2003-23631-SB Gunning Europese aanbesteding print

NOTA voor burgemeester en wethouders
Onderwerp: Gunning Europese aanbesteding Print- en kopieerapparatuur Gemeente Deventer
Notanr: 2003.23631
SB/FZ
17-11-2003
Portefeuillehouder: Dirksen
Akkoordstukken:
16-12-2003
Besluit:
1.
De opdracht met betrekking tot bestek “decentrale Print- en kopieerapparaat Gemeente Deventer”,
vastgesteld op 9 september 2003, te gunnen aan Nashuatec te ’s-Hertogenbosch voor een periode
van
1 februari 2004 tot 1 januari 2009.
OPENBAARMAKING:
dit besluit niet openbaar te maken vanwege eerst berichtgeving aan leverancier
COMMUNICATIE:
…
FINANCIELE ASPECTEN:
Financiële gevolgen voor de gemeente
Ja
Gevolgen worden opgevangen door:
inboeken inkoop taakstelling
TOELICHTING/OVERWEGINGEN:
Aanleiding
De aanleiding om te komen tot een nieuwe gunning is gelegen in het feit dat het huidige contract van
rechtswege eindigt per 1 januari 2004. Daarnaast biedt het aflopen van het huidige contract de mogelijkheid
om over te gaan naar digitale technieken en een prijsvoordeel te behalen door concurrentiestelling
(Europese aanbesteding).
Huidige situatie
In 1998 is gekozen voor het uitbesteden van print- en kopieerapparatuur en tevens voor meer centraal
plaatsing in de organisatie in plaats van direct nabij de werkplek. Sinds 1998 wordt de print- en
kopieerapparatuur verzorgd door de firma Océ te ’s-Hertogenbosch. Destijds is gekozen voor een
langlopende overeenkomst in verband met investeringskosten van de apparatuur waardoor een minimale
prijs per print/kopie kon worden gerealiseerd. Binnen het huidige contract zijn 69 printers en 47
kopieerapparaten geplaatst.
Uitgangspunten
1. Digitale technieken
2. Aansturing vanaf de werkplek
3. Betere kwaliteit afdrukken
4. Meer mogelijkheden (onder andere beveiligt afdrukken, scannen, faxen) op één apparaat
5. Minder apparatuur gemeentebreed
6. Managementinformatie om te komen tot een betere informatie en beheersing afdrukvolume
7. Mogelijkheid tot prijsvoordeel
Aanbesteding
In het voorjaar van 2003 is een projectgroep samengesteld (extern adviesbureau, ICM en FZ) welke de
Europese aanbesteding heeft voorbereid. Op 9 september 2003 heeft u het bestek goedgekeurd waarna het
Vervolg
Notanr:
Error! Reference source not found.
Onderwerp:
Gunning Europese aanbesteding Print- en kopieerapparatuur Gemeente Deventer
bestek in de markt is gezet. Op de aanbesteding hebben 11 bedrijven gereageerd en 4 bedrijven hebben
een offerte uitgebracht.
Uitslag aanbesteding
Twee partijen hebben onafhankelijk de offertes beoordeeld op onder andere prijs/kwaliteit, techniek, service,
gebruiksvriendelijkheid, dienstverlening en geschiktheid.
Uitslag selectie:
1. Nashuatec
2. Océ
3. Xerox
Nb: 1 bedrijf is tijdens de eerste selectie afgevallen in verband met het niet aanleveren van de vereiste
documenten die vallen onder de (Europese) uitsluitingcriteria.
Proefplaatsing
Bij 4 sectoren (RMW, SB, EV en BB), op 5 verschillende locaties zijn 5 verschillende soorten apparatuur
geplaatst van de firma Nashuatec voor de duur van circa 2 weken.
Daarnaast zijn al geruime tijd 2 proefplaatsingen van de huidige leverancier getest.
Evaluatie proefplaatsing
Regelmatig is contact geweest met gebruikers van de proefapparatuur. Na het invullen van het
evaluatieformulier mag geconcludeerd worden dat de nieuwe apparatuur als positief wordt ervaren.
Prijs
Bij de aanbesteding zijn in het bestek het print- en kopieervolume van 2002 als uitgangspunt genomen. In
genoemde periode zijn 5.400.000 prints en kopieën afgedrukt op de decentraal geplaatste print- en
kopieerapparatuur. Zekerheidshalve is een normvolume gehanteerd van 90%. In het bestek is gevraagd om
de prijs op te geven per segment (totaal 4 segmenten). De verwachting is dat segment B het hoogste
volume zal geven. Op basis hiervan wordt onderstaand prijsvoordeel weergegeven. Voor Nashuatec geldt
dat de prijs voor alle segmenten gelijk is in tegenstelling tot de overige aanbieders. De geoffreerde prijzen
voor segment B bedragen 0,0155 eurocent, 0,0188 eurocent en 0,033 eurocent. De huidige prijs per afdruk
bedraagt 0,0211 eurocent.
Te verwachten prijsvoordeel per jaar
Op basis van het normvolume kan een jaarlijkse directe besparing verwacht worden van:
Huidig: 4.800.000 x 0,0211
€ 101.280,Nieuw: 4.800.000 x 0,0155
€ 74.400,Te verwachten voordeel op basis normvolume en offerte:
€ 25.820,Print- en kopieerafdrukken boven het aantal van 4.800.000 worden verrekend voor een prijs van € 0,0095.
Daarnaast zullen door digitale techniek en managementinformatie efficiencyvoordelen bereikbaar worden
waaronder het reguleren van grote print- en kopieervolumes. Deze efficiencyvoordelen laten zich op dit
moment evenwel moeilijk kwantificeren.
Vervolgstappen
 Gunning aan leverancier
 Uitwerken contract en ondertekening
 Communicatie naar de organisatie
 Inventariseren wensen en eisen sectoren benodigde apparatuur
2
Vervolg
Notanr:
Error! Reference source not found.
Onderwerp:
Gunning Europese aanbesteding Print- en kopieerapparatuur Gemeente Deventer
 Plaatsen apparatuur gemeentebreed
 Opleiden aantal medewerkers
3