Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017

1
Huishoudelijk reglement VZW Celestijn
Goedgekeurd door de statutaire algemene vergadering 8 juni 2017
verwijzingen naar volgende mogelijke bijlagen;
- schoolreglement VZW de Levensboom
- statuten VZW Celestijn
- kader voor ouder- en teamparticipatie
- mens- en maatschappijvisie VZW de Levensboom
- pedagogische visie VZW de Levensboom
Inhoudelijk overzicht
1. inleiding
2. kader voor ouder-en teamparticipatie
3. basispeilers van de visie en de werking
4. statutaire bestuursorganen
5. de klasvergadering
6. werkgroepen
7. ouders
8. team en coördinatoren
1. Inleiding
De VZW Celestijn heeft als doel het beheer van de vestigingsplaats Marke van de Levensboom
in goede banen te leiden. Voor vestigingsoverkoepelende materies is het schoolbestuur van de VZW
de Levensboom bevoegd. Het schoolbestuur bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de vestigingen. Dit
alles gebeurt in de geest van de pedagogische visie en de mens- en maatschappijvisie van de
Levensboom.
Dit huishoudelijk reglement bevat de basisvisie van de vestiging Marke en beschrijft de
verschillende organen binnen de vestiging en wat ze als taak hebben. Het huishoudelijk reglement wordt
goedgekeurd en gewijzigd door de algemene vergadering. Het is een verdere uitwerking van de statuten
die op eenvoudig verzoek te verkrijgen zijn in het secretariaat.
Voor afspraken rond kleine, praktische punten uit de dagelijkse werking verwijzen we
naar het afsprakenboek (organisatie middagmalen, bosklassen, besteding klasbudgetten,
enz… ). Dat ligt altijd in het bureau ter inzage.
Nieuwe personeelsleden en ouders met een nieuw kind op school, ondertekenen het huishoudelijk
reglement van VZW Celestijn en het schoolreglement van VZW de Levensboom voor akkoord. Dit
betekent ook:
- dat ze akkoord zijn met het schoolreglement van VZW de Levensboom
- dat ze zich inschrijven als lid van de VZW CELESTIJN, tenzij ze bezwaar aantekenen.
Nieuwe personeelsleden wordt ook gevraagd om het protocol van onze scholengemeenschap SOM te
ondertekenen voor ontvangst.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
2
2. Kader voor ouder- en teamparticipatie
Bij het opstellen van dit huishoudelijk reglement werd uitgegaan van het organisatiekader dat werd
voorgelegd op de algemene vergadering van 28 november 2008.
Dat kader geeft richtlijnen over de invulling van allerlei bevoegdheden die binnen dit
huishoudelijk reglement worden opgesteld.
Het gaat zowel op voor de niveaus van de ouders, de teamleden, het bestuur en de
coördinatoren.
3. Basispijlers van de visie en de werking van de Levensboom en
van VZW Celestijn
Deze drie pijlers zijn de uitgangspunten voor de pedagogische visie, voor de maatschappijvisie en
voor de schoolorganisatie. Ze bepaalden mee het organisatiekader en dus ook dit huishoudelijk
reglement.
A. De Levensboom is een plaats van DIALOOG:
Van persoon tot persoon
In de Levensboom komen beslissingen, samenwerking, oplossingen, tot stand door dialoog:
gedachtenwisseling tussen gelijkwaardige gesprekspartners. Elke mening is belangrijk genoeg om
gehoord te worden. Bij uiteenlopende visies zoeken we naar win-win oplossingen die zoveel mogelijk
aan ieders onderliggende argumenten, verlangens, vragen, verzuchtingen, noden, … tegemoet komen.
Dit vraagt van iedereen een open houding: open bij het luisteren, open bij het spreken.
Dit betekent niet dat een andere mening van enkele mensen, een beslissing of een afspraak moet
tegenhouden. Het gaat hem vooral over de basishouding.
In de organisatie
Het uitgangspunt van de dialoog betekent in de organisatie:
- dat de verschillende organen samenwerken en de bevoegdheden verdelen in een geest van
onderlinge dialoog;
- dat beslissingsorganen alle nuttige informatie actief verspreiden en open communicatie voeren;
- dat beslissingsorganen de mening vragen van betrokken personen bij de voorbereiding van
beslissingen, zodat beslissingen aansluiten bij wat er in de schoolgemeenschap leeft.
B. De Levensboom vraagt RESPECT en VERTROUWEN:
Van persoon tot persoon
In de omgang verdienen we elkaars respect als persoon, elk met zijn eigen geschiedenis en verhaal.
