Business en IT: vraag en aanbod

Business en IT:
vraag en aanbod
De waarde van business
informatiemanagement
2
Business en IT:
vraag en aanbod
Is uw organisatie sterk afhankelijk van
een goede informatievoorziening?
Dan heeft u reden genoeg om over een
slimme organisatie van uw informatievoorziening na te denken. Afgestemd op
úw business.
Een goed werkend business informatiemanagement inrichten is niet eenvoudig.
U loopt ongetwijfeld tegen de volgende
vragen aan:
Wat is belangrijk? Waar moeten we ons
op richten? Hoe kunnen we professionaliseren? Hoe positioneren we business
informatiemanagement (beter)?
Hoe haken we de business aan en
wie moet welk mandaat hebben?
Het antwoord op de vraag hoe u uw
business informatiemanagement naar
een hoog of hoger niveau tilt, is niet
eenduidig te geven. Dit hangt af van uw
situatie. Maar we kunnen u wél vertellen
welke oplossingen er zijn. En we geven
u graag onze belangrijkste tips mee:
• Laat uw business leidend zijn.
•Richt uw processen niet helemaal
opnieuw in.
• Focus op het resultaat.
• Stem belangen af.
Meer hierover leest u in dit boekje.
Heeft u uw business informatiemanagement al op orde? Dan dagen
wij u graag uit om in dit boekje verbetertips te ontdekken.
3
Inhoudsopgave
Wat leest u in dit boekje?
1.De struikelblokken
meerdere en grotere belangen
5
2.De oplossing
sturen en schakelen
6
3.De voordelen
soepeler en beter
9
4.De start
voorwaarden en tips
10
5.De aanpak
inrichten en verbeteren 17
6.Onze bril
advies én praktijk 18
7. Meer informatie
contact en literatuur 22
4
1. De struikelblokken:
meerdere en grotere belangen
Staat uw primaire proces helemaal stil
als de informatievoorziening niet goed
stroomt? Klikt het niet goed tussen uw
IT-afdeling of uw IT-leverancier en de
salesafdeling, omdat ze andere
prioriteiten hebben? Is er geen duidelijke
en eenduidige aansturing van IT? Dat is
niet zo vreemd. Veel organisaties lopen
hier tegenaan.
IT is bedrijfskritisch
Vaak bepalen leveranciers wat de
mogelijkheden van IT zijn, terwijl de
business zelf moet aangeven wat zij
wensen of eisen op IT-gebied.
Organisaties worden namelijk steeds
afhankelijker van automatisering. Als de
IT ‘eruit ligt’ en daarmee de informatievoorziening stilstaat, dan liggen al snel
delen van uw primaire proces stil. Door
dit toegenomen belang van informatievoorziening, wordt sturing vanuit de
business steeds belangrijker.
IT kan de prioriteiten niet bepalen
Een IT-afdeling heeft vaak onvoldoende
kennis van de business. Welk probleem
moet het eerst opgelost worden? Welke
systemen moeten gekoppeld worden bij
een fusie? Die beslissing kan de IT- afdeling niet nemen. Dit zou de business
moeten doen. Maar wie dan?
IT lijkt vooral een kostenpost
IT wordt binnen de organisatie gezien
als een noodzakelijk kwaad, dat drukt op
de balans. Terwijl IT juist een investering
moet zijn, een business enabler, waarvan
de meeropbrengsten ruim opwegen
tegen de kosten.
IT is een remmende factor
Veel applicaties zijn niet meer van deze
tijd en niet meer toekomstvast. Ze zijn
wel eenduidig opgezet, maar in de loop
der jaren is er veel onderhoud geweest
en steeds meer aan vast gebouwd.
Met als gevolg: een lappendeken waarvan de grenzen bereikt zijn. Bovendien
missen veel applicaties een moderne
uitstraling, kunnen we ze vaak niet
ontsluiten via het internet en hinderen
ze ons bij vernieuwingen van de
infrastructuur.
