Huishoudelijk regelement 2015

Huishoudelijk reglement BV De Karpers
1. Naam
Biljartvereniging De Karpers opgericht september 1974.
2. Jaarindeling
Het contributiejaar vangt aan op 1 augustus en eindigt op 31 juli in het jaar daaropvolgend.
3. Leden
Lid zijn zij die aan de contributieverplichting hebben voldaan.
Hiermee heeft het lid dan ook stemrecht.
Ieder lid heeft zich te houden aan het vastgestelde reglement.
3.1. Nieuwe leden
Nieuwe (aspirant) leden dienen zich aan te melden bij de secretaris of bij diens afwezigheid, bij
een ander lid van het bestuur. Het bestuur heeft bij het aanmelden van een nieuwe lid recht van
beslissing over het al dan niet aannemen van het nieuwe lid.
Daarbij heeft het bestuur de verplichting ten overstaan van haar leden de naam van het aspirantlid gedurende minimaal twee (volle) weken op het publicatiebord te plaatsen.
Ieder stemgerechtigd lid heeft het recht om binnen deze twee weken zijn bezwaren kenbaar te
maken bij het bestuur. Bezwaren zullen bij de eerstvolgende dan wel extra ingelaste
ledenvergadering worden behandeld.
Middels een stemming zal er een besluit worden genomen over het al dan niet toetreden als
nieuwe lid.
Een nieuwe lid wordt gekozen indien door tenminste twee derde van het totale aantal
stemgerechtigde leden instemt met het lidmaatschap (zie ook punt 6.3).
3.2. Rustend lid
In beginsel worden geen “rustende” leden aangenomen, echter kan een bestaand lid door
omstandigheden genoodzaakt zijn een “rustend” lid te worden.
Dit is situatie afhankelijk en zal elk verzoek als zodanig worden behandeld.
Uiteindelijk bepaald het bestuur of en wanneer een lid als “rustend” lid wordt aangemerkt.
In principe blijft een “rustend” lid contributie plichtig.
Uitsluitend bij langdurige afwezigheid, bijvoorbeeld vanwege ziekte, kan het betalen van
contributie worden opgeschort. Hierin bepaalt het bestuur.
3.3. Beëindigen lidmaatschap
Het lidmaatschap wordt beëindigd door:
- Dit mondeling of schriftelijk aan het bestuur mede te delen.
- Overlijden.
- Royement.
Pagina 1 van 7
4. Bestuur
Het bestuur bestaat uit drie leden, te weten: voorzitter, secretaris en penningmeester.
Het bestuur wordt gekozen door de stemgerechtigde leden tijdens een algehele
ledenvergadering (zie ook punt 6). Het bestuur is verantwoordelijk voor het goed functioneren
van de vereniging en legt tevens verantwoording af aan de algehele ledenvergadering voor de
wijze waarop het haar taak uitvoert.
Het bestuur is te allen tijde gerechtigd bij voorkomende gelegenheden maatregelen te nemen,
die zij in het belang van de vereniging goed acht.
Hieronder wordt onder andere ook verstaan het berispen en of schorsen van leden.
4.1. Taakverdeling
Het bestuur verdeelt de taken onderling en in goed overleg.
De voorzitter leidt de vergadering, bevordert de algemene zaken van de vereniging en is het
eerste aanspreekpunt van alle leden van de vereniging.
De secretaris notuleert de vergadering en voert de correspondentie.
Daarnaast beheert hij het archief van de ingekomen en uitgaande stukken en is verantwoordelijk
voor het beheer van de ledenlijst.
De penningmeester is verantwoordelijk voor:
- Het innen van contributie van de leden
- Het verzorgen van het totale financiële beheer van de vereniging.
- Het uitnodigen van de kascommissie om eenmaal per jaar een controle te houden op de
financiële boekhouding van de vereniging.
4.2. Bestuursverkiezing
Bestuursleden worden in beginsel voor drie jaar benoemd en treden bij toerbeurt af.