In de samenwerking verdienen we ook elkaars vertrouwen als persoon, we gaan ervan uit dat
iedereen op zijn of haar manier zo goed en integer mogelijk de rol(len) probeert te vervullen die hij
of zij opneemt of toebedeeld krijgt.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
3
In de organisatie
Ook de werkgroepen en beslissingsorganen hebben het vertrouwen van iedereen nodig. We gaan ervan
uit dat de verschillende organen op een integere manier werken en de beste oplossingen voor het geheel
zoeken.
Voor wie toch de betere oplossing heeft: uit respect voor het werk van werkgroepen en andere organen
leggen we ons eventuele 'ei' best niet in de wandelgangen, maar wel op de daartoe voorziene plaatsen.
C. De Levensboom rekent op ieders VERANTWOORDELIJKHEID en
ENGAGEMENT:
Als persoon
Door de dialoog en het vertrouwen stoppen we elkaar de verantwoordelijkheid toe om de werking
samen te dragen.
Die verantwoordelijkheid van iedereen begint bij het opnemen van taken en 'doen wat je zegt'. Maar
het gaat nog wat dieper: de Levensboom verwacht dat iedereen mee zorg draagt voor het geheel:
- als een kind op de koer een ander kind pest, is dat de zorg van elk kind, elke ouder of elke
begeleid(st)er die daar toevallig langs komt;
- als het schoollopen voor sommigen te duur is, is het ieders zorg om te zoeken naar oplossingen
door inkomsten elders te zoeken of kosten te verlagen;
- als er ergens een blikje rondslingert, na een activiteit moet opgekuist worden, enz…
Voor de krachtlijnen van de participatie wordt verwezen naar het document “*”, dat op intranet terug te vinden
is.
In de organisatie
Elke werkgroep en ander orgaan neemt ook vanzelfsprekend de volle verantwoordelijkheid voor het
eigen doen en laten, en kwijt zich als voorbeeldige ‘huisvader’ van haar opdracht.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
4
4. Statutaire bestuursorganen van VZW Celestijn
A. De Algemene Vergadering (AV):
1.Statutair
Wat?
De statutaire algemene vergadering is het hoogste orgaan in de vzw. Een statutaire algemene vergadering
is een algemene vergadering die kan beslissingen nemen zoals de statuten van de VZW bepalen en zoals
door de wet voorzien.
Wie?
Alle ouders en personeelsleden van vestiging Marke van de Levensboom zijn automatisch lid van de
algemene vergadering van de VZW Celestijn bij ondertekening van het schoolreglement.
Bij nieuw samengestelde gezinnen zijn het de personen die het huishoudelijk reglement ondertekenen,
die automatisch lid worden van de algemene vergadering (indien ze geen bezwaar melden).
Bevoegdheden;(*zoals beschreven in de statuten)
- *wijzigingen aan de statuten
- *benoeming en afzetting van bestuurders.
- *goedkeuring van begroting en afrekeningen na advies van de financiële werkgroep en het team
- *ontbinding van de VZW
- *uitsluiten van leden
- *toelatingspolitiek voor leden
- *veranderingen in het wachtlijstreglement na goedkeuring van het team
- *wijzigingen in het huishoudelijk reglement of de beslissingsstructuur
- *goedkeuren van het jaarplan en het jaarverslag op advies van het vestigingsbestuur
- *aanstellen van een voorzitter en een secretaris voor de algemene vergadering
- *goedkeuren van officiële samenwerkingsverbanden die toetreding tot andere VZW’s inhouden
- het aanstellen van de leden die ouders zijn en die de VZW zullen vertegenwoordigen in het
schoolbestuur. Het team stelt zelf zijn vertegenwoordiging voor aan de algemene vergadering die
ze al dan niet bekrachtigt
- de algemene vergadering geeft een bindend advies aan haar vertegenwoordigers die in de
algemene vergadering van de VZW Levensboom zetelen als het gaat om wijzigingen in de
pedagogische visieteksten of de mens- en maatschappijvisie. In het geval van de pedagogische
visie gebeurt dit ook na een goedkeuring in het team
- indien er op het vestigingsbestuur rond een bepaald punt gestemd wordt en er is geen 2/3
meerderheid (wat op zich niet hoeft voor een beslissing), dan kan de minderheid (onthoudingen
tellen niet mee) unaniem een AV bijeenroepen om over dit punt te arbitreren en de eindbeslissing
te nemen. Dit geldt niet voor persoonsgebonden zaken.