IT heeft andere belangen
IT-medewerkers en businessmanagers
hebben andere belangen. Dat kan wel
eens wringen. Terwijl een IT-er zich
focust op technische oplossingen,
structuren en blauwdrukken, moet een
businessmanager rekening houden met
zijn medewerkers, bedrijfsdoelstellingen, marktveranderingen of
bijvoorbeeld een fusie.
5
2. De oplossing:
sturen en schakelen
Als de informatievoorziening voor uw
organisatie bedrijfskritisch is, is het
belangrijk om deze vanuit de business
aan te sturen. Dat betekent: niet
afwachten welke mogelijkheden uw
leverancier(s) aanbieden, maar de
business zélf laten aangeven wat nodig
is. We raden u aan om een professioneel
business informatiemanagement in te
richten, als schakel tussen business en IT.
Business informatiemanagement,
wat is dat precies?
Een definitie van business informatiemanagement: vormgeven en optimaliseren van informatievoorziening
binnen organisaties. Dit houdt in:
ondersteuning van de gebruikers,
sturing, vormgeving, aanpassing,
instandhouding en bewaking van de
werking ervan. De business bepaalt de
informatiebehoefte op basis van de
vraag ‘wie doet wat op welk moment en
waarom’? De techniek staat niet centraal;
het gaat juist om de bedrijfsmatige kant
en het logische gebruik van de
informatievoorziening.
6
De plek van business
informatiemanagement
Geautomatiseerde informatievoorziening sturen we aan vanuit business
informatiemanagement, infrastructuurmanagement en applicatiemanagement. Aan de vraagzijde staat
het business informatiemanagement,
aan de aanbodzijde staan de
IT-dienstverleners:
• Het infrastructuurmanagement
houdt zich bezig met beheren en
vernieuwen van infrastructuur en
met het in de lucht houden van
programmatuur en de aansturing
van de verwerking. De infrastructuur
zijn alle apparatuur, de netwerken,
de communicatie-infrastructuur en
de besturingsprogrammatuur.
Functies zijn bijvoorbeeld systeembeheerder, helpdeskmedewerker of
security officer.
• Het applicatiemanagement houdt
zich bezig met beheren, onderhouden of integreren van de
software (applicaties) en de
gegevensstructuren. Functies zijn
bijvoorbeeld ontwerper, programmeur of tester.
Een business informatiemanager,
wat doet hij of zij?
Een business informatiemanager hoort
bij een businessafdeling en stuurt van
daaruit de IT-afdeling, applicatiebeheerders of externe IT-leveranciers aan.
Een goede business informatiemanager
maakt gebruik van de kennis van
business én IT om tot goede oplossingen te komen en dicht de kloof
tussen beide functiegebieden.
‘IT’ers moeten weten wat de
business wil. Net als bij een huis,
moet iedereen - van aannemer
tot bouwvakker - de wensen van
bewoners kennen om een droomhuis te kunnen bouwen’
Zijn (of haar) taken zijn:
•aansturen van de (instandhouding van
de) informatievoorziening;
•bepalen en bewaken van het IT-budget;
•verzorgen van prioriteitsstelling van IT;
•maken van langetermijnbeleid voor de
informatievoorziening;
•ondersteunen van gebruikers van
applicaties;
•bewaken van de dienstverlening.
De business informatiemanager moet
ervoor zorgen dat IT-beheerders en
IT-ontwikkelaars de juiste opdrachten
krijgen en begrijpen waarom ze deze
krijgen. Dat betekent dat de business
informatiemanager IT op de hoogte
houdt van de veranderende doelen en
wensen van de organisatie en bijvoorbeeld de veranderende wetgeving.
Andersom moet een business informatiemanager de mogelijkheden van IT
kennen, zodat hij of zij de juiste vragen
kan stellen. Als zij elkaar beter begrijpen,
kan de business informatiemanager een
betere opdracht geven en de IT’er betere
applicaties bouwen.
7
Model 1: Wat is de plek van business informatiemanagement?