De aftredende bestuursleden mogen zich terstond herkiesbaar stellen.
Er dient te worden gestreefd naar een cyclus van drie jaar waarbij er jaarlijks maximaal één
bestuurslid aftredend is.
Om deel uit te kunnen maken van het bestuur dient een stemgerechtigd lid minimaal 1
kalenderjaar lid te zijn alvorens hij zich voor een bestuursfunctie verkiesbaar kan stellen.
Bij bijzondere omstandigheden en bij wijze van uitzondering kan hiervan worden afgeweken
indien de ledenvergadering hiermee instemt.
Kandidaatstelling voor een bestuursfunctie dient mondeling of schriftelijk plaats te vinden bij het
bestuur en voorafgaand aan de algehele ledenvergadering.
5. Wangedrag
Ieder lid dat zich schuldig maakt aan wangedrag, dat wil zeggen dat door zijn handelen, leden
dan wel de naam van De Karpers wordt geschaad, door het bestuur een sanctie zal worden
opgelegd.
Pagina 2 van 7
Dit kan zijn:
- Schorsing (maximaal drie maanden)
- Uitsluiting competitie
- Royement uit de vereniging
Bij het uitsluiten van de competitie, schorsing of royement is het bestuur verplicht haar leden
hiervan in kennis te stellen.
Materiële/financiële schade ten gevolge van wangedrag, zullen bij de veroorzaker(s) daarvan
worden verhaald!
6. Vergaderingen
6.1. Bestuursvergadering
Bestuursvergaderingen zullen naar behoefte plaatsvinden, doch minimaal op twee momenten
per competitiejaar.
6.2. Ledenvergadering
Een algehele ledenvergadering zal gelijktijdig met de jaarvergadering worden gehouden op een
maandag drie dagen voor aanvang van het competitiejaar.
Het jaarverslag van de vorige jaarvergadering zal voorafgaand aan de ledenvergadering worden
uitgereikt en gedurende de vergadering worden behandeld.
Bij aftredende bestuursleden (zowel herkiesbaar of niet herkiesbaar) vindt tijdens de
jaarvergadering tevens de bestuursverkiezing plaats.
Indien het bestuur dit noodzakelijk acht, kan zij een extra ledenvergadering beleggen. Daarnaast
bestaat de mogelijkheid om een extra ledenvergadering te laten plaatsvinden, indien tenminste
drie stemgerechtigde leden een op schrift gestelde verklaring indient, welke is ondertekend door
minimaal dezelfde drie stemgerechtigde leden.
Het bestuur is verplicht om bij voorgaande regel, uiterlijk vier weken na ontvangst van de
verklaring, een algehele ledenvergadering te beleggen.
6.3. Stemmen
Elke stemming binnen de vereniging vindt schriftelijk of mondeling plaats.
Een stemming vindt plaats indien ten minste twee derde van het totale aantal stemgerechtigde
leden een stem kan uitbrengen. Dit kan zowel op locatie waar regulier de stemming plaatsvindt
of bij hoge uitzondering kan de stem worden doorgegeven aan het bestuur zonder op de
stemlocatie aanwezig te zijn.
7. Financiële middelen
De vereniging verkrijgt haar financiële middelen door contributieheffing, eventuele opbrengsten
van evenementen, donaties en/of sponsering.
Pagina 3 van 7
7.1. Contributie
Contributieheffing, waarvan de hoogte jaarlijks bij de algehele ledenvergadering wordt
vastgesteld. De contributie bedraagt € 6,00 per maand (peildatum is datum vaststelling
reglement). Het innen van de contributie geschiedt door zorg van de penningmeester.
Het betalen van de contributie dient tijdig te geschieden in maandelijkse termijnen op de eerste
biljartdonderdag van de maand. Er kan in voorkomend geval ook worden gekozen voor
vooruitbetaling. De contributie geschiedt door contante betaling of via bank/giro overschrijving.