- indien op het VB beslissingen voorliggen of genomen worden die een financiële impact hebben
van meer dan 10.000 EUR en die niet opgenomen werden in het investeringsplan zoals
voorgesteld bij de begroting, dienen deze afzonderlijk en zo snel als mogelijk op een AV ter
stemming worden voorgelegd.
Hoe?
De secretaris en de voorzitter van de algemene vergadering of het vestigingsbestuur roepen minstens
twee maal per jaar de leden bij elkaar. De wijze van uitnodigen en stemmen wordt uitvoerig in de
statuten beschreven. Hoe leden en team de statutaire vergadering kunnen bijeenroepen, wordt ook
beschreven in de statuten.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
5
2.Informatief (open schoolforum)
Wat?
Deze algemene vergaderingen hebben als bedoeling informatie te geven over gelijk welke thema’s (vanuit
team, vestigingsbestuur, werkgroepen, …) of om een debat over gelijk welke (schoolgebonden) thema’s
te voeren in alle openheid en zonder de bedoeling om tot concrete beslissingen te komen.
Dit schept de mogelijkheid om ideeën te toetsen bij een grotere groep van ouders alvorens te beslissen,
en ook om vanuit team en werkgroepen contact te houden met de oudergroep.
Een informatieve algemene vergadering kan samenvallen met een statutaire algemene vergadering.
Wie?
Alle leden van de algemene vergadering zoals in de statuten beschreven.
Bevoegdheden?
Naast het uitwisselen van informatie heeft een informatieve algemene vergadering niet het doel
beslissingen te nemen. De informatieve algemene vergadering kan wel adviezen formuleren.
Hoe?
Er zijn minstens twee informatieve AV's op een jaar en ze kunnen samenvallen met een statutaire
algemene vergadering.
Het vestigingsbestuur kan beslissen tot het inrichten van een informatieve AV, eventueel op voorstel
van een werkgroep of het team. De voorzitter van de algemene vergadering zit deze vergaderingen
voor.
B. Het vestigingsbestuur
Wat?
Het vestigingsbestuur is volgens de statuten de officiële raad van bestuur van de VZW.
Het heeft de eindverantwoordelijkheid voor het volledige beleid, met uitzondering van de bevoegdheden
van de algemene vergadering en de bevoegdheden die op schoolniveau door het schoolbestuur moeten
worden genomen. In opdracht van de algemene vergadering waakt ze als ‘een goede huisvader’ over de
school. Het vestigingsbestuur is het orgaan waar, indien nodig, kind- en persoonsgebonden materies
kunnen besproken worden. Het vestigingsbestuur koestert de basispijlers en de visie van de school en
draagt die uit naar alle organen en ouders. Het vestigingsbestuur ziet toe op de naleving van het
huishoudelijk reglement.
Enkele taken die we daaruit afleiden:
- Het uitwerken van een langetermijnvisie op de verschillende terreinen; en van daaruit zelf initiatief
nemen: concrete voorstellen lanceren, en toetsen op bvb een informatieve AV.
- Het opstellen van een jaarplan dat na goedkeuring door de statutaire AV bindend is voor alle
werkgroepen en organen. De werkgroepen hierin ondersteunen.
De vertegenwoordiging naar buiten uit en de verzorging van de algemene public relations.
De uitstraling van de visie (mens en maatschappij, pedagogie) tot een levendig iets maken door ze
toe te passen in alle beslissingen, regelmatig naar buiten (pers, overheid, onderwijswereld, …) treden
met standpunten, …
Minstens twee maal per jaar een algemene vergadering bijeenroepen.
Twee maal per jaar overleg/ontmoeting plegen met het team.
Het geven van financiële volmachten aan personen die volgens de statuten de vereniging kunnen
vertegenwoordigen na advies van de financiële werkgroep.
-
Het aanstellen en ontslaan van onderwijsondersteunend personeel dat voor de VZW werkt. Het
beslist over evaluaties van deze personeelsleden die worden voorbereid door de
personeelswerkgroep.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
6
-
-
-
-
-
De bewaking houdt concreet in dat het vestigingsbestuur akte neemt van genomen beslissingen
en dat ze beslissingen van werkgroepen kan herroepen of hernemen na de woordvoerder van de
werkgroep gehoord te hebben.
Het bestuur bewaakt eveneens de betrokkenheid van ouders tijdens pedagogische
veranderingsprocessen door team of bestuur opgezet.
