Administratief medewerker

Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten
Dienst, functie
en wijze van
invulling
Dienst: verschillende diensten
Functie: administratief medewerker (m/v/x)
Salarisschaal: C1 C2 C3
Wijze van invulling: contractuele aanstelling met aanleg van drie wervingsreserves
met pools. Een werfreserve voor
- administratief medewerker
- administratief medewerker (financieel medewerker)
- administratief medewerker (baliemedewerker)
Specifiek voor personen met een arbeidshandicap zal gelijktijdig maar een aparte
selectieprocedure lopen, met aanleg van dezelfde 3 werfreserves.
Deze oproep is ook gericht op toekomstige vacatures. Als je hier ook interesse voor
hebt, moet je nu al deelnemen aan de selectieprocedures!
Uiterste inschrijvingsdatum voor beide selectieprocedures: 26 oktober 2016.
Aanwervings- Om via aanwerving te kunnen deelnemen aan de selectieprocedure heeft u:
procedure: wie?
Op de uiterste inschrijvingsdatum voor de selectieprocedure:
OFWEL 1 jaar werkervaring als administratief medewerker (vrijwilligerswerk
komt niet in aanmerking)
OFWEL een diploma hoger secundair onderwijs
OFWEL een attest/certificaat van een opleiding tot administratief medewerker
uitgereikt door een erkende onderwijsinstelling (http://dataonderwijs.vlaanderen.be/onderwijsaanbod)
OFWEL een ervaringsbewijs administratief medewerker volgens
www.ervaringsbewijs.be.
Om in aanmerking te komen voor de selectieprocedure voor personen met een
arbeidshandicap moet u ook aan 1 van volgende voorwaarden voldoen:
•
•
•
Ingeschreven zijn bij het Vlaams Agentschap voor Personen met een
Handicap, voorheen het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van
Personen met een Handicap;
Erkend zijn door de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en
Beroepsopleiding als personen met een handicap;
In aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of
voor een integratietegemoetkoming, die verstrekt wordt aan personen met een
handicap op basis van de wet van 27 februari 1987 houdende
tegemoetkomingen aan personen met een handicap;
Vervolg op volgende pagina
1
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Dienst, functie
en wijze van
invullingAanwer
vingsprocedure: wie?
(vervolg)
•
•
•
In het bezit zijn van een attest dat uitgereikt is door de algemene directie
Personen met een Handicap van de Federale Overheidsdienst Sociale
Zekerheid voor het verstrekken van sociale en fiscale voordelen;
Het slachtoffer zijn van een arbeidsongeval of van een beroepsziekte en een
bewijs kunnen voorleggen van een blijvende arbeidsongeschiktheid van ten
minste 66% uitgereikt door het Vlaams Fonds voor Arbeidsongevallen, door
het Fonds voor Beroepsziekten of door de Administratieve
Gezondheidsdienst of zijn rechtsopvolger in het kader van de wet van 3 juli
1967 betreffende de preventie van of de schadevergoeding voor
arbeidsongevallen, voor ongevallen op de weg naar en van het werk en voor
beroepsziekten in de overheidssector;
Uw hoogste getuigschrift of diploma behaald hebben in het buitengewoon
secundair onderwijs.
Op het moment van aanstelling:
•
•
•
•
•
•
•
Een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie;
De burgerlijke en politieke rechten genieten;
Medisch geschikt zijn voor de functie;
Voldoen aan de wetgeving met betrekking tot de leerplicht;
Voldoen aan de vereisten over de taalkennis;
Geslaagd zijn voor de selectieprocedure (zie verder);
De anti-discriminatie verklaring onderschrijven.
U moet het bewijs leveren dat u hieraan voldoet
Vervolg op volgende pagina
2
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Kandidatuurstelling:
documenten
en
indiendatum
Als u geïnteresseerd bent, solliciteert u ten laatste op 26 oktober 2016 via uw online
sollicitatiedossier.
Dit kan via de website www.stad.gent/solliciteren . Binnen de fiche ‘vacatures’ kan u
deze procedure opzoeken en ‘solliciteren’. Hiervoor dient u na het doorlopen van de
sollicitatiewizard te klikken op de knop ‘sollicitatie verzenden’. Pas wanneer u een
ontvangstbevestiging krijgt van uw sollicitatie voor deze specifieke vacature, bent u
hiervoor ingeschreven.
