Naar een structurele archiefoplossing

Naar een structurele
archiefoplossing
Beheren (selecteren en vernietigen) en bewaren in de
praktijk
www.vlaanderen.be/informatievlaanderen
Case
> Situatieschets:
 De gemeente en het OCMW zullen intensiever samenwerken.
Hierdoor zullen zij binnenkort naar een nieuw gebouw
verhuizen waarbij het Anders Werken wordt geïntroduceerd. Er
zullen geen vaste werkplekken meer zijn en er is slechts een
beperkte ruimte om dossiers op de werkvloer te bewaren.
 Voor de goede werking en dienstverlening van alle betrokkenen
is het belangrijk dat informatie toegankelijk blijft. Daar komen
heel wat praktische uitdagingen bij kijken. Vaak moeten
ontsluitingssystemen op elkaar worden afgestemd, zijn er
andere culturen in het omgaan met informatie, …
> Verwachting:
 het management vraagt een structurele oplossing. Welk
plan van aanpak zou je opstellen?
2
4 rollen
“Als Audit Vlaanderen
langskomt, kan het een
probleem zijn om een
opgevraagd document
binnen redelijke tijd aan de
auditor voor te leggen.
Dat zal geen goede indruk
maken, neen”.
Kwaliteitscoördinator
Het is een
puinhoop, en mijn
collega’s denken dat
ik het in mijn eentje
ga oplossen omdat
ik toch ‘het archief
doe’.
“Informatiebeheer? Er
wordt weinig initiatief rond
genomen. Het is wel
positief dat ik er niet in
moet investeren, in deze
tijden van besparingen en
debatten over kerntaken”.
Manager / diensthoofd
Informatiebeheerder
“Ik vind mijn weg niet in het
archief en struikel over
verhuisdozen vol dossiers
van collega’s die zo’n 5 jaar
met pensioen zijn. Die dozen
zijn zeker 7 jaar niet meer
opengedaan. Kunnen we die
niet gewoon weggooien?”
Administratief medewerker
3
Stap 1: verwerf steun
> Maak een actieplan op:
 Zoek ankerpunten binnen diensten en betrek hen bij de
uitwerking van het actieplan.
 Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen,
kwaliteitscoördinator,..).
> Overtuig secretaris/schepen en managementteam van
meerwaarde
 Focus op de voordelen voor de organisatie
 Koppel regelmatig terug  draagvlak
SAMENWERKING IS DE SLEUTEL
4
Bestuursorgaan vraagt: “What’s in it for
us?”
Minder informatie
beter beheren
Kostenbesparing
Klaar zijn voor
audits
Meer tijd voor
kerntaken
5
Stap 2: werk u in
> Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen,
administratief handboek, rechtspositieregeling, ... om een
overzicht te krijgen
> Neem interviews af
> Bekijk bestaande inventarissen / selectielijsten / verslagen
interne audits (ev. Leidraad) / inspectieverslagen Rijksarchief
> Zoek samenwerking met interne partners (bv. ICT, jurist,
kwaliteitscoördinator, duurzaamheidsambtenaar)
GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL
6
Stap 3: breng in kaart
> Verken de verschillende archiefruimtes
> Op welke manier worden de dossiers
gevormd?
> Doe een aantal dozen open
 Herken gelijkaardige dossiers
> Een sjabloon voor overzichtslijst is te
vinden op
https://overheid.vlaanderen.be/aan-deslag/selecteren
7
Stap 4: alles in kaart gebracht. Wat
nu?
a) Structureren
b) Beheersregels in kaart brengen
8
a) Structureer
Wat zijn de series?
Gelijksoortige documenten of dossiers tot stand gekomen in
hetzelfde proces
Waarom koppelen aan werkprocessen?
Hiërarchie aanbrengen met een onderscheid tussen kerntaken
en ondersteunende taken.
Selecteren wordt hierdoor mogelijk gemaakt!
9
TAAK
• Wat moet de organisatie doen?
• bv. verlenen van subsidies (cultuur, sport, milieu,..)
PROCES
• Benodigde stappen om taak uit te voeren?
• bv. behandelen subsidieaanvraag
• bv. uitbetalen subsidie
INFORMATIE(OBJECTEN)
• Welke informatie vloeit voort uit de processtappen?
