Procedure Onderwijs-PC`s

faculteit wiskunde en
natuurwetenschappen
financieel beleid & administratie
Administratieve Organisatie inzake onderwijs-pc’s.
Doel:
Procedure opstellen waarin de volledigheid en juistheid gewaarborgd is van het
apparatuurfonds met betrekking tot onderwijs-pc’s, daarnaast dient de juistheid en
volledigheid van de activa-registratie met betrekking tot onderwijs-pc’s gewaarborgd te
zijn. Tevens dient er bij aanschaf gestreefd te worden naar standaardisering en
uniformiteit.
Datum ingang procedure:
Met terugwerkende kracht vanaf 1 september 2001
Algemeen:
De doelstelling is om pc’s beschikbaar te hebben conform de geldende “surf”normering. Conform de thans geldende normering streeft men er naar de volgende
beschikbaarheid van pc’s te hebben;
 1 pc op 10 geroosterde studenten;
 1 pc op 20 ongeroosterde studenten.
De betreffende onderwijs-pc’s dienen te worden ondergebracht in een te vormen
vervangingsfonds, waardoor toekomstige vervangingen gewaarborgd zijn en de lasten
gespreid kunnen worden over meerdere jaren (voor pc’s 3 jaar). De aanschaffingen
komen ten laste van de Faculteit.
Definitie onderwijs-pc :
Een onderwijs-pc is een pc die is opgesteld op een werkplek in een vrij toegankelijke
zaal voor FWN studenten. Deze vrij toegankelijke zaal kan ter beschikking worden
gesteld aan docenten ten behoeve van onderwijsdoeleinden en geroosterde activiteiten
Inzake de aanschaffingen zijn er de volgende 2 mogelijkheden:
1. De onderwijs-pc’s, conform de normen zoals hierboven vermeld;
2. De bovennormmatige onderwijs-pc’s, waaronder die pc’s die door de verschillende
opleidingen zelf voor studenten worden aangeschaft en derhalve boven de norm
zijn.
De aanschaffingen worden op de volgende wijze gefinancierd:
Ad 1. Deze aanschaffingen worden voldaan uit het specifieke fonds en komen
derhalve ten laste van de faculteit. Het vervangingsfonds is ingesteld om
toekomstige vervangingen mogelijk te maken;
Ad 2. Deze aanschaffingen komen ten laste van het betreffend opleidingsbudget en
worden derhalve niet opgenomen in het vervangingsfonds.
Inzake de aanschaf zijn er nog de volgende mogelijkheden:
1. Vervangingsinvesteringen;
2. Uitbreidingsinvesteringen.
Ad 1.
De aanschaffingen inzake vervangingsinvestering komen terzijner tijd ten laste
van het te vormen vervangingsfonds;
Ad 2. Voor uitbreidingsinvesteringen dient een additionale toezegging gevraagd te
worden bij het faculteitsbestuur.
1›5
faculteit wiskunde en
natuurwetenschappen
financieel beleid & administratie
Procedure:
Achtereenvolgens beschrijven we de volgende stappen in het proces:
I.
Initiatief tot aanschaf van onderwijs-pc’s;
II.
Toetsing aanvraag;
III.
Bestelling;
IV.
Goederenontvangst;
V.
Factuurontvangst / - afwikkeling;
VI.
Activa registatie.
I. Initiatief tot aanschaf van onderwijs-pc’s:
Het initiatief tot het aanschaffen en/of vervangen van onderwijs-pc’s kan genomen
worden door de directeur van het onderwijsinstituut en deze dient de aanvraag in te
dienen bij het Hoofd ICT. Alvorens hij of zij de aanvraag indient bij het Hoofd ICT is
het betreffende afdelingshoofd verplicht de navolgende zaken te controleren:




Betreft het een vervangingsinvestering of een uitbreidingsinverstering;
Betreft de aanvraag inderdaad een onderwijs-pc’s of is er sprake van een werkplekpc;
In het geval het een aanschaf van een onderwijs-pc betreft, is er dan sprake van een
onderwijs-pc conform de gestelde normen, of is er sprake van een
bovennormmatige onderwijs-pc;
Is er een gemotiveerde (schriftelijke) onderbouwing aanwezig waarom de
betreffende pc(‘s) aangeschaft c.q. vervangen dient te worden.
