Uitnodiging ALV 12-11-2016

Max Heymansstraat 93
3059MK Rotterdam
Telefoon 010-4556108
E-mail: [email protected]
IBAN: NL 41 INGB 0000 114033
Kamer van Koophandel nr. 40465043
Uitnodiging
voor de op zaterdag 12 november 2016 te houden najaarsvergadering
van
VTV “De Boerderij”
Aanvang 13.00 uur in het verenigingsgebouw “de Nessefarm”.
Het is in het belang van de vereniging dat zoveel mogelijk leden aan de vergadering
deelnemen.
Indien u door omstandigheden bent verhinderd, verzoeken wij u gebruik te maken van de
ingesloten machtiging, zodat uw stem alsnog kan worden uitgebracht.
Uw aanwezigheid zal zeer worden gewaardeerd.
Het bestuur.
Eventuele vragen, opmerkingen en suggesties over de algemene vergadering kunt u van te
voren met het bestuur bespreken op zaterdag 5 november 2016 van 10.00 tot 12.00 uur.
Gezien het aantal punten van de vergadering verzoeken wij u gebruik te maken van het
bovenstaande spreekuur. Dit bevordert een vlot verloop van de vergadering en vergroot de
kans op een gemotiveerd antwoord van het bestuur.
Agenda “Algemene Ledenvergadering” (ALV)
12 november 2016 13.00 uur.
1. Opening
2. Notulen 9 april 2016
3. Ingekomen stukken
4. Mededelingen
5. Begroting
6. Natuurlijk tuinieren
7. Rondvraag
8. Sluiting
---
Stemmen
Leden die de vergadering niet kunnen bijwonen, kunnen hun stem uitbrengen door bijgaand
machtigingsformulier in te vullen. Deze machtiging dient VOOR de aanvang van de
vergadering te worden ingeleverd bij het bestuur. Per lid kan slecht 1 extra stem worden
uitgebracht.
Pagina 2
Punt 1, Opening
Punt 2, Notulen
NOTULEN ALV VOLKSTUINVERENIGING DE BOERDERIJ 9 april 2016
Aanwezig 33 leden, 1 machtiging.
Agenda
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Opening
Notulen 14 november 2015
Ingekomen stukken
Mededelingen
4B. Stemming motie RBVV
Wijzigingen Huishoudelijk Reglement
Verslag Kascontrolecommissie jaarrekening 2015
A. Toelichting Jaarrekening 2015
B. Resultaatrekening 2015
Jaarverslag 2015
Onderhoud
A. Opstallen
B. Natuurlijk tuinieren
C. Terrein
Bestuursverkiezing
Rondvraag
Sluiting
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering.
2.
Notulen 14 november 2015
De notulen worden goedgekeurd.
3. Ingekomen stukken
Er is één machtiging binnengekomen.
4. Mededelingen
-
De composthoop is omgezet en er is 58 ton tuinafval afgevoerd.
De gemeente Rotterdam en de AVVN hebben een intentieverklaring ondertekend. De
AVVN zal in de komende tijd onderzoeken of zij de taken van de RBVV voor wat betreft
onderhoud en beheer kan overnemen. In dat kader bezoekt de AVVN in de komende
maanden alle Rotterdamse VTV’s.
Pagina 3
4B. De voorzitter geeft een korte samenvatting van het doel en de inhoud van de motie voor
de vergadering van de RBVV in het voorjaar 2016. Vervolgens vraagt hij de ALV of de leden
kunnen instemmen met de tekst van de motie. Dat kunnen de leden. Daarna vraagt hij de
ALV of de leden aan het bestuur een mandaat willen geven om op de voorjaarsvergadering
van de RBVV voor deze motie te stemmen. Dat mandaat krijgt het bestuur.
5. Wijzigingen Huishoudelijk Reglement
Het bestuur brengt de volgende aanvullingen op het Huishoudelijk Reglement in stemming:
1. Eén keer in de drie jaar controleert het bestuur de stand van de watermeters van de
leden.
2. Bij verkoop van een tuinhuis dient het vertrekkende lid alle financiële verplichting aan de
vereniging voldaan te hebben. Tevens dient het vertrekkende lid aan de te voldoen aan
de eisen en de verplichtingen van het Huishoudelijk Reglement/Tuinreglement en de
Statuten.
3. Bij het niet nakomen van financiële verplichtingen aan de vereniging zal niet meer een
deurwaarder worden ingeschakeld maar treedt de procedure “Niet functionerende leden
“ in werking.
De ALV stemt in met deze drie aanvullingen op het Huishoudelijk Reglement.
6. Verslag Kascontrolecommissie jaarrekening 2015
Mevrouw Van der Velde vertrekt als lid van de controlecommissie maar blijft beschikbaar als
reservelid. De voorzitter dankt haar voor de bewezen diensten.
De commissie, bestaande uit mevrouw Van de Weg en de heer Van Tuyn, verklaart dat zij de
jaarrekening gecontroleerd heeft en dat zij geen onrechtmatigheden heeft aangetroffen. Zij
adviseert de ALV om het bestuur decharge te verlenen over het boekjaar 2015. De ALV stemt
vervolgens in met de jaarrekening 2015.
7. A. Toelichting Jaarrekening 2015
B. Resultaatrekening 2015
Er wordt een verschil van € 10.000 geconstateerd tussen het saldo op de betaalrekening in
2014 en 2015. Dat geld is voor een deel uitgegeven en voor een deel overgeheveld naar de
spaarrekening. De vereniging heeft zowel bij de ING als bij de ASN een spaarrekening.