Vraagzijde
Aanbodzijde
Infrastructuur
management
Management
• Applicaties
• Onderhoudsperspectief
•Applicatiebeheer, onderhoud
en vernieuwing
• Operational excellence
• Customer intimacy
Business
informatie
management
Gebruikers
• Informatievoorziening
• Gebruiksperspectief
• Systeemeigenaar
•Functioneel beheer en
informatiemanagement
• Customer intimacy
• Best buy
8
Applicatie
management
• IT - infrastructuur
• Rekencentrum
• Exploitatieperspectief
•Technisch beheer
en exploitatie
• Economy of scale
• Operational exellence
3.De voordelen:
soepeler en beter
Het inrichten en/of professionaliseren
van business informatiemanagement
leidt ertoe dat uw bedrijf soepeler loopt,
om verschillende redenen:
•Uw business wordt beter ondersteund
en mogelijk gemaakt door een goed
lopende informatievoorziening.
U slaat een brug tussen de kansen en
mogelijkheden van IT en de wensen
en eisen vanuit de business.
•Uw applicaties blijven beter toegespitst
op uw bedrijfsdoelen.
•U bespaart kosten, omdat u bestelt
waar behoefte aan is en ontvangt wat
u gevraagd heeft.
•U kunt verschillende belangen van
de business beter afwegen en uw
in- en externe leveranciers eenduidig
aansturen.
•U maakt bewuste keuzes ten aanzien
van uw leveranciers: wat verwacht ik
van mijn leverancier, hoe zie ik de
samenwerking, wat vindt ik wel
belangrijk, wat niet.
•U kunt uw eindgebruikers beter
ondersteunen.
•U stuurt bewust op de kwaliteit van
uw bedrijfsgegevens door het
eigendom en het beheer in te richten
en door het gebruik te monitoren.
•Uw organisatie wordt zich bewust van
de noodzaak van een goed werkende
ketenafstemming. Hoe kunt u de informatievoorziening in de verschillende
in- en externe ketens verbeteren?
Wat verwachten uw ketenpartners van
de informatievoorziening en –uitwisseling en wat verwacht u van hen?
En hoe kunt u beter samenwerken?
•Uw IT-dienstverlener kan beter
anticiperen op fluctuaties in uw
bedrijfsproces: de informatievoorziening is op tijd, juist, tegen de
afgesproken prijs en volgens verwachtingen aangepast.
•U maakt onderbouwde lange termijn
keuzes over de inhoud en de sturing
van uw informatievoorziening.
‘Het is heel fijn dat we onze wensen
bij de business informatiemanager
leggen en dat we dat later terug
zien in IT-oplossingen’
9
4. De start:
voorwaarden en tips
Hoe richt u business informatiemanagement in? Of heeft u het al ingericht, maar
bent u benieuwd of het beter kan?
Doe uw voordeel met de tips en tricks in
dit hoofdstuk!
Voordat u begint…
Sturing van uw informatievoorziening
betekent dat:
•uw organisatie aan kan geven wat zij
wil en niet nodig heeft;
•het budget in de business ligt in plaats
van bij de IT-afdeling;
•er bij het stellen van prioriteiten en
maken van keuzen een afweging
gemaakt wordt tussen de belangen
van alle stakeholders;
•de relatie met leveranciers actief
wordt vormgegeven en gestuurd;
•uw organisatie beschikt over een goed
functionerend afsprakenkader ten
aanzien van informatieuitwisseling in
de in- en externe ketens.
Wat moet u hiervoor doen?
•besluitvorming organiseren;
•budgetten overhevelen naar de proceseigenaar;
•bepalen wie de leveranciers aanstuurt
en hoe.
10
Daarnaast moet uw business
informatiemanager weten...
•hoe het bedrijfsproces werkt;
•om welke informatievoorziening
het gaat;
•hoe tevreden de gebruikers zijn over
de informatievoorziening en de
dienstverlening.
...en inzicht hebben in:
•ontwikkelingen van de gebruikersorganisatie en het bedrijfsbeleid;
•het functioneren van de informatievoorziening in het dagelijkse gebruik
(hoe wordt het gebruikt en wat zijn
de wensen van de gebruikers?);
•ontwikkelingen op IT-gebied.
Psssssst… alvast een paar tips!
Een goed werkend business informatiemanagement richt u niet zomaar in.
