FaF Nederland Resultaten Informatieanalyse Vraagstelling Besturingsconcept, structuur van de gegevensverwerking en informatievoorziening Inzet van ICT-middelen en opzet van de technische infrastructuur Ontwerp van de informatiesystemen en de informatieverzorging Organisatie en het beheer van de informatievoorziening en de automatisering Werkwijze Quickscan Vooronderzoek Randvoorwaarden Analyse Resultaat Bus. / IT Alignment Interview Directie Omgevingsanalyse Missie Strategie Org. Fit Bevindingen Besturingsconcept Investeringsplan Aanbevelingen Quickscan Globale analyse om gericht vragen aan de directie te kunnen stellen. Scatter diagram Doelstellingen (business strategy) ng eri tis ma n uto ere ea ilit ral ac f eg s r int ale n en de de ett rei ice pz b erv uit Xo ren s n rs ete ite ite -uu erb 24 ti v sv ac IX ler ea ice r en gd erv n i Is ete erk VII erb nw rv me cto n sa t fa ve n VII ha ms ere nd ko li s ha ug ea ter erk nr VI tw ge ne llin ler ste ea l n oe pe Vd d r op he ren c rko ete ns ve aa erb IV aF ev oF pti ag rce im 8 tpe iii ar en na id he en red ev m su on II c tt lan Ik Geformuleerde acties a. marktaandeel vergroten b. verbetering modellen c. assortiment uitbreiden d. verhogen onderhoud e. prijs/waarde verbeteren f. meten sales, after sales g. invoeren huislabel h. inspelen op veranderingen i. terugdringen dealerconcurentie j. transparante logistiek k. uitbreiding onderhoud (0-10j) l. opleiding en training m. werkabstractie verminderen n. uitvoeren modellenmix Vraaggesprek directie Bestaande infrastructuur obsoleet Ruime financiële middelen Geen vertrouwen in investeringsplan 2003 Ongewijzigd beleid t.a.v. verordening Europese Commissie Omgevingsanalyse Methodiek Michael Porter Analyse Europese verordening 1400/2002 LEVERANCIERS LEVERANCIERS ONDERHANDELINGSKRACHT VAN LEVERANCIERS BEDREIGING POTENTIELE POTENTIELE NIEUWKOMERS NIEUWKOMERS INDUSTRIE INDUSTRIE CONCURRENTEN CONCURRENTEN BEDREIGING DOOR DOOR NIEUW - ALTERNATIEVEN KOMERS RIVALITEIT RIVALITEITONDER ONDER BESTAANDE BESTAANDEFIRMA FIRMA’S’S ONDERHANDELINGSKRACHT VAN KOPERS KOPERS KOPERS ALTERNATIEVEN ALTERNATIEVEN Omgevingsanalyse conclusies De concurrentiepositie van FaF blijft in de komende jaren nagenoeg ongewijzigd Verordening 1400/2002 vergroot de onderhandelingsmacht van afnemers Vaststellen missie Brainstorm sessie met management team Op basis van definitie Yeung & Campbell “FaF importeert het meest begerenswaardige automerk en draagt zorg voor een exclusieve distributieorganisatie met voldoende financiële continuïteit. Zij doet dit met geïnspireerde en initiatiefrijke medewerkers en een flexibele organisatie: (succes = veranderen).” Vaststellen strategie De strategic alignment methode van Benson, Bugnitz & Walton Vaststellen strategische doelstellingen en prioriteiten Vaststellen bijdrage IT projecten aan strategische doelstellingen Strategische doelstellingen Verkoopdoelstellingen (12) De overeengekomen verkoopdoelstellingen van het moederbedrijf realiseren. Service activiteiten (20) De serviceactiviteiten uitbreiden met kwalitatief goede schadeherstelbedrijven. Klanttevredenheid (10) Het overeengekomen niveau van klanttevredenheid bereiken en vasthouden Integrale automatisering (9) Opzetten van integrale automatisering. Terugkomstfactor (17) De terugkomstfactor van auto’s van oudere bouwjaren naar de werkplaats verbeteren. Strategische doelstellingen (2) Consumentperceptie (8) Samenwerking dealers (13) Een winstgevend, stabiel en exclusief dealernetwerk handhaven. 