SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT Praktische

SOCIALE MEDIA EN ARBEIDSRECHT
Praktische richtlijnen voor het
invoeren van een sociale media
beleid
Isabel Plets – Of Counsel Lydian
INLEIDING
Waarom een sociale media beleid een must is

Technologie loopt voor op wetgeving

Zelfregulering bij gebrek aan wettelijk kader

Email- en internetpolicies vaak niet toepasbaar op
sociale media

Opportuniteiten (marketing tool + HR-tool) vs.
risico’s

Exponentiële verspreidingsgraad informatie

Vervagen lijn privé-professioneel

Eerste rechtspraak, m.n. inzake ontslag
3
Gebruik & misbruik van sociale media door werknemers

Misbruik arbeidstijd - Virtueel absenteïsme

Cyberpesten – Schending privacy derden
— 22% heeft over een collega tweet verzonden
— 28% heeft foto’s werkevenementen gepost

Onthulling vertrouwelijke informatie
— Voortijdig lekken nieuwe producten
— Gevoelige informatie “Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij
vanavond…!”

Merk- en reputatieschade
— “De klantenbloopers van Ikea”
— “te gekke Colruyters”

Werknemers vatten impact posts niet
— “OMG I HATE MY JOB! My boss is a total pervy wanker always making me do stuff just to piss me
off!!”
— Foto’s op café/vakantie tijdens “arbeidsongeschiktheid”
4
Duidelijke regels vereist

3/4e Belgische bedrijven heeft geen sociale media beleid

Nochtans, een sociale media beleid:
— Vermijdt misverstanden d.m.v. duidelijke afspraken
— Voorkomt dat onderneming in negatief daglicht komt te staan
— Informeert werknemers over hun privacyverwachtingen
— Biedt juridische kapstok voor nemen maatregelen en sancties, met
respect privacy werknemers
— Is zeer belangrijk element bij beoordeling concrete zaak door rechter
6
OPSTELLEN VAN EEN SOCIALE MEDIA BELEID
De werkgever beslist
 Over toegang en gebruik tijdens de arbeidstijd
 Werknemer staat onder gezag en moet instructies werkgever opvolgen (art. 17,
2° AOW)
 Werkgever is als eigenaar van arbeidsmiddelen (PC, smartphone,
internetverbinding) vrij om hierover te beschikken
 “Deze CAO heeft geen betrekking op de regels voor de toegang tot en/of het
gebruik van de elektronische online communicatiemiddelen, welke het
prerogatief van de werkgever zijn” (CAO 81)
 Over gebruik buiten de arbeidstijd
 Werknemers moeten zich respectvol en loyaal gedragen, geen vertrouwelijke
informatie vrijgeven en werkgever niet schaden (art. 16 en 17 AOW)
8
Stappenplan
Social Media Team
•
Beleid op maat bepalen
•
Noden & wensen
Functioneel / Niet-functioneel?
•
Open / gesloten beleid?
•
Hard / zacht beleid?
•
•
Keuze instrument
Arbeidsovereenkomst?
•
Arbeidsreglement?
Eenzijdige richtlijnen (policy)?
Opstellen
•
Taal
•
Inhoud
•
Invoeren
I&C overlegorganen/werknemers
•
Wijzigen arbeidsreglement
•
Ter kennis brengen
Opvolging, controle & sanctionering
9
Begin goed voorbereid

Sociale media team
— HR manager / HR medewerker
— Commercieel profiel
— Social Media Manager
— IT-specialist
— Bedrijfsjurist
10
Kies een beleid op maat

Noden & wensen

Functioneel – niet functioneel
— OF sociale media als werkinstrument (virtuele ambassadeurs)
— EN/OF puur privaat gebruik

Gesloten of open beleid
— OF toegang sites blokkeren
— generatie Y – smartphones – gebruik buiten arbeidstijd
— OF beperken toegang qua tijd (pauzes), duur, frequentie (aantal x per dag inloggen) of
communicatiemiddelen (andere PC)
— OF geen strikte controle op toegang, wel algemene gedragsregels