Daarnaast dient de aanvrager zich te conformeren aan het merk en type pc die door het
Hoofd ICT (ICT Beheer) periodiek als standaard pc wordt aangegeven.
De keuze voor wat betreft de onderwijspc’s wordt ieder half jaar (juli/december)
bekend gemaakt op de site van ICT-Beheer. Afwijkingen op deze standaard zijn alleen
mogelijk na overleg en akkoord van het Hoofd ICT.
In het geval van bovennormmatige onderwijs-pc’s dienen de pc’s ingericht te worden
conform de richtlijnen van ICT Beheer. ICT Beheer heeft hiervoor op het intranet een
pagina met de voorwaarden waaraan de betreffende pc’s dienen te voldoen
(www.fwn.rug.nl/itbeheer/dienstverlening/pckoop/toeliching.html). De pc’s dienen in
ieder geval besteld te worden via Hoofd ICT / ICT Beheer die de opdrachten plaatst bij
afdeling Inkoop van de lokatie. Inkoop besteld vervolgens bij de reeds geselecteerde
leveranciers door IT-Beheer/afdeling Inkoop.
Indien dit alles akkoord is dient hij of zij de aanvraag in te dienen bij het Hoofd ICT.
Daarnaast kan het Hoofd ICT zelf het initiatief nemen tot vervanging en/of uitbreiding
van de onderwijs-pc’s, dit naar aanleiding van een jaarlijkse inventarisatie. De
inventarisatie dient jaarlijks per 1 september uitgevoerd te worden in opdracht van het
Hoofd ICT met als doel om te bepalen of de aantallen onderwijs-pc’s nog in verhouding
staan (conform de geldende normen) tot het aantal studenten op de betreffende
peildatum. De gegevens dienen door FBA aangeleverd te worden.
2›5
faculteit wiskunde en
natuurwetenschappen
financieel beleid & administratie
II. Toetsing aanvraag:
Nadat de aanvraag bij het Hoofd ICT is ingediend, toetst / beoordeelt het Hoofd ICT de
volgende zaken:







Is de aanvraag geaccodeerd door het betreffende hoofd van het onderwijs- of
onderzoeksinstituut. Het Hoofd ICT dient hiervoor over een competentietabel te
beschikken waaruit blijkt welke functionaris bevoegd is tot het indienen van een
bestelaanvraag met daarbij behorende parafen;
Betreft de aanvraag een onderwijs-pc of een bovennormmatige onderwijs-pc;
De reden van aanvraag / aanschaf;
Worden er pc’s besteld die voldoen aan de gestelde eisen die geformuleerd zijn door
ICT Beheer (anders mogen de pc’s niet aan het netwerk van de FWN worden
gehangen);
Dient er naast de aan te schaffen pc ook nog software aangeschaft te worden;
Is / zijn de licenties voor de nieuw aan te schaffen pc akkoord bevonden;
Bij welke leverancier dient er besteld te worden (ICT Beheer doet zaken met een
beperkt aantal geselecteerde leveranciers, jaarlijks dient er in overleg met afdeling
inkoop bepaald te worden of de geselecteerde leveranciers nog aan de gestelde eisen
voldoen en of de voorwaarden van de leveranciers nog marktconform zijn).
Nadat alle bovenvermelde zaken door het Hoofd ICT akkoord zijn bevonden, gaat de
aanvraag via het Hoofd ICT (of ICT Beheer) naar de afdeling inkoop die de
daadwerkelijke bestelling dient uit te voeren. In het geval het Hoofd ICT met
bovenvermelde zaken niet akkoord gaat retourneerd hij of zij de aanvraag naar het
hoofd van de betreffende onderwijs- of onderzoeksinstituut, met de daarbij behorende
op- en / of aanmerkingen.
ICT Beheer vraagt in opdracht van het Hoofd ICT een (aantal) offerte(s) op bij de
(computer)leveranciers die reeds door de FWN zijn geselecteerd en maakt hieruit een
keuze. Van deze keuze moet een test systeem worden geleverd, die door ICT Beheer op
functionaliteit moet worden getest. Nadat ICT Beheer haar goedkeuring hiervoor heeft
gegeven dient de betreffende bestelaanvraag vastgelegd te worden op een
conceptbestelformulier en aan afdeling Inkoop gezonden te worden tesamen met de
(kopie van) de offerte(s).
