Is uw supply chain compliant? Capgemini

VNSG Magazine | december 2016
Is uw supply chain compliant? Capgemini
De laatste jaren is de wet- en regelgeving voor bedrijven erg toegenomen, daarnaast vragen
klanten steeds meer gegevens en certificaten van het product wat u verkoopt. Binnen de
farmaceutische industrie is een Certificaat van Analyse al heel lang gemeengoed, maar ook
binnen andere bedrijfstakken zoals chemie, automotive en in de voedingsmiddelenindustrie
wordt dit CoA meegestuurd met iedere batch die wordt geleverd. Om binnen de supply chain
compliant te zijn met de eisen van de overheid en klanten is een goed kwaliteitsmanagement
systeem noodzakelijk. De SAP Quality Management module biedt vele mogelijkheden om
aan alle kwaliteitseisen te voldoen.
Introductie
De consument van vandaag is steeds meer geïnteresseerd in de samenstelling, kwaliteit en
bron van herkomst van de producten die hij koopt. De informatie op de verpakking of de
labels van een product moet ook aan steeds meer wettelijke eisen voldoen, zoals de
productsamenstelling en ingrediënten, de houdbaarheidsdatum en vaak worden de productie
datum en het batchnummer door de fabrikant op de verpakking gedrukt. Tracking en tracing
zijn gevleugelde woorden binnen de consumentenproducten en farmaceutische industrie,
maar ook andere industrieën worden door wettelijke regels vanuit Brussel of de landelijke
overheid gedwongen dit goed te regelen. Recalls van bijvoorbeeld auto’s met aangetoonde
defecten komen regelmatig in het nieuws. Het thema compliancy staat dus hoog op de agenda
en vereist ook een overkoepelende aanpak binnen een bedrijf.
Compliancy – wat is er vereist?
De aanpak voor een goede compliancy, als we deze beperken tot Supply Chain, moet zich
richten op:
- Welke informatie is nodig om compliant te zijn: dit wordt bepaald door wettelijke
regelingen, eisen vanuit de industrie, ISO normen etc.
- Welke kwaliteitsprocessen en procedures hebben we nodig om deze informatie
eenduidig, accuraat en compleet te registeren in de supply chain en productie
processen
- Hoe zijn de certificeringafspraken met mijn klanten, welke informatie vragen ze op
het Certificaat van Analyse en wat moet er worden aangetoond tijdens audits
Het uitgangspunt moet zijn dat geen enkel product naar de klant geleverd kan worden wat
niet aan alle eisen van kwaliteit en compliancy voldoet, waarvoor alle benodigde testen
gedaan zijn en waarvan de testresultaten binnen de afgesproken grenzen zijn. Dit komt
nogal eens in het gedrang omdat een klant korte levertijden eist: kwaliteit kost nu eenmaal
tijd.
Een opzet voor Kwaliteitsmanagement
Om een integraal kwaliteitsmanagement systeem te maken moet bepaald worden welke
informatie op het CoA verstrekt moet worden en daarnaast welke extra informatie intern
nodig is om de controle volledig te maken en houden. De informatie op een CoA kan op
verschillende aspecten betrekking hebben, afhankelijk van de industrie, voorbeelden zijn:
- Chemische analyse
- Biologische analyse
- Fysieke analyse
- Mechanische analyse
- Analyses gedaan aan de hand van verschillende ISO, TS of DIN normen
VNSG Magazine | december 2016
Gedurende het productie proces zullen de resultaten van de analyses opgeslagen moeten
worden als basis voor de CoA. Een goed inzicht in de verschillende stappen van productie en
de punten waarop de analyses moeten worden gedaan is essentieel. Het kan zelfs voorkomen
dat op het CoA gegevens moeten komen van materialen die zijn aangekocht, en dus in het
CoA behorende bij de levering van een inkoopmateriaal staan en opgeslagen moeten worden.
SAP Quality Management voor de ondersteuning van Kwaliteitsmanagement
De module in SAP die het kwaliteitsysteem kan ondersteunen, is SAP Quality
Management, deze bestaat al in de eerste versies van SAP en is vrij uitgebreid in
functionaliteit. Toevoegingen en verbeteringen zijn jarenlang gedaan om bedrijven de
ondersteuning te geven voor compliancy. SAP QM kan worden ingezet in drie processen:
tijdens de goederenontvangst van materialen, in het productieproces en ook in de afhandeling
voor klachten van klanten en het retourproces. In de praktijk worden de eerste twee
toepassingen het meest gebruikt. Voor het ontwerp en inrichting van SAP QM moeten een
aantal belangrijke zaken besloten worden:
- Is registratie voldoende of moeten de resultaten van testen ook invloed hebben op de
voorraad?
- Welke eisen stelt het CoA en welke extra controles willen we daar buiten nog doen?
- Voor welke processen en welke groepen van materialen willen we welke soorten
testen en analyses doen.
Voor de eerste vraag: als een materiaal binnen QM een test plan heeft, kan de voorraad van
dat materiaal, die ingeboekt wordt bij inkoop of productie in Kwaliteitsvoorraad komen. Er is
dan geen enkele goederenbeweging mogelijk, vooraleer de testen zijn uitgevoerd en de QM
afdeling het materiaal vrijgeeft voor verdere processen. Dat kan het logistieke proces nogal
beïnvloeden, want de testen kosten tijd. Zo wordt Kwaliteitsmanagement wel een belangrijk
onderdeel van de logistieke functie en legt het de basis voor supply chain compliancy.
Verder moet vanuit de CoA en de materialen een framework worden gemaakt van de
benodigde testen en vertaald worden naar de mogelijkheden van SAP QM.
Als het framework van de inspectieplanning, de benodigde testen en toepassing ervan binnen
de logistieke stroom en materialen bepaald is, kan deze worden vertaald in de inrichting van
SAP QM. Ieder materiaal kan een Inspectieplan krijgen, met daarin de testen die moeten
worden uitgevoerd binnen dit plan, bijvoorbeeld het meten van de chemische samenstelling,
het doen van biologische testen of meten van lengte, hoogte, dikte of sterkte. Deze worden
vastgelegd in een catalogus van Inspectie karakteristieken, die onderdeel maken van het
Inspectie plan. Voor de karakteristieken kunnen de tolerantiegrenzen worden opgezet, zodat
met het inbrengen van de testgegevens direct bepaald kan worden of de test ‘in spec’ is.
Het doen van de inspecties en testen voor een materiaal volgens het Inspectieplan gebeurt wel
per batch, dus batch management is verplicht in deze. Dat is nodig, omdat de CoA die naar
een klant gestuurd wordt, ook de batch gegevens moet hebben en de daarbij behorende
uitgevoerde testen en inspecties.