Toelichting op rekenmodel formatie jeugddomein

Toelichting rekenmodel formatie jeugddomein
Inleiding
De decentralisatie van jeugdzorg leidt tot nieuwe taken voor gemeenten binnen het jeugddomein.
Hoewel de uitvoering van jeugdzorg blijft geschieden door de (huidige) zorgverleners, vraagt het
voeren van regie hierop ook het een en ander van de ambtelijke organisatie. Veel gemeenten vragen
zich af hoeveel formatie binnen de gemeentelijke organisatie nodig is om deze nieuwe taken uit te
voeren. Het gaat hierbij om nieuwe taken zoals beleidsontwikkeling, inkoop, contractmanagement,
afhandeling van de toegang en monitoren van de zorgverlening.
Hiervoor is in opdracht van het OndersteuningsTeam Decentralisaties (OTD) een rekenmodel
ontwikkeld waarbij is samengewerkt met gemeente Haarlem om het ook in te praktijk te brengen.
Het rekenmodel betreft een Exceltool waarbij gemeenten een aantal uitgangspunten en
beleidskeuzes kunnen invullen. Aan de hand van de ingevulde gegevens geeft de rekentool een
indicatie van de benodigde formatie.
In deze notitie geven we een toelichting op deze rekentool, zodat gemeenten deze zelf kunnen
gebruiken en daarbij inzicht hebben in de onderliggende aannames. De uitkomsten van de rekentool
geven hierbij een eerste indicatie. Omdat het nieuwe taken betreft waar gemeenten nog geen
ervaring mee hebben, is een exacte inschatting nog niet te geven. De praktijk zal dit moeten
uitwijzen. Dit vraagt om regelmatige evaluaties in 2015 om de benodigde capaciteit aan de realiteit
aan te scherpen. Daarom geven we per taak een range voor de benodigde formatie weer met een
15% onzekerheidsmarge naar boven en beneden. Daarnaast hangt de formatie ook af van
prioriteiten van de gemeenten, keuzen m.b.t. de invulling van taken en organisatie-inrichting, het
gewenste kwaliteitsniveau van de uitvoering en de mate van efficiency van processen. Deze aspecten
bespreken we wel in deze notitie, maar zijn niet in het rekenmodel opgenomen.
Naast structurele formatie vraagt de overheveling van taken naar gemeenten ook extra capaciteit om
de transitie af te ronden en zorg te dragen voor de gewenste transformatie in de komende jaren. Dit
zal met name in 2015 extra capaciteit vragen, maar gedeeltelijk ook doorlopen in 2016. Deze extra
tijdelijke capaciteit is niet meegenomen in het rekenmodel. Daarom adviseren we gemeenten om in
2015 aan de bovenkant van de marge te gaan zitten om deze in latere jaren af te bouwen.
Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het OTD via 070-3738398 of [email protected].
september 2014
Opbouw rekenmodel
In het rekenmodel kijken we naar twee categorieën waarin formatie ontstaat door nieuwe taken
binnen het jeugddomein:
1. Jeugdbeleid, inkoop en regie op aanbieders
2. Jeugdproces (operationeel)
a. Ondersteuning van toegang
b. Bezwaar en beroep
c. Facturatie en betalingen, controle op declaraties en monitoring
Deze twee categorieën lichten we verder in deze notitie toe. Naast deze twee categorieën zijn er ook
andere taken die kunnen leiden tot gemeentelijke capaciteit voor jeugdhulp. Deze hebben we niet in
het rekenmodel opgenomen. De belangrijkste hiervan zijn de toegang tot jeugdzorg en
ondersteunende PIOFACH-taken en overhead.



Toegang: de meeste gemeenten organiseren de toegang via sociale wijkteams en/of via huidige
professionals binnen het jeugddomein. In de meeste gevallen komen deze professionals niet in
dienst van de gemeente, maar vindt regie door de gemeente plaats via een contract- of subsidierelatie. Daarnaast wordt de toegang vaak integraal opgepakt in samenhang met het WMO
domein en/of participatie, waardoor specifieke toewijzing aan het jeugddomein moeilijk is.
