Bijlage 3a Aanvullend verslag Financiële Commissie NTTB

Extra Bondsraadsvergadering 3 september 2016
Bijlage 3a
Aanvullend verslag Financiële Commissie NTTB
d.d. 26 augustus 2016
Geachte leden van de Bondsraad,
Voor uw vergadering van 3 september hebben wij de afgelopen zomer nog aanvullende
werkzaamheden verricht, zoals besproken in de laatste vergadering.
Resumerend
De jaarrekening 2015 dient nog vastgesteld te worden en aan de bestuurders dient nog decharge
verleend te worden. De penningmeester van de NTTB heeft een presentatie voorbereid, die aan u is
verstrekt ter vergadering. Hierin wordt de financiële situatie en het proces van jaarafsluiting
toegelicht.
In dat kader hebben wij nog gesproken met de externe accountant en hierna hebben wij diverse
observaties opgenomen die nog aandacht nodig hebben. Wij verzoeken de Bondsraad hiervan
kennis te nemen en het bestuur te vragen deze attentiepunten op te pakken.
Evaluatie jaarafsluiting
Los hiervan heeft de FC in juli een bijeenkomst gehad om de gang van zaken rondom de financiële
jaarafsluiting en jaarrapportering door te spreken. Er is de afgelopen twee jaar vertraging ontstaan
bij de jaarafsluiting, waardoor de Bondsraad vond dat zij de financiële stukken soms onvoldoende
kon voorbereiden voordat deze besproken werden in de vergaderingen. Dit is vanzelfsprekend
onwenselijk. De FC heeft de volgende vertragende elementen onderkend:
-
-
-
Onderbemensing bij de financiële administratie van de NTTB, die naast de landelijke
administratie ook de administratie van de acht afdelingen voert. Verder heeft de controller
ook andere taken.
Vertraagde reactie van penningmeesters van afdelingen bij de afsluiting van de financiën van
de afdelingen.
Veel handmatig werk om van administratie naar jaarverslaggeving te komen. Dit is
tijdsintensief en bevat de mogelijkheid om menselijke fouten te maken.
Voorbereiding van de accountantscontrole (opleveren van het balansdossier) was
onvoldoende volgens de accountant.
De accountantscontrole kon niet in één keer afgerond worden, waarna de accountant niet in
staat is geweest de accountantscontrole tijdig af te ronden, rekening houdend met alle
vergaderingen en besprekingen.
De accountantscontrole uitvoering heeft diverse verbeterpunten nodig.
De regievoering op het proces van jaarafsluiting en accountantscontrole, alsmede alle
noodzakelijke besprekingen en schriftelijke rapportage-deadlines, is onvoldoende geweest.
Naar de mening van de FC zijn hiertoe enige structurele aanpassingen nodig om deze vertragingen in
de toekomst te voorkomen:
-
Evaluatie van de financiële capaciteit op het bondsbureau. Bezien moet worden of de
capaciteit wel voldoende is voor het vele werk of dat de vaardigheden voldoende op niveau
zijn en of combinaties van functies wel mogelijk is;
-
Verbetering van de rapportagetooling, zowel voor kwartaaloverzichten als voor het
opstellen van de jaarrekening, de begroting en subsidieafrekeningen. EY werkt bijvoorbeeld
met Audition, maar er zijn ook diverse andere pakketten die voldoen. Hierdoor zal veel tijd
bespaard worden bij de rapportagemomenten, die nuttiger kan worden ingezet. Erik van
Buul zal zijn ervaring hieromtrent met de controller delen en hem verder adviseren hierbij.
-
Het hele proces vergt een procesregisseur. Bestuurlijk is de verantwoordelijkheid van de
penningmeester, die dit naar onze mening het beste kan delegeren aan de directeur. Deze
regisseur rekent terug vanuit de Bondsraadsvergadering naar alle relevante tijdsstippen van
vergaderingen en opleververpichtingen, zowel van de controller van de NTTB als van de
externe accountant en de Financiële Commissie.
