Verklaring geen privégebruik niet zonder risico

PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE
nr 2 / 17 januari 2014
LOONHEFFINGEN
Verklaring geen privégebruik niet
zonder risico
Vermoeden privégebruik? Houd loonheffingen in
De auto van de zaak blijft een interessant onderwerp. Voor werknemer, werkgever en voor u als
salarisadministrateur. Sinds het opnemen van de bijtelling voor het privégebruik van de auto
van de zaak in de loonbelasting zijn werkgevers en salarisadministrateurs ook onderdeel van een
voortdurende discussie geworden. Met de invoering van de Verklaring géén privégebruik lijkt in
eerste instantie voor u de kou uit de lucht. Maar er zijn nog voldoende manieren waarop de
werkgever en u als salarisadministrateur toch betrokken kunnen raken bij onvolkomenheden.
Willem van Kasteren
WVK Belastingadvies
Wat allereerst de laatste jaren opvalt is dat de fiscus in
toenemende mate het gebruik van de auto van de zaak
controleert. Op verschillende manieren vindt dit plaats.
Allereerst door mobiele controleteams die kentekens noteren bij pretparken, meubelboulevards en andere privébestemmingen. Dit heeft er al voor gezorgd dat veel berijders van een auto van de zaak tegen de lamp zijn
gelopen. Daarnaast maakt de fiscus tegenwoordig ook
gebruik van gegevens van de politie. Dus wordt een auto
van de zaak geflitst voor een snelheidsovertreding, dan
worden het tijdstip, de datum en het kenteken vastgelegd. Deze gegevens kunnen mede worden gebruikt bij
de controle van een rittenadministratie. Ditzelfde geldt
voor de kilometerstanden die worden ingevoerd bij een
bezoek aan de garage.
Nu ook in het parkeervak
De nieuwste informatiebron die de Belastingdienst wil
gebruiken zijn parkeergegevens. In bepaalde steden is
het mogelijk om via de mobiele telefoon op kenteken
parkeergeld te betalen. Dit heeft als voordeel dat u niet
staat te rommelen met kleingeld. De fiscus vindt echter
dergelijke informatie natuurlijk ook wel interessant.
Wellicht dat deze gegevens kunnen worden gebruikt om
weer wat leaserijders te pakken. Dus werd de leverancier
van deze dienst, SMS Parking, gemaand inzage te geven
in al haar parkeergegevens. Dit bedrijf vindt dit veel te
ver gaan en is tegen dit informatieverzoek in beroep gegaan. Recent heeft de Rechtbank Oost-Brabant geoordeeld dat de eis van de fiscus veel te ver ging. Het ongelimiteerde karakter van de privacygevoelige informatie
stond een toewijzing (voorlopig) in de weg. De fiscus
gaat echter in hoger beroep en zal proberen alsnog deze
informatie te verkrijgen. Wordt vervolgd…
En wat betekent dit voor de werkgever?
Al deze controles hebben de pakkans voor leaserijders
die proberen zonder bijtelling toch privé met hun auto
van de zaak te rijden flink vergroot. En dat betekent
niet alleen voor de berijders dat zij extra zorgvuldig met
het gebruik van hun leaseauto moeten omgaan. Ook
voor de werkgever kan dit gevolgen hebben. De Verklaring géén privégebruik beschermt weliswaar in eerste
instantie de werkgever tegen een werknemer die toch
privé meer dan 500 kilometer op jaarbasis gebruik maakt
van zijn auto van de zaak zonder hiervoor een bijtelling
op te geven. Dit is niet echter in alle gevallen zo. Wanneer namelijk de werkgever wist of behoorde te weten
dat een werknemer meer dan 500 kilometer privé in zijn
auto reed zonder bijtelling, dan kan de fiscus ook bij de
werkgever aankloppen. En daarmee vervalt de bescherming van de verklaring.
Wanneer speelt dit nu?
Dit speelt bijvoorbeeld wanneer de werkgever weet dat
zijn werknemer met de auto van de zaak op een verre
vakantie gaat. Of samen met zijn werknemer regelmatig
gaat fietsen in België of vissen in Zeeland. Of wellicht
krijgt hij verkeersboeten binnen voor de auto van de
zaak voor verkeersovertredingen buiten werktijd. Op het
moment dat de werkgever het vermoeden heeft dat de
werknemer ondanks zijn Verklaring géén privégebruik
17
www.kluwersalarisadministratie.nl
LOONHEFFINGEN
Verklaring aanwezig?