Voeling houden met de oudergroep door agendapunten vanuit het bestuur aan te brengen op de
klasvergaderingen. Daartoe streeft het VB ernaar om op elke klasvergadering minstens één lid
aanwezig te laten zijn.
Het goedkeuren van alle regelingen en reglementen buiten dit huishoudelijk reglement (bijv.
functieomschrijvingen en profielen, arbeidsreglement, …). Zo geeft het vestigingsbestuur ook
bindend advies aan zijn vertegenwoordigers in het schoolbestuur omtrent schoolreglement,
functieomschrijvingen en evaluatieprocedures,en dergelijke….
Verder neemt het VB nota van de algemene conclusies van de personeelsevaluaties na
opvolging van het jaarplan en de werking van de personeelswerkgroep.
Advies geven aan de coördinator over de inhoud van de evaluatie van personeelsleden met
een pedagogische opdracht. En eveneens aan het schoolbestuur over de evaluatie van de
coördinatoren en andere gemeenschappelijke personeelsleden over de vestigingen heen in
dienst van het ministerie van onderwijs.
De aanstelling van een of twee ouders voor de opvolging van de vrijwillige bijdragen.
Daaronder wordt verstaan;
•
toelichting van het systeem van de vrijwillige bijdragen op de eerste AV van het
schooljaar (mondeling en per brief in de vakjes);
•
opvolgen dat elke ouder of ouderpaar aangeeft welk engagement zij al of niet willen of
kunnen aangaan en periodiek opvolgen of deze engagementen ook worden nageleefd;
•
ouders of ouderparen aanspreken die zich niet melden en dit in samenspraak met de
coördinator;
•
terugkoppelen aan het VB en de financiële werkgroep of het begrote bedrag wordt bereikt.
Wie?
De samenstelling van het bestuur wordt in de statuten beschreven. Hun mandaat duurt drie jaar.
De coördinatoren zijn automatisch waarnemend lid van het vestigingsbestuur.
Leden van de vereniging die zich kandidaat willen stellen voor lidmaatschap van het vestigingsbestuur,
worden vooraf grondig geïnformeerd over de opdracht en de werking van het bestuur. De voorzitters
stellen hen een bundel ter beschikking met alle basisdocumenten over de visie en de organisatie van
de school.
Elk lid van de vereniging kan de vergaderingen van het vestigingsbestuur geheel of voor een deel
bijwonen, mits melding een dag voordien aan de voorzitter of de secretaris van het vestigingsbestuur,
en met uitsluiting van agendapunten waarin persoonsgebonden zaken (van personeel, kinderen,
ouders) aan bod komen.
Hoe?
Het vestigingsbestuur komt minstens 6 maal per kalenderjaar samen. Beslissingen worden enkel
genomen indien minstens de helft van de leden aanwezig is. Bij staking van stemmen beslist de
voorzitter.
Het vestigingsbestuur kiest onder de beheerders een of twee voorzitter(s) en een secretaris.
Het vestigingsbestuur maakt van zijn bijeenkomsten een verslag dat onder de leden van de VZW kan
verspreid worden, mits schrapping van de persoonsgebonden onderwerpen.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
7
5. De klasvergadering
Wat?
Minstens drie maal per jaar worden alle ouders van een klas bijeengebracht voor een klasvergadering
die geleid wordt door de klasbegeleider. Indien nodig kan de pedagogisch coördinator de begeleider
hierbij steunen.
De klasvergadering handelt over de organisatie van de klaswerking; naast didactische en
pedagogische onderwerpen komen er ook praktische punten aan bod.
De werking van de klas kan er geëvalueerd worden maar niet de begeleider zelf. De
persoonsgebonden evaluatie gebeurt door de coördinator, hierin ondersteund door
de personeelswerkgroep.
Via de klasvergadering worden ouders bevraagd over pedagogische veranderingen die op til zijn. De
bedoeling is de ouders bij het denkproces te betrekken. Er wordt naar gestreefd om telkens minstens
één lid van het VB op alle klasvergaderingen te hebben. Dit schept de gelegenheid om toelichting te
geven of advies te vragen over bestuurlijke aangelegenheden, of om klanken op te vangen over de
schoolwerking.
6. Werkgroepen binnen VZW Celestijn
Basisafspraken die gelden voor iedere werkgroep:
1.De werkgroepen binnen de VZW Celestijn zijn een dynamisch gegeven. Er zijn enkele permanente
werkgroepen. Daarnaast kunnen ook altijd ad hoc-werkgroepen worden opgericht met een specifieke
opdracht.