-
Een evaluatiegesprek met de accountant is nodig om beter duidelijk te krijgen welke
informatie hij bij aanvang van de controle nodig heeft en niet heeft ontvangen, alsmede om
met hem de planning en opleverdata te bespreken. Dit gesprek heeft inmiddels
plaatsgevonden op 23 augustus jl. en hierbij zijn diverse verbeterpunten door de accountant
onderkend, onder meer ook het wisselen van senior teamleden die beter aansluiten bij de
sportbonden en betere communicatie.
Aanvullende bevindingen FC
Daarnaast hebben wij de volgende zaken geconstateerd welke nog dienen te worden opgepakt door
het bestuur en/of de accountant::
1. Het is onduidelijk in hoeverre de NTTB (financiële) risico’s loopt indien de Federatie in
financiële nood zou komen te verkeren. Kunnen tekorten van de Federatie dan juridisch
worden verhaald op de NTTB? Zowel de directie, het bestuur als de accountant konden het
antwoord op deze vragen niet geven. Wij bevelen aan op heel korte termijn een concreet
onderzoek in te richten naar hetgeen hieromtrent feitelijk wel en niet is geregeld de
afspraken tussen de NTTB en de Federatie;
2. In het overleg met bestuur, directie en accountant heeft de Financiële Commissie
aangegeven dat het wenselijk is dat de jaarrekening meer detailspecificaties van kosten
dient te bevatten dan in het verleden. Doordat er tot op heden onvoldoende gedetailleerde
specificaties in de jaarrekening waren opgenomen, zijn er diverse vragen over de besteding
van de uitgaven van de NTTB. Dit kan naar onze mening weggenomen worden door in de
jaarrekening deze specificaties op meer detailniveau op te nemen. Tevens ontbeert het in de
jaarrekening van het verband tussen ontvangen subsidies voor bepaalde doeleinden en de
besteding daarvan in lasten voor die speciale doelstellingen. Op grond van de externe
verslaggevingsregels moet deze koppeling tussen baten en lasten voor speciale doeleinden
expliciet tot uitdrukking gebracht worden in de (toelichting op de) staat van baten en lasten.
Dit is tot op heden niet het geval bij de jaarrekening van de NTTB en derhalve adviseren wij
dat te realiseren in de komende jaarrekening;
3. In het overleg met bestuur, directie en accountant heeft de Financiële Commissie
aangegeven dat het wenselijk is dat bij de accountantscontrole de rechtmatigheid van de
bestedingen steekproefsgewijs wordt onderzocht. In de verslaggeving blijkt niet expliciet dat
dit is geschied. De externe accountant heeft wel zijn controleverklaring verstrekt omtrent
een getrouwe weergave van de jaarrekening.
4. In overleg met bestuur, de directie en de accountant heeft de Financiële Commissie verzocht
aan de accountant om in haar onderzoek naar de jaarrekening tevens zich een beeld te
vormen omtrent het aanwezig zijn van adequate interne procedures en richtlijnen en het
aanwezig zijn van de minimaal noodzakelijke functiescheiding, administratieve organisatie
en interne controle binnen de NTTB. Bij de accountantscontrole is daar slechts mondjesmaat
aandacht aan besteed hetgeen zou kunnen zijn veroorzaakt door de al eerder geschetste
niet optimaal verlopen traject van opstelling van de jaarrekening 2015 en
accountantscontrole 2015. Wel is door de accountant geconstateerd dat:
- niet altijd binnen de NTTB de autorisaties van de noodzakelijke betalingen zichtbaar
aanwezig zijn en niet altijd onderliggende bescheiden aanwezig zijn (bijvoorbeeld idealbetalingen),
- de (half)jaarsrapportage NTTB en interne tussentijdse (financiële) rapportages voor het
bestuur vaak pas op een laat moment beschikbaar zijn zodat de controle van het bestuur op
het bureau bemoeilijkt wordt,
- er onvoldoende capaciteit aanwezig is op de financiële administratie waardoor enerzijds de
debiteurenbewaking te laat plaatsvindt en anderzijds facturering te laat plaatsvindt.