Waar moet u verder op letten? Het is uiteraard van belang dat in de salarisadministratie de benodigde Verklaring géén privégebruik aanwezig is. Deze hoeft niet elk
jaar te worden vernieuwd. De verklaring is in principe
onbeperkt geldig. Wel ontvangt de werknemer ieder
jaar een brief met de vraag of zijn situatie gewijzigd
is. Wanneer hiervan geen sprake is, blijft de verklaring
geldig. De werknemer verstrekt aan de salarisadministratie een kopie van de verklaring. Pas vanaf dat moment mag de bijtelling achterwege blijven. Deze mag
niet in een later tijdvak met terugwerkende kracht
worden gecorrigeerd. Verderop in dit artikel leest u op
welke manieren u hiermee in de salarisadministratie
om kunt gaan.
Wijziging gedurende het jaar
Zeker met de toenemende controledrift van de fiscus
zijn er wel eens werknemers die gedurende het jaar besluiten toch maar een bijtelling voor hun rekening te
nemen. Bijvoorbeeld omdat zij erachter komen dat 500
kilometer op jaarbasis bijzonder weinig is. Of omdat zij
het bijhouden van een kilometeradministratie te bewerkelijk vinden. Deze beslissing moet de werknemer melden bij de Belastingdienst. Die trekt vervolgens de verklaring in. Het intrekken van de verklaring heeft echter
als gevolg dat er voor het hele jaar sprake is van een bijtelling. Het is niet mogelijk de eerste maanden zonder
bijtelling te rijden en daarna met een bijtelling. De loonbijtelling moet dan ook over het hele jaar worden toegepast.
Hoe pakt dit in de praktijk uit?
De werkgever is verplicht het eerstvolgende tijdvak een
bijtelling in aanmerking te nemen. Voor de reeds verstreken tijdvakken ontvangt de werknemer een naheffingsaanslag loonheffingen.
toch privé rijdt in zijn auto van de zaak, dan is het raadzaam het privégebruik te gaan verlonen. Daarmee wordt
iedere vorm van risico vermeden. Blijkt achteraf dat
deze verloning onterecht was, dan kan de werknemer
via zijn aangifte inkomstenbelasting de teveel ingehouden belasting alsnog terugvragen.
Let op:
In de regel zal de fiscus veelal eerst proberen om de onterecht niet ingehouden belasting te verhalen op de
werknemer. Pas wanneer dit niet mogelijk blijkt, bijvoorbeeld door een tekort aan financiële middelen of
onduidelijkheid over de verblijfplaats zal de fiscus haar
pijlen op de werkgever richten. Dit zal wellicht anders
zijn wanneer sprake is van een structureel probleem binnen de onderneming, met andere woorden: wanneer dit
bij meer werknemers het geval is.
18
Toch geen bijtelling
En wat moet u doen wanneer gedurende het jaar blijkt
dat een werknemer toch geen bijtelling wil laten toepassen? Of wanneer hij pas gedurende het jaar over de benodigde Verklaring géén privégebruik beschikt? Pas vanaf het moment dat u een kopie van de verklaring in
handen heeft kunt u zonder risico stoppen met het verlonen van de bijtelling. Dit is uiteraard anders wanneer
u weet dat de aangevraagde verklaring op onjuiste gronden is gebaseerd.
Hoe omgaan met verstreken tijdvakken?
Vervolgens is het de vraag hoe om te gaan met de al
verstreken tijdvakken. Dit kan op verschillende manieren. Allereerst kunt u correctieberichten indienen
voor deze perioden. Bij een dergelijke actie is het wel
van belang dat u zeker weet dat de bijtelling achter-
PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE
nr 2 / 17 januari 2014
LOONHEFFINGEN
wege mag blijven. De werkgever loopt hierbij namelijk het risico een naheffingsaanslag te krijgen wanneer achteraf blijkt dat de bijtelling toch moest
worden toegepast en de correcties dus onterecht waren. Inzage in de rittenadministratie van uw werknemer is dan ook noodzakelijk. Beter is nog het kiezen
voor een alternatieve oplossing. Zoals het bezwaar
maken tegen de inhouding van loonheffing bij de Belastingdienst door de werknemer. Dit bezwaar moet
binnen zes weken na de dag van inhouding worden
ingediend. Dit biedt dus slechts een oplossing voor
twee maanden. De in de praktijk meest gehanteerde
oplossing is die van de aangifte inkomstenbelasting.