PIOFACH-taken: de uitbreiding van het jeugddomein leidt vaak ook tot uitbreiding van de
capaciteitsvraag van ondersteunende diensten. Hiervoor hanteren gemeenten verschillende
methodieken: van een algemene opslag op formatie in de lijn tot toewijzing van capaciteit aan
domeinen op basis van bestede tijd. Deze zijn vaak niet specifiek aan het jeugddomein toe te
wijzen, mede omdat de ondersteuning vaak sociaal-domein-breed is. Binnen de PIOFACH-taken
lijkt de decentralisatie van de jeugdzorg de meeste capaciteit te vragen van
informatiemanagement en financiën.
o Investeren in informatiemanagement is nodig omdat de monitoring van de jeugdzorg
aanpassing aan systemen, nieuwe koppelingen of zelfs hele nieuwe systemen vraagt. Het
grootste gedeelte van deze kosten betreft meestal (incidentele) investeringskosten die
3d-breed worden opgepakt. Een gedeelte is echter ook structureel, zoals
applicatiebeheer van uitgebreide en/of nieuwe systemen zoals Vecozo.
o Financiën: De decentralisatie van de jeugdzorg leidt tot een enorme groei van het budget
van het sociaal domein. Het is belangrijk om de ontwikkeling van dit budget te monitoren
en hier regelmatig over te rapporteren aan bijvoorbeeld bestuur en raad. Dit vraagt extra
capaciteit van bijvoorbeeld financieel adviseurs of controllers voor taken in het kader van
P&C-cyclus of adviseren en ondersteuning van budgetverantwoordelijkheden binnen het
jeugddomein.
Overhead: de uitbreiding van de taken kan leiden tot extra capaciteit voor secretariële
ondersteuning en aansturing. Dit is mede afhankelijk van het aantal extra formatie binnen de
gemeente en hoe dit georganiseerd wordt, en welke uitgangspunten hierbij gehanteerd worden.
Dit zal niet snel leiden tot nieuwe functies, maar er kan wel rekening gehouden worden met
extra capaciteit voor bestaande secretaresses en/of een senior functie om coördinerende
werkzaamheden op te pakken.
september 2014
Variabelen rekenmodel
Het rekenmodel gaat uit van een aantal variabelen die samen leiden tot een berekening van de
formatie per taak. De variabelen die we voor de verschillende taken hanteren, zijn:





Uitgangspunten: het rekenmodel gaat uit van een aantal uitgangspunten zoals het aantal
productieve uren per fte bij de gemeente. Bij gemeenten betreft dit rond 1300 a 1400 uur.
Van toepassing ja of nee: per taak kun je aangeven of deze taak in de gemeente uitgevoerd
wordt of juist niet. Voor sommige taken kan het zo zijn dat de gemeente deze taak niet
uitvoert, omdat deze is uitbesteed of er bewust voor gekozen is deze taak niet uit te voeren.
Capaciteit drivers: voor de meeste taken gaan we in de berekening uit van een variabele die
bepalend is voor de hoeveelheid capaciteit die voor die taak nodig is. Voor
contractmanagement is het bijvoorbeeld het aantal contracten, voor de backoffice o.a. het
aantal beschikkingen dat opgesteld moet worden en voor facturatie het aantal facturen dat
gecontroleerd en betaald moet worden.
Tijdsbesteding: de tijdsbesteding betreft het aantal uur dat per geval nodig is om af te
handelen.
Regionaal verband: in het rekenmodel kun je per taak aangeven of de taak voor 100% door
de gemeente uitgevoerd wordt (standaard setting) of de gemeente maar een percentage van
de capaciteit beschikbaar stelt en/of uitvoert omdat deze taak in regionaal verband wordt
opgepakt.
september 2014
1. Jeugdbeleid, inkoop en regie op aanbieders
Binnen deze categorie onderscheiden we vijf taken. Deze taken zijn wat anders dan functies.