Naar onze mening bestaat het risico dat de controller Teun Plantinga te weinig
ondersteunende medewerkers heeft. Daardoor bestaat het gevaar dat de financiële
processen niet tijdig en niet optimaal verlopen en kan indien dat structureel blijft
aanhouden, zelfs kunnen leiden tot het uitvallen van medewerkers. Naar onze mening is de
controller deskundig en zit daar niet de bottleneck. Wij adviseren op korte termijn te
onderzoeken hoe en op welke termijn de formatie van de financiële administratie dient te
worden aangepast.
5. Aan de accountant is gevraagd in hoeverre de NTTB de (personeels)lasten vanuit de
Federatie doorbelast krijgt met BTW, aangezien het ter beschikking stellen van personeel
een BTW-belaste prestatie is, terwijl de NTTB de eventueel doorberekende of eigenlijk door
te berekenen BTW niet (geheel) kan terugvorderen bij de Belastingdienst. Tot op heden is
het voor de accountant niet duidelijk hoe dit momenteel bij de Federatie en de NTTB is
geregeld en in hoeverre de NTTB risico’s loopt indien alsnog blijkt dat er BTW moet worden
geheven over de diensten van de Federatie aan de NTTB. Wij bevelen de Bondsraad aan om
het bestuur dit risico op korte termijn te laten onderzoeken.
Verantwoordelijkheden Financiële Commissie
Zoals eerder besproken heeft de Financiële Commissie behoefte aan nadere duiding over de
regelgeving met betrekking tot de verantwoordelijkheden van de FC. In de bijlage bij deze notitie zijn
de huidige regels neergezet en deze zijn niet geheel consistent en duidelijk. In dit inhoudelijk deel
neemt de FC stelling in over haar taken en zou deze graag in de Bondsraad van 3 september
bespreken.
a. De Financiële Commissie is een commissie van de Bondsraad. In de Bondsraad is niet altijd
voldoende financiële kennis aanwezig en daarom adviseert de FC de Bondsraad met haar
financiële expertise. Daarnaast is het niet doelmatig om met 24 personen van de Bondsraad
in detail alle financiële stukken te bestuderen en derhalve beziet de FC een deel van de
financiële rapportage voor de BR.
b. Aangezien de taken van de Bondsraad op financieel gebied gaan over een drietal
onderwerpen, ziet de Financiële Commissie deze drie onderwerpen als haar kerngebieden.
Deze financiële onderwerpen van de Bondsraad zijn:



het goedkeuren van de begroting van de NTTB;
het vaststellen van de jaarrekening van de NTTB; en
het doorlopend toezicht houden op de financiën van de NTTB; (zie hierna onder c, d
en e).
c. De begroting van een jaar wordt in de najaarsvergadering van de Bondsraad besproken en
goedgekeurd. Als voorwerk beoordeelt de Financiële Commissie de begroting voor de
Bondsraad, met name op rekenkundige juistheid en financieel passend in het financieel
kader van de NTTB (bijvoorbeeld voldoende vermogen voor tegenslagen, wordt rekening
gehouden met onvoorziene posten, wat is de kwetsbaarheid van posten). Hierbij is
belangrijk dat de Bondsraad zelf het verband legt tussen beleidsplannen en financiën. De FC
kan de consistentie bezien, maar inhoudelijk de beleidsplannen beoordelen en daarvan de
financiële consequenties goedkeuren behoort bij de Bondsraad en niet bij de FC.
d. De jaarrekening wordt besproken in de voorjaarsvergadering van de Bondsraad en
goedgekeurd. De jaarrekening is onderwerp van externe accountantscontrole. Dit is
voorgeschreven door NOC-NSF en de statuten. De FC gaat niet de gehele
accountantscontrole overdoen, maar neemt kennis van de bevindingen van de externe
accountant en beoordeelt zelfstandig tevens de jaarrekening op bijzonderheden die mogelijk
relevant zijn voor de Bondsraad. De FC beziet hiertoe tevens de accountantsrapportage aan
de directie. De FC adviseert het Bestuur deze accountantsrapportages ook aan de Bondsraad
ter informatie te sturen, met de visie van het Bestuur of en hoe deze attentiepunten zullen
worden opgepakt.
e. De Bondsraad dient doorlopend financieel toezicht te houden op het bestuur en directie.