III. Bestelling:
Op het moment dat de aanvraag (dmv conceptbestelformulier) binnenkomt bij de
afdeling Inkoop toetst de afdeling Inkoop in eerste instantie of de autorisaties van het
Hoofd ICT en de projectcode op de aanvraag aanwezig zijn, dan pas wordt de aanvraag
door de afdeling Inkoop in behandeling genomen. Afdeling Inkoop is alleen bevoegd
om pc’s te bestellen indien het conceptbestelformulier geaccordeerd is door het Hoofd
ICT, dit om te voorkomen dat hoofden en/of afdelingen zelfstandig pc’s gaan bestellen
die niet voldoen aan de eisen die daarvoor gesteld zijn door ICT Beheer waardoor er
storingen aan het netwerk kunnen gaan optreden.
Afdeling Inkoop stelt vast of alle benodigde bestelgegevens reeds op het bestelformulier
zijn aangegeven. Indien dat niet het geval is neemt afdeling Inkoop kontact op met het
Hoofd ICT (of ICT-Beheer). Op het moment dat alle benodigde bestelgegevens, en
leveranciersgegevens verzameld zijn (op het conceptbestelformulier), kan afdeling
Inkoop de bestelorder gaan plaatsen bij de leverancier, conform de afspraken en
voorwaarden die gemaakt zijn tussen de leverancier en de Faculteit der Wis- en
Natuurwetenschappen.
3›5
faculteit wiskunde en
natuurwetenschappen
financieel beleid & administratie
Afdeling Inkoop voert het conceptbestelformulier in in het pakket BaaN, en BaaN
maakt een doorlopend genummerd inkoopordernummer aan. Dit nummer wordt
vermeld op het conceptbestelformulier. Daarnaast genereert BaaN een bestelorder en
goederenontvangstbon. Het conceptbestelformulier is in 3-voud. Het witte exemplaar
blijft bij afdeling Inkoop en wordt achter de kopie van de bestelorder (die naar de
leverancier gezonden is) gehecht en gearchiveerd bij de afdeling Inkoop. Het gele
exemplaar wordt naar het Hoofd ICT / ICT Beheer gezonden, zodat deze kan vaststellen
dat zijn / haar bestelling geplaatst is en de gegevens kan afstemmen met het groene
exemplaar die reeds in het bezit van het Hoofd ICT / ICT Beheer.
De bestelorder wordt op voorbedruk briefpapier afgedrukt en naar de betreffende
leverancier gezonden, een kopie blijft achter bij afdeling Inkoop. Op de bestelorder
staat tevens al het btw-nummer en het factuuradres vermeld. De
goederenontvangstbon wordt naar de afdeling ICT Beheer gezonden die daarmee de
binnenkomst van de goederen kan bewaken / controleren.
IV. Goederenontvangst:
Leveranciers die goederen komen af leveren dienen zich te melden bij ICT-Beheer van
de betreffende lokatie. De functionaris aldaar controleert of van de betreffende
leverancier de goederenontvangstbon door afdeling Inkoop aan hem of haar is
afgegeven. Indien akkoord controleert hij of zij of het geleverde computerapparatuur
conform de bestelopdracht (hoeveelheid en kwaliteit) zijn ontvangen, en tekent de
pakbon af die daarna gezonden dient te worden aan afdeling Inkoop voor verder
afwikkeling.
Het komt ook voor dat de leverancier toestemming of opdracht krijgt van ICT-Beheer
om de goederen direct af te leveren bij de eindgebruiker. In dat geval controleert de
eindgebruiker de geleverde goederen (op kwantiteit en kwaliteit) en tekent bij accoord
de pakbon af die daarna naar afdeling Inkoop gezonden dient te worden.
In het geval ICT-Beheer niet in het bezit is van een door afdeling Inkoop ontvangen
goederenontvangstbon, neemt de betreffende functionaris van ICT-Beheer eerst
contact op met afdeling Inkoop en voert overleg over het wel of niet in ontvangst nemen
van het geleverde computerapparatuur met eventuele toebehoren.
Ten alle tijde dient ICT-Beheer zelf een kopie van de pakbon achter te houden, of dient
de eindgebruiker die de goederen rechtstreeks ontvangt een kopie van de pakbon aan
ICT-Beheer te verstrekken, op basis waarvan IT-Beheer de fysieke registratie van de
pc’s bij kan gaan houden.