Gemeenten kunnen namelijk verschillende keuzen maken in hoe deze verschillende taken te
combineren, elk met eigen voor- en nadelen. Zo wordt beleid vaak met accountmanagement
gecombineerd en contractmanagement met contractbeheer. Het heeft echter ook voordelen om
account- en contractmanagement te combineren, beleid apart te houden en een ondersteunende
functie voor contractbeheer in te richten.

Jeugdbeleid: betreft o.a. het beheren, evalueren en doorontwikkelen van beleid, ondersteunen
van wethouders, beantwoorden van raadsvragen, onderhouden van regionale en landelijke
contacten en inhoudelijke input leveren voor inkooptrajecten. Omdat voor de beleidstaak niet
een driver te identificeren is, hanteren we een berekening waarbij we uitgegaan van een
basisformatie (0,5 fte) plus een opslag op basis van het aantal inwoners van de gemeente,
namelijk plus 0,006 fte per 1000 inwoners.

Inkoop: betreft het inkopen van jeugdzorg bij aanbieders. Hierbij maken we onderscheid tussen
enerzijds het afsluiten van een raamovereenkomst en anderzijds het opstellen van een contract.
Dit onderscheid maken we omdat in veel regio’s op regionaal niveau raamovereenkomsten
gesloten worden en op gemeentelijke niveaus vervolgens contracten. Het is echter ook mogelijk
dat op regionaal niveau contracten worden afgesloten waardoor geen extra handeling op
gemeentelijk niveau nodig is. Driver voor deze taak betreft het aantal contracten dat in 2015
afgesloten gaat worden of waar substantiële voorbereidingen voor getroffen worden. Voor de
meeste gemeenten zal de inzet voor deze taak binnen het jeugddomein beperkt zijn, aangezien
in 2014 vaak contracten voor meerdere jaren met aanbieders afgesloten zijn.
o Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 120 uur gehanteerd voor het afsluiten
van een raamovereenkomst (betreft regionaal niveau) en vervolgens 8 uur voor het
opstellen van de contracten op gemeentelijk niveau

Accountmanagement: behelst de inhoudelijke regie over het account en het op doelgerichte en
gestructureerde wijze aangaan, onderhouden en ontwikkelen van duurzame profijtelijke relaties
met contract- en subsidierelaties. Driver hiervoor zijn het aantal accountrelaties. Hiervoor maken
we onderscheid tussen subsidie- en inkooprelaties, omdat subsidierelaties over het algemeen
meer tijd vergen dan inkooprelaties. Subsidierelaties spelen bij instellingen zoals AMHK, MEE of
C&G. Inkooprelaties worden meestal afgesloten met AWBZ, Jeugd & opvoedhulp (J&O) en jGGZinstellingen. De vrijgevestigden kunnen hierbij het beste als één account aangemerkt worden.
o Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 96 uur (1 dag per maand) gebruikt als
uitgangspunt voor een subsidierelatie en 24 uur voor een inkooprelatie.

Contractmanagement: betreft het proces waarbij - op basis van verkregen input - afgesloten
contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt. Dit behelst
ook de operationele afstemming met contractpartijen.
o Voorbeeld als richtsnoer: voor Haarlem hebben we 48 uur (4 uur per maand) gehanteerd
voor contractmanagement. Dit behelst ook het monitoren en opleveren van
managementinformatie over budgetten, afhandelen van facturatie en contractbeheer.

Contract- en subsidiebeheer: dit behelst het verzamelen van alle contracten om deze te
verwerken in een databestand en is gericht op het bewaren, fysiek en administratief beheren en
mutaties bijhouden. We maken hierbij onderscheid tussen beheer van subsidierelaties en beheer
van contractrelaties omdat de benodigde tijdsinvestering kan variëren.
september 2014
2. Jeugdproces (operationeel)
a. Ondersteuning van toegang
De benodigde formatie voor ondersteuning van de toegang is afhankelijk van de inrichting van het
toegangsproces, en de mate waarin dit proces geautomatiseerd is/wordt. Deze taken worden
meestal in een backoffice gepositioneerd ter ondersteuning van professionals (in wijkteams) die de
toegang verlenen.