2.Iedere werkgroep heeft zijn eigen werking en dynamiek. Voor sommige werkgroepen is het
noodzakelijk dat een jaarkalender en een begroting worden opgesteld. Ook moeten sommige
werkgroepen verslagen maken van hun vergaderingen. Deze documenten worden door de
coördinator bijgehouden.
3.De werkgroepen koppelen nuttige informatie over hun werking terug aan het vestigingsbestuur. Het
vestigingsbestuur bevraagt ook zelf de werkgroepen over hun werking, en verschaft hen alle
informatie die ze nodig hebben. Een vertegenwoordiging van iedere werkgroep kan altijd aanwezig
zijn op een bestuursvergadering wanneer dit nuttig of nodig is.
4.Iedere werkgroep heeft een aanspreekpersoon. Hij of zij informeert de coördinator en de leden van
het bestuur.
5.Bij het opstellen van de jaarkalender wordt rekening gehouden met evaluatieperiodes en eventueel
andere drukke periodes om overbelasting tegen te gaan.
6.Een aantal werkgroepen hebben een eigen budget voorzien op de begroting. Ze beheren dit budget
zelfstandig zolang er geen investeringen van meer dan 1000 € gebeuren. In voorgaand geval is advies
van de coördinator nodig die de financiële werkgroep en het bestuur consulteert.
7. Begin juni wordt door iedere werkgroep die rekent op een eigen budget, doorgegeven aan de
financiële werkgroep welke de begrootte som is voor het komende schooljaar.
8. Alle onkosten of inkomsten worden zo snel mogelijk geboekt of ingebracht bij de administratie van
de school. Werkgroepen houden geen eigen kas bij. Alle werkgroepen rekenen alle inkomsten en
uitgaven van het schooljaar af tegen 10 juli met de administratie.
Zo alleen kan de correcte afrekening van het boekjaar opgemaakt worden.
9. Wanneer een werkgroep dit nuttig vindt, kan het een extern lid opnemen in de werkgroep. Een
extern lid kan worden voorgesteld omwille van bijzondere ervaring of expertise in de opdracht van de
werkgroep. De aansluiting van een extern lid wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het vestigingsbestuur.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
8
A. Financiële werkgroep
Wie ?
Alle ouders met verstand of interesse in financiële zaken; leningen, bankzaken, boekhouding,
verzekeringen,…. kunnen op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden van de
financiële werkgroep.
Taak?
 Jaarlijkse begrotingsopmaak in overleg met het vestigingsbestuur.
 Begroting en afrekeningen voorstellen op de Algemene Vergadering. Afspraken maken met
betrekking tot uitgaven en investeringen > 1.000 €. Afspraken maken met betrekking tot de juiste
inboeking in de boekhouding.
 Periodieke opvolging van de begroting en boekhouding; minimum om de drie à vier maanden. En
dit regelmatig terugkoppelen aan het Vestigingsbestuur en de betrokken werkgroepen.
 Bij grote investeringen streven naar een “correct” verloop (d.w.z. voorafgaand overleg met de
betrokken personen, werkgroepen en besturen en dit zoveel als mogelijk op basis van
verschillende offertes).
 Afspraken en overleg met andere vestigingen met betrekking tot overkoepelende zaken (bvb.
opsplitsing werkingstoelagen, opsplitsen bepaalde lonen en facturen, solidariteitsfonds beheren,
‘transparante boekhouding’ , voorleggen van elkaars begroting, ….).
 Aanspreekpunt zijn in verband met financiële , administratieve en fiscale zaken.
Hoe?
De werkgroep komt enkele malen per jaar samen rond de genoemde taken. De
werkgroep communiceert op regelmatige basis met het Vestigingsbestuur.
De woordvoerder van de werkgroep is samen met de coördinator verantwoordelijk voor het
dagelijks uitvoeren van het financieel beheer dat wordt uitgevoerd door de administratief
bediende.
B. Werkgroep leescultuur
Wie ?
Alle ouders kunnen, op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De werkgroep zorgt voor een aanbod aan informatief materiaal aan leerlingen en begeleiders. De
werkgroep neemt initiatieven om de leescultuur op school te bevorderen.
Hoe?
De werkgroep doet jaarlijks een advies (voor de grote vakantie) aan de financiële werkgroep voor het budget
waar ze aanspraak willen op maken.