24-uurs service (3) De samenwerking tussen de FaF dealers onderling verbeteren. Dealernetwerk (6) De consumentenperceptie ten aanzien van de prijs/waardeverhouding verbeteren. Een 24-uursservice door de dealerorganisatie faciliteren. Imago FaF (2) Het imago van FaF cultiveren en aanscherpen. Dealer informatiesysteem President directeur Financieel directeur Hoofd automatisering Logistiek manager Directeur verkoop/marketing Hoofd dealer management Country manager FaF holding Human resource manager Weight Totaal Gemiddeld Score Score als % Rank Ve rk oo pd Se oe rv ls ic te e lli ac Kl ng tiv an en ite tte ite vr In ed n te en gr he al e id Te au ru to gk m at o m Co is s er tfa ns in um ct g o en r Sa tp m er en ce w pt er De ie ki al n er g ne de 24 tw al -u er er ur s k s se Im rv ag ic o e Fa F Bijdrage project aan strategie 5 3 4 3 5 5 2 2 12 29 3,6 44 18 1 2 2 3 1 2 3 1 2 20 16 2,0 40 16 2 3 4 1 3 5 2 2 1 10 21 2,6 26 11 4 1 3 3 5 2 3 0 1 9 18 2,3 20 8 8 3 1 3 2 4 2 3 0 17 18 2,3 38 16 3 4 4 1 3 5 2 4 1 8 24 3,0 24 10 6 X 2 1 4 2 3 1 2 1 13 16 2,0 26 11 5 5 4 5 5 4 1 3 1 6 28 3,5 21 9 7 1 1 0 1 5 1 0 2 3 11 1,4 4 2 9 0 0 0 0 2 2 0 0 2 4 0,5 1 0 10 Totaal 26 23 24 25 37 22 17 11 185 244 100 Ve rk IT-benodigheden Onderhoud informatiesysteem Klanten informatiesysteem (CRM) Purchase Order Processing (E-Procurement) Sales Order Processing (E-Commerce) Dealer informatiesysteem Middleware / EAI / Portal Online kennisbank voor dealers Klachtenregistratiesysteem Virtuele showroom Electronisch opleiden (E-learning) Workflow management systeem Voice over IP telefonie Document Informatie Systeem (DIS) oo pd Se oe rv ls ic te e ll i ac ng Kl t en an iv i te tte i te vr n In ed te en gr he al id e Te au ru to gk m at om is Co s er tf a ns in ct g um o r en Sa tp m er en ce we pt De rk ie in al er g ne de tw al 24 er er -u s ur k s s Im er vi ag ce o Fa F Bijdragen projecten aan strategie 36 95 44 32 83 47 43 45 30 74 23 70 13 19 53 39 30 33 39 6 44 40 26 20 38 9 55 23 42 28 26 60 14 20 38 44 45 24 36 19 45 8 34 20 21 24 45 25 10 32 20 35 29 11 53 6 13 6 7 11 6 13 6 7 11 Totaal 366 550 320 293,6 467,5 Gemiddeld 28,2 42,3 24,6 22,6 36,0 Rank 4 1 5 6 2 33 55 23 30 36 14 22 39 12 26 44 20 24 26 21 18 37 16 10 42 19 16 29 11 29 39 9 26 28 11 14 13 11 4 13 4 6 7 4 258 407,9 173,3 19,8 31,4 13,3 7 3 8 15 9 12 3 4 6 6 5 0 2 6 3 2 72 5,5 9 9 9 7 6 1 3 0 3 9 4 5 0 2 57 4,4 10 Totaal 423 336 269 246 244 235 235 231 214 207 197 66 62 2965 23 Rank 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Analyse Business – IT Alignment Methode van Henderson & Venkatraman Vrij platte organisatiestructuur met korte communicatielijnen, waarin veel ruimte wordt gegeven aan diverse afdelingen Een formele IT strategie, inclusief de afstemming met de bedrijfsstrategie, ontbreekt Aansluiting van de informatievoorziening op de informatiebehoefte, vanuit strategisch oogpunt, behoeft nadere aandacht Analyse Organizational Fit Methode van Earl De samenhang en inbedding van deelstrategieën, doelstellingen en acties zijn binnen de organisatie onvoldoende aanwezig Besturingsconcept Methode Mintzberg Professionele bureaucratie Strategische top eo Id e gi lo Techno structuur Ondersteunende diensten Midden kader Uitvoerende kern Besturingsconcept (2) Complex Simple Werkzaamheden Omgeving Stabiel Dynamisch Decentraal Bureaucratisch Decentraal Organisch [standaardisatie van vaardigheden] [wederzijdse afstemming] Gecentraliseerd Bureaucratisch Centraal Organisch [standaardisatie van werkprocessen] [directe supervisie] Analyse investeringsplan 2003 Strategische overwegingen Geen afstemming tussen gekozen systeem en strategische bedrijfsdoelstellingen. Organisatorische facetten Consequenties voor inrichting organisatie niet inzichtelijk Implementatie factoren Geen randvoorwaarden voor implementatie opgesteld Tekortkomingen