In het rekenmodel geef je per taak aan of deze wel of niet door de gemeente uitgevoerd wordt en
vervolgens wat de geschatte tijd is voor de uitvoering. De tijdsinvestering zal grotendeel afhangen
van de mate waarin taken geautomatiseerd kunnen worden. In de onderstaande tabel geven we per
variabele het voorbeeld van Haarlem weer, dat als richtsnoer kan dienen.
Wat
Toelichting
Opstellen
beschikkingen
Voor de jeugdzorg kan gekozen worden om beschikkingen op te
stellen daar waar toegang tot specialistische voorzieningen
wordt verleend (a la WMO maatwerk voorzieningen). Het
opstellen van beschikkingen is in ieder geval noodzakelijk daar
waar het pgb-aanvragen betreft en daar waar cliënten er
expliciet om vragen.
Gemeenten kunnen ervoor kiezen om op basis van een
beschikking de backoffice een opdrachtformulering te laten
versturen naar de aanbieders. Het is ook mogelijk dat de
professionals in de wijk dit doen of cliënten zelf (met
bijvoorbeeld een doorverwijzing op zak).
Gemeenten kunnen ervoor kiezen om inhoudelijke informatie
uit plannen die in de toegang worden gemaakt te registreren
voor inhoudelijke monitoring, daar waar systemen die al niet
automatisch registreren.
Voor cliënten bij wie twijfels bestaan over wie het ouderlijk
gezag heeft, en in welke gemeente deze persoon woont,
kunnen aanbieders de gemeente vragen hier een check op te
doen. Dit kan alleen de gemeente, omdat alleen zij bevoegd is
om een aanvraag te doen bij het landelijke gezagsregister en de
gemeente de woonplaats in GBA kan controleren. Vragen over
ouderlijk gezag spelen alleen bij complexe (en dure)
jeugdhulpvormen.
PGB-aanvragen spelen met name bij jeugdzorg die door AWBZ
instellingen wordt verleend.
Voor het jeugddomein betreft dit voornamelijk een
ouderbijdrage voor uithuisplaatsingen zoals gesloten jeugdzorg
en pleegzorg.
De gemeente (in een backoffice of klantcontactcenter) kan ook
een rol spelen in het doorsluizen van vragen en meldingen van
burgers naar wijkteams (een soort telefoonfunctie). Dit vraagt
inzicht in het aantal verwachte telefoontjes en de gemiddelde
benodigde tijd voor afhandeling.
Verzenden
opdrachtformulering
voor aanbieders
Registratie plan van
aanpak/zorgleefplan/
etc. in systemen
Toetsen
woonplaatsbeginsel
(GBA) en aanvragen
gezagsregister
Afhandelen pgbaanvragen met SVB
Eigen bijdragen
doorgeven aan CAK
Doorsluizen vragen /
meldingen aan
wijkteams
Voorbeeld
tijdsindicatie
0,25 uur
0,08 uur
n.v.t.
3 uur
0,33 uur
0,05 uur
N.v.t.
september 2014
Het inrichten van bovenstaande taken zal in het eerste jaar meestal extra capaciteit vragen, omdat
het niet overal soepel zal verlopen door onwennigheid met nieuwe processen. Daarnaast vraagt het
ook procesondersteuning voor het inregelen van de benodigde processen.
b. Bezwaar en beroep
Door het overhevelen van verantwoordelijkheid voor de toegang naar gemeenten, kunnen cliënten
bij de gemeente bezwaar indienen tegen beslissingen in de toegang. Een precieze inschatting hiervan
is moeilijk te geven, omdat gemeenten hier nog geen ervaring mee hebben. Ervaringscijfers die we
van drie verschillende bureaus jeugdzorg kennen, variëren van 0,3% tot 3,1% voor bezwaar op
afgegeven indicaties. We verwachten dat in het eerste jaar het aantal bezwaarprocedures aan de
bovenkant of er zelfs ruim overeen zal zitten, om in de jaren daarna af te nemen. Het aantal
procedures zal daarbij sterk afhangen van de aanpak in de toegang, en kwaliteit (afname) en aantal
afwijzingen (toename) door de professionals die de toegangsbeslissingen nemen.