De werkgever neemt geen actie met betrekking tot de
reeds verstrekken tijdvakken. Zodoende staat er op
de jaaropgaaf van de werknemer een te hoog fiscaal
loon en is er teveel loonheffing ingehouden. Dit kan
hij corrigeren bij het indienen van zijn aangifte inkomstenbelasting. Voordeel van deze optie is dat u als
salarisadministrateur geen actieve rol speelt bij het
corrigeren van de eerder ingehouden loonheffing. U
laat de oplossing en zodoende het risico over aan de
werknemer. Deze zal dit echter niet altijd leuk vinden
omdat hij hierdoor langer moet wachten op zijn teruggaaf. Zijn aangifte inkomstenbelasting dient hij
immers pas in na afloop van het kalenderjaar.
Bestelauto
Wanneer werknemers een bestelauto van de zaak hebben, dan kan een bijtelling worden voorkomen via een
Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik. Deze verklaring
wordt door de werkgever en werknemer gezamenlijk ingediend. Beiden verklaren dat er met de bestelauto uitsluitend zakelijke kilometers worden gereden. In tegenstelling tot de Verklaring géén privégebruik loopt de
werkgever bij deze verklaring wel degelijk risico. Wanneer achteraf immers blijkt dat er ten onrechte geen bijtelling voor het privégebruik in de loonadministratie in
aanmerking is genomen, dan zijn zowel de werkgever als
de werknemer hiervoor verantwoordelijk. In principe betekent dit dat de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting krijgt voor de ten onrechte niet ingehouden
loonheffing.
Onjuiste verklaring
Als de werkgever echter een onjuiste verklaring heeft
afgelegd, indien hij de werknemer toestemming heeft
gegeven om de bestelauto privé te gebruiken of als hij
weet dat dit gebeurt, dan wordt de naheffingsaanslag
aan de werkgever opgelegd. Omdat de werkgever ook de
verklaring mede heeft ondertekend, is er mijn inziens
altijd sprake van een onjuiste verklaring. Zodoende loopt
de werkgever eigenlijk altijd het risico op een naheffingsaanslag. Hij kan dit risico beperken door van de
werknemer een kilometerregistratie te vragen en deze te
controleren. Daarnaast is het raadzaam om schriftelijk in
een overeenkomst met de werknemer vast te leggen dat
privégebruik van de bestelauto ten strengste verboden is
en dat bij overtreding een naheffing op de werknemer
zal worden verhaald.
Boete voor de werkgever
Een boete voor de werkgever komt pas aan de orde op
het moment dat hij wist of behoorde te weten dat de
werknemer toch privé met de auto rijdt. Het is aan de
Vraag kilometerregistratie
van werknemer en controleer
Belastingdienst om aan te tonen dat de werkgever op de
hoogte was (of op de hoogte had kunnen zijn) van het
privégebruik. Ten slotte heeft deze verklaring nog een
vervelend aspect. De werkgever en werknemer verklaren
namelijk dat er uitsluitend zakelijk met de bestelauto
wordt gereden. Dit betekent dat iedere privékilometer
direct leidt tot schending van deze afspraak. Een marge
van 500 kilometer, zoals bij de Verklaring géén privégebruik, is niet aan de orde.
Auto van de zaak belangrijk aandachtspunt
De auto van de zaak is sinds de introductie in de loonbelasting ook voor werkgevers
en salarisadministrateurs een belangrijk aandachtspunt geworden. Als een werknemer een Verklaring géén privégebruik overlegt, mag een bijtelling achterwege blijven. Dit betekent echter niet dat hiermee voor u als salarisadministrateur alles in
kannen en kruiken is. Allereerst moet u opmerkzaam zijn op eventueel privégebruik.
Doet u dit niet, dan kan dit voor de werkgever toch nog leiden tot een naheffing.
Daarnaast moet u zorgvuldig omgaan met intrekkingen en aanvragen van de verklaring gedurende het jaar. Daarbij lijkt voorzichtigheid geboden. De Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik voor bestelauto’s biedt helaas weinig bescherming. Doordat de
werkgever samen met de werknemer tekent, leidt iedere privékilometer al tot een
potentiële naheffingsaanslag. Boeten kunnen wel worden voorkomen door wederom
bij een vermoeden van privégebruik actie te ondernemen.
19