Ze staan in voor het onderhoud en het uitbouwen van de infrastructuur (docucentrum) waarin het
infomateriaal kan beschikbaar gesteld worden.
Ze verzorgen de uitleendienst van het materiaal.
Ze staan in voor de organisatie van de Kinder- en Jeugdboekenjury op school.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
9
C. Werkgroep intranet/website/ICT
Wie ?
Alle ouders kunnen op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De werkgroep is verantwoordelijk voor de redactie en het onderhoud van de website en het intranet. De
werkgroep staat ook in voor de elektronische verspreiding van de Nieuwsbrief.
De werkgroep onderhoudt het computerpark van de vestiging en is verantwoordelijk voor de
vernieuwing van het computerpark en de internetverbindingen.
Hoe?
De werkgroep doet jaarlijks een advies (voor de grote vakantie) aan de financiële werkgroep voor het budget
waar ze aanspraak willen op maken.
De werkgroep is verantwoordelijk voor de artikelen op de site. De werkgroep kan bij betwisting een bindend
advies vragen aan het vestigingsbestuur.
Ze werkt daarvoor samen met de ICT-medewerker en is gemachtigd taken aan deze over te dragen. De
werkgroep maakt een jaarplan op waarin ze prioriteiten vastlegt.
De werkgroep werkt samen met de gelijknamige werkgroep uit de andere vestigingen.
D. DOL
Wie ?
Alle ouders kunnen op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De werkgroep organiseert activiteiten met als doel de integratie van alle ouders te bevorderen.
Hoe?
De werkgroep heeft geen eigen budget maar kan rekenen op voorschotten die ze na een activiteit
terugbetalen. De werkgroep probeert immers zelfbedruipend te zijn. Tegen 10 juli maken ze een
afrekening van hun activiteiten die ze voorleggen aan de coördinator.
De werkgroep kan alle mogelijke activiteiten in en buiten de schoolmuren organiseren die ze nodig achten
om hun doel te bereiken.
De werkgroep maakt bij het begin van ieder schooljaar een jaarplanning op en houdt daarbij rekening met
de activiteitenkalender en de teamwerking.
De werkgroep probeert ook te voorzien in vestigingsoverschrijdende activiteiten en werkt daarvoor samen
met andere vestigingen.
E. Redactie Levensblad
Wie ?
Alle ouders kunnen op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De redactie geeft vier keer op een jaar het schooltijdschrift uit en werkt daarvoor over de
vestigingsgrenzen samen in één redactie.
Hoe?
De werkgroep doet jaarlijks een advies (voor de grote vakantie) aan de financiële werkgroep voor het
budget waar ze aanspraak willen op maken. De werkgroep voorziet eveneens in de recuperatie van een
deel van de publicatiekosten door het inzamelen van advertenties.
De woordvoerder van de groep is tevens verantwoordelijke uitgever van het Levensblad maar in de
colofon van het tijdschrift wordt vermeld dat ieder auteur inhoudelijk voor zijn artikel verantwoordelijk is.
Anonieme bijdragen zijn dus niet mogelijk. De redactie kan beslissen om artikelen in te korten, of op
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
10
enige andere wijze publicatie vatbaar te maken.
De werkgroep vraagt bindend advies aan het vestigingsbestuur bij betwisting van een artikel.
F. Werkgroep verhuur
Wie ?
Alle ouders kunnen op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
Het ter beschikking stellen van de infrastructuur en het opmaken van de afspraken daarrond.
Hoe?
De werkgroep stelt een huurovereenkomst op en laat deze goedkeuren door het vestigingsbestuur. De
werkgroep houdt toezicht op de toepassing van het contract. Bij betwisting wordt er bindend advies
gevraagd aan het vestigingsbestuur.
G. Werkgroep Bon Appétit
Wie ?
Alle ouders kunnen, op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De werkgroep neemt initiatieven voor een gezondere voeding op school, en dit via concrete verbeteringen
en sensibilisering, in een positieve sfeer met respect voor de autonomie van iedere ouder.
Hoe?
De werkgroep verschaft praktische informatie rond gezonde voeding op school (tussendoortjes, picknick,
catering bij feestjes, …). Ze ijvert voor een gezondere voeding door de cateringmaatschappij. Ze kan
activiteiten organiseren die ook kaderen in het promoten van een gezonde voeding.
H. Werkgroep pedagogische thema’s
Wie ?
Alle ouders kunnen, op eenvoudig verzoek aan de voorzitter van de werkgroep, lid worden.
