omgaan met organisatieknelpunten

VERGADERDATUM
SE CTO R/A FDEL ING
30 oktober 2012
SMO/P&O
ST UKDATUM
NAAM STELLER
11 oktober
mw. M. Italiaander / G.C.J. Smink
ALGEMENE VERG ADERING
AGENDAPUNT
9
Voorstel
1. Kennisnemen van het oplossen van de gemelde organisatieknelpunten door
ze mee te nemen in het vraagstuk organisatiesturing en samenwerking.
2. Instemmen met het beschikbaar stellen van een budget van € 200.000,-voor tijdelijke inhuur in 2013.
ONDERWERP
Omgaan met
organisatieknelpunten
PROGRAMMA
Bedrijfsvoering
PORTEFEUILLEHOUDER
C.A.A.A. Maenhout
PARAAF HOOFD AFDELING CCBO
drs. E. Borsboom
Samenvatting
Bij de thematische behandeling van de Voorjaarsnota 2013-2016 heeft het
college aangegeven dat er enkele personele knelpunten binnen de organisatie
zijn. De oorzaken hiervan zijn meerledig en te herleiden naar een aantal
besluiten, ontwikkelingen en keuzes van de afgelopen jaren.
De organisatie heeft onder meer behoefte aan meer capaciteit om vanuit
verschillende disciplines adequaat op ruimtelijke ontwikkeltrajecten te kunnen
reageren. De inschatting van de diverse afdelingshoofden is dat hiervoor in
totaal ongeveer 5,5 fte aan extra capaciteit nodig is. Ook op het gebied van
innovatie en duurzame ontwikkeling wordt van het waterschap een steeds
grotere en vroegtijdige betrokkenheid gevraagd. Dit levert een
capaciteitsprobleem op van 1,5 fte. Tot slot bestaat een aantal knelpunten op
specifieke taken, zoals in het beheer en onderhoud van objecten als gevolg van
onder andere automatisering van stuwen, op het gebied van technisch beheer
door toegenomen eisen aan gegevensverzameling en beheer en door het
invoeren van digitalisering. Tezamen vraagt het oplossen van deze knelpunten
een extra capaciteit van 3 fte.
In totaal betekent dit een vraag naar extra capaciteit van 10 fte.
DenH heeft ervoor gekozen om de knelpunten op te lossen via het traject
organisatiesturing, de verschillende samenwerkingsinitiatieven en de
mogelijkheden ‘nieuw voor oud’. Dit betekent dat op dit moment geen extra
formatie voor het oplossen van de personele knelpunten zal worden gevraagd.
Omdat wordt voorzien dat niet alle knelpunten voor 1 januari 2013 zijn
opgelost, wordt voorgesteld de totale personeelsbegroting in 2013 tijdelijk te
verhogen met € 200.000,--. Hiermee kunnen urgente personele knelpunten
direct worden opgelost en wordt enige flexibiliteit gecreëerd. In de
voorjaarsnota is geen rekening gehouden met deze kosten.
Lelystad, 4 oktober 2012,
Het college van Dijkgraaf en Heemraden,
de secretaris-directeur,
de dijkgraaf,
ir. J.B. van der Veen.
mr. ir. H.L. Tiesinga.
REGISTRATIENUMMER
159598
1/4
Toelichting
Aanleiding en oorzaken
Bij de thematische behandeling van de Voorjaarsnota 2013-2016 heeft het
college aangegeven dat er enkele personele knelpunten binnen de organisatie
zijn. De oorzaken hiervan zijn meerledig en te herleiden naar een aantal
besluiten, ontwikkelingen en keuzes van de afgelopen jaren.
In de huidige bestuursperiode heeft de AV meerdere malen het signaal
afgegeven dat de organisatie actief op zoek moest gaan naar mogelijkheden
om haar taken met minder medewerkers te verrichten. Het aannemen van de
motie ‘250 fte’ in 2008 is daar een concreet voorbeeld van. De afgelopen jaren
hebben dan ook in het teken gestaan van het zoeken naar manieren om steeds
efficiënter en effectiever te werken binnen de vastgestelde formatie en
budgetten.
