Kennisdocument 5: DE CAPACITEIT VAN EEN ORGANISATIE

Kennisdocument 5:
DE CAPACITEIT VAN
EEN ORGANISATIE
Inhoud
Het stappenplan:
voor de capaciteitsanalyse van PI en PE
4
Uitvoering organisatieanalyse
5
Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie 7
Uitgever: Wilde Ganzen
Auteur: MDF
Mede tot stand gekomen dankzij subsidie van: NCDO
3|
PI-Doc 5: De capaciteit van een
organisatie
Wanneer je met een partner besluit om samen een ontwikkelingsproject
op te zetten, is het belangrijk dat beide organisaties van elkaar weten
hoe ze functioneren, oftewel wat hun capaciteiten zijn. De capaciteit van
een organisatie zegt iets over wat ze aankan, haar vermogen om
activiteiten met succes uit te voeren. Door met elkaar in gesprek te gaan
kunnen het Nederlands Particulier Initiatief (PI) en de Project Eigenaar
(PE) kijken wat beide partijen kunnen en willen. Een goede
kwaliteitsinschatting is erg belangrijk voor een succesvolle
samenwerking. Hiervoor wordt gebruikgemaakt van het spinnenweb.
Het spinnenweb is een praktische analysemethode om de capaciteit van
een organisatie te bepalen. De huidige capaciteit wordt in kaart gebracht
en vergeleken met de capaciteit die nodig is om het project tot een succes
te maken. Aan de hand van deze vergelijking kunnen eventuele zwaktes in
de capaciteit worden aangetoond en of/hoe je ze mogelijk kunt versterken.
Je ontdekt dus voor de start van het project of capaciteitsopbouw en
versterking nodig zijn. Een andere mogelijke conclusie is dat partners niet
goed zijn toegerust voor het uitvoeren of ondersteunen van het project en
dat het project moet worden aangepast.
Het stappenplan voor de capaciteitsanalyse van PI en PE
1. Identificeren en vaststellen van projectresultaten en -activiteiten.
2. Identificeren en omschrijven van de noodzakelijke capaciteiten voor
projectuitvoering en –ondersteuning.
3. Informatie verzamelen over de huidige organisatiecapaciteiten
volgens een criterialijst.
4. Invullen van de gewenste capaciteit van de organisatie in het
spinnenweb.
5. De huidige capaciteit van de organisatie middels een score invullen
in het spinnenweb.
6. De gewenste situatie met de huidige situatie vergelijken en de
verschillen in kaart brengen.
7. De vraag stellen of de verschillen belangrijk zijn voor het succes van
het project.
8. Activiteiten identificeren die de zwaktes in de capaciteit omzetten in
sterktes.
Voor elke stap is een aantal vragen opgesteld die helpen bij het vergelijken
van de huidige situatie van de organisatie met de toekomstige. Deze
vragen dienen als richtlijn.
Criteria voor spinnenweb






WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie
j
Technische capaciteit
Financiële/administratieve capaciteit
Management van medewerkers, training, motivatie
Klant-, doelgroepgerichtheid/-kennis
Kwaliteit van beleid, planning, systemen
Link met andere organisaties
|4