van financiële aard Repeterende kosten niet vermeld, incompleet Technische tekortkomingen Geen sizing uitgevoerd, configuratie is “slag in de lucht” Longlist Pakketselectie Shortlist Autoline (Kerridge) CompAny Automotive (Prosaldo) DMS Power Workstation (UCS) Flexigar 2000 (@ I.T.) MFG/PRO (QAD) SAP for Automotive (SAP) Wincar (Bogaarts) Netwerk infrastructuur Internet PROLIANT SD 1850R Web Server Bastion Router Firewall SD EIA 232 1x 2x 3x 4x 5x 6x 7x 8x 9x 10x 11x 12x 13x 14x 15x 16x 17x 18x 19x 20x 21x 22x 23x 24x DMZ Switch Link 100 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Link 100 10 Utilization% 1 CISCOSYSTEMS Power Supply 0 Power Supply 1 5 15 25 30 65 MDI SD Catalyst 8500 SERIES Centrale Switch Switch Processor Ìnterne Router PROLIANT SD 1850R SAP Database Server PROLIANT 1850R SD SAP Applicatie Server Printers Werkstations PROLIANT 1850R SD File & Print Server PROLIANT 1850R SD Exchange Server PROLIANT 1850R SD Domain Controller Kerridge infrastructuur Internet PROLIANT SD 1850R Web Server Bastion Router Firewall SD EIA 232 1x 2x 3x 4x 5x 6x 7x 8x 9x 10x 11x 12x 13x 14x 15x 16x 17x 18x 19x 20x 21x 22x 23x 24x DMZ Switch Link 100 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Link 100 10 Utilization% 1 CISCOSYSTEMS Power Supply 0 Power Supply 1 5 15 25 30 65 MDI SD Catalyst 8500 SERIES Centrale Switch Switch Processor Ìnterne Router PROLIANT SD 1850R SAP Database Server PROLIANT 1850R SD SAP Applicatie Server Printers Werkstations PROLIANT 1850R SD File & Print Server PROLIANT PROLIANT 1850R 1850R SD Exchange Server SD Kerridge Database Server PROLIANT 1850R SD Domain Controller SAP infrastructuur Internet PROLIANT SD 1850R SAP Portal Server PROLIANT SD 1850R Web Server Bastion Router Firewall SD EIA 232 1x 2x 3x 4x 5x 6x 7x 8x 9x 10x 11x 12x 13x 14x 15x 16x 17x 18x 19x 20x 21x 22x 23x 24x DMZ Switch Link 100 10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Link 100 10 Utilization% 1 CISCOSYSTEMS Power Supply 0 Power Supply 1 5 15 25 30 65 MDI SD Catalyst 8500 SERIES Centrale Switch Switch Processor Ìnterne Router PROLIANT SD 1850R SAP Database Server PROLIANT 1850R SD SAP Applicatie Server Printers Werkstations PROLIANT 1850R SD File & Print Server PROLIANT PROLIANT 1850R 1850R SD Exchange Server SD SAP Applicatie Server PROLIANT 1850R SD Domain Controller Investeringsoverzicht Eenmalige kosten Basis netwerk infrastructuur Infrastructuur Kerridge Infrastructuur SAP € 510.695,€ 712.450,€ 813.750,- Repeterende kosten Onderhoud basis infrastructuur Onderhoud Kerridge Onderhoud SAP € 26.300,€ 52.850,€ 80.250,- Uitgaven / Kosten Uitgaven Kerridge SAP Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 € 1.302.295 € 79.150 € 79.150 € 79.150 Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 € 1.430.995 € 106.550 € 106.550 € 106.550 Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 € 384.936 € 384.936 € 384.936 € 384.936 Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Jaar 4 € 437.661 € 437.661 € 437.661 € 437.661 Kosten Kerridge SAP Organisatie van Beheer FaF Nederland (2) Administratie (8) Opleiding & Training (16) ICT (8, was 4) Marketing & Sales (6) HRM (4) After Sales (42) Dealer Development (13) = Informatiemanagement en Functioneel Applicatiebeheer Organisatie van Beheer (2) ICT Manager Helpdesk medewerker Systeem / Netwerkbeheerder (2x) Technisch Applicatiebeheerder Functioneel Applicatiebeheerder Security Officer Webmaster Informatie Analist Opbrengsten Directe opbrengsten Inzet van ICT-ers van 35 naar 15 Tarief per transactie voor dealers en andere gebruikers Indirecte opbrengsten Efficiënter systeem leidt makkelijker tot verwezenlijken bedrijfsdoelstellingen