Algemene ledenvergadering 19 maart 2012

Algemene ledenvergadering 25 maart 2013, gehouden in het clubhuis OTV 20.00 uur
Notulen
Bestuur:
Dhr. Steven Bannink
Dhr. Anne van de Langemheen
Mw. Monique Lubbers
Mw. Esther te Winkel
Dhr. Robert Jan Schampers
Dhr. Ron Evers
Mw. Erny Reilink
Mw. Zwanetta van Zijl (verslag)
Aanwezige ereleden: Job Vink, José Broekhuijsen
Aanwezige leden: 26 seniorleden
Afwezige leden met bericht van verhindering: Sander van Eerden, Hanneke Oldeman, Irene
Roderkerk, Gijsbert Mulder, Xandra Kooreman, Patty Heutinck, Ingrid Lurvink, Nel de Vriend,
Gerard en Carla van der Sterre
1. Opening
De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen - en de ereleden in het bijzonder
– welkom.
2. Afmeldingen
Zie hierboven
3. Notulen najaarsvergadering 26 november 2012
De notulen worden ongewijzigd vastgesteld
4. Ingekomen stukken
Geen ingekomen stukken
5. Mededelingen
Er zijn geen mededelingen.
6. Financieel jaarverslag
De penningmeester licht het verslag toe. De sponsoropbrengsten zijn iets terug
gelopen. Tegen de aanslag van de belastingdienst (voor de omzet- en loonbelasting
m.b.t. spelers van het 1e team) is bezwaar gemaakt. De fiscus is van mening dat
deze spelers als werknemers van OTV gezien moeten worden. Op 28 maart vindt er
een hoorzitting plaats.
7. Verslag kascommissie
Ben Sissingh deelt mee dat de kascommissie op 14 maart 2013 de financiële stukken
van 2012 heeft gecontroleerd. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd en de
kascommissie heeft e.e.a. akkoord bevonden. Op basis hiervan vraagt de
kascommissie aan de vergadering om de penningmeester decharge te verlenen. De
vergadering stemt daarmee in.
8. Renovatie clubhuis/benedenbanen
Robert-Jan Schampers licht de huidige stand van zaken toe. De vergunning voor
verlichting op de bovenbanen is onherroepelijk vergund. Ook de afspraken met de
bewoners zijn bijna rond. Zodra er duidelijkheid is over het belastinggeschil met de
fiscus, kan de financiering geregeld worden. Als alles goed gaat zal in de zomer van
2013 de banen en de keuken gerenoveerd worden.
Met de bewoners zijn de volgende afspraken gemaakt:
- In het geval niet alle bespeelbare tennisbanen worden bespeeld, draagt OTV ervoor
zorg dat de verlichting op de niet bespeelde tennisbanen wordt uitgeschakeld. De
verlichting zal het eerst worden uitgeschakeld op de banen die het dichtst gelegen
zijn bij de woning aan de Kneppelhoutweg 6, vervolgens op de overige
benedenbanen en tot slot op de bovenbanen. Mocht in de toekomst de verlichting op
de bovenbanen worden vernieuwd, dan geldt voor die banen ook dat OTV ervoor
zorg draagt dat de verlichting op niet bespeelde tennisbanen zoveel mogelijk wordt
uitgeschakeld.
- OTV draagt ervoor zorg dat alle verlichting van de tennisbanen uiterlijk om 23.00
uur is uitgeschakeld. Hiervoor zal OTV gebruik maken van een automatische tijdklok
op de verlichting.
- In afwijking van het vorige geldt dat in de eerste ‘winterperiode’ na plaatsing van de
verlichting, te weten de periode die loopt van 1 november tot en met 28/29 februari,
de verlichting uiterlijk om 22.00 uur wordt uitgeschakeld. Mocht na verloop van deze
winterperiode blijken dat bij OTV geen behoefte is aan het verlichten van de banen
na 22.00 uur, dan zullen deze verlichtingstijden in de winterperiode gecontinueerd
worden. In dat geval zal OTV de automatische tijdsklok zodanig instellen dat de
verlichting in de periode die loopt van 1 november tot en met 28/29 februari om 22.00
uur wordt uitgeschakeld en dat de verlichting in de periode die loopt van 1 maart tot
en met 31 oktober om 23.00 uur wordt uitgeschakeld.
- OTV draagt ervoor zorg dat uiterlijk een half uur na het uitschakelen van de
verlichting het clubhuis dicht is en een ieder het tennispark heeft verlaten.
- OTV en de bewoners continueren de afspraak dat de bewoners bij door hen ervaren
(geluids)overlast de voorzitter van OTV terstond bellen. Mocht blijken dat OTV zich
niet weet te houden aan de sluitingstijden van kantine en park zoals eerder
aangegeven en dit niet aanvaardbare overlast veroorzaakt voor de bewoners, dan zal
OTV de verlichtings-en sluitingstijden als volgt aanpassen:
- in de periode 1 maart tot en met 31 oktober wordt het licht om 22.30 uur
uitgeschakeld en wordt de kantine om 23.00 uur gesloten;
in de periode 1 november tot en met 28/29 februari wordt het licht om 22.00 uur
uitgeschakeld en wordt de kantine om 22.30 uur gesloten (ook na de proefperiode).
Van niet aanvaardbare overlast is sprake als OTV zich tenminste drie of meer keren
in een seizoen niet aan de afspraken zoals omschreven in deze overeenkomst houdt.
- Voor speciale evenementen op de tennisbaan vraagt OTV een vergunning /
ontheffing aan ten behoeve van eventuele aanpassing van de sluitingstijden. OTV zal
dit ook steeds vooraf aan de bewoners communiceren.
9. Herverkiezing bestuur
De voorzitter bedankt de penningmeester voor zijn inzet de afgelopen jaren. Hij heeft
veel voor de club gedaan en dat wordt erg gewaardeerd. Adry Mulder heeft zich
bereid verklaard om de taken als penningmeester over te nemen. Op korte termijn zal
een extra ledenvergadering bijeen worden geroepen om Adry Mulder te benoemen.
Verder gaat de vergadering akkoord met voorgestelde verlengingen voor:
Steven Bannink: 3 jaar
Monique Lubbers: 2 jaar
Esther te Winkel: 1 jaar.
10. Begroting 2013
De penningmeester licht de begroting toe en deze wordt ongewijzigd vastgesteld.
11. Wat verder ter tafel komt
12. Rondvraag
José Broekhuijsen vraagt of in de Snaar ook alle postcodes toegevoegd kunnen
worden en of de ledenlijst in een leesbaar formaat geprint kan worden. De
redactiecommissie zal kijken of dit mogelijk.
Job Vink dankt de penningmeester maar tevens ook de voorzitter voor de zeer
gewaardeerde inzet. Dankzij deze inzet zijn er belangrijke dingen tot stand gebracht,
zoals de verlichting op de benedenbanen. Het is knap om in deze tijd een club als
OTV bij elkaar te houden en het is dapper om voor een periode van 3 jaar bij te
tekenen.
De voorzitter meldt dat er allerlei ontwikkelingen zijn m.b.t. de sportparken in de
gemeente Renkum. Bij sportpark Hartenstein trekt de gemeente zich steeds meer
terug en legt de exploitatie neer bij de gebruiker. Tot 2016 ondersteunt de gemeente
de gebruiker hierin. Dit biedt veel kansen en OTV doet graag mee aan dat initiatief.
13. Sluiting
De voorzitter dankt alle aanwezigen voor de bijdrage aan deze vergadering en
bedankt Bart voor de goede zorgen en sluit de vergadering.
**************************