Nieuwe kandidaten voor de OR ……… naalden zoeken in de hooiberg

Nieuwe kandidaten voor de OR … naalden zoeken in
de hooiberg?
Bij veel overheidsorganisaties lijkt het animo om zitting te nemen in de OR terug te
lopen en veel OR-en hebben moeite met de werving van kandidaten. Een oproep in
het personeelsblad levert niet de verwachte - en gewenste - respons op.
Rechtstreeks benaderde personen voelen zich gevleid, maar bedanken uiteindelijk
toch voor de eer. Steeds meer hoor je OR-en verzuchten dat ze weer kandidaten
moeten vinden voor (tussentijdse) verkiezingen; vaak is men al blij als er genoeg
kandidaten zijn om de vrijgekomen zetels te bemensen.
In discussies wordt als oorzaak voor het teruglopende animo regelmatig ‘de
werkdruk’ en ‘het ontbreken van committent bij het management’ genoemd. De
geringe herbezetting na de invoering van de 36-urige werkweek, de toegenomen
eisen die aan de werkzaamheden worden gesteld en voortdurende staat van
verandering waarin overheidsorganisaties verkeren, vragen het nodige van
management en medewerkers. Werkdruk is bij de overheid een reëel probleem.
Door leidinggevenden wordt dit ook zo gevoeld en zij stimuleren medewerkers niet
om zich kandidaat te stellen voor een OR. En de medewerkers zelf? Die willen zich
best voor de organisatie inzetten, maar als dat allemaal boven op het reguliere werk
komt, dan bedenken zij zich toch nog een keer.
De praktijk: Als nieuwe kandidaat begin je vol enthousiasme aan het OR-werk. Je
collega’s zijn blij dat jij voor hen in de OR zit en je krijgt van hen de nodige support.
Je voorbereidende werkzaamheden voor de OR doe je in de 4 uur die je voor het
OR-werk beschikbaar hebt gekregen. Met de tijd loopt het enthousiasme echter
terug vooral als jouw werkzaamheden moeten worden overgenomen of blijven
liggen. Je probeert het reguliere werk toch goed af te krijgen en de
voorbereidingstijd voor het OR-werk schiet er wat bij in. Je besluit de OR-stukken
thuis te bestuderen. Daar is aanvankelijk veel begrip voor je betrokkenheid en inzet
voor de organisatie, maar na verloop van tijd begint ook die achterban te piepen.
Gevolg: wat selectiever te werk gaan en rekenen op de alertheid en inbreng van je
mede OR-leden. Met een beetje pech verkeren die echter in dezelfde positie en
voor dat je het weet begint de kwaliteit van de besluitvorming binnen de OR af te
nemen. Dat maakt je niet echt trots en al worstelend met je tijd maak je er het beste
van. Tegen het einde van de zittingsperiode kom je tot de conclusie dat het beter is
als het stokje door iemand anders wordt overgenomen. Het is echter wel erg
optimistisch om de denken dat je collega’s nu staan te springen, nadat ze van
dichtbij hebben kunnen zien wat het betekent om in de OR te zitten.
Faciliteitenregeling
Een goede regeling inzake het OR-werk is essentieel voor de continuïteit en de
kwaliteit van het medezeggenschapwerk. Hier is voor het management een
belangrijke rol weggelegd; zij kan een belangrijke zorgpunt voor potentiële
kandidaten wegnemen. Voor het OR-werk moeten voldoende middelen worden
vrijgemaakt. Een ruim vervangingsbudget waar leidinggevenden uit kunnen putten,
biedt flexibele mogelijkheden om de belangrijkste organisatorische knelpunten aan
te pakken. Tegelijkertijd wordt daarmee de verantwoordelijkheid voor de oplossing
op de juiste plaats gelegd. De leidinggevende en het betrokken OR-lid kunnen vervolgens afspraken maken over de aanpassingen in het takenpakket en bespreken
samen welke onderdelen van het takenpakket worden overgedragen of persé
nieuwe kandidaten
www.avmtraining.nl
Postbus 30, 5070 AA UDENHOUT
013-522 91 91
1/4
behouden moeten blijven. De werkbelasting van de OR mag geen obstakel vormen
voor goede krachten om zich in te zetten voor de organisatie en de medewerkers.