Aanvragen die om welke reden ook na 26 oktober 2016 worden ingediend, worden
niet aanvaard.
U schrijft zich nu in voor de selectieprocedure van administratief medewerker of
administratief medewerker voor personen met een arbeidshandicap. Het is pas
op het eerste selectie-onderdeel dat u uw keuze maakt voor één of meerdere van
onderstaande functies waarvoor wervingsreserves worden aangelegd:
- administratief medewerker
- administratief medewerker (financieel medewerker)
- administratief medewerker (baliemedewerker)
Voeg volgende documenten aan uw persoonlijk online dossier toe:
• een duidelijk curriculum vitae dat melding maakt van de exacte data van
tewerkstelling en van de functie-inhoud. De ervaringsvereiste wordt beoordeeld op
basis van uw CV. Zorg ervoor dat u toelichting geeft bij uw ervaring (uitgebreide
beschrijving van uw takenpakket), dat u exacte data meegeeft (jaartallen alleen
volstaan niet) en dat al uw relevante beroepservaring terug te vinden is in uw CV.
Het moet duidelijk vast te stellen zijn dat u aan de voorwaarden voldoet.
EN
• OF een kopie van uw diploma hoger secundair onderwijs
• OF het attest/certificaat van de opleiding tot administratief medewerker
• OF het ervaringsbewijs administratief medewerker
Voeg voor de selectieprocedure voor personen met een arbeidshandicap ook 1 van de
vereiste attesten toe aan uw online sollicitatiedossier. Neem ten laatste op 26 oktober
2016 contact op met Sofie Jacobs, arbeidspsycholoog OCMW Gent op het nummer
09 266 38 52 of per mail [email protected] , om te bekijken welke
aanpassingen u nodig heeft.
Vervolg op volgende pagina
3
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Selectieprocedure,
gemeten
competenties
en
contactpunten
Beide selectieprocedures bestaan uit volgende selectie-onderdelen:
DEEL 1 – GEMEENSCHAPPELIJK NIVEAU EN/OF VAARDIGHEIDSDEEL:
ELIMINEREND
Dit deel bestaat uit een set van proeven waarbij een aantal competenties in
kaart worden gebracht die relevant zijn voor functies die uitgeoefend
worden op niveau C.
Dit deel is eliminerend en heeft een positief of negatief eindresultaat.
Als u een positief eindresultaat behaalt, nodigen we u uit voor deel 2.
In dit deel duidt u uw keuze aan voor één of meerdere functies waarvoor
wervingsreserves worden aangelegd. Deze keuze bepaalt het verdere traject
voor deel 2.
DEEL 2– FUNCTIESPECIFIEK DEEL: ELIMINEREND
Dit deel bestaat uit een eliminerend vaardigheidsdeel en een eliminerend mondeling
deel. Beide delen zijn afgestemd op de functies waarvoor u gekozen heeft. Als u
interesse heeft voor meer dan één functie, doorloopt u een uitgebreider programma.
2.1 vaardigheidsdeel: eliminerend
Dit deel bestaat uit een aantal opdrachten gelinkt aan de functie-inhoud en
wordt aangevuld met een niet-eliminerende persoonlijkheidstest. Het
vaardigheidsdeel is eliminerend en heeft een positief of negatief
eindresultaat. Als u een positief eindresultaat behaalt, nodigen we u uit
voor het mondelinge deel.
2.2 mondelinge deel: eliminerend
In dit deel worden de motivatie en competenties beoordeeld door o.a.
werkervaring, kennis van de functie-inhoud, cases, … te bevragen.
Eventueel moet u een rollenspel of case voorbereiden.
Dit deel staat op 100 punten. U moet 60% behalen om te slagen voor de
selectieprocedure.