U loopt ongetwijfeld tegen de volgende
vragen aan: wat is belangrijk, waar moet
ik me op richten, hoe moet ik professionaliseren, hoe positioneren we business
informatiemanagement (beter), hoe
haken we de business aan en wie moet
welke mandaat hebben? Het antwoord
op de vraag hoe u business informatiemanagement naar een hoog of hoger
niveau tilt, is niet eenduidig te geven.
Dit hangt af van uw situatie.
In het volgende hoofdstuk leest u welk
stappenplan wij u aanraden. Maar eerst
onze belangrijkste tips:
Tip 1:Laat uw business leidend zijn.
Tip 2:Richt uw processen niet helemaal
opnieuw in.
Tip 3:Focus op het resultaat.
Tip 4:Stem belangen af.
Tip 1: Laat uw business leidend zijn
De opzet en inrichting van business
informatiemanagement moet passen
bij de cultuur, machtsverhoudingen en
structuur van uw business. Zelfs bínnen
een organisatie kan business informatiemanagement daarom verschillend zijn
opgezet of ingericht op de verschillende
afdelingen. Waar IT-afdelingen vaak
kiezen voor uniforme processen,
adviseren wij u om niet primair te
denken aan standaardisatie. Laat uw
business liever leidend zijn.
Waarom?
Omdat elke organisatie anders is, omdat
elke manager anders is, omdat elke informatievoorziening anders is en omdat elk
functioneel beheerteam anders is. Bij de
ene organisatie ligt de macht centraal,
bij de andere decentraal. Ook de grootte
en het aantal vestigingen bepaalt hoe
informatie wordt afgestemd.
De ene manager kiest voor een formele
managementstijl, de andere voor een
informele. Informatie kan bovendien
stabiel zijn of continu in verandering.
Tot slot richt je niet in één dag een
functioneel beheerteam in: je moet
mensen opleiden, coachen en langzaamaan een team vullen. Dat gaat
zelden op dezelfde wijze. Wat in de ene
situatie goed werkt, hoeft niet per se in
een andere situatie goed te werken.
Deze conclusies baseren we op wetenschappelijk onderzoek. Wij adviseren
daarom om uw informatievoorziening
net zo te sturen als ook uw business
aangestuurd wordt. Dat betekent dat we
voor iedere organisatie opnieuw een
aanpak voorstellen. KPN Consulting
heeft hier veel ervaring mee en kan u
verschillenden voorbeelden laten zien.
‘Toen we business informatie
management wilden inrichten,
verwachtte ik dat alles op de schop
zou gaan. Het tegendeel is waar.
Veel oude applicaties leken nog
steeds prima te werken’
11
Tip 2: richt uw processen niet
helemaal opnieuw in
Inventariseer wat minder goed gaat,
maar juist ook wat wél goed gaat. En kijk
wat er op dit moment relevant is en wat
niet. Van daaruit kunt u verbeteringen
realiseren en een veranderscenario
kiezen dat past bij uw specifieke situatie.
Kies bovendien voor het tempo dat past
bij de noodzaak en de mogelijkheden.
Waarom?
Het is doorgaans niet nodig om uw
complete informatievoorziening
opnieuw in te richten. Waarom zaken
veranderen die al goed gaan?
Niet alleen de opzet van business
informatiemanagement is maatwerk,
ook de weg ernaar toe staat niet vast.
Een veranderscenario moet bij uw
bedrijf passen.
De urgentie van de verandering en de
volwassenheid van uw medewerkers
spelen een grote rol. Kiest u voor een
grootschalige of kleinschalige verandering, voor snel of geleidelijk, voor
gestuurd of zelfsturend? Hoe groot is de
veranderbereidheid, hoe groot is de rek,
hoe groot de druk? KPN Consulting
adviseert u graag over veranderscenario’s op maat.
12
Tip 3: focus op het resultaat
Als u de sturing van uw informatievoorziening wilt professionaliseren, moet de
focus liggen op resultaat verbeteren en
niet op processen (her)inrichten.
