Interne communicatie - achttien instrumenten

© NEVI
pag.: 1 van 3
code: ORG-COMP-kre-014-bl versie 1.1
Interne communicatie - achttien instrumenten
Als interne communicatie zo belangrijk is voor het welslagen van de professionalisering,
waar moet u dan vooral op letten? De belangrijkste uitgangspunten zijn:
• Interne communicatie gaat altijd voor externe communicatie: dus eerst zorgen dat intern
de communicatie op rolletjes loopt en dan pas gaan communiceren met externe
stakeholders.
• Het (top)management staat vol achter nut en noodzaak van interne communicatie. Dat
laat zij blijken door hiervoor voldoende middelen (financieel en menskracht) vrij te
maken.
• U weet wie uw interne communicatiedoelgroepen zijn en stemt de communicatiemix en
de inhoud van de boodschap(pen) op die doelgroepen af.
• Alleen door continuïteit en herhaling bereikt u herkenbaarheid.
• Wat de inhoud van de communicatieve boodschap betreft: die is inhoudelijk juist, die is
niet informatiever dan strikt noodzakelijk is, die is glashelder en relevant voor de
doelgroep.
• U stelt bij voorkeur doelstellingen vast bij de inzet van instrumenten voor interne
communicatie en meet na verloop van tijd de effecten.
Wij noemen hier achttien instrumenten voor interne communicatie. Ze worden in
alfabetische volgorde gepresenteerd. Het zijn alle praktische gereedschappen, die u direct
kunt inzetten.
Direct mail brief
• Belangrijke organisatorische veranderingen, zoals een reorganisatie of invoering van
e-procurement.
• Verzoek tot het invullen van een klanttevredenheidsonderzoek bij inkoopprestatiemeting.
• Succes delen van inkoopresultaten.
Evenement en infotainment
• Als kick off ten behoeve van een grootschalige veranderingsoperatie.
• Om inkoop binnen de organisatie te profileren.
• Om de nieuwe inkoopstrategie voor de bühne te brengen.
• Om de samenwerking in multidisciplinaire inkoopteams te bespoedigen.
• Bij het bereiken van een mijlpaal.
Ideeënbus
• Om ideeën snel van de basis naar de top te laten reizen in (heel) grote organisaties.
• Om de betrokkenheid van de mensen te vergroten.
• Om besparingen te realiseren.
• In het kader van innovatie van producten, processen, systemen en werkwijzen.
Informatiebulletin, nieuwsbrief
• Ter ondersteuning van een grootschalige veranderingsoperatie.
• Bij de invoering van een systeem voor Enterprise Resource Planning of e-procurement.
• Bij belangrijke organisatorische veranderingen.
• In het geval van een crisis of bij hardnekkige, schadelijke geruchten.
© NEVI
pag.: 2 van 3
code: ORG-COMP-kre-014-bl versie 1.1
Intern inkoopjaarverslag
• Om de medewerkers te informeren over het reilen en zeilen van het inkooptechnische
deel van de organisatie en daarmee betrokkenheid en commitment te creëren.
• Iedereen levert op zijn manier een bijdrage aan het inkoopproces en het uiteindelijke
resultaat voor de organisatie. Dan is het goed ook teruggekoppeld te krijgen hoe men
het in het afgelopen jaar heeft gedaan.
Interne presentatie
• De nieuwe inkoopstrategie uiteenzetten.
• Een kostenbesparingsproject toelichten.
• Een nieuwe werkwijze introduceren.
• Informatie over de invoering van e-procurement.
• Om inkoop in beeld te brengen bij niet-inkopers, oftewel: voor de interne profilering van
inkoop.
Intranet en e-mail
• Elektronische nieuwsbrief.
• Opslag van productgegevens en klantgegevens.
• Structuur van de organisatie en een wie is wie.
• Een kennisdatabank die met trefwoorden toegankelijk is.
• Onderzoek onder de medewerkers.
