Parent-child wijzigingsverzoeken

SAP Management of Change – Feature Pack 1
De vervanging van een essentiële pomp of het inregelen van een innovatief stuk software,
allebei zijn het voorbeelden van veranderingen waarbij er veel op het spel kan staan. Het is
van essentieel belang dat belangrijke beslissingen door de juiste functionarissen worden
genomen én dat ontwerpkeuzes niet ongedocumenteerd worden uitgevoerd.
SAP Management of Change is dé oplossing die een gecontroleerde uitvoering van deze
veranderingen waarborgt en SAP zorgt er met de uitlevering van Feature Pack 1 (FP1) voor
dat SAP MoC hier nog beter in kan ondersteunen. In dit artikel worden de nieuwe functies
uit het Feature Pack nader toegelicht.
Voor een korte inleiding in SAP Management of Change zie het artikel in het VNSG magazine
van september 2014.
Parent-child wijzigingsverzoeken
Bij grote, complexe veranderingen is een enkel wijzigingsverzoek mogelijk niet afdoende om
de volledige scope te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarbij een zelfde
soort pomp in meerdere fabrieken moet worden vervangen. Het zou in deze situatie
mogelijk niet volstaan om voor elke locatie simpelweg één actie aan te maken – elke pomp
heeft een eigen stuk planning, veiligheidsmaatregelen en fysieke uitvoering nodig. Toch is
het ook niet zo dat elke pomp als los wijzigingsverzoek kan worden gezien – er is een
gedeelde kern aan taken, bijvoorbeeld de keuze voor het vervangende apparaat die maar
één keer wordt gemaakt.
Magnus Technology Consultants | Gooimeer 5-39 • 1411 DD Naarden • t +31 88 696 60 00 • f +31 88 696 60 01 • Kvk Gooi- en Eemland 32116761 • www.magnus.nl
Vanaf FP1 biedt de Parent-child functionaliteit in de wijzigingsverzoeken de optie om
verzoeken hiërarchisch onder elkaar te organiseren in een structuur, waardoor complexe
MoC trajecten beter zijn te controleren. Parent en child verzoeken zijn andere types en zijn
dus ook los te configureren. Zo kunnen bijvoorbeeld autorisaties per niveau anders worden
ingevuld.
Verbeterde vragenlijsten
SAP MoC dankt een deel van zijn kracht aan de mogelijkheid om standaard vragenlijsten te
configureren bij belangrijke stappen in een wijzigingsverzoek. Het doel van deze
vragenlijsten is om de beslissers van alle informatie te voorzien die ze nodig hebben om tot
een gedegen beslissing te komen. Het is dan ook wenselijk dat deze vragen volledig worden
beantwoord. In sommige gevallen is nadere toelichting ook zeer belangrijk.
In FP1 komt er de mogelijkheid bij om op het niveau van wijzigingsverzoek type een
antwoord op specifieke vragen verplicht te stellen voordat de status van een verzoek kan
veranderen. Daarbij kan in geval van een afwijkend of onverwacht antwoord ook een
toelichting verplicht worden gesteld, zodat in één keer alle informatie voor beslissers
beschikbaar is.
Workflow en status opties
MoC trajecten worden per organisatie verschillend ingericht, omdat de informatie- en
controlebehoefte per organisatie anders is. Klassiek MoC heeft beperkte opties voor
statusopvolging en het automatiseren van de workflow waardoor SAP MoC de gebruikers
niet optimaal ondersteund voor wat betreft een efficiente afhandeling van een
wijzigingsverzoek.
Vanaf FP1 is het mogelijk om de bestaande statussen van wijzigingsverzoeken uit te breiden
met gebruiker statussen, waardoor MoC beter kan aansluiten op de gewenste workflow. Als
een activiteit van status wijzigt, kan het SAP MoC zo worden ingesteld dat de status van het
wijzigingsverzoek automatisch verandert, of dat de verantwoordelijke gebruiker daar een
melding van krijgt. Hierdoor wordt de juiste functionaris op het juiste moment op actie
gezet.
Massawijziging voor toewijzingen
Binnen SAP MoC worden de verantwoordelijkheden vastgelegd door aan een
wijzigingsverzoek en/of een activiteit één of meerdere personen te koppelen. Indien de
persoon in kwestie uit dienst gaat of van functie wijzigt, dienen de bestaande
wijzigingsverzoeken en/of activiteiten aan zijn/haar vervanger gekoppeld te worden.
Hiervoor biedt FP1 een programma waarmee de verantwoordelijke persoon in bestaande
taken of wijzigingsverzoeken kan worden gewijzigd. Elke toewijzing die op deze manier
wordt uitgevoerd wordt gelogd in het systeem, waardoor de audit-trail intact blijft.
Conclusie
SAP MoC is uitgebreid met nieuwe functionaliteiten van Feature Pack 1. De nieuwe features
ondersteunen met name het gebruik van MoC voor complexe projecten, uitgebreid gebruik
van standaard vragenlijsten en een betere aansluiting tussen de MoC applicatie en de
gewenste workflow. SAP MoC is met de aanpassingen van Feature Pack 1 nog flexibeler,
preciezer en breder toepasbaar geworden en is daarmee een zeer nuttig tool voor
organisaties die serieus werk maken van management of change.
Deze tip is aangeleverd door Magnus. Voor meer informatie of demo van SAP Management
of Change kunt u contact opnemen met Johan Amsing ([email protected]).