Welke oplossing kiezen voor Projectmanagement met SAP

VNSG Magazine | juni 2014
Welke oplossing kiezen voor Projectmanagement met SAP
Enige jaren geleden was in SAP de keuze simpel, als je projecten wilt managen gebruik je het
projectsysteem. Daarna kwam cProjects, nu bekend als Portfolio en Project Management (PPM).
Sinds vorig jaar is er nu ook Commercial Project Management (CPM) hierdoor wordt het steeds
moelijker om de juiste oplossing te kiezen, in dit artikel wordt ingegaan op de specifieke
eigenschappen en verschillen om u te helpen de keuze voor een oplossing te kiezen.
Projectsysteem
Traditioneel is het project systeem in
SAP ECC de oplossing voor het
managen van projecten. Met de Work
Breakdown Stucture kunt u via WBS
elementen het project onderverdelen
in kleinere eenheden.
Daarnaast zijn er de netwerken met
activiteiten om voor het project een
complete netwerk planning op te
stellen en te bewaken.
Het projectsysteem kent een sterke
financiële en logistieke integratie met
andere modules uit SAP ECC.
Sterke punten van het Projectsysteem:
 Financiële integratie
o Budgettering
o Planning
o Waardering en afrekening
 Logistieke integratie
o Voorraadbeheer
o (automatische) start van inkoop proces voor materialen en diensten
o Levering vanuit het project
VNSG Magazine | juni 2014
Minder sterke punten van het Projectsysteem:
 Gebruiksvriendelijkheid
 Resourcemanagement
met name het toewijzen van personen aan activiteiten en het in detail analyseren van de
inzet van beschikbare medewerkers
cProjects/Projectmanagement
Naast het Projectsysteem is ook al geruime tijd cProjects als projectmanagement oplossing van SAP
beschikbaar. cProjects of Project Management is samen met Portfoliomanagement verkrijgbaar als
Portfolio and Projectmanagement. Deze oplossing kan als zelfstandige oplossing worden gebruikt
zonder dat over SAP ECC beschikt.
Doordat cProjects als zelfstandige applicatie te gebruiken is, is de integratie met SAP ECC en de
daarin aanwezige financiële en logistieke modules veel minder sterk aanwezig. Hierdoor kunnen
bijvoorbeeld kosten die in ECC worden geboekt niet direct worden gerubriceerd naar een project in
cProjects. Om deze integratie te verwezenlijken is het echter wel mogelijk om voor een cProjects
project automatisch een interne order in SAP te laten genereren waarop de kosten kunnen worden
geboekt, of het cProjects project te repliceren naar een project in het Projectsysteem. In beide
gevallen heeft de gebruiker dan direct vanuit cProjects inzicht in de financiële stand van het project.
VNSG Magazine | juni 2014
Sterke punten van het cProjects:
 Gebruiksvriendelijke userinterface ( kan bij voorbeeld ook via Web interface worden
gebruikt)
 Resourcemanagement
Via het gebruik van Rollen kan de behoefte in een project worden bepaald waarna de rollen
kunnen worden bezet met individuele personen op basis van beschikbaarheid


Gebruik van het Stage gate principe
Gebruik van Checklists
Minder sterke punten van het cProjects:
 Geen directe integratie naar financiële en logistieke modules van SAP ECC
Wanneer moet u nu kiezen voor het Projectsysteem en wanneer voor cProjects?
Mede door de gebruikersvriendelijke userinterface zullen gebruikers snel de voorkeur geven aan
cProjects. Deze oplossing is oorspronkelijk ontworpen voor projectmanagement toepassingen in R&D
projecten en b.v. IT projecten. Waarbij met name het plannen en bewaken van de voortgang van de
activiteiten en de belangrijkste resources de mensen zijn die de activiteiten moeten uitvoeren.
Naarmate materialen (uit productie, voorraad of inkoop) en uitbesteding van diensten een grotere
rol speelt zal de keuze eerder gaan vallen op het projectsysteem vanwege de sterke
integratiemogelijkheden.
