AIV PowerPoint Presentatie

Workshop Informatiebeheersplan
Dries Vandaele
Quincy Oeyen
Data: 14 & 19 april 2016
www.vlaanderen.be\informatievlaanderen
INHOUD
1.
2.
3.
4.
5.
Wat is een Informatiebeheersplan (IBP)
Meerwaarde
Veldenmodel
Praktische oefening
Hoe starten met opmaak IBP +
aandachtspunten
6. Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst
7. Vraag maar raak!
Informatiebeheersplan (IBP)
Structuur
Beheersregels
informatieobjecten
Meerwaarde informatiebeheersplan (1)
> helikoptervisie op de aanwezige informatie
> ondersteunt evolutie naar meer digitaal werken
> Hoe omgegaan met persoonsgegevens, hergebruik en
openbaarheid
> procesoptimalisatie
> draagt actief bij aan de doelstellingen rond
organisatiebeheersing
Meerwaarde informatiebeheersplan (2)
>
>
>
>
>
instrument voor risicobeheersing
hoger maturiteitsniveau op vlak van informatiebeheer
vereenvoudigt vernietiging van overheidsinformatie
mogelijkheid tot afwijken van de algemene selectielijsten
vereenvoudigt overdrachten naar het Depot
Veldenmodel IBP
Naam &
inhoud
Raadplegingsregime
Structuur
Datering
Persoonsgegevens
Hergebruik
Bewaarniveau
Bewaartermijn
Drager
Relatie
Bestemming
Metadata
Naam &
inhoud
> ID
> Informatieobjecttype
 Dossier
 serie
> Naam van het informatieobject
> Omschrijving van het informatieobject
Structuur
> Taakgebied
Een geheel van onderling samenhangende taken
> Taak
Een geheel van onderling samenhangende handelingen die
dezelfde doelstellingen hebben
> Handeling
Een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke
entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te
vervullen en die één of meerdere informatieobjecten
opleveren.
Datering
> Begindatum
> Einddatum
Bewaarniveau
> Aanduiding van het bestuursniveau, en
indien mogelijk de entiteit, die instaat voor
de bewaring van het informatieobject.
> Twee mogelijkheden:
 het bewaarniveau ligt bij de organisatie
zelf
 het bewaarniveau ligt bij een andere
organisatie
OEFENING 1
Wat is het bewaarniveau?
 Antwoord parlementaire vragen
> Kabinetten bewaren zelf geen
dossiers
> Gepubliceerd op website Vlaams
Parlement
 Bouwvergunningen
BEWAARTERMIJN
WETTELIJKE
ADMINISTRATIEVE
>
>
>
>
>
Waarde
Tijdseenheid
Termijnspecificatie
Extra info termijnspecificatie
Verantwoording bewaartermijn
>
>
>
>
>
Waarde
Tijdseenheid
Termijnspecificatie
Extra info termijnspecificatie
Verantwoording bewaartermijn
OEFENING 2
> Bepaal de bewaartermijn
van het gunningsdossier in
het kader van een
overheidsopdracht
Bestemming
> Bestemming
Wat moet er gebeuren na einde bewaartermijn?
> Bewaren
> Bewaren na steekproef
> Vernietigen
> Verantwoording bestemming
> Selectievoorschriften
Raadplegingsregime
> Rechtstreekse link met Openbaarheidsdecreet
> Slechts 3 keuzemogelijkheden toegelaten
 Bekendgemaakt
 Openbaar
 In principe openbaar
Persoonsgegevens
> Bevat het informatieobject wel of niet gevoelige
persoonsgegevens?
> Link met Privacywet:
 politieke overtuiging
 seksuele voorkeur
 gerechtelijk verleden
 evaluaties
 …
Hergebruik
> Geschikt voor hergebruik?
 Ja, het is herbruikbaar
GEEN uitzonderingsgronden van toepassing
 In principe herbruikbaar
Een uitzonderingsgrond KAN van toepassing zijn (motivatie verplicht)
 Neen, het is niet herbruikbaar
Een uitzonderingsgrond IS van toepassing (motivatie verplicht)
Drager
> Aanduiding van de materiële vorm van het
informatieobject
 Analoog
 Digitaal
 Analoog en digitaal
Relatie
> Parent
 Een personeelsdossier is parent van het pensioendossier
> Child
 Bv. personeelsdossiers heeft diverse children:
pensioendossier, evaluatiedossier …
> Associatief
 Bv. de serie facturen kan naar de serie
overheidsopdrachten verwijzen
Metadata
> Actualiseringsdatum informatieobject
 Datum waarop het informatieobject laatst geactualiseerd
is
 Enkel gebruikt als een nieuwe versie van het IBP wordt
opgemaakt er het object gewijzigd wordt t.o.v. vorige
versie
Opmerkingen
> Breed opgevat
> Alle informatie die niet in andere velden past
Praktijkoefening
Excelsjabloon
Fiche in Word
Opzet van de oefening
> Doel:
 Vertrouwd maken met de methodologie van het opstellen
van een informatiebeheersplan
> Fictief agentschap met 4 afdelingen
 Ondersteuning
 Inspectie
 Beleid- en coördinatie
 Uitvoering en beheer
Hoe wordt een IBP opgemaakt?