Hard of zacht beleid
— OF strikte opvolging, controle en sanctionering
— OF “soft law” gedragscode
11
Kies een beleid op maat
Meest geblokkeerde websites
(Bron: Smart Business Strategies)
1. Erotiek
69%
2. Gokken
59%
3. Download-sites
53%
4. Online games
46%
5. Geweld
45%
6. Facebook
43%
7. Twitter
39%
8. MySpace
36%
9. Videostreaming
35%
10. YouTube
35%
12
Op zoek naar het geschikte instrument
Arbeidsovereenkomst
Arbeidsreglement
Eenzijdige richtlijnen
Waarde
Hoog
Gemiddeld
Laag (↔ gebruik)
Binding
Hoog
obv instructierecht WG
Hoog
obv instructierecht WG
Hoog
obv instructierecht WG
Controle en
sancties
Obv arbeidsreglement
Obv arbeidsreglement
Obv arbeidsreglement
Werknemersinspraak
Volledig
Gemiddeld
Geen
Informatie en
consultatie
Ja
Ja
Ja
Formaliteiten
Administratief zwaar want
individueel akkoord van iedere
werknemer vereist
Geen individueel akkoord vereist,
maar strikt formele procedure met
collectieve werknemersinspraak
Geen formaliteiten
Afschrift sociale inspectie
13
Op zoek naar het geschikte instrument
+
Arbeidsovereenkomst
Arbeids-reglement
-
•
•
•
Hoog sociaal draagvlak
Individueel akkoord
Sancties
•
•
•
•
Hoog sociaal draagvlak
Sancties
All-in-one
•
•
•
•
•
Eenzijdige
richtlijnen (policy)
•
•
•
Geen werknemersinspraak/akkoord
vereist
Geen formaliteiten
Eenvoudig te wijzigen dmv
wijzigingsbeding
14
•
•
Individueel akkoord vereist, ook voor
wijzigingen
Administratief zwaar
Evt. ook wijziging arbeidsreglement
vereist (hard beleid)
Collectief overleg
Zware formele procedure, ook voor
wijzigingen
Sociale inspectie
Lager sociaal draagvlak
Evt. ook wijziging arbeidsreglement
vereist (hard beleid)
Op zoek naar het geschikte instrument

Eenzijdige richtlijnen
— Policy, gedragscode, protocol, (ondernemings)reglement, dienstorder,
nota, …
— Afzonderlijke policy?
— Relatie met andere policies:

IT (email / internet)

Ethische gedragscode
15
Taalwetgeving

NL / FR / DUI obv exploitatiezetel

Engels beleid op groepsniveau ?

Arrest Las (HvJ 16 april 2013, C-202/11) – internationale
arbeidsovereenkomsten
16
Inhoud – Voorbeeldclausules

Inleiding
— Waarom een beleid? – Informed consent

Materieel toepassingsgebied
— Zo ruim mogelijk, zowel op het werk als daarbuiten

Personeel toepassingsgebied
— Alle werknemers

Regels inzake toegang
— Open of gesloten beleid
— Werk/productiviteit mag er niet onder lijden
17
Inhoud – Voorbeeldclausules

Internet is publiek domein
— Verweer tegen privacyrecht werknemers
— Juiste en gepaste privacy settings (interne training)

Bevestiging algemene werknemersverplichtingen
—
—
—
—
Eerbied en achting – loyauteit
Vertrouwelijke informatie moet confidentieel blijven
Welvoeglijkheid en goede zeden
Respect voor IP (auteurswet, logo’s, …) en privacy
derden (recht op afbeelding)
— Instructies en bevelen werkgever naleven


Verwijzing naar andere policies
Ongepaste / schadelijke posts op eerste verzoek verwijderen
18
Inhoud – Voorbeeldclausules

Algemene gedragsregels bij niet-functioneel gebruik
— Berichten plaatsen over of namens bedrijf
— Hoe bedrijf beschrijven op profielpagina’s
— Regels inzake “vriendschap” met hiërarchisch oversten, klanten,
leveranciers
— Statement dat opinies persoonlijk zijn
— Wat te doen bij vaststellen van negatieve uitlatingen over bedrijf
— Klachten over werk intern oplossen, niet via sociale media
— Regels bij exit – aanpassen profiel, verwijzing naar bedrijf
—…
19
Inhoud – Voorbeeldclausules

Specifieke gedragsregels voor functioneel gebruik
— Huisstijl, communicatieregels, hoe zich kenbaar maken, profiel
verwijderen bij einde AO, …

Aanduiden contactpersoon sociale media

Controle en sanctionering
— Hard of zacht beleid
— Verwijzing naar CAO 81 en Privacywet
— Verwijzing naar relevante bepalingen arbeidsreglement
20
Inhoud – Voorbeeldclausules

Aansprakelijkheid (art. 18 AOW)
— Werknemers blijven zelf aansprakelijk voor gebruik en eventuele schade

Akkoordverklaring eenzijdige richtlijnen / arbeidsreglement
— Ondertekening “voor ontvangst” en/of “voor akkoord” – informed
consent

Nieuw akkoord bij iedere wijziging?