• bv. subsidieaanvraag
• bv. beslissing
10
b) Bepaal beheersregels, adhv richtlijnen
Selectielijst gemeenten en OCMW
> Systematisch overzicht met
 Definitieve bestemming: bewaren of vernietigen
 alle documenten, typedossiers of reeksen en bestanden
> Raadplegen via:
>
Gemeenten
http://extranet.arch.be/arch/tableau_de_tri_selectielijsten/local_lokaal/gemeenten_NL
/Selectierichtlijnen_20140711_VVBAD_DEF.pdf
http://www.vvbad.be/bericht/selectielijst-gemeenten
>
OCMW’s
http://www.arch.be/docs/surv-toe/TTSL/local_lokaal/CPAS_OCMW/20151015_SL_vdef.pdf
http://www.vvbad.be/bericht/selectielijst-ocmws
11
Indeling selectielijst
WAT?
WAAROM?
Inleiding
Steeds lezen, bevat noodzakelijke
contextinformatie
Nummering
Om elk onderdeel (taak of document) snel te
oriënteren t.o.v. handeling/taak
Naam
Om welke taken of documenten het gaat
Bijkomende identificatie
Vermelding van synoniemen, …
Bestemming
B(ewaren) = permanent
of V(ernietigen) of (V) (vernietigen onder
voorwaarden)
Opmerkingen/ selectievoorwaarden
Soms moeten bepaalde voorwaarden vervuld
zijn alvorens vernietigen mogelijk is
bv: zoals steekproef nemen
Bewaartermijn
Minimumtermijn waarna de stukken
vernietigd mogen worden
12
Oefening
Zoek:
>
>
>
>
>
>
Wilsbeschikkingen
Medicamentenbladen
Leveringsbonnen identiteitskaarten
Polio-inentingen
Fotokopieën van verklaring vrijwillig vertrek
Kids-id
13
Algemene basisprincipes
> Regelmatige actualisering
> Door/voor het werkveld
> Geen onderscheid tussen papier en digitaal
> Taakgebonden = functionele classificatie
> Documenten van vóór 1950 worden NOOIT vernietigd
> Minima-termijnen
14
Praktische tips
> Overzicht is noodzakelijk
> Rekening houden met bewaarniveau
> Archief/informatie vs. Documentatie
> Altijd vernietigingstermijn + 1 bufferjaar (bv. 2014 + 1
(vernietigingsjaar) = 2015 + 1 (bufferjaar) = 2016)
15
b) Bepaal beheersregels
Bewaartermijn
Bestemming
Verschillen naargelang de serie
Hangen samen met proces en context
Motiveer de beheersregels duidelijk
16
Bewaartermijn
De periode waarin documenten een administratieve of wettelijke
waarde hebben voor de organisatie. Deze termijn begint te lopen
nadat het dossier is afgesloten of de stukken zijn goedgekeurd.
Wettelijke
• Bepaald door wet- en regelgeving
• Hoelang moeten we iets bijhouden?
Administratieve
• Bepaald door de administratie
• Duidt aan hoe lang iets frequent
wordt geraadpleegd
• Hoe lang willen we iets bijhouden?
17
Bestemming
Duidt aan wat er met de informatie moet gebeuren als de
bewaartermijn verstreken is. Dit heeft betrekking op de
cultureel-maatschappelijke waarde
Bewaren
• Dossiers worden permanent bewaard
• = tot in de eeuwigheid
Vernietigen
• Dossier worden correct vernietigd
Vernietigen onder voorwaarden
• Voorwaarden moeten worden ingevuld alvorens te kunnen vernietigen
• Eventueel vernietigen via steekproef
• Dossiers worden correct vernietigd
18
Verschil bewaartermijn en bestemming
BEWAARTERMIJN
heeft betrekking op
dynamisch en semistatisch statisch archief (= afgesloten
archief (= lopende dossiers) dossiers)
wordt bepaald op basis van Wetgeving
wordt bepaald door
wordt uitgedrukt als volgt
BESTEMMING
Administratieve waarde
Administratie
inschatting van het cultureelmaatschappelijk belang
Administratie
Subwerkgroep Selectie
Rijksarchief (validatie)
(minimumnormen +validatie)
in aantal jaar + evt.
• Bewaren
voorwaarden
• Vernietigen
• Vernietigen onder
voorwaarden
19
Voorbeelden
Agenda, notulen en bijlagen van het College van burgemeester en schepenen
Bestemming: Bewaren
Bewaartermijn: n.v.t.
Agenda, notulen en bijlagen van organisatie waarin de burgemeester werd
afgevaardigd
Bestemming: Vernietigen tenzij het kabinet van de schepen het
secretariaat voert van de bestuursinstantie
Bewaartermijn: Na het administratief nut
Opstartdossier van drughulpverlening
Bestemming: B
Bewaartermijn: n.v.t.