Dealerbinding Basis voor 24-uurs service Technology push Opbrengsten in perspectief Verhogen marktaandeel van 2.5% tot 4% 2002 omzet € 590 mln. 2005 omzet € 975 mln. Winstmarge van 5% levert € 20 mln. Uitbreiden onderhoud (0-10 jaar) 2002 onderhoud € 114 mln. 10 % verbetering € 11 mln. Winstmarge onderdelen en accessoires 40% Technology push Door verbeterde informatievoorziening kan bedrijfsstrategie worden beïnvloed Strategische waarde van informatie Voorspellen van product-marktcombinaties Strategische waarde van technologie Portals, Internet shop Supply Chain Management Grofplanning Projectmanagement volgens PRINCE2 jaar kwartaal Activiteit 1. Onderhoud informatiesysteem 1.1 Definitiefase 1.2 Ontwerpfase 1.3 Ontwikkelfase 1.4 Implementatie 1.5 Afsluiten 2. Klanten informatiesysteem (CRM) 2.1 Definitiefase 2.2 Ontwerpfase 2.3 Ontwikkelfase 2.4 Implementatie 2.5 Afsluiten 3. Bepaling prioriteit aanvullende systemen 3.1 Evaluatie nieuwe systemen 3.2 Bepalen tekortkomingen 3.3 Vaststellen vervolgoplossingen I 2003 II III IV I 2004 II III IV I 2005 II III IV I 2005 2006 II III IV Aanbevelingen t.a.v. vraagstelling Besturingsconcept, structuur van de gegevensverwerking en informatievoorziening Werk de ICT strategie uit Bepaal hoe ICT bijdraagt aan de strategie Breng de skills van de medewerkers in kaart Leg processen en procedures van ICT afdeling vast Stem informatievoorziening af op de behoefte Aanbevelingen t.a.v. vraagstelling Inzet van ICT-middelen en opzet van de technische infrastructuur Implementeer een nieuwe netwerk infrastructuur Koop en implementeer een systeem voor onderhoudshistorie (SAP of Kerridge) Stel een nieuw investeringsplan op Aanbevelingen t.a.v. vraagstelling Ontwerp van de informatiesystemen en de informatieverzorging Implementeer nieuwe informatiesystemen Beperk de implementatie voorlopig tot één á twee systemen en voer e.e.a. gefaseerd in Wijs verantwoordelijken voor de beschikbare informatiebronnen aan Zorg voor een retentieregister (records management) Maak gebruik van een standaard methodiek voor projectmanagement (PRINCE2) Zorg voor afdoende change management Bepaal de rapportagebehoefte Aanbevelingen t.a.v. vraagstelling Organisatie en het beheer van de informatievoorziening en de automatisering Zorg voor een duidelijke declaratiestructuur Dring het aantal externen terug Zorg voor een flexibele organisatie Stel een ICT Manager aan Zorg dat de organisatie aansluit bij de missie en de strategie Zorg voor een heldere communicatiestructuur Zorg voor gerichte opleidingstrajecten Tenslotte Afbreekbaarheid van het systeem Hoe komen we er weer vanaf? Retentie van gegevens Records management Change management Records management Een geheel van maatregelen en hulpmiddelen dat nodig is om (archief-) bescheiden zodanig te bewaren dat er verantwoording (bestuurlijk, financieel, juridisch enz.) mee kan worden afgelegd Er dient een “gegevenseigenaar” te zijn Gegevens dienen beschreven te zijn (metainformatie) Opname in retentieregister (life cycle) Change management Effectieve communicatie gedurende het implementatie traject is essentieel Manage de verwachtingen en voorkom teleurstellingen De timing van de reorganisatie is cruciaal Onderken en ontwikkel “nieuwe” competenties Onderken de effecten op “de buitenwereld” Staf training gedurende, tijdens en na de implementatie Legenda Scatter Diagram IT speelt een hoofdrol in de doelstelling of actie Naast IT spelen ook andere aspecten een belangrijke rol IT speelt een ondergeschikte rol Actie draagt in hoofdzaak bij tot verwezenlijken van de doelstelling Actie heeft samen met andere methoden een gelijke inbreng Actie speelt een ondergeschikte rol