Wij adviseren een integrale aanpak:
met aandacht voor processen én mensen,
kosten en baten, voor wat moet en wat
kan, voor idealen en voor harde realiteit.
Waarom?
Een goed proces is geen garantie voor
een goed resultaat of product. Het biedt
hooguit meer monitoring en stuurmogelijkheden. Het proces staat ten dienste
van het resultaat, niet andersom.
Bovendien moet u soms genoegen
nemen met minder resultaat. Onder druk
van kosten bijvoorbeeld. Of om neveneffecten te voorkomen, zoals meer
bureaucratie of vervanging van personeel. We raden u aan om altijd een
afweging te maken tussen kosten,
baten en te verwachten ellende.
’Niet alleen onze afdelingen IT
en sales bleken verschillende
meningen te hebben, ook binnen
de salesafdelingen en tussen sales
en backoffice waren er verschillende opvattingen.'
Top-down, bottom-up of een mix
U kunt kiezen voor een top-down of bottom-up veranderstrategie of een
combinatie daarvan.
• Is uw bedrijfsproces dynamisch en de informatievoorziening minder omvangrijk
en belangrijk? Speel dan goed in op wijzigingen in de markt en omgeving en zet
veranderingen top-down in.
• Is uw bedrijfsproces wel stabiel en de informatievoorziening groot en belangrijk?
Kies dan voor een bottom-up veranderstrategie.
• Is uw bedrijfsproces redelijk dynamisch en uw informatievoorziening belangrijk?
In dat geval adviseren we u een mix van top-down en bottom-up: u weegt steeds
de initiatieven van de werkvloer af tegen de strategie.
Model 2: het belang van informatievoorziening
dynamisch
Stabiliteit
bedrijfsproces
top down
top down en bottum up
bottum up
statisch
onbelangrijk
belangrijk
13
Model 3: de ellendedriehoek
Kosten
‘Baten’
Wat krijg ik dan aan dingen?
Wat levert mij dat op?
Tip 4: stem belangen af
Zorg dat helder is wie de beslissingen
maakt over informatievoorziening en
wat hun belangen zijn. Bepaal waar de
zeggenschap ligt en hoe de besluitvorming georganiseerd is. Wie is bijvoorbeeld de eigenaar van een systeem dat
zowel een logistiek als financieel proces
ondersteunt? Of wie is eigenaar van
bijvoorbeeld een elektronisch patiëntendossier? Eén zorgmanager, alle zorgmanagers, de zorgadministratie of zelfs
de financiële administratie? Pas als
helder is wie de eigenaren zijn en
wat hun belangen zijn, kunt u bepalen
hoe u de verschillende belangen
optimaal kunt behartigen.
14
Wat kost me dat?
Wat als iets meer of iets minder?
Ellende
Wat haal ik op mijn hals?
Wat ontstaat er aan
(mogelijke) ellende?
Waarom?
Behoeften spelen op meerdere niveaus
een rol: operationeel, tactisch en
richtinggevend/strategisch. Op elk
niveau binnen uw organisatie liggen
de belangen anders en is de sluitvorming anders geregeld. Daarom is het
noodzakelijk om belangen af te stemmen
bij de inrichting van business informatiemanagement.
Tabel 1: behoeften op verschillende niveaus
Operationeel
Tactisch
Richtinggevend
Termijn
Kortere termijn
(komend jaar)
Middellange termijn
(half tot twee jaar)
Langere termijn
(twee tot zeven jaar)
Omvang (doorgaans)
Klein
Omvangrijker en
meer budget nodig
Groot of meer dan
één richting
Bronbehoefte
Functioneel beheer,
gebruikers en
afdelings-hoofden
Management en
directie
Getriggerd door
ontwikkelingen in
de organisatie, markt
en omgeving
Concreetheid,
invulling
Concrete behoefte,
veelal ook
oplossingen
Behoefte concreet,
maar de oplossing
vaak minder
Globale oplossing
Handige checklist
Het standaardmodel BiSL (Business
Information Services Library) beschrijft
alle processen van business informatiemanagement.