Commercial Project Management
SAP ECC is van nature een transactioneel ERP systeem. Voor projectmanagers betekent dit dat men
in SAP niet altijd vanuit het project waarvoor men aan het werk is, de financiële en logistieke
transacties direct kan uitvoeren.
VNSG Magazine | juni 2014
Met SAP Commercial Project
Management (CPM) heeft de
projectmanager een
gebruiksvriendelijke projectomgeving
van waaruit hij/zij het volledige proces
kan uitvoeren en op basis van real
time informatie kan volgen
Project Workspace:
een werkplek voor project professionals welke en integraal beeld levert over systemen en applicaties
heen en het de gebruiker mogelijk maakt zijn werk uit te voeren.
Via de cross project view heeft de
gebruiker inzicht in de voor hem
belangrijke projecten inclusief de
belangrijkste KPI’s, status
informatie en alerts.
Vanuit dit overzicht kan vervolgens
een individueel worden geopend.
Project overzicht
Vastleggen projectteam
Inkoop informatie
Status rapportage
VNSG Magazine | juni 2014
In het CPM Masterproject kunnen de projecten uit cProjects en/of het projectsysteem worden
gekoppeld net als de verkoopdocumenten. Zoals in bovenstaande voorbeelden is te zien, kan via het
project overzicht de actuele financiële stand worden bekeken deze gegevens worden real time uit de
projecten opgehaald.
Via de inkoop informatie kunnen bestaande inkoopdocumenten voor een projectonderdeel worden
opgevraagd en kunnen bv. Direct goederenontvangsten en service invoerformulieren worden
aangemaakt. Per project kan een team worden aangemaakt wat tevens kan worden gebruikt bij de
autorisatie tot bepaalde activiteiten en informatie van het project.
Daarnaast kan er per (deel) project periodiek een status rapportage worden aangemaakt en is het
ook mogelijk om de facturatieplanning voor het project vast te leggen en van hieruit de termijn- of
hoeveelheidsgerelateerde factuurvoorstellen aan te maken.
Project Cost and Revenue Planning:
om hoeveelheden, kosten en opbrengsten tijdens de hele project levenscyclus te plannen en
prognosticeren.
In CPM kunnen diverse financiële planningen worden gemaakt en met elkaar worden vergeleken. Zo
kan tijdens de calculatie van het project een eerste inschatting worden gemaakt die door het project
heen wordt bijgewerkt als Baseline. Daarnaast kan periodiek een nieuwe prognose worden
aangemaakt.
De planningen worden via MS-Excel gemaakt in SAP Integrated Planning. Vanuit CPM kan vervolgens
een planning ook worden doorgezet naar het PS project in ECC bijvoorbeeld om te gebruiken bij de
resultaatbepaling.
Project Issue and Change Management:
om systematisch project afwijkingen en wijzigingsverzoeken te volgen.
In CPM kunnen afwijkingen en wijzigingsverzoeken worden aangemaakt en bewaakt. Hierbij wordt
het onderstaande proces ondersteund.
VNSG Magazine | juni 2014
In het project in CPM krijgt u een overzicht van de reeds aangemaakte documenten en vanuit dit
scherm kunnen ook nieuwe afwijkingen en/of wijzigingsverzoeken worden aangemaakt.
Per afwijking of wijzigingsverzoek kunnen vervolgens in detail diverse gegevens worden vastgelegd
en bewaakt.
VNSG Magazine | juni 2014
Zo kunnen er per document activiteiten worden opgesteld waaraan personen uit het projectteam
kunnen worden toegewezen. Hiermee worden medewerkers geïnformeerd zodat men weet wat er
moet worden gedaan en kan de projectmanager de voortgang bewaken.
Een van deze taken kan zijn het maken van een kosteninschatting(calculatie) welke dan ook direct
geïntegreerd wordt met de calculatie van het project.
Al met al levert Commercial Project Management een integrale omgeving voor project professionals
waarmee bestaande en nieuw aan te maken projecten op een gebruikersvriendelijke, overzichtelijke
en eenduidige wijze kunnen worden gemanaged.
Deze tip is aangeleverd door Dimensys Business Consultants. Voor meer informatie kunt u contact
opnemen met Albert van Engen ([email protected])