Tot op dit moment is het document niet in te zien

B&W.nr. 08.1238, d.d. 9 december 2008
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Startdocument hernieuwd onderzoek naar mogelijkheden vestiging
asielzoekerscentrum in Leiden
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie
1. in te stemmen met het startdocument hernieuwd onderzoek naar mogelijkheden vestiging
asielzoekerscentrum in Leiden van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA);
2. Bijgaande brief aan de raad waarin de raad wordt geïnformeerd over dit startdocument en de
in dit document uitgesproken intentie om in samenwerking met de gemeente Leiden te zoeken
naar mogelijkheden voor een structurele opvanglocatie in de gemeente vast te stellen
3. De GS/AD te verzoeken een ambtelijk opdrachtgever aan te wijzen.
Samenvatting
Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) wil graag een asielzoekerscentrum (AZC) in Leiden
houden. Voor het huidige centrum Nieuweroord loopt de huurovereenkomst in 2009 af. Die
overeenkomst zal niet verlengd worden. In het coalitieakkoord 200-2010 is aangegeven dat de
gemeente ook streeft naar een structurele locatie voor een AZC. In een startdocument van het COA
voor een hernieuwde zoektocht naar geschikte locaties wordt beschreven welke activiteiten COA en
de gemeente de komende maanden willen uitvoeren.
Bijlage 1.
Startdocument hernieuwd onderzoek naar mogelijkheden vestiging
asielzoekerscentrum in Leiden
datum:
naam:
bedrijfsonderdeel:
versie:
25-11-2008
Asief Habiboellah
Vastgoed & Capaciteit
1.5
Inleiding
Het COA heeft sinds 1994 één of meerdere opvanglocaties in gemeente Leiden. De
bestuursovereenkomst voor de huidige locatie aan de Rijnsburgerweg 122-126 loopt tot 27 februari
2010. De huurovereenkomst loopt tot 1 september 2009.
Zowel vanuit het COA als vanuit het gemeentebestuur is aangegeven dat de behoefte bestaat aan het
continueren van de samenwerking. In het coalitieakkoord 2008 – 2010 van het bestuur van gemeente
Leiden staat de volgende passage:
Locatie COA
Wij streven naar een, bij voorkeur permanente, locatie voor een inburger- en
oriëntatiecentrum. De zoektocht hiernaar wordt hervat. Indien er geen geschikte
locatie binnen de Leidse stadsgrenzen gevonden kan worden, streeft Leiden binnen
de regio naar een locatie zo dicht mogelijk in de buurt van Leiden. Op deze manier
kan de in Leiden opgebouwde deskundigheid en contacten (oa. LUMC,
onderwijsinstellingen) blijvend aangewend worden voor het nieuwe centrum.
In het kader van het ontwikkelen van een nieuwe opvanglocatie in Leiden, is er in 2007 intensief
samen gewerkt met de gemeente om in Roomburg een nieuw asielzoekerscentrum te ontwikkelen. Op
verzoek van de gemeente is de ontwikkeling op deze locatie gestaakt. Op 25 september jl. is overleg
gevoerd tussen de gemeente en het COA over de ontwikkeling van een nieuw asielzoekerscentrum.
Afgesproken is dat een startdocument wordt opgesteld dat als plan van aanpak gaat dienen.
Opbouw startdocument
In dit document worden de volgende zaken beschreven:
 Omschrijving van de doelstelling en aandachtspunten
 Stappenplan
 Rollen en verantwoordelijkheden
 Communicatieplan
 Risicoparagraaf
Doelstelling
Realiseren van een permanent asielzoekerscentrum in de regio Leiden, bij voorkeur in de gemeente
Leiden en bij voorkeur voor afloop van de huidige bestuursovereenkomst.
Uitgangspunten voor bereiken doelstelling