‘Het BiSL-model bleek een goede
houvast voor ons business informatiemodel. Ik pak het er nog vaak
even bij’
Zowel op richtinggevend niveau, als op
sturend en uitvoerend niveau. U kunt
het zien als een handige checklist die
beschrijft wat u moet doen om business
informatiemanagement in te voeren.
BiSL is ontwikkeld in Nederland en hier
inmiddels gemeengoed. De ASL-BiSL
Foundation beheert BiSL en verspreidt
de best practices. Meer informatie vindt
u op www.aslbislfoundation.org.
15
Model 4: BISL-model
richtinggevend
Leveranciers
mgt
Relatie mgt
Gebruikersorg.
Strategie
inrichting
IV-functie
Bepalen keten
ontwikkelingen
Informatie
Coördinatie
Bepalen
technologie
ontwikkelingen
Informatie
Informatie
Lifecycle mgt Portfolio mgt
Bepalen
bedrijfsprocesontwikkelingen
Ketenpartners mgt
opstellen iv-organisatie strategie
opstellen informatie strategie
sturend
planning
en control
financieel
management
behoefte
management
contract
management
uitvoerend
Gebruikers
ondersteuning
Beheer
Bedrijfsinformatie
Wijzigingen
beheer
Operationele
ICT aansturing
gebruiksbeheer
Transitie
Specificeren
Vormgeven
Niet geaut. IV
Voorbereiden
transitie
Toetsen en
testen
functionaliteitenbeheer
Bron: BISL, een framework voor functioneel beheer en informatiemanagement,
Van Haren Publishing (2008)
16
5. De aanpak:
inrichten en verbeteren
En dan nu… óns advies over een gerichte
aanpak van business informatiemanagement. Let wel, deze aanpak
hangt sterk af van de mate waarin
business informatiemanagement al
dan (nog) niet is ingericht binnen
uw organisatie.
Als er nog geen helder business
informatiemanagement is
Is er nog geen sprake van vraaggestuurde informatievoorziening
in uw organisatie? Dan adviseren wij
u de volgende stappen te zetten
en helpen we u daar graag bij:
1.Maak een inventarisaties van uw
informatievoorziening en applicaties.
2.Ontdek wie de beslissingen maken
over informatievoorziening en bepaal
hun belangen.
3.Maak een beslisser verantwoordelijk
voor de informatievoorziening in een
domein of voor applicaties.
4.Maak afspraken tussen beslissers.
Bijvoorbeeld: hoe gaan we om met
besluitvorming en hoe informeren we
elkaar?
5.Laat de beslissers kiezen voor een
business informatiemanager en de
functioneel beheerders.
6.Bepaal de plek van business informatiemanagement in de organisatie.
Bijvoorbeeld: in de eigen afdeling,
bij een aparte afdeling of ingehuurd
vanuit de IT-afdeling.
7.Zorg voor een structuur voor overleg,
besturing en vertegenwoordiging,
waarin best practices en ervaringen
worden uitgewisseld.
‘Bij onze salesafdeling had niemand
echt affiniteit met it en informatievoorziening. maar onze it-afdeling
had wel behoefte aan een goede
opdrachtgever. dus hebben we
iemand van buiten aangetrokken,
die ervaring had met beide
portefeuilles’
Als het beter kan
Heeft u al business informatiemanagement of functioneel beheer ingericht,
maar wilt u een verbeterslag? In dat
geval adviseren wij om uw informatiemanagement (en functioneel beheer)
met het BiSL-model te evalueren.
Hulp nodig? KPN Consulting kan deze
evaluatie voor u verzorgen óf we helpen
uw medewerkers om het zelf te doen.
In dit laatste geval beoordelen uw medewerkers zelfstandig en systematisch hun
manier van werken en hun resultaten
aan de hand van het Werkboek BiSL
Zelfevaluatie.
17
6. Onze bril:
advies én praktijk
Wij begeleiden hen bij het proces en
de verslaglegging achteraf. Het grote
voordeel van zelfevaluatie is dat uw
medewerkers kritisch naar hun werkwijze en resultaten kijken. Onze ervaring
leert dat daardoor het draagvlak voor
verbeteringen groter is.