Om de formatie voor bezwaar en beroep te berekenen, vul je in het rekenmodel een aantal
variabelen in. Aangezien hier nog geen ervaring mee is binnen gemeenten, adviseren we onder
andere te kijken naar cijfers van bureau jeugdzorg in de regio en/of ervaringen vanuit het WMO
domein binnen de gemeente. In de onderstaande tabel geven we per invulveld een aantal
voorbeelden weer die als richtsnoer kunnen dienen.
Variabele
Voorbeeld als richtsnoer
Aantal toegangsbeslissingen/
beschikkingen
Dit betreft een inschatting op basis van historische
gegevens
Percentage bezwaar op
toegangsbeslissingen/ beschikkingen
Varieert bij drie bureaus jeugdzorg tussen 0,3% tot
3,1%
Percentage beroep op bezwaar
Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee
gemeenten ervaringscijfers van rond de 20% en 30%.
Aantal uur voor afhandeling van bezwaar
Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee
gemeenten ervaringscijfers van 6 en 10 uur.
Aantal uur voor afhandeling van beroep
Vanuit het WMO-domein kennen we bij twee
gemeenten ervaringscijfers van 15 en 16 uur.
september 2014
c. Facturatie en betalingen, controle op declaraties en monitoring
Dit betreft taken rondom bevoorschotting, het controleren en afhandelen van facturen en het
genereren van een maandelijkse managementrapportage voor monitoring. Hierbij maken we
onderscheid tussen AWBZ-instellingen, J&O en jGGZ omdat facturatie op andere manieren kan
plaatsvinden. In de onderstaande tabel geven we per invulveld een toelichting en het voorbeeld van
Haarlem weer dat als richtsnoer kan dienen.
Wat
Toelichting
Bevoorschotting
Voor de meeste (grote) instellingen worden afspraken
gemaakt voor bevoorschotting. Dit vergt dat deze
afspraken in de financiële administratie worden
verwerkt omdat de bevoorschotting conform afspraak
plaatsvindt. In het rekenmodel geef je aan hoeveel
instellingen een bevoorschotting krijgen en wat de
gemiddelde tijd voor de financiële administratie is om
dit in te regelen.
Facturatie/declaratie van kosten vindt op verschillende
manieren plaats. Voor AWBZ-instellingen en jGGZ vindt
declaratie achteraf via VeCoZo plaats. Voor J&O vindt
declaratie niet op cliëntniveau plaats en nog niet
geautomatiseerd. Facturatie vindt gebundeld plaats.
De frequentie is hierbij afhankelijk van afspraken, vaak
zelfs één keer per jaar. In het rekenmodel geef je per
domein (J&O, jGGZ en AWBZ) aan hoeveel facturen
jaarlijks binnenkomen, het percentage van de facturen
die gecontroleerd worden, en de gemiddelde tijdsduur
per controle.
Dit betreft het betalen van de facturen/declaraties na
controle of geen controle als dit alleen
steekproefsgewijs gebeurt. Het betalen van facturen
kan echter tijd vergen daar waar verrekening plaats
moet vinden met bevoorschotting. Dit kan
bijvoorbeeld bij AWBZ-instellingen het geval zijn.
Monitoring bestaat meestal uit het genereren en
analyseren van maandelijkse rapportages van
inhoudelijke en financiële KPI’s die in systemen worden
geregistreerd. De tijdsindicatie hangt hierbij
grotendeels af van hoe geautomatiseerd rapportages
uit systemen komen en/of dit nog allerlei handmatige
bewerkingen vergt.
Controleren van
factureren/ declaraties
Betalen facturen/
declaraties
Monitoren
Voorbeeld
tijdsindicatie
15 min. per
instelling
J&O
(jaarlijks
gebundeld)
4 uur
AWBZ
2 uur
(maandelijks
gebundeld)
jGGZ
(individuele
declaratie)
10
min.
15 minuten
(AWBZ = 1 uur
aangezien
verrekening met
bevoorschotting)
4 uur per maand
september 2014