Waarde akkoord? Ondergeschikte positie werknemer
— Instemming controle en verwerking persoonsgegevens
21
Inhoud - Voorbeeldclausules

Aanvullen met praktijkvoorbeelden

“Tips & tricks” – “Do’s & dont’s”
22
INVOEREN VAN HET SOCIALE MEDIA BELEID
Tussenkomst overlegorganen

Onafhankelijk van de gekozen rechtsbron
— Beslissingsrecht? Neen
— Informatie en/of consultatie? Ja

Ondernemingsraad
— Wet 20 september 1948: advies over maatregelen die arbeidsorganisatie
en -voorwaarden zouden kunnen wijzigen
— CAO nr. 9 van 9 maart 1972 inzake OR: raadplegen over ingrijpende
veranderingen arbeidsorganisatie of -overeenkomsten
— CAO nr. 81 : inlichten over controle elektronische
communicatiegegevens
24
Tussenkomst overlegorganen

CPBW
— Bij ontstentenis OR: CAO nr. 9
— Bij ontstentenis OR: CAO nr. 81

Syndicale Delegatie
— CAO nr. 5: gehoord over veranderingen die de contractuele of
gebruikelijke loon- en arbeidsvoorwaarden kunnen wijzigen
— Bij ontstentenis OR en CPBW: CAO nr. 81

Werknemers
— Bij ontstentenis OR, CPBW en SD: CAO nr. 81
25
Wijziging arbeidsreglement

Noodzakelijk indien:
— Gekozen voor opname sociale mediabeleid in arbeidsreglement
— Inhoud sociale media beleid via arbeidsovereenkomst of eenzijdige
richtlijnen betrekking heeft op verplichte vermeldingen
arbeidsreglement (hard beleid)

Rechten en plichten toezichthoudend personeel

Tekortkomingen en straffen (disciplinaire sancties)

Opsomming dringende redenen
26
Wijziging arbeidsreglement

Procedure
Geen OR
Wel OR
Werkgever stelt ontwerp op
OR stelt ontwerp op
Aanplakking + Register / 15 dagen
Aanplakking
Verzenden register aan sociale inspectie
Raadpleging OR
Evt. tussenkomst sociale inspectie + paritair comité
Inwerkingtreding
Bewaren op toegankelijke plaats en afschrift aan iedere werknemer
Afschrift aan sociale inspectie
27
Ter kennis brengen

Aan personeel
— Informatiesessies - training
— Intranet

Aan Privacycommissie
— (https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;jsessionid=328
556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16)

Aan sociale inspectie
— Indien wijziging arbeidsreglement

Aan derden / derde ondernemingen
— Zelfstandige dienstverleners, uitzendkrachten, cateraars, schoonmaakploeg, etc.
— Via dienstverleningsovereenkomsten
28
OPVOLGING, CONTROLE
& SANCTIONERING
Opvolging

Up to date houden!
30
Controleer gepast

Voorwaarden van CAO 81 naleven

Finaliteit = naleven regels sociale media

Legaliteit – transparantie
- “informed” consent – werknemer moet weten wat inbreuk is
en tegen welke modaliteiten => policy!
- Collectieve informatie aan overlegorganen

Proportionaliteit (verhouding inbreuk privacy en nagestreefde
doeleinde: eerst anoniem – dan individualiseerbaar)
31
Controleer gepast

 Privacy-issues

Recht op bescherming privé-leven
— Niet absoluut: zelf publiek maken informatie (afstand)
— Clausule in social media beleid


Redelijke privacyverwachting?
(Beperkte) rechtspraak is streng
— Arbeidsrechtbank Namen, 10 januari 2011
— Arbeidsrechtbank Leuven, 17 november 2011 en Arbeidshof Brussel, 3 september 2013: posten op publieke facebook-pagina
sluit redelijke privacyverwachting uit

Feitelijke beoordeling - publieke informatie in context bekijken
— Ruchtbaarheid informatie
— Aard informatie
— Intentie te schaden
32
Controleer gepast

 Verwerken van persoonsgegevens conform Privacywet
— Rechtmatig doeleinde
— Informatie over verwerking
— Rechten werknemer
— Aangifte Privacycommissie
(https://eloket.privacycommission.be/elg/chooseDeclarationType.htm;js
essionid=328556D0BC3B9208EAC1954DA12F0E16)
33
Controleer gepast

 Vrije meningsuiting (art. 19 Grondwet) - Recht op kritiek
— Niet absoluut
— Begrensd door

Verplichtingen als werknemer: Respect, vertrouwelijkheid, oneerlijke
concurrentie, …

Geen laster – eerroof
—  Fr. Cour de Cassation 10 april 2013: beledigingen t.a.v. ex-werkgever
zijn privaat
34
Sancties

Het internet als bewijsmiddel - wering uit debatten?

