Stamgegevens opschonen? De data clean

Stamgegevens opschonen? De data clean-up wizard
helpt u hierbij!
Gegevens opschonen in SAP Business One
Klantgegevens, artikeldata en grootboekrekeningen. Een greep uit belangrijke stamdata in uw SAP
Business One database. U wilt uiteraard voorkomen dat uw systeem vervuild raakt met ongebruikte
of verouderde data. Met de clean-up wizard kunt u meerdere records in één keer te verwijderen of
deactiveren. Overzichtelijk en efficiënt!
De wizard ondersteunt u bij het periodiek opschonen van gegevens. Daarnaast biedt deze
functionaliteit uitkomst wanneer u bijvoorbeeld een DTW of Excel import heeft gedaan en deze
geïmporteerde gegevens blijken foutief of verouderd te zijn. U hoeft deze gegevens dan niet
afzonderlijk te verwijderen of deactiveren, dit kan met één druk op de knop.
U kunt de wizard vinden via Hulpmiddelen in de module Beheer.
02-09-2016
Zoals het beginscherm van de wizard aangeeft is het verwijderen van gegevens onomkeerbaar. Wij
adviseren u daarom een back-up van uw SAP Business One database te maken voordat u de
opschoonrun uitvoert. Het is niet mogelijk om gegevens te verwijderen die gekoppeld zijn aan
documenten in uw systeem.
In stap één van de wizard geeft u aan of u een opgeslagen run wilt uitvoeren of dat u een nieuwe wilt
starten.
02-09-2016
Vervolgens selecteert u welke stamgegevens u wilt opschonen.
Op basis van uw keuze in stap 2 zal een selectiescherm worden getoond. In bovenstaand voorbeeld
hebben we Artikelstamgegevens en Zakenpartners geselecteerd. Er zal dus een selectiescherm
worden weergegeven voor beide keuzes. Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld kunt u een
range zakenpartner codes opgeven of een volledige klantgroep, leveranciersgroep of zakenpartner
type selecteren.
02-09-2016
Vervolgens zal een aanbevelingsrapport worden opgesteld met gegevens die aan uw selectiecriteria
voldoen. U kunt hier aangeven of u de gegevens wilt deactiveren of verwijderen. In stap 4 van de
wizard voert u de run uit. Daarnaast kunt u de parameters opslaan voor later gebruik.
Let op, uitvoeren van een run dient te gebeuren als alle SAP Business One gebruikers zijn uitgelogd.
Tevens geldt dat als stamdata niet afzonderlijk kan worden verwijderd of gedeactiveerd, deze actie
ook niet met de wizard kan worden uitgevoerd.
De data clean-up wizard is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 8.82.
Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek
ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in
SAP Business One.
02-09-2016