Waardeketen Dealer Kwaliteitszorg Inkoop Marketi ng Onderhoud Kwaliteitszo rg Marketing en Sales Administrat Administratie ie Traini Service ng en Support Prijsbepalin g Importeur Human Resource Management Kwaliteitszor g Import Marketin g Distributie Marketing Administrati Administratie e Traini Service ng en Support Prijsbepaling Monti 1400/2002 Effect voor de dealers Verbod op de combinatie van selectieve en exclusieve distributie Versterking van de concurrentie tussen dealers in de verschillende lidstaten en een verbod op locatieclausules Vergemakkelijken van multi-branding De dealer mag niet worden beperkt in de specificaties van de modellen Stimulering van de inschakeling door consumenten van tussenpersonen of agenten Vergroting van de onafhankelijkheid van dealers van fabrikanten Monti 1400/2002 (2) Effect voor reparatie en onderhoud Selectiecriteria voor erkende reparateurs Marktdeelnemers die aan criteria voldoen moeten zich bij het netwerk kunnen aansluiten Verbeteren van de toegang voor erkende reparateurs tot reserveonderdelen die concurreren met de door de voertuigfabrikant verkochte onderdelen De concurrentiepositie van onafhankelijke reparateurs verbeteren Yeung &misCampbell s ion model As hridge WHY THE COMPANY EXISTS PURPOSE THE COMPETITIVE POSITION AND DISTINCTIVE COMPETENCE STRATEGY VALUES BEHAVIOUR STANDARDS THE POLICIES AND BEHAVIOUR PATTERNS THAT UNDERPIN THE DISTINCTIVE COMPETENCE AND TE VALUE SYSTEM WHAT THE COMPANY BELIEVES IN IT Alignment Model Business Strategy IT Strategy IT Business Strategy BusinessStrategy Technology Scope Internal Business Scope Distinctive Competences Business Governance Systemic Competences IT Governance & Processes Infrastructure& BusinessInfrastructure Business IT Processes Infrastructure&&Processes ITInfrastructure Administrative Infrastructure IT Infrastructure External Strategic fit IT Functional integration Processes Legend: Skills Processes Skills Organizational Fit Framework Bedrijfsstrategie IS -strategie ‘waarom/waarvoor’ ‘wat’ IM -strategie IT -strategie ‘wie’ ‘hoe’ : verheldering (bedrijfsstrategie) : vorming (IM -strategie) : innovatie (IS -strategie) : grondslag (IT -strategie) Uitgaven Kerridge NETWERK Hardware Onderhoud hardware JAAR 1 € 510.695 € 26.300 KERRIDGE Hardware Onderhoud hardware Implementatie Onderhoud Software € 5.000 € 350 € 707.450 € 52.500 € 350 € 350 € 350 € 52.500 € 52.500 € 52.500 € 1.302.295 € 79.150 € 79.150 € 79.150 UITGAVEN (Interne uitgaven JAAR 2 JAAR 3 JAAR 4 € 26.300 € 26.300 € 26.300 € 201.750 ) Uitgaven SAP NETWERK SAP Hardware Onderhoud hardware JAAR 1 € 510.695 € 26.300 Hardware Onderhoud hardware Implementatie Onderhoud Software € 15.450 € 1.250 € 798.300 € 79.000 UITGAVEN (Interne uitgaven JAAR 2 JAAR 3 JAAR 4 € 26.300 € 26.300 € 26.300 € 1.250 € 1.250 € 1.250 € 79.000 € 79.000 € 79.000 € 1.430.995 € 106.550 € 106.550 € 106.550 € 165.000 ) Kosten Kerridge NETWERK Afschrijving Onderhoud hardware JAAR 1 € 127.674 € 26.300 JAAR 2 € 127.674 € 26.300 JAAR 3 € 127.674 € 26.300 JAAR 4 € 127.674 € 26.300 KERRIDGE Afschrijving Onderhoud hardware Onderhoud Software € 178.113 € 350 € 52.500 € 178.113 € 350 € 52.500 € 178.113 € 350 € 52.500 € 178.113 € 350 € 52.500 KOSTEN € 384.936 € 384.936 € 384.936 € 384.936 (Interne kosten € 201.750 ) Kosten SAP NETWERK Afschrijving Onderhoud hardware SAP JAAR 1 JAAR 2 JAAR 3 JAAR 4 € 127.674 € 127.674 € 127.674 € 127.674 € 26.300 € 26.300 € 26.300 € 26.300 Afschrijving Onderhoud hardware Onderhoud Software € 203.438 € 203.438 € 203.438 € 203.438 € 1.250 € 1.250 € 1.250 € 1.250 € 79.000 € 79.000 € 79.000 € 79.000 KOSTEN € 437.661 € 437.661 € 437.661 € 437.661 (Interne kosten € 165.000 )