Een dergelijke regeling moet voor iedereen eigenlijk vanzelfsprekend te zijn.
Waardering door het management
Het management kan op meer manieren de kandidaatstelling voor de OR
stimuleren. Onder andere door te beklemtonen dat de opgedane ervaring in de
medezeggenschap een verrijking is voor het functioneren in de organisatie. Het ORwerk is leuk en boeiend om te doen en veel mensen groeien door het OR-werk
zodanig, dat ze na verloop van tijd geschikt raken voor een heel andere categorie
van functies. In de praktijk kom ik nogal wat voorbeelden tegen van OR-leden die na
een ingrijpende organisatieverandering op een managementfunctie of een P&O
functie terecht zijn gekomen, waar ze - naar eigen zeggen - zonder de
medezeggenschapservaring nooit voor in aanmerking gekomen zouden zijn. Moest
je vijf jaar geleden nog uit je CV laten dat je OR-lid was, momenteel is het een pré
wanneer je je met medezeggenschap hebt beziggehouden. Daaruit blijkt immers dat
je niet alleen op je eigen zaken gericht bent, maar ook bereid bent je nek uit te
steken en je extra wilt inzetten voor de ontwikkeling van de organisatie. En laten we
wel zijn: OR-leden zijn in het algemeen heel gemotiveerde medewerkers Dat
aspect wordt door steeds meer managers onderkend. Een OR mag van de
bestuurder en het management eisen dat zij naar medewerkers toe laten merken
dat ze het een goede zaak vinden als medewerkers zich kandidaat stellen. Die
waardering voor het OR-lidmaatschap moet natuurlijk niet alleen in de
verkiezingsperiode worden gepredikt.
Het belang dat het management hecht aan medezeggenschap kan nog
nadrukkelijker naar voren worden gebracht door leidinggevenden
medeverantwoordelijk te maken voor c.q. aan te spreken op de kandidaatstelling
binnen de betreffende afdeling. Voor een leidinggevende is het natuurlijk
bedroevend wanneer die binnen de eigen afdeling niet in staat is mensen te motiveren om zich kandidaat te stellen. Bovendien is de afdeling dan ook niet in de OR
vertegenwoordigd en ook dat is een nadeel. Een aanpassing van het kiesstelsel is
hiervoor niet persé nodig, maar het kiesgroepsysteem biedt hiervoor wel wat betere
aangrijpingspunten.
Imago van de OR
Met alleen een beroep op het management is het tij nog niet gekeerd. Ook ORleden hebben een belangrijke rol om wat meer enthousiasme voor het OR-werk te
bewerkstelligen. Een belangrijk punt is natuurlijk de indruk die medewerkers van de
OR en van de OR-leden hebben. Wat is dat voor een orgaan, wat doen ze zoal?
Besteden ze hun tijd aan zinnige zaken en heeft hun bemoeienis wel enig effect? Is
het ook leuk om in de OR te zitten? Is het een ploeg met humor of is het allemaal
zware kost en zijn de leden met de jaren vervallen tot zeurkousen? Het lijkt
misschien triviaal, maar dit soort impressies leggen zeker gewicht in de schaal bij
potentiële kandidaten.
Het imago van de OR wordt genadeloos opgebouwd door de acties van de OR en
de presentatie van zijn leden. Als de communicatie beperkt blijft tot het maandelijkse
verslag op het prikbord, met niet meer dan een saaie opsomming van behandelde
punten, dan is het niet raar dat de OR ook als saai betiteld wordt. Vaak beschikken
nieuwe kandidaten
www.avmtraining.nl
Postbus 30, 5070 AA UDENHOUT
013-522 91 91
2/4
overheidsorganisaties over communicatieadviseurs, die kunnen helpen bij de
verslagen voor de medewerkers en andere tips kunnen geven om het OR-imago
wat te verlevendigen.