7.1.a. Betalingsachterstand contributie
Bij een betalingsachterstand van de contributie van drie maanden of meer en daarvoor een of
meerdere aanmaningen heeft ontvangen, kan een lid door het bestuur worden geroyeerd.
Dit is situatie afhankelijk en zal per geval door het bestuur worden beoordeeld.
Een lid met contributieachterstand en zijn lidmaatschap wil opzeggen, dient het verschuldigde
bedrag te hebben betaald voor einde lidmaatschap.
In geval van betalingsachterstand op het moment dat het lidmaatschap bij de Karpers eindigt,
zullen andere verenigingen ook van de (achterstallige) financiële verplichtingen op de hoogte
worden gebracht. Dit kan negatieve gevolgen hebben bij het aanmelden voor een lidmaatschap
bij een andere vereniging.
7.2. Donaties en/of sponsering
7.3. Inkomsten voortvloeiend bij het organiseren van evenementen
Inkomsten gegenereerd uit inschrijfgeld, loterij enzovoort.
7.4. Controle financiële boekhouding (kascontrole)
Er dient een controle financiële boekhouding plaats te vinden voor aanvang van de algehele
ledenvergadering. De controle dient door (minimaal) twee leden van de vereniging te worden
uitgevoerd, niet zijnde de leden van het bestuur.
Bij het ontbreken van vrijwilligers, zullen jaarlijks twee kandidaten op alfabetische volgorde van
achternaam uit het ledenbestand worden gekozen.
De voorzitter van het bestuur heeft te allen tijde het recht de financiële boekhouding in te zien
en te controleren.
8. Competitie
8.1. Aanwezigheid
Elk lid verplicht zich om iedere wedstrijddag, wanneer de competitieronde wordt gespeeld,
aanwezig te zijn. Uitzonderingen hierop dienen met het bestuur en de wedstrijdleider te worden
afgestemd.
Bij verhindering dient men tijdig en uitsluitend de wedstrijdleider te informeren.
Een lid dat drie achtereenvolgende wedstrijddagen, dan wel herhaaldelijk afwezig is zonder
kennisgeving, wordt uit de competitie genomen.
Pagina 4 van 7
8.2. De wedstrijd
Wanneer een lid op de wedstrijddag wordt aangezegd dat het zijn beurt is om te spelen, dient hij
direct beschikbaar te zijn.
Bij iedere wedstrijd hebben spelers en overige leden zich neer te leggen bij de beslissingen van
de arbiter en de schrijver. De beslissing van de arbiter is hierin leidend.
Het is tijdens de wedstrijd niet toegestaan de tegenstander, op welke wijze dan ook, te hinderen
tijdens diens beurt. De arbiter en/of schrijver dienen hierop toe te zien.
Toeschouwers mogen geen enkele aanwijzing geven aan de spelers.
In het geval dat een speler de foutieve bal speelt, mag uitsluitend de arbiter en/of de tegenspeler
dit direct na het spelen van de bal kenbaar maken. Indien de arbiter door de tegenspeler wordt
geattendeerd op het spelen van een foutieve bal, maar de arbiter kan dit achteraf niet beamen,
wordt een eventuele carambole geteld en wordt in dezelfde beurt verder gespeeld. Indien de
arbiter, na geattendeerd te zijn door de tegenspeler, wel kan beamen dat inderdaad met de
foutieve bal is gespeeld, wordt een eventuele carambole niet geteld. De beurt gaat direct over
naar de tegenspeler.
Het getuigt van grote sportiviteit dat een speler zijn tegenstander vooraf attendeert op het
mogelijk spelen van een foutieve bal.
Let wel, uitsluitend de spelers van de betreffende partij mogen de tegenspeler vooraf
attenderen op het mogelijk nemen van een foutieve bal!
8.3. De arbiter en schrijver
Bij aanvang van de wedstrijd dient een arbiter en schrijver aanwezig te zijn.