Hiertoe ontvangt de Bondsraad naast begroting en jaarrekening, de kwartaalrapportages en
eventuele overige notities van directie en bestuur. Het bestuur en directie zorgen voor een
passende administratieve organisatie voor de NTTB (waaronder goede procedures, goede
financiële boekhoud- en rapportagesystemen en een autorisatieschema). De FC beoordeelt
in haar voorjaars- en najaarsvergadering in detail de kwartaalrapportages en bespreekt de
administratieve organisatie van de NTTB op relevante wijzigingen etc. De FC doet zelfstandig
geen onderzoek naar de opzet en werking van de administratieve organisatie, dit doet de
externe accountant.
f.
Met enige regelmaat zijn er financiële, fiscale of juridisch-financiële onderwerpen waar
bestuur en directie aanvullende financiële expertise nodig hebben. De FC kan in dit soort
gevallen advies uitbrengen aan bestuur en directie omtrent deze vraagstukken. Hierbij houdt
de FC haar onafhankelijke positie in de gaten.
g. De FC rapporteert tenminste voor de voorjaars- en najaarsvergadering aan de Bondsraad.
Een concept van deze rapportage wordt voorgelegd aan bestuur en directie voor correctie
van feitelijke onjuistheden en de visie van het bestuur en directie op de rapportage van de
FC. Het is aan de FC om te bepalen, of zij haar concept-rapportage aan de Bondsraad al dan
niet wil aanpassen. Indien het bestuur of directie het niet eens is met bevindingen van de FC,
kunnen zij zelfstandig dit aan de Bondsraad mededelen, waarna de BR dit kan wegen.
h. Een communicatieprocedure tussen Bondsraadsleden en FC dient te worden opgezet,
aangezien het nu vooral een eenzijdige communicatie is. Dit is mogelijk ongewenst voor
Bondsraadsleden, die nu hun vragen op voorhand niet goed kunnen stellen. Van belang
hierbij is dat alle bondsraadsleden met dezelfde mate van detail en tijdig worden
geïnformeerd.
i.
Bestuur en directie zijn verantwoordelijk voor voeren van een deugdelijke administratie en
inhoudelijk goede rapportages aan de Bondsraad, inclusief een passende toelichting. De FC
verstrekt zelfstandig geen financiële informatie aan Bondsraadsleden. De BR kan hiertoe een
verzoek aan het Bestuur en directie richten. Ook de kwalificatie of stukken wel of niet als
vertrouwelijk dienen te worden aangemerkt, worden door het Bestuur en directie genomen
en niet door de FC.
Indien u akkoord bent met de inhoud van deze taken, dan zullen wij in samenhang met de
reglementscommissie voor de bondsraad in november een voorstel doen voor de juridische
vastlegging hiervan, zowel in de statuten als in andere reglementen.
Graag sluiten wij af met een oproep, dat wij graag de Financiële Commissie nog zouden uitbreiden
met meerdere leden. Iedere kandidaat zullen wij met enthousiasme ontvangen.
Met hoogachting,
De Financiële Commissie van de NTTB
Sander Boomman, Erik van Buul, Raimo Kool
BIJLAGE
De huidige juridische regels omtrent de Financiële Commissie.
De eerste visie van de FC hierop en enige beschouwingen van Igor Heller hieromtrent.
UIT DE STATUTEN
Artikel 21 Financiële Commissie
1. Er is een Financiële Commissie, die belast is met het toezicht op het beheer van de financiën van
de NTTB door het Hoofdbestuur en tot taak heeft de rekening en verantwoording van het
Hoofdbestuur te onderzoeken en van haar bevindingen daaromtrent verslag uit te brengen aan de
Bondsraad, een en ander voor zover dit niet is opgedragen aan een accountant als bedoeld in artikel
16, lid 4. De commissie dient het Hoofdbestuur tevens van advies over het geldelijke beheer.