20
Oproep!
> Door/voor het werkveld
> Evoluties opvolgen:
 Nieuwe procedures en documenten?
 Ontbrekende documenten?
 Andere afhandeling van documenten?
> Bewaarniveaus afstemmen, op hoger niveau
21
Stap 5: breng alles samen
> Combineer
 Overzichtslijst
> Welke series / types dossiers?
> Einddatum dossiers
 Beheersregels (bewaartermijn – bestemming –
bewaarniveau)
22
Stap 6: bepaal prioriteiten
In functie van de visie/beslissing van het management
> Korte termijn:
 6.1. Vernietigen
 6.2. Bewaren
> Door eigen organisatie
> Door externe organisatie
> Langere termijn:
 6.3. Procedures voor beheer van archief
 6.4. Informatiebeheersplan opmaken
23
6.1. Vernietigen: niet zomaar!
Waarom niet?
24
Scenario: vernietigingaanvraag
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
• Vul het formulier voor machtiging tot vernietiging in
• Lijst alle te vernietigen series op + verwijs hierbij naar de selectielijst van
gemeenten of OCMW
• Verzamel de juiste interne goedkeuringen van o.a. diensthoofd en College van
burgemeester en schepenen (gemeenten) – de voorzitter (OCMW)
• Vraag toestemming aan het Algemeen Rijksarchief van de Provincie
• Na 45 dg = automatische goedkeuring
• Vernietig conform de goedgekeurde vernietigingslijst
25
26
Vernietigen: praktisch
> Praktisch
 Algemene principes
 Voorbereiding
 Uitvoering
 https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/checklist-bijvernietiging
27
6.2. Bewaren: hoe het niet moet!
28
Bewaren: hoe het wel moet!
29
29
6.2.1. Materieel beheer (best practice)
> Dozen
 Duurzaam, stevig, … in functie van bewaartermijn
 ICN normen
 Plooien: instructievideo
 Vullen
 Raamcontract:
https://overheid.vlaanderen.be/archiefdozenraamcontracten
> Etiketten: minimum > doosnummer
 Tip: beperk beschrijving op etiket, en houd metadata
digitaal bij (gericht delen en afschermen)
 Metadata = afhankelijk van inrichting procedures
30
6.2.2. Locatiebeheer (eigen organisatie)
> Keuze voor management:
 Centraal – decentraal beheer?
 Volwaardige archiefbewaarplaats vs. verschillende
archiefruimtes?
 Voorzien van budget
 Goedkeuren van procedures
> Praktisch:
 Plaatsnummers toekennen
 Combinatie overzichtslijst (beschrijving + datering) met
doosnummers + plaatsnummers
31
6.2.3. Locatiebeheer (externe organisatie)
> Keuze voor management:
 Uitbesteden via overheidsopdracht: rijksarchief of andere
partner?
 Bewuste keuze in functie van interne en externe
dienstverlening
 Voorzien van budget
> Praktisch:
 Voorwaarden van archiefbewaarplaatsen en materieel
beheer
 Keuze in functie van status, raadplegingsfrequentie,
formaat, gevoeligheid informatie, …
32
Uitbesteden vs. inrichten eigen archiefruimte: technische en
inhoudelijke aspecten
Mijn management
wil een analyse met
voor- en nadelen
van uitbesteding
van de opslag van
archief. Welke
elementen moet ik
zeker meenemen?
Kies ik voor
mobiele of vaste
rekken in mijn
archiefruimte?
Wat kan ik – zelfs met een
beperkt budget – doen om
mijn archiefruimte zo
optimaal mogelijk in te
richten?
Waar houdt een
goed calamiteitenplan allemaal
rekening mee?
Ik ben op zoek naar advies
over een logische manier
om reknummers toe te
kennen
Vragen over technische en/of inhoudelijke
aspecten kan u altijd stellen via
[email protected]
33
Conclusie: ‘korte’ termijn
> Brandjes blussen
> Oplossing zoeken voor ruimtetekort door
 ‘Snelle’ vernietiging
 Extra ruimte te zoeken
> Voor het permanent te bewaren archief
 Herverpakken en inzetten op duurzame bewaring
34
Oplossingen op langere termijn
> In deze case moest er een structurele oplossing worden gezocht.
 Welke papieren hebben we nog en wat doen we ermee?
> Procedures
> Beheersinstrumenten
 Hoe beheren we nu onze informatie op de werkvloer?