Knipselkrant
• Informatie verstrekken over belangrijke ontwikkelingen in de markt: producten,
concurrenten, concurrentieverhoudingen, prijzen, contracten, condities en dergelijke.
• Informatie verschaffen over inkoopontwikkelingen bij anderen, of hoe de buitenwacht
tegen u aankijkt: wat zegt en schrijft men over u?
Mededelingenbord
• Een aankondiging van een inkoopevenement.
• Een wervende kreet in het kader van een inkoopverbeteringsprogramma of de
resultaten daarvan, in diagrammen weergegeven.
• Een foto van iemand die een NEVI opleiding heeft afgerond of van een nieuwe
inkoopmedewerker.
Memo
• De specificaties van een product zijn gewijzigd en het is van belang dat anderen
daarvan op de hoogte worden gebracht.
• Er is een nieuw mantelcontract afgesloten. U wilt uw collega’s daarover informeren.
• U werkt binnen een grote organisatie (met meerdere vestigingen) en wilt een belangrijke
afspraak bij een grote groep mensen voor het voetlicht brengen.
• U wilt geen zaken meer doen met een bepaalde leverancier en plaatst deze op een
zwarte lijst.
Open leveranciersdag
• Vertaling van de inkoopstrategie naar leveranciersmanagement.
• Initiëren van kwaliteitsverbeteringprogramma’s en leverancierontwikkelprogramma’s.
• Versterken en benutten van het netwerk van preffered suppliers.
• Bij het starten van een nieuwe activiteit zoals vendorrating.
© NEVI
pag.: 3 van 3
code: ORG-COMP-kre-014-bl versie 1.1
Persoonlijk gesprek
• Om informatie tussen twee personen of binnen een kleine groep uit te wisselen.
• Achterhalen van mogelijke weerstanden tegen een verandering of ideeën daarover.
• Om te motiveren.
Poster
• Uw inkoopmissie onder de aandacht brengen.
• De inkoopdoelstellingen voor het voetlicht brengen.
• Profileren van inkoop binnen de organisatie als geheel.
Strooigoed
• Een belangrijke ontwikkeling onder de aandacht brengen. Bijvoorbeeld dat bepaalde
artikelen nu ook langs elektronische weg uit een catalogus in de computer kunnen
worden besteld.
• Uitdragen van de (inkoop)missie. Zo’n missie moet per slot van rekening kort zijn en
past dus prima op strooigoed.
• Ondersteuning bij een interne actie. Denk aan een project voor cultuurverandering of
een besparingsoperatie.
• Viering van een jubileum in inkoop. Bijvoorbeeld: ‘5 jaar inkoop nieuwe stijl’.
• Communiceren van een belangrijk intern (service)telefoonnummer.
Training
• Om nieuwe technieken, werkwijzen of methoden te leren (bijvoorbeeld internationaal
aanbesteden, samenwerken in een multidisciplinair team, een inkoopproject managen,
onderhandelen, een inkoopplan opstellen, een contract opstellen, presenteren, werken
met een balanced scorecard).
• Samenwerking verbeteren door begrip over inkoop te vergroten.
• Arbeidsvreugde vergroten.
(Video)vergadering
• Besluitvorming, bijvoorbeeld over welke leveranciers in het kader van leveranciersreductie gaan afvallen, of over de verdeling en/of afstemming van het werk.
• Informatie verschaffen, bijvoorbeeld over het nieuwe inkoopplan, over de invoering van
een systeem voor e-procurement of over de voortgang van een project.
• Meningsvorming, bijvoorbeeld om in kaart te brengen waar de verschillende medewerkers kansen zien om besparingen te realiseren.
Voorlichtingsbrochure
• Uitleg over een vendorratingsysteem, of over een systeem voor e-pocurement.
• Om nieuwe mensen snel wegwijs te maken in de organisatie (introductiebrochure).
Wie-is-wie bij inkoop
• Na een fusie, overname of een ingrijpende reorganisatie.
• In geval van een compleet nieuwe afdeling.
• Om raamcontracten en personen van inkoop breed bekend te maken.