Het COA wil graag in samenwerking met de gemeente Leiden zoeken naar de mogelijkheden
voor een structurele opvanglocatie in de gemeente. De ontwikkeling van een structurele
opvanglocatie zal uiteraard goed moeten aansluiten op de ontwikkelingen binnen de
gemeente en de visie op de ruimtelijke ontwikkeling.
Het is van belang dat de opvang past bij de omvang van de gemeente en het aanwezige
voorzieningenniveau. Binnen deze randvoorwaarden zien wij voldoende ruimte om
gezamenlijk te zoeken naar een geschikte locatie.
Het COA en de gemeente hebben behoefte aan duurzame structurele locatie(s)
Het COA kent een aantal mogelijkheden om een opvanglocatie realiseren:
o binnen bestaande bouw
o



in samenwerking met de gemeente (en evt. andere partners) een locatie ontwikkelen
(permanente/ semi permanente bouw)
o instappen in een reeds geplande ontwikkeling binnen de gemeente (nieuwbouw)
Het realiseren van een opvanglocatie kan tot stand komen in samenwerking met
buurgemeenten, bijvoorbeeld één hoofdlocatie (kantoor- en centrale voorzieningen en wonen)
met daarnaast een aantal satellietlocaties waar alleen een woonfunctie aanwezig is. Andere
varianten op dit thema zijn uiteraard ook mogelijk, rekening houdend met de kenmerken en
mogelijkheden van de betrokken gemeenten.
De minimale omvang van een locatie, eventueel verspreid over meerdere locaties binnen de
gemeente en/of in buurgemeenten, is circa 450 opvangplaatsen. Deze omvang is nodig om de
locatie op een verantwoorde manier te kunnen exploiteren.
Het is gewenst dat de termijn waarbinnen de nieuwe locatie operationeel moet zijn, samenvalt
met het beëindigen van opvang bij de huidige locatie.
Stappenplan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Start project
Opstellen van een ruimtelijk-functioneel programma van eisen
Zoeken fysieke mogelijkheden binnen de gemeente en in de regio. November 2008 –
Februari 2009.
Beoordelen van de locaties en opstellen van een lijst met meest kansrijke locaties.
Shortlist met meest haalbare locaties vaststellen in het college van B&W
Eén locatie kiezen
Start procedure tot bouw/verbouwingsproces
Oplevering locatie.
1.
Start project
Bij de start van het project wordt de raad door middel van een brief geïnformeerd over de manier
waarop het COA en de gemeente invulling willen geven aan het coalitieakkoord.
Er wordt een projectteam geformeerd waarin zowel de gemeente als het COA participeren. Beide
partijen benoemen een trekker. Namens de gemeente zal een projectleider participeren, die de
schakel vormt naar de betrokken afdelingen binnen de gemeente. Vanuit het COA heeft de
portefeuillemanager een trekkersrol.
Er wordt een stuurgroep geformeerd waarin de verantwoordelijke wethouder, de projectleider vanuit
de gemeente Leiden en de portefeuillemanager vanuit het COA zullen participeren. Tijdens het
stuurgroepoverleg wordt de verantwoordelijke wethouder geïnformeerd.
Resultaat: gemeenteraad is geïnformeerd, projectteam benoemd en stuurgroep geïnstalleerd.
2.
Opstellen van een ruimtelijk-functioneel programma van eisen
De randvoorwaarden waar de gewenste locatie op macroniveau aan moet voldoen moeten bepaald
worden:
 planologie: mate van gewenste ligging ten opzichte van de gebruikers- of doelgroepen, ten
opzichte van gerelateerde functies
 functie: vereisten vanuit het gebruik
 ruimte: vereisten vanuit de omvang van de functie, de mogelijkheid resp. wenselijkheid van
combinatie met andere functies, resp. van een ondergrondse ligging
 verkeer: vereisten vanuit bereikbaarheid van de diverse verkeersmodaliteiten, vereisten vanuit
de infrastructuur
 parkeren: vereisten van parkeernorm en fietsparkeren