Vanuit de ALV komt het voorstel om over te stappen op de Triodosbank. De penningmeester
antwoordt dat we voorlopig voor de lopende rekeningen de ING zullen aanhouden maar dat
hij er in 2017 op terug zal komen.
Aangaande de reserveringen wordt gevraagd of er een onderhoudsplan aan de
reserveringen is gekoppeld. Dat onderhoudsplan is er maar moet wel worden herijkt. In 2017
hoopt het bestuur de jaarrekening met onderhoudsplan te presenteren.
8. Jaarverslag VTV De Boerderij 2015
Over het jaarverslag zijn geen vragen.
9. Onderhoud
A. Opstallen: de komende tijd zal er schilderwerk worden gedaan.
B. Natuurlijk Tuinieren:
- het tegenbezoek aan de VTV Nieuw Vredelust in Amsterdam zal plaatsvinden op 29 mei.
Pagina 4
-
achter tuin 85 wordt dit jaar een rotstuin aangelegd.
de bijenstand wordt vernieuwd en de vereniging krijgt eigen bijen.
het plan is om dit jaar plantenbakken bij de ingang van het terrein te plaatsen.
de werkgroep natuurlijk tuinieren kan extra leden goed gebruiken.
met ingang van 1 maart 2016 is het particulier gebruik van RoundUp bij wet verboden.
C. Terrein: geen bijzondere mededelingen.
10. Bestuursverkiezing
De penningmeester is aftredend. Hij stelt zich opnieuw verkiesbaar en wordt met algemene
stemmen herkozen.
De heer Pellikaan wordt voorgedragen als nieuw lid van het bestuur, belast met de kantine.
Ook hij wordt met algemene stemmen gekozen door de ALV.
11. Rondvraag
Vanuit de ALV komt het voorstel de tractor te voorzien van grasbanden om de paden te
beschermen. Hier wordt tegenin gebracht dat de tractor met grasbanden geen grip heeft op
de compostplaats en dat nieuwe banden voor de tractor waarschijnlijk maar een fractie
goedkoper zullen zijn dan een heel nieuwe tractor. Nader onderzoek is gewenst.
Punt 3 Ingekomen Stukken
Punt 4 Mededelingen
De stand van zaken over Stadsontwikkeling (SO) en AVVN zullen mondeling worden
toegelicht door Kees Lamens
Pagina 5
Punt 5 Begroting
Begroting 2017
Wij presenteren u hieronder de begroting van 2017. Ten opzichte van 2016 is een kleine
wijziging opgenomen. Te weten: de contributie voor RBVV van 40 euro komt te vervallen.
Deze kosten zal de RBVV aan de leden die lid zijn gebleven, direct factureren.
Begrotingsposten
Inkomsten
Ledenbijdrage
€ 82.000
Verkopen nessefarm
€ 12.000
Winkelverkopen
Rentebaten
Totaal inkomsten
€ 6.000
€ 500
€ 100.500
Uitgaven
Contributies, Grondhuur en Vastrecht
€ 48.000
Verzekering tuinhuisjes
€ 10.000
Waterverbruik
€ 2.700
Inkopen winkel
€ 4.500
Inkopen nessefarm
€ 11.000
Afschrijvingskosten
€ 8.500
Onderhoud
€ 5.300 *
Vereniging
€ 10.000 **
Feest 2017
€ 500
Totaal uitgaven
€ 100.500
** zie hieronder een uitsplitsing van deze begrotingsposten
De begroting voor 2017 is sluitend. Hierdoor is het verhogen van de ledenbijdrage niet nodig
voor het jaar 2017.
De verschillende activiteiten in 2017 zullen begrotingsneutraal worden georganiseerd. Dit
betekent dat deze activiteiten zichzelf moeten financieren door eventueel een bijdrage van de
deelnemers. Als de activiteiten meer opleveren dan ze kosten, wordt het resterende bedrag
gereserveerd.
Verder zijn de onkosten van Natuurlijk Tuinieren ondergebracht bij Onderhoud Terrein.
Het opknappen van de vogeltuin brengt met zich mee het rooien en het snoeien van een aantal
bomen. De schatting van deze kosten is rond de 3000 euro. Deze zullen we putten uit de
reservering en zal daarom niet drukken op de begroting 2017.
Pagina 6
Punt 6 Natuurlijk tuinieren
Het voorstel van het bestuur is om alle leden meer te betrekken bij het natuurlijk tuinieren.
Dit houdt in dat er een denktank is van natuurlijk tuinieren die verschillende projecten
bedenkt om onze 4 stippen te behouden. Deze projecten worden uitgevoerd/onderhouden door
de reguliere zaterdag werkbeurten, waarbij het natuurlijk tuinieren de regie heeft.
De meeste leden van natuurlijk tuinieren zijn ook positief over dit voorstel.
Volgend jaar willen wij deze nieuwe werkwijze invoeren. Wij hopen dat iedereen enthousiast
is en het natuurlijk tuinieren een totaal onderdeel wordt van VTV de Boerderij.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Mocht u verhinderd zijn om de vergadering bij te wonen, dan kunt u dit formulier gebruiken
om een ander lid te machtigen om, tijdens de vergadering, uw stem uit te brengen
Machtiging algemene vergadering van de VTV “De Boerderij” op 12 november
2016
Hierbij machtig ik,
De heer/mevrouw………………………………………………
Mij te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 12 november 2016.
Naam……………………………………………………………….
Tuin ………….
Plaats……………………………………………………………….
Datum………………………………………………………………
Handtekening………………………………………………………
Pagina 7