> Informatiebeheersplan
> Alle tijdens eerder aangehaalde stappen vergaarde informatie is
bruikbaar
35
6.3. Procedures voor beheer van archief
> Verdere verfijning in aantal procedures
 Overdragen
 Interne bruikleen
 Externe bruikleen
 Raadpleging in de leeszaal
 Vernietigen
36
Handelingen
Procedures en sjablonen
Intern verwerven
(overdragen)
https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/interne-bewaargeving
: interne bewaargeving (overdrachtslijst)
Extern verwerven
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/verwerven
: handgift en externe bewaargeving
Interne bruikleen
https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/sjabloonuitleenformulier-voor-interne-bruikleen en
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/internebruikleen
Externe bruikleen
https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/sjabloon-externebruikleen en
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/externebruikleen
Opvraging in
leeszaal
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement/leeszaal
en https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/leeszaalreglement
Vernietigen
https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/selecteren-envernietigen
37
Handelingen
Registreren in beheersinstrumenten
Intern verwerven
(overdragen)
Aanwinstenregister
Extern Verwerven
Aanwinstenregister
Interne bruikleen
Bruikleenregister
Externe bruikleen
Bruikleenregister
Opvraging in leeszaal
Leeszaalregister
Vernietigen
Vernietigingslijsten en goedkeuringen
38
6.4. Informatiebeheersplan (IBP)
Structuur
informatieobjecten
Beheersregels
39
Wat is een informatiebeheersplan?
> Afspraken:
> Series
> Naamgebruik
> Ordening
> Bewaarniveau
> Bewaartermijnen
> Bestemming
> Argumentatie evt. afwijking
40
Meerwaarde informatiebeheersplan
> helikoptervisie op de aanwezige informatie
> draagt actief bij aan de doelstellingen rond
organisatiebeheersing => risicobeheersing
> vereenvoudigt overdrachten
> vereenvoudigt vernietiging van overheidsinformatie
> bewaring afgestemd in functie van bestemming
> inzetbaar bij nieuwe werknemers
> op maat van de dienst / organisatie
> vernietigen en zorg dragen wordt routine
41
Hoe wordt een IBP opgemaakt?
> 2 mogelijke scenario’s:
 Top-down: van 0 beginnen
 Bottom-up: vernietigingsaanvragen als basis
 Afhankelijk van management
42
Scenario IBP: Top-down
1. Verwerf steun
2. Werk u in
3. Bouw structuur op + breng in
kaart
4. Breng informatie samen +
bepaal beheersregels
5. Vraag feedback
6. Verkrijg goedkeuringen
43
Stap 1: verwerf steun
> Maak een actieplan op:
 Zoek ankerpunten binnen diensten en betrek hen bij de
uitwerking van het actieplan.
 Zoek aansluiting met bepaalde rollen (bv. juristen,
kwaliteitscoördinator,..).
> Overtuig secretaris/schepen en managementteam van
meerwaarde
 Focus op de voordelen voor de organisatie
 Koppel regelmatig terug  draagvlak
SAMENWERKING IS DE SLEUTEL
44
Stap 2: werk u in
> Consulteer mogelijke standaardwerken bv. jaarverslagen,
administratief handboek, oprichtingsbesluiten ...
> Neem interviews af
> Bekijk bestaande IBP’s (evt. andere organisaties)
> Zoek samenwerking met interne partners (bv.
organisatiebeheersing, risicomanagement, procesanalisten)
GOEDE VOORBEREIDING IS ESSENTIEEL
45
Stap 3: bouw structuur op
> Structuur op maat van organisatie
 ≠ organogramstructuur
 = functiegerichte indeling
> Structuur uitwerken:
 Bottom-up
 Top-down
 Combinatie top-down en bottom-up
> Praktijk wijst uit dat combinatie top-down en bottom-up
beste resultaat geeft  aansluiting bij realiteit + overzicht
van de wettelijke taken en opdrachten
46
Stap 4: informatie samenbrengen + bepalen
beheersregels
Informatiebeheersplan
Selectielijst
Plaatsingslijst
Interviews
Regelgeving
47
Informatiebeheersplan
Beschrijving
Bewaartermijn
Datering
Bestemming
Bewaarniveau
48
Bewaarniveau
Aanduiding van het bestuursniveau
of de dienst die verantwoordelijk is
voor de bewaring
Eigen
dienst/organisatie
Andere
dienst/organisatie
Stem af met de andere diensten/organisaties
Maak duidelijke afspraken
49
Voorbeelden
Agenda, notulen en bijlagen van het College van burgemeester en schepenen
Bestemming: Bewaren
Bewaartermijn: n.v.t.