Disciplinaire sancties

Stakingsvordering of schadevergoeding

Ontslag om dringende reden

Strafsancties

Klacht bij Privacycommissie - imagoschade
36
Sancties: algemene regels

Zorg voor een geldig bewijs

Volg interne procedures consequent

Sanctioneer proportioneel en gelijk

Bouw dossier op
37
Het internet als bewijsmiddel

Automatische wering uit debatten van onrechtmatig verkregen
bewijs
— “Exclusionary rule”
— Antigoon brengt verandering (Cass. 14 oktober 2003)

Onder bepaalde voorwaarden kan rechter beslissen om onrechtmatig
bewijs toe te laten
— Antigoon vindt weg naar burgerlijke zaken (Cass. 10 maart 2008)
— Ook in arbeidszaken?
Soms wel: Arbrb. Gent 1 september 2008; Arbh. Antwerpen, 2 september
2008; Arbrb. Mechelen, 20 maart 2013; Arbh. Antwerpen 24 mei 2013;
Arbh. Brussel 3 september 2013
 Soms niet: Arbh. Brussel 7 februari 2013

38
Tuchtsancties

Link met arbeidsreglement
39
Stakingsvordering en schadevergoeding

Staking vorderen van informatie op internet
—

Kortgeding voor arbeidsrechtbank
Schadevergoeding
—
—
—
Bewijs van fout, schade en causaal verband
Artikel 18 Arbeidsovereenkomstenwet
Begroting imagoschade?
40
Ontslag om dringende redenen
— Artikel 35 Arbeidsovereenkomstenwet
— “De ernstige tekortkoming die elke professionele samenwerking tussen
de werkgever en de werknemer onmiddellijk en definitief onmogelijk
maakt”
— Foutief gebruik sociale media of andere contractuele tekortkoming
— Drie dagen termijn
41
Ontslag om dringende redenen
— Feitelijke appreciatie
— Concrete omstandigheden en context
— Duidelijkheid en transparantie van de overtreden norm
 Rechtbank aanvaardt niet dat werknemer niet-naleving
procedures/verbodsbepalingen ten laste wordt gelegd, indien niet
duidelijk vooraf meegedeeld
 Belang goed opgestelde arbeidsreglement / policies
— Houding werkgever (gedoogbeleid)
— Verleden werknemer
— Clausule policy?
42
Ontslag om dringende redenen
— Arbrb. Leuven 17 november 2011 en Arbh. Brussel 3 september 2013: DR

Hoge functie

Beursgenoteerd bedrijf

Tijdstip posten informatie
— Arbh. Brussel 4 maart 2010: Geen DR

Geen besef werknemer

Relatief beperkte impact van informatie voor beperkte groep

Sociaal conflict
— Arbrb. Namen 10 januari 2011: Geen DR

Sociaal klimaat
43
Strafsancties

Artikel 124 Wet elektronische communicatie
— wijzigen, schrappen, kenbaar maken, opslaan of er enig gebruik van maken


Geldboete 50 EUR tot 50.000 EUR (x 6)
Artikel 314bis Strafwetboek
— gebruik met bedrieglijk gebruik / oogmerk te schaden


Gevangenisstraf 6 mnd tot 1 jaar / geldboete 200 EUR tot 10.000 EUR (x 6)
Hacking (art. 550bis §1 Sw)
— diegene die, terwijl hij weet dat hij daar toe niet gemachtigd is, zich toegang verschaft tot een
informaticasysteem of zich daarin handhaaft


3 maanden tot 1 jaar (bedrieglijk opzet: 6 mnd tot 2 jaar) / 26 tot 5.500 euro (x 6)
“Intern” toegang verschaffen (art. 550bis §2 Sw)
— met bedrieglijk opzet of met het oogmerk te schaden, zijn toegangsbevoegdheid tot een
informaticasysteem overschrijden

6 mnd tot 2 jaar / 26 tot 25.000 euro (x 6)
44
Klacht bij Privacycommissie

Imagoschade
45
BESLUIT
Besluit

Social media beleid is een must in werkomgeving
— Sensibilisering – informatie
— Conflictbeheersing

Vermijden misverstanden door duidelijke afspraken

Vermijden imago- en/of reputatieschade
— Verweer tegen privacyrecht werknemer
— Juridische kapstok voor controle en sanctionering met respect privacy
werknemers
— Toetsingselement voor beoordeling door rechtbanken
47
Vragen?
48
Isabel Plets
Of counsel, Lydian
Praktijklector, Vakgroep sociaal recht, Universiteit Gent
T +32 2 787 90 83
M +32 477 79 10 01
[email protected]
www.lydian.be
49