Nog effectiever is het om niet alleen schriftelijk te communiceren maar ook
mondeling de zaken toe te lichten. Dat kan met een gesprekje in de wandelgangen
of in de kantine, een toelichting tijdens het werkoverleg of (bij belangrijke
onderwerpen) een bijeenkomst voor het personeel. Je collega’s krijgen op die
manier een beter beeld wat er in de OR gebeurt en hoe leuk en interessant het werk
is.
Uit onderzoek naar de effecten van communicatie blijkt dat een boodschap het
beste blijft hangen als deze vaker wordt herhaald en het liefst nog op verschillende
manieren.
Schriftelijk bericht (is eenrichtingsverkeer)
=
15 % rendement
Mondeling bericht (is tweerichtingsverkeer)
=
25 % rendement
Bericht via beide kanalen
=
65 % rendement
Koester de positivo’s
De zoektocht naar nieuwe kandidaten start idealiter al bij het begin van de
zittingsperiode. Het zou een onderdeel moeten uitmaken van de plannen om de
achterban bij het OR-werk te betrekken. Daarbij is het is een illusie te denken dat je
de gehele achterban zult bereiken. In de meeste organisaties zul je een kleine groep
positivo’s (10-20% van de totale populatie) herkennen. Dit zijn medewerkers die
betrokken en geïnteresseerd zijn, mogelijk al eerder kandidaat zijn geweest, die de
OR-stukken lezen, je hun mening geven of op andere wijze laten zien dat ze positief
staan ten opzichte van het OR-werk
Naast de positivo’s is er een groep negativo’s, die qua grootte fluctueert. Het zijn de
medewerkers die pas geïnteresseerd zijn als het ze direct aangaat en vaak uiten ze
hun betrokkenheid op een wat negatievere wijze. Vervolgens onderscheiden we de
apatho’s, medewerkers die weinig geïnteresseerd zijn wat er in de organisatie
gebeurt. Zij hebben andere dingen aan hun hoofd.
Positivo’s
Negativo’s
Apatho’s
Richt je energie met name op de positivo’s. Benader twee of drie positivo’s en vraag
hen je af en toe te helpen. Maak de drempel niet te groot maar hou het vooral klein
en praktisch. Bijvoorbeeld door ze te vragen of ze hun idee willen geven hoe een
bepaald onderwerp bij de collega’s valt of je iets te vertellen over het werkoverleg bij
hen. Als OR-lid moet je ook iemand kiezen waar je makkelijk op afstapt. Ook je
eigen drempel moet je niet groter maken dan nodig is. Door de positivo’s regelmatig
te benaderen ontstaat er vanzelf een informatienetwerk en zij zullen ook actiever
gaan letten op de zaken die voor de OR van belang zijn. Zij worden min of meer je
antennes in de organisatie en zijn belangrijk voor jullie. Stuur hen ook de verslagen
en bespreek die regelmatig met ze.
nieuwe kandidaten
www.avmtraining.nl
Postbus 30, 5070 AA UDENHOUT
013-522 91 91
3/4
De geschikte OR-kandidaten vindt je per definitie binnen de groep van positivo’s. Zij
hebben de interesse en betrokkenheid die voor het medezeggenschapswerk nodig
is. Door hen al vroegtijdig bij het OR-werk te betrekken, wordt de drempel naar de
kandidaatstelling vaak volledig weggenomen. Meld het als je hen geschikt vindt voor
de OR en vraag hen mee te zoeken naar andere kandidaten. Met hun hulp en inzet
zijn de naalden in de hooiberg zo gevonden en zal het niet moeilijk zijn om een
spetterende verkiezingscampagne te organiseren.
nieuwe kandidaten
www.avmtraining.nl
Postbus 30, 5070 AA UDENHOUT
013-522 91 91
4/4