Inmiddels heeft het college moeten constateren dat ‘het vet op de botten is
verdwenen’, dat binnen de organisatie een aantal capaciteitsknelpunten is
ontstaan en dat middelen ondoelmatig worden ingezet voor dure inhuur waar
sprake is van structurele knelpunten. Daarbij knelt in sommige situaties het
schot tussen materiële en personele budgetten.
De organisatie heeft te maken gekregen met een aantal taakuitbreidingen
(stedelijk waterbeheer, baggeren, buitendijks, et cetera), de ruimtelijke
ontwikkelingen zijn steeds omvangrijker en arbeidsintensiever geworden
(bijvoorbeeld schaalsprong Almere) en de samenwerking met andere partijen is
geïntensiveerd. Deze toename van activiteiten is grotendeels binnen de
bestaande capaciteit opgevangen.
De omgeving verlangt andere dingen van het waterschap dan in het verleden.
In het algemeen is een taakverschuiving gaande van een productieorganisatie
naar een regieorganisatie, dit vraagt om andere personele kwaliteiten dan
degene die nu ter beschikking staan. In toenemende mate wordt het
waterschap gevergd op ‘partner zijn aan tafel’, op project- en
onderhandelingsvaardigheden, en op informatiedeskundigheid. Deze
ontwikkeling is langzaam gegaan en daarmee heeft zich in de organisatie
eveneens langzaam een probleem opgebouwd dat lange tijd in de zijlijn is
opgelost, maar waar nu duidelijke keuzes moeten worden gemaakt, wil de
organisatie verder kunnen.
De organisatie wil ook graag een goed werkgever zijn, daarbij hoort ruimte
voor instroom, doorstroom, uitstroom. In een organisatie die in de personele
sfeer op slot zit, zijn de mogelijkheden voor het gericht stimuleren van
mobiliteit beperkt.
Knelpunten
De organisatie heeft behoefte aan meer capaciteit om adequaat op ruimtelijke
ontwikkeltrajecten, zoals Almere, te kunnen reageren. Het waterschap is bij
dergelijke trajecten als deskundig partner vanuit meerdere disciplines
betrokken. Dit betekent op verschillende momenten intensieve samenwerking
met andere partijen. In het proces van watertoetsen, beleids- en planvorming
wordt een intensievere betrokkenheid van het waterschap vanuit de
gebiedsontwikkelingen gevraagd. In het verlengde daarvan moet de vertaling
naar de uitvoering ook goed worden belegd en geregeld. De inschatting van de
diverse afdelingshoofden is dat hiervoor in totaal ongeveer 5,5 fte aan extra
capaciteit nodig is.
Ook op het gebied van innovatie en duurzame ontwikkeling wordt van het
waterschap een steeds grotere en vroegtijdige betrokkenheid gevraagd. De
komende jaren zal een transitie plaatsvinden naar een duurzaam
afvalwatersysteem met een verbreding van het werkveld. Hierbij moet onder
meer rekening worden gehouden met meerdimensionale doelen (geld, milieu,
draagvlak, et cetera), meer actoren die een rol van betekenis spelen en dat
naast de techniek het proces om meer en meer aandacht vraagt. De
samenwerking met gemeenten zal zich van voornamelijk afstemming over
REGISTRATIENUMMER
159598
1/4
investeringen moeten verbreden naar afstemming op het terrein van beheer en
onderhoud. In totaal is hiervoor 1,5 fte aan extra capaciteit nodig.
Ten derde bestaat een aantal knelpunten op specifieke taken. In de afgelopen
jaren is het aantal te beheren objecten sterk gegroeid onder andere door het
automatiseren van stuwen, waardoor voor beheer en onderhoud een extra
technicus nodig is. Daarbij kunnen technici worden ontlast door de
monstername onder te brengen bij het team binnen het waterschap dat zich
daarin heeft gespecialiseerd. Ook zijn in het technisch beheer de eisen aan
gegevensverzameling en beheer toegenomen; hiervoor is een
gegevensbeheerder onontbeerlijk. Verder is op korte termijn tijdelijk extra
inzet nodig voor de implementatie van digitalisering.
Ten slotte zal als gevolg van het traject organisatiesturing en de
samenwerkingstrajecten de werklast voor de ambtelijk secretaris van de OR
het komende jaar toenemen. Tezamen vraagt het oplossen van deze
knelpunten een extra capaciteit van 3 fte.