Lerend vermogen, monitoring, evaluatie
Transparantie, managementstijl, verantwoordelijkheid,
controlesysteem
Beoordelingscriteria
0 = slecht, moet verbeterd worden
1 = zwak, kan verbeteren
2 = ruimte om nog te verbeteren
3 = goed, effectief
Uitvoering organisatieanalyse
1. IDENTIFICEREN EN VASTSTELLEN VAN DE TE LEVEREN
PROJECTRESULTATEN EN - ACTIVITEITEN .
De resultaten die behaald moeten worden en de activiteiten die daarvoor
nodig zijn, moeten duidelijk omschreven worden in een projectdocument.
Wat is het projectdoel bijvoorbeeld? Met welke strategie kan dit worden
behaald en welke activiteiten zijn hiervoor nodig?
Als dit helder is, kun je door met de volgende stap.
2. IDENTIFICEREN EN OMSCHRIJVEN VAN DE NOODZAKELIJKE CAPACITEITEN
VOOR PROJECTUITVOERING EN – ONDERSTEUNING .
Omschrijf samen met de partnerorganisatie aan de hand van de acht
spinnenwebcriteria wat de ideale capaciteit van het PI en de PE zijn om het
project te kunnen uitvoeren en ondersteunen. Doe dit op basis van
bovengestelde doelen en activiteiten.
In de praktijk
Het vergroten van de deelname van meisjes aan basisonderwijs in een
dorp in een ontwikkelingsland is het projectdoel. Een van de resultaten
is het opzetten van een meisjesvriendelijke schoolomgeving. Bij
technische criteria zou je dus van de PE mogen verwachten dat het de
lokale schoolsituatie kent, weet wat een meisjesvriendelijke omgeving
inhoudt en daar dus in de organisatie kennis over heeft. Dit criterium
moet nu in de gewenste kennis en expertise worden omschreven,
bijvoorbeeld: ‘Kennis van vrouwvriendelijke schoolomgeving voor
meisjes in de leeftijd x tot y.’
Het PI kijkt of ze hiervoor draagvlak in Nederland krijgt en de nodige
middelen kan mobiliseren.
5|
| WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie
Het spinnenweb ingevuld volgens de acht criteria kan bijvoorbeeld tot de
volgende uitkomst leiden:
Technische capaciteit
Transparantie,
managementstij
lcontrole
Financiële capaciteit
X
3
X
2
1
X
X
X
0
X
X
Lerend
vermogen
management, training
motivatie
Doelgroep focus
X
Key:
0 = Slecht, moet verbeterd worden
1 = Zwak, ruimte voor verbetering
Link met andere
organisaties
Beleid
2 = Ruimte om nog te verbeteren
3 = Goed, effectief
3. INFORMATIE VERZAMELEN OVER DE HUIDIGE ORGANISATIECAPACITEITEN
VOLGENS EEN CRITERIALIJST .
In deze stap wordt de huidige capaciteit geanalyseerd aan de hand van de
acht spinnenwebcriteria. Vragen die kunnen helpen bij het bepalen van de
huidige capaciteit:
Producten en diensten



Welke producten en/of diensten biedt de organisatie momenteel aan?
Welke doelgroep maakt hiervan gebruik?
Met welk doel biedt de organisatie deze diensten aan?
Missie



Wat is de missie en/of visie van de organisatie en is dit vastgelegd?
Zijn de missie/visie bekend bij medewerkers, vrijwilligers en andere
betrokkenen?
Is de organisatie een rechtspersoon, officieel erkend en bezit zij
statuten?
Middelen

WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie
j
Wat zijn de middelen die de organisatie ter beschikking heeft om
diensten en producten te leveren? Denk aan:
 financiële middelen
 personele middelen (kwaliteit en kwantiteit)
 materiële middelen
 natuurlijke hulpbronnen (water, grond, bos, lucht, enz.)
|6
4. INVULLEN VAN DE GEWENSTE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE IN HET
SPINNENWEB .
Aan de hand van een capaciteitsanalyse kan het spinnenweb nu worden
ingevuld met omschrijvingen van de benodigde capaciteiten voor de ideale
situatie. Oftewel, de acht spinnenwebcriteria hebben nu een specifieke
invulling gekregen. Bijvoorbeeld: technische capaciteit is nu omschreven
als DE capaciteit die nodig is voor de uitvoering van het project.
5. DE HUIDIGE CAPACITEIT VAN DE ORGANISATIE MIDDELS EEN SCORE
INVULLEN IN HET SPINNENWEB .
De huidige situatie – beoordeeld in stap 3 – kan met de juiste score
worden ingevuld in het spinnenweb. Het eindresultaat is een ingevuld
spinnenweb op alle acht criteria.
6. DE GEWENSTE SITUATIE MET DE HUIDIGE SITUATIE VERGELIJKEN EN DE
VERSCHILLEN IN KAART BRENGEN .
Per onderdeel kun je nu beoordelen of de capaciteit voldoende is, of dat er
een leegte is die moet worden opgevuld. Is de huidige technische
capaciteit bijvoorbeeld gelijk aan de gevraagde capaciteit?
7. DE VRAAG STELLEN OF DE VERSCHILLEN BELANGRIJK ZIJN VOOR HET
SUCCES VAN HET PROJECT .
Als alle verschillen en overeenkomsten duidelijk zijn, kunnen capaciteiten
die als zwak zijn beoordeeld eventueel worden versterkt. Hierin zijn
sommige kwaliteiten wellicht meer of minder belangrijk. Het resultaat is
een prioriteitenlijst met capaciteiten die opgebouwd moeten worden. De
volgende vragen kunnen hierbij helpen:
 Hoe groot is de kans dat de organisatie de benodigde capaciteit
(middelen, kennis, vaardigheden) in de komende jaren tot haar
beschikking heeft?
 Hoe groot is de invloed van externe factoren (bedreigingen) op de
beschikbaarheid van de benodigde capaciteit? Baseer je hierbij op
informatie uit de contextanalyse.
 Hoe groot is de garantie dat de gewenste kwantiteit en kwaliteit
worden geleverd?
8. ACTIVITEITEN IDENTIFICEREN DIE DE ZWAKTES IN DE CAPACITEIT
OMZETTEN IN STERKTES .
Capaciteiten die moeten worden opgebouwd voor de uitvoering van het
project, worden in deze stap omgezet in concrete activiteiten. Wat moet er
gebeuren, wat moet de organisatie doen om de capaciteiten op te
bouwen? Bijvoorbeeld een cursus of de introductie van een bepaald
computersysteem. Capaciteitsopbouw kost geld, tijd en middelen. Deze
moeten worden voorzien in het project.
Het opbouwen van de capaciteiten van een organisatie
De capaciteitsopbouw van een organisatie verschilt per organisatie. Als een
partner professioneel is en volledig functioneert, hoeft er misschien weinig
te gebeuren voordat je samen een project start. Ook kan het zijn dat een
organisatie nog het een en ander moet doen voordat de samenwerking
begint. Er zijn drie mogelijke scenario’s.
7|
| WILDE GANZEN PI-DOC 5 De capaciteit van een organisatie
SCENARIO A
Het huidige functioneren van de organisatie ziet er niet positief uit. De
organisatie zou op alle fronten moeten verbeteren. Er kunnen
verschillende redenen zijn om tot deze conclusie te komen. Hierbij kan o.a.
gedacht worden aan de volgende aspecten:
 de beoogde doelen die de organisatie zichzelf stelt kunnen niet
worden gehaald, omdat ze niet door de doelgroep of maatschappij
worden ondersteund.
 de kwaliteit of kwantiteit van de producten schiet tekort, mogelijk door
gebrek aan een (constante) beschikbaarheid van middelen.
 de aangeboden producten en diensten leiden tot andere effecten dan
voorzien en dragen niet bij aan het doel van de organisatie.
 de beschikbare (personele) middelen zijn niet afgestemd op de
producten.
Mocht dit het geval zijn, overweeg dan om géén samenwerkingsrelatie met
de organisatie aan te gaan, of om het project aan te passen aan de reële
capaciteiten van het PI en de PE.
SCENARIO B
De organisaties functioneren goed in de huidige vorm. Alle energie kan in
het project worden gestoken. Dit is een sterk samenwerkingsverband
waarin de rollen tussen PI en PE goed zijn verdeeld: het PI ondersteunt en
de PE leidt het project en voert het uit.
SCENARIO C
Het huidige functioneren van het PI en/of de PE schiet op enkele punten
tekort. Maak een activiteitenplan om de nodige capaciteiten te versterken.
De versterking moet erop gericht zijn dat de organisatie het project met
succes kan uitvoeren. Het eindresultaat van capaciteitsopbouw is enerzijds
een succesvol uitgevoerd project en anderzijds een sterkere organisatie die
het project goed en op duurzame wijze kan uitvoeren.
WILDE GANZEN PI-DOC5 De capaciteit van een organisatie
j
|8
Wilde Ganzen
Heuvellaan 36
1217 JN Hilversum
t 035 - 625 10 30
f 035 - 624 66 77
rekening 40 000
[email protected]
www.wildeganzen.nl