 milieu/leefomgeving en groen: vereisten van milieuzones, e.d., voorkomen van hinder en
overlast
 cultuurhistorie: vereisten van bescherming van stadsgezicht, archeologische en monumentale
waarden, molenbiotoop
 sociaaleconomie: vereisten van versterking resp. niet negatief beïnvloeden van
sociaaleconomische processen
 grondeigendom: vereisten vanuit de grond- en vastgoedeigenaar resp. exploitant
Resultaat: vastgesteld programma van eisen
Zoeken fysieke mogelijkheden binnen de gemeente en in de regio. November 2008 –
Februari 2009.
Bij het zoeken naar mogelijke locaties binnen Leiden of in de regio, zal een tweesporen traject worden
gevolgd, t.w. binnen Leiden en in de regio.
3.
Binnen Leiden:
De volgende partijen zullen worden betrokken bij het onderzoek naar mogelijke locaties:
 Woningbouwverenigingen
 Makelaars
 Betrokken afdelingen van gemeente Leiden.
Binnen de Regio:
 Het college van B&W vraagt binnen het regionaal regionaal bestuursorgaan Holland-Rijnland
commitment voor medewerking zodra het niet mogelijk blijkt een centrum in Leiden te
realiseren
 Regionale bestuurders worden vervolgens door het projectteam benaderd voor het zoeken
naar locaties.
Resultaat: Groslijst met mogelijke locaties
4.
Beoordelen van de locaties en opstellen van een lijst met meest kansrijke locaties.
De locaties uit de groslijst worden beoordeeld op haalbaarheid. Hierbij worden de meest haalbare
locaties getoetst op de volgende aspecten:
o huidige ruimtegebruik
o bestaand resp. in ontwikkeling zijnd beleid, dat van toepassing is voor het te ontwikkelen
gebied
o juridische status, eigendomsverhoudingen
o bestuurlijke toezeggingen, afspraken met belanghebbenden, e.d.
o financiële status (PRIL, boekwaarde, e.d.)
o onderhoudstatus
o de voorschriften in het bestemmingsplan
o planologische en ruimtelijke aspecten
o verkeer- en parkeeraspecten
o milieuhygiënische aspecten (bodem, lucht, geluid)
o
o
o
o
o
aspecten van groen, ecologie en water
cultuurhistorische aspecten (monumenten, archeologie, molenbiotoop)
sociale, economische en culturele aspecten
maatschappelijk draagvlak
financiële haalbaarheid
Resultaat: shortlist met meest haalbare locaties
5.
Shortlist met meest haalbare locaties vaststellen in het college van B&W
Het projectteam maakt een nota waarin de afweging en de scores van de meeste haalbare locaties
wordt toegelicht. Deze nota wordt vastgesteld door het college van B&W.
In deze stap wordt tevens vastgesteld op welke wijze de gemeenteraad en de omwonenden worden
geïnformeerd en hoe gekomen wordt tot de keuze van een locatie.
Resultaat: shortlist met meest haalbare locaties, de wijze van communicatie en het uiteindelijke
keuzeproces vastgesteld
6.
Eén locatie kiezen
Op basis van het vastgestelde proces komen tot uiteindelijke locatie keuze. De gemeenteraad,
omwonende en andere belanghebbende zullen worden geïnformeerd door de gemeente i.s.m. het
COA.
Resultaat: locatie keuze definitief
7.
Start procedure tot bouw/verbouwingsproces
Deze fase omvat uiteraard ook het starten met de vereiste planologische en bouwtechnische
procedures. Er wordt een bouwteam samengesteld met medewerkers van het COA, gemeente en de
aannemer.
Resultaat: start van de bouw/verbouw
8.
Oplevering locatie.
Rollen en verantwoordelijkheden
Voor het realiseren van een structureel azc werken de gemeente en het COA nauw samen. Bij de
stappen 2, 3, 7 en 8 heeft het COA het initiatief en wordt bijgestaan door de gemeente. Bij stappen 1,
4, 5 en 6, het beoordelen van locaties, het zorgen voor een bestuurlijk akkoord en de definitieve
locatie keuze, neemt de gemeente het voortouw en zal het COA hierbij ondersteunen.
Communicatieparagraaf
Uitgangspunten voor de communicatie