Indien ICT-Beheer en/of eindgebruiker afwijkingen heeft geconstateerd tussen hetgeen
besteld is en hetgeen is afgeleverd (kwantiteit/kwaliteit) zal hij of zij de afdeling Inkoop
hierover tijdig dienen te informeren zodat deze tijdig maatregelen kan treffen richting
de betreffende leverancier.
Afdeling Inkoop neemt contact op met de leverancier en maakt al dan niet een
retourbon aan. Daarnaast wordt door de afdeling Inkoop de besproken zaken
schriftelijk bevestigt richting de betreffende leverancier, en al dan niet verzocht om een
creditnota of vervangende goederen / apparatuur. De retourbon gaat naar ICT-Beheer
en een kopie blijft achter bij afdeling Inkoop. Indien de leverancier de retourgoederen
komt afhalen dan kan de afdeling ICT-Beheer de goederen op basis van de getekende
retourbon mee gegeven. Indien de leverancier de goederen niet komt afhalen geeft
afdeling Inkoop opdracht aan ICT-Beheer om de goederen retour te zenden.
4›5
faculteit wiskunde en
natuurwetenschappen
financieel beleid & administratie
V. Factuurontvangst/-afwikkeling:
Op het moment dat de getekende pakbon binnenkomt bij de afdeling inkoop wordt de
pakbon ingevoerd in het pakket BaaN. BaaN maakt dan een pro-forma factuur in het
systeem aan en deze wordt uitgeprint.
Facturen van leveranciers komen (in tweevoud) binnen bij afdeling inkoop. Afdeling
inkoop controleert de ontvangen factuur met de pro-forma factuur die door BaaN is
gegenereerd. Bij akkoord wordt de factuur voor akkoord getekend. Achter 1 exemplaar
van de factuur wordt de pro-forma factuur gehecht en gezonden aan afdeling FBA van
FWN. Het andere exemplaar blijft achter bij afdeling inkoop. Hier wordt de reeds
aanwezige order gegevens aan gehecht en gearchiveerd bij afdeling inkoop.
Op het moment dat de factuur akkoord bevonden is door FBA kan de factuur
betaalbaar gesteld worden, rekening houdend met de betalingstermijn van de
betreffende leveranciers.
FBA dient, voordat de facturen gearchiveerd worden, van alle investeringsfacturen een
kopie te maken en te verstrekken aan de medewerker die binnen FBA belast is met de
activaregistratie.
VI. Activa registratie:
Maandelijks wordt er door de medewerk(st)er die de activa-administratie beheert een
uitdraai gemaakt uit BaaN op kostencodes 3910-3960 van alle 1e geldstroomprojecten.
De bijhorende documenten (facturen) dienen er dan bijgezocht te worden. De pc’s die
onder het apparatuurfonds dienen te vallen dienen in ieder geval geactiveerd te
worden, al ligt de individuele aanschaf lager dan Euro 5.000,00 inclusief
omzetbelasting per stuk (vastgestelde norm per 1 januari 2003).
De betreffende pc’s worden in 3 jaar afgeschreven. Het is van belang, indien er
meerdere pc’s op een factuur staan, dat de medewerk(st)er in de omschrijving meegeeft
het aantal aangeschafte pc’s.
Perodiek dient FBA een afstemming te maken tussen de fysieke registratie (van ICT
Beheer) en de financiele administratieve registratie. Dit is een gezamenlijke
verantwoordelijkheid.
Aktiepuntenlijst:
 Aanmaken aanvraagformulier door ICT-Beheer;
 Afstemmen met / afspraken maken met CSA inzake aanleveren gegevens aantal
studenten;
 Opstellen competentietabel / handtekeningenlijst;
 Opzetten model fysieke registratie door ICT-Beheer;
 Afspraken maken tussen FBA en ICT Beheer inzake de afstemming tussen de
fysieke- en administratieve registratie van onderwijs pc’s;
 Afdeling Inkoop tijdig informeren omtrent (gewijzigde) procedure;
 Afdeling FBA tijdig informeren omtrent (gewijzigde) procedure;
 Gebruikers van de procedure tijdig informeren.
5›5