Bewaarniveau: gemeente x
Documenten ontvangen bij de uitoefening van mandaten toegekend door de
gemeenteraad, zoals in intercommunales, huisvestingsmaatschappijen en
gemeentelijke vzw’s
Bestemming: Vernietigen tenzij het kabinet van de schepen het secretariaat
voert van de bestuursinstantie
Bewaartermijn: na administratief nut
Bewaarniveau: secretariaat of intercommunales, huisvestingsmaatschappijen
of gemeentelijke vzw
Opstartdossier van drughulpverlening
Bestemming: B
Bewaartermijn: n.v.t.
Bewaarniveau: gemeente x, dienst maatschappelijk welzijn
50
Stap 5: Verzamel feedback en
goedkeuringen
Interne
feedback
• Bestuursorgaan
• Medewerkers,
diensthoof
d
Interne
goedkeuring
• College van
burgemeester
en schepenen
Externe
feedback
(optioneel)
• Rijksarchief
Externe
goedkeuring
(optioneel)
• Rijksarchief
51
Scenario IBP: Bottom-up
Informatiebeheersplan
Vernietigingsaanvraag
52
Informatiebeheersplan
Beschrijving
Bewaartermijn
Datering
Bestemming
Bewaarniveau
53
Algemene aandachtspunten!
> Scenario’s kunnen parallel lopen.
 Bv. per vernietigingsaanvraag vastklikken vs. volledig IBP
uitwerken van 0
> Betrek steeds het management en probeer zo goed mogelijk
te communiceren over de stand van zaken van het project.
> Hou het informatiebeheersplan steeds up-to-date. Anders
heeft dit geen meerwaarde!
54
Selectielijst vs. Informatiebeheersplan
Opgemaakt door
SELECTIELIJST
INFORMATIEBEHEERSPLAN
Subwerkgroep Selectielijst
Gemeenten
Lokaal bestuur (gemeente of
OCMW)
Subwerkgroep Selectielijst
OCMW’s
Wat
Algemene lijst voor gelijksoortige
organisaties
Op maat gemaakt per lokaal
bestuur
Van toepassing
voor
Gemeenten of OCMW’s
1 lokaal bestuur (gemeente of
OCMW)
Bevat
Regels over selectie
Regels over
• Selectie
• Bewaarniveau (intern)
Rechtsgrond
Minimumtermijnen
Kan, naar boven toe, afwijken
van een selectielijst
Archiefdecreet
Archiefdecreet
CONCLUSIE:
>
>
>
>
>
Vernietiging
Bewaren
Informatiebeheersplan
Up-to-date houden (= vermijden achterstand)
Maak procedures bekend om bovenstaande te kunnen
uitvoeren
56
Met vallen en opstaan
> Overtuigingskracht – afhankelijk van goodwill –
vooroordelen
> Veel opvolging (updates, controles bij vernietiging,..)
> Veel sensibiliseren en zet je successen in de verf
Hulplijnen
Eerstelijnsadvies
[email protected]
Algemeen
https://overheid.vlaanderen.be/informatiemanagement
Archiefbeheer
www.wieklasseertdievindt.be (betalend - artikels)
www.archiefwiki.be (terminologie)
Selectielijsten
https://www.vvbad.be/bericht/selectielijst-gemeenten
https://www.vvbad.be/bericht/selectielijst-ocmws
http://www.arch.be/index.php?l=nl&m=ambtenaar&r=do
cumenten-selecteren-envernietigen&sr=archiefselectielijsten&p=sl-boven-lokaleinstellingen#6 (gemeenten en OCMW’s)
Netwerk
yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid
Bronvermelding afbeeldingen
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
>
Slide 4 en 45: http://andreavanlindenberg.nl/
Slide 5, 7: Shutterstock, The Noun Project
Slide 6, 14, 15, 16, 34, 41, 46: SPRUCE Digital Preservation Illustrations
Slide 7, 30: eigen afbeelding
Slide 22, 48 en 59: Shutterstock
Slide 25: http://www.wdtrading.nl/datavernietiging/,
http://www.a-s-k.nl/
Slide 29: Shutterstock
Slide 31: Lieven Van Assche
Slide 37: Digitalbevaring.dk
Slide 44: Flickr_cc (Sebastien Wiertz)
Slide 58: The Noun Project
Slide 59: Shutterstock
59