Taak?
De werkgroep zorgt voor het samenbrengen van ouders en begeleiders rond pedagogische thema’s die
leven in en rond de school.
Hoe?
Jaarlijks organiseert de werkgroep één of meerdere thematische bijeenkomsten voor ouders, begeleiders
en/of kinderen. Ze kan daarvoor samenwerken met andere vestigingen of externen. De werkgroep kan
ook adviezen geven in pedagogische aangelegenheden aan het bestuur of het team.
I. Praktische werkgroep
Wie ?
Alle ouders worden minstens één keer per jaar uitgenodigd voor deelname aan een praktische werkdag
op school. Daarnaast kunnen mensen ook nog worden aangesproken of uitgenodigd voor meer
specifieke praktische taken op school. In die zin is deze werkgroep niet echt een werkgroep met een
beperkt aantal leden, maar meer een losse samenwerking van mensen met de nodige praktische
vaardigheden. Op die manier dragen alle ouders, begeleiders en kinderen samen zorg voor de
infrastructuur van de school.
Taak?
De “werkgroep” zorgt voor het uitvoeren van praktische taken die niet per se aan professionelen moeten
worden uitbesteed.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
11
Hoe?
Jaarlijks wordt één grote praktische werkdag georganiseerd, bij voorkeur voor de start van het nieuwe
schooljaar. Op die dag wordt in een gezellige sfeer samen gepoetst, geknutseld, geschilderd,
onderhouden, …
Daarnaast kunnen voor andere opdrachten ook op andere tijdstippen mensen worden aangezocht of
uitgenodigd, die in onderling overleg afspreken hoe en wanneer een klus wordt uitgevoerd.
De coördinatie van deze praktische werken gebeurt in principe door de coördinator.
J. Personeelswerkgroep
Wie?
De werkgroep personeel bestaat uit drie tot vijf leden en de coördinator.
De leden van de werkgroep worden aangesteld door het vestigingsbestuur voor dezelfde duur als het
mandaat van het vestigingsbestuur; tussentijdse vervanging is mogelijk. De leden worden aangesteld
op basis van hun bijzondere ervaring of expertise in personeelsaangelegenheden of
coachingsvaardigheden. Het vestigingsbestuur hoeft zich niet te verantwoorden voor de gemaakte
keuzes. De uiteindelijke leden worden voorgesteld op de eerstvolgende statutaire algemene
vergadering. Personeelsleden andere dan de coördinator, kunnen niet tot de werkgroep behoren.
Taak?
De personeelswerkgroep is gemandateerd door het vestigingsbestuur voor de personeelszorg:
● advies over de personeelsomkadering en personeelsformatie bepalen;
● bijstand bij de aanwerving van alle pedagogisch personeel;
● aanwerving van ondersteunend personeel met een vast contract;
● adviezen aan de coördinator en het team m.b.t. coaching, aansturing, evaluatie, vorming, opleiding en
groepsdynamische processen;
● voorbereiden van communicatie naar de oudergroep over algemene personeelskwesties.
Hoe?
De personeelswerkgroep werkt autonoom aan haar relatie met het team. Hij heeft zowel met het team als
met het vestigingsbestuur een vertrouwensrelatie.
Binnen de werkgroep wordt samengewerkt en samen gedacht over de hierboven beschreven opdrachten.
Op die manier biedt de werkgroep ondersteuning aan de coördinator.
De werkgroep heeft een adviesbevoegdheid tegenover het vestigingsbestuur. Het vestigingsbestuur kan
de werkgroep bevragen of opdrachten geven. Het vestigingsbestuur neemt de definitieve beslissingen.
De personeelswerkgroep stelt ieder schooljaar zijn jaar- en actieplan voor op het vestigingsbestuur van
september. De verhouding tussen de werkgroep en het vestigingsbestuur is strikt gesloten; dit wil zeggen
dat het advies van de werkgroep aan het vestigingsbestuur strikt vertrouwelijk is. Enkel de eindbeslissing
van het vestigingsbestuur wordt meegedeeld aan betrokken personen en indien nodig aan anderen.
De coördinator zorgt voor het doorgeven van belangrijke informatie, vragen of beslissingen vanuit het
vestigingsbestuur naar personeelsleden.