In totaal betekent dit een vraag naar extra capaciteit van 10 fte.
Oplossing
Bij de aankondiging van de organisatorische knelpunten, bij de presentatie van
de voorjaarsnota in mei, heeft het college aangegeven dat het oplossen van
deze knelpunten ook in relatie tot het organiatiesturingstraject en de
samenwerkingsinitiatieven zal worden beschouwd. Ook het beschouwen van de
mogelijkheden ‘nieuw voor oud’ is hierbij nadrukkelijk genoemd.
Een van de uitkomsten van het traject organisatiesturing is dat de
bedrijfsprocessen geoptimaliseerd zullen worden door ze te reorganiseren.
Taken zullen verschuiven c.q. anders worden belegd en de formatie die
daardoor vrijvalt, kan worden benut voor andere taken. Daarnaast geldt dat
knelpunten in de huidige organisatie geen knelpunten meer hoeven te zijn in
de nieuwe organisatie. Het traject organisatiesturing heeft tevens als ambitie
om (meer) projectmatig te werken en de sturing hierop te verbeteren. Deze
ambitie komt grotendeels overeen met het type personele knelpunten zoals
hiervoor weergeven. Het invullen van deze ambitie kan naar verwachting goed
samengaan met het oplossen van de knelpunten.
Het waterschap verkent op dit moment de mogelijkheden van meerdere
samenwerkingsinitiatieven, bijvoorbeeld met de Rijn-Oost waterschappen.
Hierbij wordt op een aantal onderwerpen bekeken wat de mogelijkheden zijn
om door samenwerking de kwaliteit te verbeteren, de kwetsbaarheid te
verkleinen of de kosten te verlagen. De uitkomsten hiervan en van de andere
samenwerkingsinitiatieven kunnen ook een positieve bijdrage leveren aan het
oplossen van de knelpunten.
Om de knelpunten zo veel mogelijk binnen de huidige formatie op te kunnen
lossen (‘nieuw voor oud’), zal worden gekeken hoe taken en/of functies op een
andere wijze georganiseerd kunnen worden en hoe de zo ontstane vrije
formatie het beste opnieuw kan worden ingezet.
In het licht van het bovenstaande heeft het college met het management
besloten dat de benoemde knelpunten worden opgelost via het traject
organisatiesturing en de verschillende samenwerkingsinitiatieven. Het
heroverwegen van de organisatiesturing en het opnieuw opzetten biedt de
mogelijkheid om de organisatie weer optimaal aan te laten sluiten op de
huidige behoeften. De in de afgelopen jaren langzaam ontstane veranderingen
in taak, accenten en type inzet van de organisatie kunnen daarin worden
meegenomen. Dit betekent dat op dit moment geen extra formatie voor het
oplossen van de personele knelpunten zal worden gevraagd.
Het meenemen van de knelpunten in het traject van organisatiesturing en
samenwerking betekent dat deze niet voor 1 januari 2013 zijn opgelost. Een
aantal knelpunten bestaat al langere tijd en is urgent. Het college voorziet
daarom dat het onontkomelijk zal zijn om ook tijdelijk in te huren en vraagt
hiervoor een beperkt extra budget aan van € 200.000,--. Dit budget geeft de
REGISTRATIENUMMER
2/4
organisatie de mogelijkheid om een aantal knelpunten direct op te lossen en
het biedt enige flexibiliteit in tijd en mogelijkheden.
Personele consequenties
Zie stuk.
Financiële consequenties
Omdat wordt voorzien dat niet alle knelpunten voor 1 januari 2013 zijn
opgelost, wordt voorgesteld om de totale personeelsbegroting in 2013 tijdelijk
te verhogen met € 200.000,--. Hiermee kunnen urgente personele knelpunten
direct worden opgelost en wordt enige flexibiliteit gecreëerd. In de
voorjaarsnota is geen rekening gehouden met deze kosten.
Juridische consequenties
Geen.
Consequenties voor Communicatie
Er zijn geen consequenties voor Communicatie.
Bijlagen
Geen.
REGISTRATIENUMMER
3/4