Kiest u voor zelfevaluatie?
Volg dan deze stappen:
1.Bepaal het doel van de evaluatie.
2.Bepaal welke medewerkers deelnemen aan de evaluatie.
3.Voer de evaluatie uit met een
procesbegeleider van KPN.
4.Bepaal en prioriteer de verbeteracties.
5.Zet de verbeteracties in gang.
6.Evalueer, stuur bij en pak door.
Als een knelpunt opgelost moet
worden
Is er al wel sprake van business
informatiemanagement, maar moet
er op korte termijn één knelpunt
opgelost worden? Dan helpen we u
ook graag. Met een groeiscenario bijvoorbeeld, waarin we periodiek een of
meerdere knelpunten oppakken. Welke
punten u aan wilt pakken, bepaalt u
bijvoorbeeld op basis van zelfevaluatie.
18
Zet voor een slimme procesverbetering
de volgende stappen:
1.Bepaal het doel van de verbeteractie
aan de hand van een SWOT-analyse:
wat is de bedreiging, wat kan beter,
waar zijn we goed, wat is een kans en
wat is de oorzaak achter de oorzaak
van het knelpunt?
2.Bepaal de doelgroep: wie krijgen
te maken met de verbeteractie?
3.Beschrijf de gewenste situatie.
4.Bepaal de verbeteractie en zet die
in gang.
5.Ontwikkel eventueel hulpmiddelen,
zoals tools, templates, aanpakken of
een simpel formulier.
6.Leid op.
7.Evalueer en stuur bij.
Informatievoorziening wordt steeds
belangrijker, niet alleen voor bijvoorbeeld financiën en HR, maar ook voor
businessprocessen. Tegelijkertijd
worden de vraagstukken steeds
complexer:
•informatie-uitwisseling in de keten
wordt belangrijker;
•informatie moet direct, realtime en
overal beschikbaar zijn;
•leveranciers specialiseren zich,
waardoor er meer leveranciers zijn
die sturing nodig hebben;
•we moeten ons aanpassen aan nieuwe
mogelijkheden, zoals online verkopen,
het ‘nieuwe werken’, duurzame
oplossingen, de cloud, workflow
enzovoort.
Wie volgt deze ontwikkelingen, wie
vertaalt ze naar het belang voor de
organisatie en wie neemt er besluiten
over? business informatiemanagement
speelt hierin een belangrijke rol;
het is de schakel in de keten tussen
business en IT.
Waarom KPN Consulting?
KPN Consulting is in staat om business
informatiemanagement uitstekend in
te richten of te professionaliseren.
Wij zijn daarvoor een strategische
alliantie aangegaan met The Lifecycle
Company, een consultancyorganisatie
die gespecialiseerd is in dit vakgebied.
Samen met hen staan we met onze
voeten in de klei. Samen hebben we
jarenlange ervaring met de inrichting
van IT- en informatievoorzieningsprocessen én met de uitvoering van ITtoepassingen. Daarom kunnen we
snel schakelen tussen business en IT.
We kennen de modellen waarmee we
theorie kunnen vertalen naar praktijk.
En we adviseren niet van boven naar
beneden, zoals veel adviesbureaus
doen, maar juist andersom.
Welke organisaties hebben we al
geholpen?
Bij verschillende organisaties hebben we
ons advies gegeven over business
informatiemanagement. We noemen
graag een aantal voorbeelden...
19
Beheersing van informatie bij
duinwaterbedrijf
Een duinwaterbedrijf introduceert
steeds nieuwe plannen, waardoor het
functioneel beheer opnieuw moet
worden ingericht. Een projectmanager
en organisatieadviseur van KPN
Consulting richten het beheer in een
keer structureel goed in. Zij geven daarbij trainingen waarin medewerkers leren
om nieuwe processen toe te passen.
Het resultaat is dat medewerkers meer
gestructureerd en volgens prioriteit en
planning gaan werken. Dit leidt ook tot
een verandering van gedrag en cultuur
binnen de organisatie.