2. In het Algemeen Reglement wordt nader bepaald welke rechten, plichten en bevoegdheden de
commissie heeft.
3. De Bondsraad kan op voordracht van het Hoofdbestuur een registeraccountant opdragen het
jaarverslag te controleren, in welk geval dat accountantsrapport ter kennis gebracht moet worden
aan de Financiële Commissie.
UIT HET ALGEMEEN REGLEMENT
Artikel 30 Financiële Commissie
1. De Financiële Commissie vergadert ten minste tweemaal per bondsjaar en voorts zo vaak als de
voorzitter of twee andere leden dit noodzakelijk achten.
2. De Financiële Commissie beoordeelt de tussentijdse financiële verslaglegging alsmede de opzet
van de begroting in hoofdlijnen en brengt daaromtrent verslag uit aan de Bondsraad.
3. De Financiële Commissie is bevoegd van alle organen van de NTTB, commissies en NTTBpersoneelsleden alle voor deze commissie gewenste inlichtingen te eisen voor zover deze betrekking
hebben op hun taak of functie binnen de NTTB.
4. De in het tweede lid genoemde bevoegdheid is voor wat betreft de Tuchtcommissie en de
Commissie van Beroep alleen van kracht, indien deze organen daar uit oogpunt van rechtsgang geen
bezwaar tegen hebben.
5. Alle bescheiden betrekking hebbende op het financiële beheer van de in lid 3 genoemde organen,
commissies en personen worden de Financiële Commissie op de eerste aanvraag ter inzage
verstrekt.
UIT HET FINANCIEEL STATUUT
Artikel 1 Planning- en controlcyclus
1.4 Informatievoorziening
De financiële sturing van het bondsbureau vindt plaats door kwartaalrapportages. De
halfjaarrapportage wordt, samen met daarop gebaseerde aanpassingen in de realisatie, besproken
in de bondsraad in het najaar. De rapportages worden besproken met de directeur-NTTB en het
hoofdbestuur alsmede met de functionele budgethouders. Deze rapportages worden ook verstrekt
aan de Financiële Commissie. Op basis van de rapportages vindt eventueel bijsturing plaats.
1.5 Verantwoording
Na afloop van het boekjaar verantwoordt het hoofdbestuur i.c. de penningmeester aan de
bondsraad het gevoerde financiële beleid door middel van een gecumuleerde jaarrekening inclusief
balans, nadat deze is onderzocht respectievelijk beoordeeld door de Financiële Commissie, voor
zover dit niet in opdracht is gegeven aan een externe accountant. De jaarrekening wordt zoveel
mogelijk opgesteld conform richtlijn 640, zoals opgenomen in de richtlijnen voor de
Jaarverslaggeving voor Organisaties zonder Winststreven.
Eerste observaties van de Financiële Commissie hieromtrent.
De perceptie van de Bondsraad(leden), het bestuur en wellicht ook de directie is mogelijk een
andere dan feitelijk geregeld is. Dat is niet goed voor de (effectiviteit van de) besturing en bewaking
op financieel gebied van de NTTB en kan tot hiaten hierin leiden. Tevens geeft hetgeen momenteel
feitelijk geregeld is onvoldoende mandaat en duidelijkheid aan de FC, om aan de verwachtingen van
de Bondsraad(leden) te voldoen en is de kans levensgroot dat er een zogenaamde verwachtingskloof
is.
De korte conclusie van de taken van de FC op grond van de bovenstaande onderstaande
reglementen is de volgende:
1. Statuten artikel 21: Aangezien een accountant is aangesteld onderzoekt de FC niet meer de
rekening en verantwoording en brengt daarover geen verslag uit aan de Bondsraad. Dit is namelijk
uitbesteed aan de accountant die derhalve bij de Bondsraad zelf verslag van zijn bevindingen dient
uit te brengen. De FC neemt louter kennis van het accountantsverslag. Tevens adviseert de FC het
Hoofdbestuur inzake het geldelijke beheer.