Vervolg op volgende pagina
4
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Selectieprocedu De volgende competenties worden voor de wervingsreserve van administratief
re, gemeten medewerker en administratief medewerker - financieel gemeten tijdens de
competenties en selectieprocedure:
contactpunten
• klantgericht handelen
(vervolg)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
resultaatgericht werken
samenwerken
rapporteren
probleemoplossend werken
zich flexibel opstellen
schriftelijk communiceren
PC-kennis hebben
organiseren
nauwkeurig werken
De volgende competenties worden voor de wervingsreserve van administratief
medewerker loket en balie gemeten tijdens de selectieprocedure:
• klantgericht handelen
• resultaatgericht werken
• samenwerken
• probleemoplossend werken
• zich flexibel opstellen
• mondeling communiceren
• stressbestendig werken
• organiseren
• nauwkeurig werken
Hieronder vindt u de functiebeschrijving terug.
Voor meer informatie over de procedures, de arbeidsvoorwaarden en de functieinhoud kan u terecht bij de Dienst Selectie Stad Gent op het nummer 09 266 75 60 of
op [email protected], en ook bij het OCMW Gent kan u de nodige informatie
bekomen op het nummer 09 266 95 12 of via [email protected].
Vervolg op volgende pagina
5
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functiebeschrijvingen
administratief medewerker (m/v/x)
Doelstelling van de functie
Als administratief medewerker voert u administratieve opdrachten uit. U verleent
informatie aan en verwerkt vragen van burgers of interne collega’s. U levert een
kwaliteitsvolle dienstverlening via de meest efficiënte organisatie binnen de
beschikbare middelen.
Plaats in het organogram
De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers:
persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu),
grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de
burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te
maken).
Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze
pijlers. U komt terecht in één van deze diensten. U rapporteert aan uw rechtstreeks
leidinggevende en geeft zelf geen leiding.
Functie-inhoud
Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u
alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een administratief
medewerker:
•
U bent dossierbeheerder. Dit houdt onder meer in dat u de aan u toegewezen
dossiers controleert, verwerkt en vervolledigt. Om uw dossiers optimaal op te
volgen legt u de contacten die nodig zijn en past u de correcte procedures toe. U
koppelt op regelmatige basis terug naar uw leidinggevende, interne medewerkers
en/of naar derden.
Vervolg op volgende pagina
6
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functiebeschrijvingen
(vervolg)
•
U verricht administratieve opdrachten voor uw dienst of departement. Dit wil
zeggen dat u één of meer van volgende opdrachten vervult:
– u stelt brieven, e-mails en faxen op of werkt deze uit, rekening houdend met
de huisstijl en bepaalde richtlijnen
– u beantwoordt telefoonoproepen en schakelt eventueel door naar de correcte
persoon
– u behandelt de binnenkomende en uitgaande post
– u klasseert, archiveert of volgt brieven, documenten, verslagen, dossiers,
enz. op
– u reserveert lokalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren
van kleine evenementen (genodigden uitnodigen, zalen reserveren, het
voorzien van technisch ondersteuningsmateriaal, enz.)
– u stelt, in opdracht van uw verantwoordelijke, dossiers administratief samen
ter voorbereiding van vergaderingen
– u notuleert en maakt verslagen op bij de vergaderingen
– u raadpleegt en beheert de agenda van uw verantwoordelijke(n)
(elektronisch)
– u maakt presentaties, affiches, flyers, … (lay-out matig) op, verspreidt deze
en haalt deze tijdig weg.
– u maakt bestanden op en houd deze actueel
– u verzamelt en controleert dienstgebonden gegevens
– u beheert de bevoorrading van bv. kantoorbenodigdheden
– u lost lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine,… op of signaleert
deze
•
U zorgt voor een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening. Dit houdt onder
meer in dat u:
– informatie geeft, vragen beantwoordt en mensen correct doorverwijst
– telefoonoproepen beantwoordt en eventueel doorschakelt
– documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of
opvolgt
– brieven, e-mails beantwoordt en verwerkt
– ontvangsten afrekent en correct registreert
•
U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bv. folders
rondbrengen, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk van de
opdracht legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe
organisaties
Vervolg op volgende pagina
7
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functie- Specifieke arbeidsomstandigheden
beschrijvingen
(vervolg) • U werkt conform de uurregeling zoals vastgelegd in het arbeidsreglement.