‘KPN Consulting beperkt zich niet
tot het beschrijven van processen,
maar gebruikt best practices en
begeleidt de klant met het hele
project’
Informatieplan voor ziekenhuizen
Na de fusie tussen twee ziekenhuizen
bleek er veel overlap te ontstaan tussen
hun IT-systemen. Wie beslist dan welk
systeem verdwijnt? De IT-afdeling of de
ceo’s? KPN Consulting maakte een
informatieplan met antwoorden op
onder andere de volgende vragen:
20
•Welke systemen zijn nodig: nu, over 5
jaar en over 10 jaar?
•Waar gaat de organisatie naartoe en
wat doet haar omgeving?
•Welke projecten moeten we uitzetten
en wie stuurt deze projecten aan?
Advies aan gemeente
In een grote Nederlandse gemeente
gebruikte elke stadsdeel een eigen
applicatie. Toen de stadsdelen moesten
fuseren, was daarom een van de eerste
vragen: welke applicaties blijven we
gebruiken? KPN Consulting gaf de
gemeente advies over de keuze van
applicaties en de inrichting van het
project. De gemeente is in de eerste fase
van 1200 naar 800 applicaties teruggegaan.
‘Motivatie van personeel is een
belangrijke factor: hoe krijg je
iedereen zover om over te gaan
op een andere applicatie?’
IT-oplossingen voor olieplatformbevoorrrader
AJS - een organisatie die olieplatformen
bevoorraadt - bleek veel overbodige
handmatige handelingen te verrichten
in hun bedrijfsproces. KPN Consulting
bedacht IT-oplossingen waardoor deze
handelingen onnodig waren.
Daarbij hielden we rekening met
(toekomstige) belangen van het bedrijf.
Professionalisering van functioneel
beheer
Een gemeentelijke belastingdienst, een
ministerie, een subsidieverstrekker...
veel overheidsorganisaties kampen
met vragen over business informatiemanagement. Hoe moeten we business
informatiemanagement beleggen
bijvoorbeeld. Of waar beginnen we, wat
doen we centraal, wat besteden we uit
en hoe sturen we leveranciers aan?
Samen met The Lifecycle Company geeft
KPN Consulting antwoorden, via advies,
coaching en uitvoering. Dat doen we
soms top-down en soms bottom-up.
‘Pas als je serieus gaat kijken naar
IT-systemendie gebruikt worden,
ontdek je vaak dat er veel efficiënter gewerkt kan worden’
21
7. Meer informatie:
contact en literatuur
In dit boekje heeft u grote lijnen gelezen
wat business informatiemanagement
voor u kan betekenen. Ons advies gaat
echter verder en is wetenschappelijk
onderbouwd.
Wilt u contact met ons?
Graag vertellen wij u meer over onze
praktijkervaringen en bieden we u een
advies op maat. Neem gerust contact met
ons op voor een vrijblijvende gesprek.
Contactgegevens
Hans Rosenberg Sr Business Consultant
06-46 70 70 15
[email protected]
www.kpnconsulting.com
Contactgegevens
René Sieders
06-29 52 58 41
[email protected]
www.theLifecyclecompany.nl
Partners in Business Informatie
Management
Dit boekje is geproduceerd door KPN
Consulting en The Lifecycle Company.
Wij versterken elkaar in de uitvoering
van business informatie management
opdrachten.
22
Wilt u meer lezen over business
informatiemanagement?
We raden u de volgende literatuur aan:
•Wegwijzer voor het gebruik van
IT-standaarden
Auteur: Tom van Sante
ISBN 978 90 77 21237 0
•BiSL - A Management Guide
Auteurs: Remko van der Pols,
Yvette Backer
ISBN 978 90 77 21263 9
•Business informatiemanagement en BiSL in de praktijk
Auteur: Remko van der Pols
ISBN 978 90 87 53405 9
•Naar een vraaggestuurde informatievoorziening, de case gezondheidszorg
Auteurs Remko van der Pols,
René Sieders, Ben Stoltenborg
ISBN 978 90 12 58204 9
QR-code
Gebruik de QR-code
om dit document
te bekijken op uw
smartphone of tablet.
23
kpnconsulting.com |