Uitwisseling informatie met ouders
Met vragen of bemerkingen over de klaswerking kunnen ouders in de eerste plaats terecht bij de
betreffende begeleider en/of op de klasvergadering. Meer persoonlijke vragen of bemerkingen (over
kind/begeleider, …) kunnen persoonlijk met de begeleider besproken worden. Ouders kunnen belangrijke
punten of vragen ook mondeling of schriftelijk aan de coördinator of leden van de personeelswerkgroep
bezorgen. De aangesproken leden van de werkgroep brengen deze info integraal over naar de werkgroep.
De werkgroep brengt de ouder er van op de hoogte over het tijdstip waarop hun vragen, bedenkingen
binnen de werkgroep ter sprake kwamen. Inhoudelijke aspecten worden echter niet gecommuniceerd.
Evaluatie personeel
De evaluatie van het personeel, betaald door het ministerie van onderwijs, gebeurt volgens de
wettelijke bepalingen.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
12
Deontologische code
De goede werking van de personeelswerkgroep is gebaseerd op een vertrouwensrelatie met het
personeel en het vestigingsbestuur. De leden van de personeelswerkgroep dienen daarom op een
deontologische wijze met de verkregen informatie om te gaan. In hun communicatie met derden
beperken ze zich enkel tot algemene informatie.
7. De ouders
Ouders hebben in onze school een bijzondere plaats. Ze zijn niet alleen de medewerkers van de vestiging
maar ook de meedenkers.
Het vestigingsbestuur en het team hebben als taak te waken over de mogelijkheid die elke ouder heeft
om een inbreng te hebben tijdens het beslissingsproces; zowel omtrent belangrijke bestuurlijke items
als omtrent pedagogische onderwerpen.
Ouders hebben in de vestiging Marke de kans om zich voor alle organen en werkgroepen kandidaat te
stellen. Bij het bestuur hoort een aanstelling door verkiezing door de algemene vergadering.
Het mee verantwoordelijkheid dragen en zich inzetten voor de school , is één van de wezenlijke
kenmerken van onze school.
Er wordt op zijn minst van ieder ouderpaar verwacht dat ze in de klas van één van hun kinderen in een
beurtrolsysteem de klas helpt poetsen.
Wanneer ouders vragen hebben omtrent de klaswerking of over hun kind, kunnen ze in eerste instantie
terecht bij de begeleider van hun kind en indien gewenst bij de coördinator. Indien ze daar menen geen
gehoor te vinden kunnen ze zich wenden tot de leden van het vestigingsbestuur.
8. Het team en de coördinatoren
A. Het team
Het team is verantwoordelijk voor de pedagogische werking van de school.
De teamleden worden erkend in hun pedagogische deskundigheid.
Ze stippelen het pedagogisch beleid en het zorgbeleid uit. Bij het denkproces betrekken ze de ouders
actief via klasvergadering, informatieve algemene vergaderingen, enz….
De klasbegeleider is het eerste aanspreekpunt voor individuele problemen met kinderen uit de
klasgroep. Wanneer dit niet het gewenste resultaat geeft of dit om een andere redenen niet kan, kan
de coördinator of zorgbegeleider worden aangesproken.
Het team koppelt relevante items uit de teamvergaderingen terug naar het vestigingsbestuur.
Beslissingen worden zowel procesmatig als inhoudelijk besproken met het bestuur. Het bestuur kan
ook initiatieven nemen naar het team toe.
Het team is verantwoordelijk voor het beheer van klas- en schoolbudgetten. Het geeft daarover
minstens twee maanden voor het opstarten van het nieuwe boekjaar advies aan de financiële
werkgroep.
Nieuwe teamleden die onder het departement onderwijs vallen ondertekenen het protocol van de
scholengemeenschap SOM voor ontvangst.
B. De coördinator
De coördinator is het aanspreekpunt bij pedagogische - of kindgerichte problemen. Bij problemen met
pedagogisch en ander personeel is hij/zij het eerste aanspreekpunt. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor
administratieve problemen of problemen met werkgroepen of de organisatie.
De coördinator voert de evaluatiegesprekken met de personeelsleden met een pedagogische
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017
13
opdracht in dienst van het ministerie van onderwijs eventueel in aanwezigheid van een derde
persoon. De coördinator wint met betrekking tot de inhoud van de evaluatiegesprekken
voorbereidend advies in van de personeelswerkgroep.
Het overkoepelend schoolbestuur staat in voor een volledige omschrijving van bevoegdheden en
verantwoordelijkheden opgenomen in de functieomschrijving van de coördinatoren.
De coördinator is ambtshalve waarnemend lid van het vestigingsbestuur.
Huishoudelijk Reglement VZW Celestijn 2017