Significante kostenreductie bij opslag bijlagen in SAP

Significante kostenreductie bij opslag
bijlagen in SAP
Opslaan van bijlagen geschiedt standaard in SAP database
Veel SAP gebruikers koppelen lokale PC bestanden aan SAP documenten. Via de "Generic object
services" of "Services voor object" knop, beschikbaar in vrijwel alle standaard SAP transacties,
kunnen bijvoorbeeld PDF, Word of Excel bestanden toegankelijk gemaakt worden via het
onderliggende SAP document. Zo worden in de praktijk bijvoorbeeld offerte bestanden gekoppeld
aan bestellingen of binnenkomende bestellingen gekoppeld aan verkooporders.
Deze bijlagen worden standaard opgeslagen in de onderliggende SAP database. Uiteraard nemen dit
soort binaire bestanden procentueel significant meer ruimte in beslag dan de platte data waar de
SAP database primair voor bedoeld is.
Onderzoek onder een aantal van onze klanten leert dat in enkele gevallen de tabel waarin bijlagen
worden opgeslagen (de tabel SOFFCONT1) tot wel 25% van de totale database kan beslaan. Uit
oogpunt van de kosten van opslag in een SAP HANA omgeving kan een reductie van de grootte van
de database significante korstenbesparingen realiseren. Maar ook wanneer traditionele databases
gebruikt worden kunnen de voordelen aanzienlijk zijn. Denk hierbij aan backup procedures of
systeem kopieën.
Voorbeeld scenario
In transactie ME21N of ME22N (bestelling creëren of wijzigen) kan men bijlagen koppelen via de
knop "Services voor objecten".
Bij het koppelen van de bijlage aan de bestelling zal dit document in de SAP database worden
opgeslagen. De wens is om PC documenten zoals Excel, PDF, et cetera aan een bestelling te
koppelen zonder deze bijlagen op de SAP-server te bewaren. Deze documenten moeten opgeslagen
worden op een extern opslagmedium.
Om te analyseren of het zinvol is om bijlagen op een alternatieve wijze op te slaan gaan we eerst
bekijken wat de database grootte is van de tabel SOFFCONT1. In onderstaande voorbeeld zien we
dat deze tabel ongeveer 1.074.542 MB groot is. Ten opzichte van een totale database van 5.661 GB
is dit ongeveer 20%!
We zien dat er hier significante besparingen mogelijk zijn. In de volgende paragraaf leggen we uit
hoe.
Opslaan van bijlagen op extern opslagmedium
Het is via configuratie mogelijk om bijlagen standaard op te slaan op een externe gegevensbron,
bijvoorbeeld een SAP Content Server. De SAP Content Server is een stand-alone SAP component
waarop externe documenten kunnen worden opgeslagen.
De SAP Content server valt binnen de reguliere SAP licentie en is kosteloos te gebruiken.
Documenten worden opgeslagen in een MaxDB database (onderdeel van de installatie). SAP
applicaties kunnen toegang krijgen tot Content Server voor het uploaden, downloaden of weergeven
van documenten via het Archivelink protocol.
Zoals in onderstaande figuur zichtbaar is, zullen bijlagen via KPro in the content repository SOFFDB
(onderhouden via transactie OAC0). Deze refereert naar database tabel SOFFCONT1.
Om documenten op te slaan in een externe content repository dient men de volgende procedure te
volgen:
1. Creëer een content repository gekoppeld met een SAP content server
In de Implementation Guide (IMG) (transactie SPRO) kies SAP NetWeaver → Application Server
→ Basis Services → ArchiveLink → Basic Customizing → Define Content Repositories.
2. Creëer vervolgens een content repository voor de storage category HTTP content server. Deze
content repository bevat de details rondom de connectie naar de SAP content server.
Er zijn nu dus 2 categorieën beschikbaar: SOFFDB die gekoppeld is met de SAP Database, en
SOFFHTTP die gekoppeld is met een SAP Content server.
3. Toewijzing SOFFPHIO class aan content category SOFFHTTP
•
•
•
Kies transactie SKPR08.
In het veld previous category SOFFDB staat class SOFFPHIO. Vul in het veld New Category de
waarde SOFFHTTP in.
Kies "Save".
Indien waarde SOFFPHIO niet beschikbaar is, dient deze beschikbaar gemaakt te worden via
transactie SE16N. Wijzig hiervoor de veldwaarde CAT MAINT naar X in tabel SDOKPHCL, regel
SOFFPHIO.
Vanaf nu worden alle bijlagen opgeslagen in de SAP Content server. Men kan dit controleren door de
grootte van tabel SOFFCONT1 te bekijken voor en na het koppelen van een bijlage aan bijvoorbeeld
een inkooporder.
Migratie
Nadat het standaard gedrag bij het opslaan van documenten gewijzigd is, is het zaak om ook de
reeds in de SAP database aanwezige documenten te migreren naar de externe gegevensdrager. SAP
heeft hier een aantal hulpmiddelen voor beschikbaar gesteld. Hierdoor kunnen de reeds gekoppelde
bijlagen eenvoudig verplaatst worden.
Het meest recente SAP programma (RSGOS_RELOCATE_ATTA) voor de migratie van bijlagen is
beschreven in SAP Note 2293171.
In de schermafdrukken hierboven worden alle bijlagen, opgeslagen in de SAP Database, die in een
bepaalde periode gekoppeld zijn aan inkooporders, gemigreerd naar een SAP Content server.
Eindgebruikers merken geen verschil, voor hen verandert er niets. De SAP database zal echter
significant in omvang afnemen. Zoals eerder gemeld in sommige gevallen met meer dan 20%!
Deze tekst is aangeleverd door Avelon. Voor vragen of extra informatie over dit onderwerp kunt u
contact opnemen met Sander van der Wijngaart. Zie voor contactgegevens www.avelon.nl.