2. Algemeen reglement artikel 30: de FC beoordeelt de tussentijdse financiële verslaglegging
alsmede de opzet van de begroting in hoofdlijnen en brengt daaromtrent verslag uit aan de
Bondsraad.
3. Financieel statuut artikel 1.5: de FC onderzoekt respectievelijk beoordeeld de gecumuleerde
jaarrekening voor zover dit niet in opdracht is gegeven aan een externe accountant.
Observaties van Igor Heller hieromtrent.
‘Je geeft m.i. een goede weerspiegeling van de huidige reglementering rond de Financiële
Commissie. (…)
Wel zie ik dat er momenteel discussie is over de rol van de Financiële Commissie. Die lijkt te gaan
over de positie ten opzichte van de accountant van de NTTB, maar ook over de rol die de Financiële
Commissie heeft als "hulp" van de Bondsraad bij het opvragen van financiële informatie bij het HB
en het adviseren van de Bondsraad daarover. Waarbij ook een voor mij behoorlijk verwarrende
discussie is ontstaan over het detailniveau van informatie waarop discussies tussen HB en BR
gevoerd mogen/moeten worden.
De formulering van Statuten artikel 21 lijkt een zekere tegenstrijdigheid in zich te dragen. Lid 1 geeft
aan dat de Financiële Commissie de rekening en verantwoording van het HB onderzoekt en daarover
rapporteert aan de BR. Maar als er een accountant door de BR is aangesteld doet de Financiële
Commissie dit niet als de accountant dit ook al doet. Anderzijds kan uit de verplichting tot informatie
van de accountant richting de Financiële Commissie in lid 3 worden afgeleid dat de Financiële
Commissie toch iets mag zeggen over wat de accountant heeft gedaan. Op zijn minst kan de
Financiële Commissie hierover aanvullende informatie aan de Bondsraad geven. Daarmee zegt de
Financiële Commissie iets over wat de accountant heeft gedaan, wat in lid 1 lijkt te worden
uitgesloten.
Deze mogelijke tegenstrijdigheid kan zijn ontstaan doordat de figuur van de accountant pas in 1994
aan de Statuten is toegevoegd, waar de taken van de Financiële Commissie al veel langer zijn
omschreven (zeker vanaf 1985 en vermoedelijk al ruimschoots daarvoor).
Daarnaast is de Financiële Commissie een commissie van de Bondsraad. De Bondsraad benoemt de
commissie en bepaalt ook de taken. Dat houdt in dat de Financiële Commissie in eerste instantie
datgene zou moeten doen wat door de Bondsraad wordt gewenst. In de afgelopen decennia is de
Financiële Commissie dan ook door de Bondsraad diverse malen gevraagd om te oordelen over meer
dan wat er in Statuten en Algemeen Reglement als taak is omschreven. Reglementair wellicht niet
correct, maar voor het functioneren van de Bondsraad wel belangrijk. De Financiële Commissie
beschikt tenslotte over kennis en expertise die veel Bondsraadsleden niet hebben, maar is als
commissie van de Bondsraad wel een belangrijke bron van informatie en deskundigheid op basis
waarvan de Bondsraad een goed oordeel over begroting en verslaglegging van de NTTB kan vormen.
Dat om die kwaliteit de taken van de Financiële Commissie ruimer worden opgevat dan strikt in de
reglementen staat, zal de NTTB eerder goed dan kwaad doen.
Dit neemt niet weg, dat als daar aanleiding voor is en deze ruimere invulling ten voordele van de
NTTB is, een discussie hierover in de Bondsraad zeker de moeite waard is. Wel vraagt deze discussie
om een goede voorbereiding, omdat het om een vrij complexe materie gaat. (…)
Met vriendelijke groet,
Igor Heller’