•
•
U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en
werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende
omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het
departement waar u bent tewerkgesteld
U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw
leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform
de regeling die is opgenomen in de betreffende circulaire en er kan u gevraagd
worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied
Gent te werken
administratief medewerker (financieel medewerker) (m/v/x)
Doelstelling van de functie
Als financieel administratief medewerker verwerkt u financiële gegevens. U staat in
voor een klantvriendelijke en efficiënte verwerking en ondersteuning van de
financiële stromen van één of meerdere entiteiten van Groep Gent.
Plaats in het organogram
De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers:
persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu),
grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de
burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te
maken).
Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze
pijlers. U komt terecht in één van deze diensten. U rapporteert aan uw rechtstreeks
leidinggevende en geeft zelf geen leiding.
Vervolg op volgende pagina
8
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Selectieprocedu
re, gemeten
competenties en
contactpunten
Functiebeschrijvingen
(vervolg)
Functie-inhoud
Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u
alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een financieel
administratief medewerker (m/v/x):
• Voor deze functie kan u één of meer van volgende kernopdrachten uitvoeren:
– u staat in voor de correcte en tijdige verwerking, controle, correctie en
opvolging van de ontvangsten. U bent verantwoordelijk voor de tijdige
inning van de ontvangsten. Indien nodig maant u debiteuren aan om de
verschuldigde bedragen over te maken. U volgt hierbij de richtlijnen en de
procedures die vanuit het Departement Financiën geformuleerd zijn.
– u staat in voor een correcte en tijdige verwerking van facturen (manueel of
elektronisch) en/of andere uitgavendocumenten. U staat in voor de controle
en volgt bij alle handelingen de richtlijnen en de procedures die vanuit het
Departement Financiën geformuleerd zijn en u signaleert eventuele
problemen.
– u staat in voor een tijdige en correcte betaalbaarstelling
•
U kan fungeren als dossierbeheerder voor de klanten. Daarbij staat u onder meer
in voor de uitvoering van de wettelijke loonsbeslagen, de opmaak en opvolging
van het derdenbestand. U krijgt dossiers toegewezen die u administratief
controleert en vervolledigt. Voor een optimale opvolging legt u de nodige
contacten en past u de correcte procedures toe. Nadien geeft u de dossiers door
aan de desbetreffende persoon/ dienst en koppelt u eventueel terug naar derden
•
Als financieel administratief medewerker zijn er een aantal specifieke financiële
taken
–
–
–
–
U staat in voor onder andere het beheer van derdengelden, effectendossiers
en legaten
U staat in voor het boekhoudkundig verwerken van rekeninguittreksels
U staat in voor de correcte en tijdige verwerking, controle, correctie en
opvolging van de ontvangsten (al dan niet cash) en uitgaven (bestelbons,
facturen,…) van de dienst. Indien nodig maant u debiteuren en crediteuren
aan om de verschuldigde bedragen of documenten over te maken. U volgt
hierbij de richtlijnen en de procedures die vanuit de eigen dienst/het
departement en/of het departement Financiën geformuleerd zijn
Daarnaast controleert u de geleverde goederen/ diensten met de
uitgavendocumenten
Vervolg op volgende pagina
9
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functiebeschrijvingen
(vervolg)
•
U levert een bijdrage tot het opmaken van de budgetvoorstellen en -wijzigingen.
Hierbij staat u in voor het verzamelen van alle nodige informatie en geeft u deze
overzichtelijk weer. Dit doet u in overleg met uw
verantwoordelijke/budgethouder volgens de richtlijnen van de eigen dienst/het
departement en/of de dienst Budgettering
•
U verricht administratieve opdrachten in functie van de dienst/het departement.
Dit houdt onder meer in dat u brieven, e-mails en faxen opstelt en/of uitwerkt
conform de geldende huisstijl en richtlijnen. U beantwoordt telefoonoproepen
en/of schakelt door naar de correcte persoon. Daarnaast voert u nog tal van
andere administratieve opdrachten uit zoals postbedeling, lokalenplanning,
notuleren, agendabeheer, enzovoort
•
U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bv. folders
rondbrengen, hulp bieden bij specifieke acties,… ). Afhankelijk van de opdracht
legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe
organisaties
Specifieke arbeidsomstandigheden
•
•
•
Als financieel administratief medewerker werkt u conform de uurregeling zoals
vastgelegd in het arbeidsreglement.
U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en
werkomstandigheden aan. Op deze manier komt u tegemoet aan wijzigende
omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst en het
departement waar u bent tewerkgesteld
U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw
leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform
de regeling die is opgenomen in de betreffende circulaire en er kan u gevraagd
worden om op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied
Gent te werken
Vervolg op volgende pagina
10
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functiebeschrijvingen
(vervolg)
administratief medewerker (baliemedewerker)(m/v/x)
Doelstelling van de functie
Als baliemedewerker bent u het aanspreekpunt voor de burger of voor interne
collega’s. U geeft informatie, beantwoordt vragen en doet daarnaast administratieve
opdrachten die gelinkt zijn aan de dienst. U levert een kwaliteitsvolle dienstverlening
en u stelt zich steeds klantgericht op.
Plaats in het organogram
De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers:
persoonsgebonden materie (dienstverlening voor de burger als individu),
grondgebonden materie (dienstverlening voor de werk- of woonomgeving van de
burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de dienstverlening waar te
maken).
Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op één van deze
pijlers. U komt terecht in één van deze diensten.
U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende en geeft zelf geen leiding.
Functie-inhoud
Uw specifiek takenpakket is afhankelijk van de dienst waar u werkt. Hieronder vindt u
alvast een algemene omschrijving van de kernopdrachten van een baliemedewerker:
• Een klantvriendelijk onthaal is voor u een prioriteit. U zorgt voor een efficiënte
dienstverlening aan klanten die de dienst bezoeken. In toeristisch gebonden
diensten kan u de klanten in het Nederlands, Frans, Duits of Engels verder helpen.
Dit betekent dat u:
− informatie geeft en vragen beantwoordt van klanten die zich op de dienst
aanbieden
− de telefoon beantwoordt en eventueel doorschakelt
− documenten en formulieren voor de klant invult, verwerkt, doorstuurt en/of
opvolgt
− e-mails en brieven beantwoordt en verwerkt
− ontvangsten afrekent en correct registreert
Vervolg op volgende pagina
11
Selectieprocedure voor de functie van: Administratief
medewerker (m/v/x) bij verschillende diensten, Vervolg
Functie- • U kan als dossierbeheerder fungeren voor klanten. U krijgt dan dossiers
beschrijvingen
toegewezen die u administratief controleert en vervolledigt. U legt de contacten
(vervolg)
die nodig zijn en past de correcte procedures toe.
• U staat in voor administratieve opdrachten voor uw dienst of departement. Dit wil
zeggen dat u werkt aan één of meer van de volgende opdrachten:
– u stelt brieven, e-mails en faxen op of werkt deze uit, rekening houdend met de
huisstijl en bepaalde richtlijnen
– u deelt de binnenkomende post uit en handelt de uitgaande post af
– u klasseert, archiveert of volgt brieven, documenten, verslagen, dossiers,
tijdschriften, enz. op
– u belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine
evenementen (u nodigt mensen uit, reserveert zalen, voorziet technisch
materiaal, enz.)
– u maakt bestanden of databases op en vult deze aan
– de bevoorrading van bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden
– u probeert lichte storingen aan fax, printer, kopieermachine, enz. op te lossen of
signaleert deze
• U helpt mee bij verschillende opdrachten die eigen zijn aan de dienst (bijvoorbeeld
folders verspreiden, hulp bieden bij specifieke acties, enz.). Afhankelijk van de
opdracht legt u hiervoor ook contacten met andere interne diensten en/of externe
organisaties
Specifieke arbeidsomstandigheden
• Als baliemedewerker werkt u tijdens de openingsuren van het loket (dit gebeurt
meestal volgens een beurtrol tussen medewerkers)
• U past zich binnen uw functie aan veranderingen in opdrachten en
werkomstandigheden aan. Dit om tegemoet te komen aan wijzigende
omstandigheden, opdrachten en doelstellingen binnen de dienst waar u bent
tewerkgesteld
• U kan ingeschakeld worden in een permanentiesysteem, er kan u door uw
leidinggevende gevraagd worden om bijzondere prestaties te verrichten conform
de regeling die is opgenomen in het vademecum en er kan u gevraagd worden om
op verschillende tewerkstellingsplaatsen binnen het grondgebied Gent te werken
12