1. Verwerf steun
2. Werk u in
3. Bouw structuur op + breng in
kaart
4. Breng informatie samen +
bepaal beheersregels
5. Vraag feedback
6. Verkrijg goedkeuringen
Stap 1: Verwerf steun
> Overtuig management van meerwaarde
 Koppel aan bestaande projecten of initiatieven
 Focus op de voordelen voor de organisatie
 Koppel regelmatig terug  draagvlak
> Activeer informatiebeheerders of ankerpunten en stel samen
met hen een actieplan op
> Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen,
kwaliteitscoördinator …)
SAMENWERKING IS DE SLEUTEL
Stap 2: werk u in
> Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen,
administratief handboek, oprichtingsbesluiten ...
> Neem interviews af
> Bekijk bestaande IBP’s
> Zoek samenwerking met interne partners (bv.
organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten)
GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL
Stap 3: bouw structuur op
> Structuur op maat van organisatie
 ≠ organogramstructuur
 = functiegerichte indeling
> Structuur uitwerken:
 Bottom-up
 Top-down
 Combinatie top-down en bottom-up
> Praktijk wijst uit dat Combinatie beste resultaat geeft 
aansluiting bij realiteit + overzicht van de wettelijke taken en
opdrachten
Breng in kaart
TAAK
• Wat moet de organisatie doen?
• bv. verlenen van subsidies
PROCES
• Benodigde stappen om taak uit te voeren?
• bv. behandelen subsidieaanvraag
• bv. uitbetalen subsidie
INFORMATIE(OBJECTEN)
• Welke informatie vloeit voort uit de processtappen?
• bv. subsidieaanvraag
• bv. beslissing
Stap 4: informatie samenbrengen + bepalen
beheersregels
> Analyse verzamelde info
> Ken beheersregels toe o.b.v
analyse
> Win juridisch advies in rond
de verschillende
beheersregels
Stap 5: Verzamel feedback
Interne
feedback
• Management
• Stakeholders
Externe
feedback
• Beleidsdomeinarchivaris
• Informatie
Vlaanderen
• Selectiecommiss
ie
Stap 6: Verzamel de nodige goedkeuringen
Goedkeuring Directiecomité
Goedkeuring Beleidsdomeinarchivaris
Goedkeuring Informatie Vlaanderen
Goedkeuring Selectiecommissie
Bekrachtiging Vlaamse Regering
Nieuwe ontwikkelingen IBP vs. Selectielijst
> 1 februari 2016: Selectiecommissie Vlaamse Gemeenschap en
Vlaams Gewest
> Taken
 Opmaken selectielijsten voor generieke processen (bv.
financiën, personeel …)
 Goedkeuren informatiebeheersplannen
 Goedkeuren vernietigingsaanvragen (enkel indien een
entiteit nog geen goedgekeurd IBP heeft)
 Adviseren + sensibiliseren
http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/selectiecommissie-vlaamse-overheid
Selectielijst vs. informatiebeheersplan
Selectielijst
Informatiebeheersplan
Opgemaakt door
Selectiecommissie VO
Entiteit
Wat
Algemene lijst voor gelijksoortige
organisaties
Op maat gemaakt per organisatie
Van toepassing voor Vlaamse Gemeenschap en Vlaams
Gewest
1 entiteit
Geldigheid
10 jaar geldig of tot na actualisatie
10 jaar geldig of tot na actualisatie
Bevat
Regels over selectie
Regels over
• Selectie
• Openbaarheid
• Persoonsgegevens
• Hergebruik
Minimumtermijnen
Kan, naar boven toe, afwijken van
een selectielijst
Archiefdecreet
Archiefdecreet
Omzendbrief van 24 april 2008
Rechtsgrond
Lees meer
SELECTIE en VERNIETIGING
> http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/select
eren-en-vernietigen
> http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/selecteren-envernietigen
INFORMATIEBEHEERSPLAN
> http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/infor
matiebeheersplan
> http://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/beheren
Vragen
Quincy Oeyen
> Mail: [email protected]
> Tel: 0499 77 10 83
Dries Vandaele
> Mail: [email protected]
> Tel: 0499 54 64 09
Generieke mailbox
> Mail: [email protected]
> http://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement
Yammer
https://www.yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid