 1 juli van enig jaar. Deze aanvraag valt dan buiten de gehele begrotingscyclus. Wij vinden dat we hiermee flexibel moeten omgaan. We kunnen niet tegen de instelling zeggen dat haar beurt voorbij is en zij tot 1 juni van het jaar daarop moet wachten. Indien aan de voorwaarden wordt voldaan en indien er voldoende middelen in de begroting zijn dan zullen wij tijdig tot subsidieverlening overgaan. J. Jubilea Als een gesubsidieerde instelling een aantal jaren bestaat en activiteiten voor Houtenaren uitvoert dan willen wij op bepaalde tijdstippen een attentie verstrekken. Bepalend voor de tijdstippen is de oprichtingsdatum van de instelling. Bij deze verstrekking sluiten wij aan bij de algemeen aanvaarde jubilea van 12½ , 25, 40, 50, 100, 150, 200 jaar. Voor de jubileatabel wordt verwezen naar bijlage 12. K. Veranderingen in taken en formatie De herziening van het subsidiebeleid leidt tot nieuwe afspraken binnen de afdeling Welzijn. De instellingen zijn verdeeld over de (senior)beleidsmedewerkers. Ieder instelling heeft een accounthouder: een eerste en vast aanspreekpunt voor de instelling. De accounthouder is verantwoordelijk voor de beoordeling van de aanvraag tot subsidieverlening en de aanvraag tot subsidievaststelling. De beoordelingsstaten (bijlage 11) zijn daarbij een handreiking. In het Hordijk & Hordijk rapport wordt geconstateerd dat de professionaliteit van de gemeentelijke organisatie verbetering behoeft en dat er geen sprake is van een centrale coördinatie van het subsidieproces en/of van een regelmatige afstemming. Binnen de bestaande personeelsformatie van de afdeling Welzijn wordt de functie coördinator subsidiebeleid gemaakt en ingevuld. Deze medewerker wordt belast met de centrale coördinatie, aansturing en kwaliteitsborging van het proces van subsidieverstrekking. De uitvoeringstaken op het gebied van het subsidiebeleid worden gebundeld en komen onder de verantwoordelijkheid van een coördinator uitvoering. Door beide functies en door een duidelijke taakverdeling wordt het subsidiebeleid maatwerk en wordt het professioneler toegerust. Beide functies maken onderdeel uit van bestaande functies binnen de afdeling Welzijn. 13 In bijlage 10 wordt uitgebreid ingegaan op de taken van accounthouders, de coördinator uitvoering en coördinator subsidiebeleid. Bijlage 13 geeft een overzicht van de accounthouders per instelling. 8. EFFECTEN VAN DE VERANDERINGEN De instellingen ontvangen deze conceptnota van uitgangspunten en kunnen hierop zowel schriftelijk als mondeling reageren. Naast de nota ontvangen de instellingen een informatiebrief met uitleg over de veranderingen in het nieuwe subsidiebeleid en de effecten van die veranderingen. Voor de instellingen zullen inloopavonden worden gehouden, zodat uit eerste hand informatie en advies kan worden verstrekt. De beoogde en ook de eventuele niet-beoogde effecten kunnen hierbij de revue passeren. Het valt niet te ontkennen dat de veranderingen bepaalde effecten bij de instellingen zullen veroorzaken. Wij hebben niet de bedoeling de instellingen met meer administratieve handelingen op te zadelen, maar hieraan valt helaas niet te ontkomen. De Algemene wet bestuursrecht, de ASH en het accountantsprotocol verplichten ons daartoe. De gemeente krijgt meer werkzaamheden, maar de instellingen ook. Ambtenaren van de gemeente worden accounthouder, moeten afspraken met de instellingen maken, krijgen beoordelingsbevoegdheden over aanvragen en over jaarstukken en moeten de voortgang van activiteiten bewaken. De veranderingen betekenen ook meer handelingen door de instellingen (activiteiten, rekening en verantwoording). De noodzakelijke handelingen moeten uiteraard in verhouding staan tot de hoogte van het subsidiebedrag. Van een kleinere instelling (bijvoorbeeld tot € 5.000,-- subsidie) zullen wij geen uitvoerige jaarstukken vragen, maar kan volstaan worden met een opgave van het eigen vermogen en de reserves. Wij willen meer dan voorheen sturen op beleidsdoelen. Ter uitvoering van die doelen worden activiteiten door de instellingen aangeboden en/of bepaalde prestaties van de instellingen gevraagd. Subsidieverstrekking is daarvoor een aangewezen middel. Met de instellingen willen wij praten over de activiteiten, die zij zullen doen als bijdrage aan de gemeentelijke beleidsdoelen. De wijze, waarop de uitvoering van activiteiten en/of prestaties ter hand worden genomen, berust bij de instellingen. Afspraken over activiteiten betekent ook dat de instellingen meer eigen verantwoordelijkheid krijgen voor de realisatie daarvan. Wij zien dat ook als een uitdaging voor de instellingen. De instellingen kunnen de activiteiten beter voorbereiden en op elkaar afstemmen. De eigen verantwoordelijkheid versterkt ook hun positie ten opzichte van de gemeente. Zeker als activiteiten een bijdrage leveren aan de gemeentelijke beleidsdoelen dan is het voor de gemeente(raad) ook gelijk duidelijk welke activiteiten niet meer plaatsvinden in de Houtense samenleving, indien die activiteiten worden geschrapt bijvoorbeeld door een bezuinigingsronde. Als gevolg van de intrekking van de deelverordeningen (het wegvallen van een bedrag per lid of jeugdlid) mogen de instellingen er financieel niet op achteruit gaan. Dit betekent dat voor het jaar 2008 in principe het in 2006 vastgestelde subsidiebedrag wordt verleend met het indexpercentage over 2007. Bij het formuleren van de beleidsdoelen zullen wij de commissie Samenleving actief betrekken. Met de instellingen willen we praten over de te leveren activiteiten en/of prestaties ten behoeve van de Houtense inwoners. 9. VERVOLGTRAJECT Het vervolgtraject van de herziening van het subsidiebeleid is als volgt: * voorlopige instemming nota van uitgangspunten door het college van burgemeester en wethouders * conceptnota naar instellingen voor reacties * inloopavonden voor instellingen: info en vragen * reacties van instellingen naar het college 14 * * * * * * * * 10. opiniërende discussie in de commissie Samenleving eventuele aanpassing van de nota van uitgangspunten definitieve vaststelling van de nota van uitgangspunten door college met een mededeling aan de raad over het proces opstelling van de nieuwe subsidieverordening reguliere inspraak over de nieuwe subsidieverordening bij de commissie Samenleving advies van de commissie Samenleving aan de raad vaststelling van de nieuwe subsidieverordening door raad (27 februari 2007) implementatie van de nota van uitgangspunten en de nieuwe subsidieverordening, waarbij het jaar 2007 gezien wordt als een overgangsjaar. SLOT Met deze nota van uitgangspunten en de daaruit voortvloeiende maatregelen willen wij een bijdrage leveren aan de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het proces tot subsidieverstrekking in Houten. De maatregelen komen ook een goed functionerend welzijnswerk ten goede. 15