communicatie is continue en proactief;
communicatie is transparant;


communicatie is feitelijk, toegankelijk en actueel;
communicatie investeert in kennis en relaties.
De rol van de communicatie is informerend en faciliterend. Belangrijk is dat de communicatie precies
plaatsvindt in de hoeveelheid die gewenst is en op het moment dat de informatie van toepassing is.
Essentieel hierbij is dat dit gecommuniceerd wordt door die instantie die hiervoor verantwoordelijk is.
De betrokkenen zijn op deze manier tijdig op de hoogte van wat hen te wachten staat en/of wat er van
hen wordt verwacht. Dit betekent tevens proactief informatie brengen. Hierbij is van kracht:


communicatie met betrokken instanties over ontwikkelingen voorafgaand aan communicatie
met omgeving;
communicatie over relevante ontwikkelingen met omgeving en betrokkenen voorafgaand aan
communicatie met pers.
Er zijn meerdere partijen die communiceren. Tijdige afstemming en/of informatie-uitwisseling is
essentieel om –daar waar mogelijk- een uniforme boodschap af te geven en eventuele verwachtingen
bij te stellen.
Randvoorwaarden






taken, verantwoordelijkheden en informatiestromen van de verschillende actoren helder
afbakenen;
waar mogelijk gezamenlijk naar buiten treden richting externe doelgroepen;
inzet van middelen / boodschap afstemmen met betrokken partijen;
tijdige terugkoppeling van vragen / ontwikkelingen tussen COA en gemeente Leiden
evaluatie dient een plek te krijgen in de communicatie;
alles m.b.t. communicatie naar externe doelgroepen, cc aan communicatieadviseurs
betrokken organisaties.
Kernboodschap (tijdens de oriëntatiefase)
Het COA en de gemeente Leiden zijn in gesprek. Het COA gaat niet in op de inhoud van deze
gesprekken.
Bijlage 2. Brief college aan raad
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Datum 1 december 2008
Ons kenmerk
Onderwerp Startdocument hernieuwd onderzoek naar
mogelijkheden vestiging asielzoekerscentrum in
Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-Mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
Contactpersoon R.J. van Beek
Doorkiesnummer 7137
Geachte leden van de raad,
In september 2009 loopt de huurovereenkomst met het Centraal Orgaan opvang asielzoekers
(COA) voor het asielzoekerscentrum (AZC) in het gebouw Nieuweroord af. Zoals wij ook in ons
antwoord op de vragen van de SP hebben aangegeven, streven wij op basis van het
coalitieakkoord 2008-2010 naar realisatie van een, bij voorkeur permanente, locatie voor een
asielzoekerscentrum. De ervaringen van de vorige zoektocht in 2007 leren echter, dat dit geen
gemakkelijke opgave zal worden. Een garantie dat er in Leiden een locatie gevonden wordt die én
geschikt is voor de gewenste opvang van minimaal 450 personen én op tijd gereed is, kan niet
gegeven worden.
Wij hebben het COA dan ook nadrukkelijk aangeraden de zoektocht niet te beperken tot de
gemeentegrenzen van Leiden, maar ook de mogelijkheden in de regio in kaart te brengen. Wij
hebben ook duidelijk gesteld dat deze zoektocht niet alleen een zaak van de gemeente is.
De COA heeft een probleem, wij willen helpen en faciliteren binnen onze mogelijkheden. Wij
vinden het van belang om vooraf, bij de start van een hernieuwde zoektocht, wederzijds helder te
hebben wat we van elkaar mogen verwachten. Dit uitgangspunt heeft geleid tot een startdocument,
dat na overleg met ons door het COA is opgesteld en dat wij u hierbij ter kennisname aanbieden.
Op basis van dit document willen wij het COA ambtelijk en bestuurlijk helpen in het streven om een
AZC op een geschikte en haalbare locatie te realiseren.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,