Voor de eerste wedstrijd op de competitiedag dienen twee leden zich hiervoor vrijwillig aan te
melden. In het geval hiervoor geen vrijwilligers zijn, wijst de wedstrijdleider hiervoor twee leden
aan.
Wanneer een wedstrijd heeft plaatsgevonden, zijn betreffende spelers na afloop van deze
wedstrijd de arbiter en schrijver van de daaropvolgende wedstrijd. De keuze om arbiter of
schrijver te zijn, wordt onderling uitgemaakt. Een ander lid mag zich ook vrijwillig aanmelden
arbiter dan wel schrijver te zijn.
De arbiter mag uitsluitend aanwijzingen geven aan de spelers die noodzakelijk zijn met
betrekking tot de voortgang van de wedstrijd, niet zijnde technische dan wel tactische
aanwijzingen.
8.4. Kampioen
Kampioen wordt de speler met aan het einde van de competitie het hoogste aantal
wedstrijdpunten.
In het geval er meerdere spelers eindigen met het gelijke aantal wedstrijdpunten, wordt de
speler kampioen die het hoogst boven zijn vastgestelde gemiddelde is geëindigd dan wel het
minst lage daaronder indien allen onder het gemiddelde zijn geëindigd (beide gerekend over de
gehele competitie).
Pagina 5 van 7
8.5. Prijzen
Er wordt een prijs uitgereikt voor:
- De nummers 1,2 en 3 van de competitie
- Voor de kortste wedstrijd (bij gelijk eindigen is doorslaggevend, het in die wedstrijd
gespeelde gemiddelde gerekend ten opzichte van het vastgestelde gemiddelde).
- De hoogste serie (percentsgewijs. Bij een gelijk percentage telt de hoogste serie).
9. Mededelingen
Mededelingen van het bestuur, wedstrijdleider en/of andere verenigingen worden in beginsel
bekend gesteld op het publicatiebord in het speellokaal de Karper.
Pagina 6 van 7
10. Lief en Leed
10.1.
Feestavond
In beginsel zal er jaarlijks in juni een feestavond worden georganiseerd.
Het initiatief en de organisatie van de feestavond zal door een of meerdere leden van de
vereniging worden verzorgd.
De organisatoren van de feestavond zullen tijdens een algehele ledenvergadering op vrijwillige
basis worden aangesteld. Het budget van de feestavond is afhankelijk van de financiële
mogelijkheden van dat moment. Het te besteden bedrag zal jaarlijks door het bestuur worden
vastgesteld.
10.2.
Jubileum lidmaatschap
Bij een lidmaatschap van aaneensluitend 25 jaar, 40 jaar en de 10 daaropvolgende jaren (50, 60
etc.), zal de jubilaris op de tweede donderdag in december van het jubileumjaar worden
gehuldigd. Daarbij zal dan tevens een oorkonde worden uitgereikt.
10.3.
Ziekte
Een attentie ter waarde van €10,00 (maximaal 2x per jaar per lid) bij een ziekenhuisopname van
minimaal 5 dagen of langdurige ziekte/revalidatie thuis (minimaal 21 dagen) van een lid. Leden
die op bezoek gaan namens de vereniging kunnen deze kosten declareren bij de penningmeester.
Dit dient wel vooraf te worden afgestemd met de penningmeester.
10.4.
Overlijden
Bij het overlijden van een lid of de partner van een lid zal namens de vereniging een bloemstuk
worden verstrekt.
Voor alles geldt dat de gebeurtenis tijdig bij het bestuur dient te worden bekend gesteld.
11. Slotbepaling
In alle gevallen waarin het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
De vereniging en/of het bestuur kan niet verantwoordelijk en/of aansprakelijk worden gesteld bij
vermissing en/of beschadiging van eigendommen tijdens door de vereniging gehouden
evenementen.
Met goedkeuring van de algehele ledenvergadering vastgesteld op d.d. 1 december 2015
JP. Pennings
Voorzitter
Pagina 7 van 7