Het magazijnproces - Management Executive
advertisement
Het magazijnproces A3230^1 Het magazijnproces R. Smit en ing. P.J. Schneider1 1 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 4 4.1 4.2 4.3 5 6 1 Inleiding De magazijnfunctie Positionering magazijn Taken Open en gesloten magazijn Voorraadsysteem De¢nitie van een voorraadsysteem Prijssystemen Registratiemethoden voor voorraden Voorraadinventarisatie Doel voorraadinventarisatie Soorten inventarisatiemethoden Voorraadinventarisatie uitvoeren Voorraden bij derden of voorraad uitbesteden Tot slot A3230^ 3 A3230^ 3 A3230^ 3 A3230^ 4 A3230^ 8 A3230^ 9 A3230^ 9 A3230^ 10 A3230^ 11 A3230^ 12 A3230^ 12 A3230^ 12 A3230^ 12 A3230^ 13 A3230^ 14 De heren Smit en Schneider zijn werkzaam als EDP-Auditor bij Ernst & Young EDP Audit. 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 1 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0009 A3230^2 Het magazijnproces 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 2 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0010 Het magazijnproces 1 A3230^3 Inleiding Het primaire bedrijfsproces bij bedrijven kan over het algemeen worden onderverdeeld in drie hoofdprocessen, te weten: inkoop, productie en verkoop. Een uitgebreidere beschrijving over deze indeling in processen vindt u terug in het artikel A3210. Dit artikel gaat in op de fase die tussen deze drie processen wordt getypeerd als het moment waarin goederen ‘in rust’ zijn en ergens in de organisatie worden opgeslagen. Tijdens deze ‘rust’-fase worden goederen opgeslagen in een magazijn. Het opslaan van goederen in een magazijn brengt voor een onderneming bepaalde consequenties met zich mee. Goederen vertegenwoordigen een waarde, waardoor risico’s worden gelopen. Het aanhouden van een voorraad vergt over het algemeen een relatief grote investering, hetgeen rentekosten en ¢nancieringsvraagstukken met zich meebrengt. De goederen kunnen in waarde dalen, bijvoorbeeld door veroudering en kwaliteitsvermindering. Goederen kunnen worden gestolen of verloren raken (bijvoorbeeld door brand). Het is dan ook noodzakelijk maatregelen te tre¡en die de diverse risico’s afdekken dan wel beperken. In dit artikel zal achtereenvolgens aandacht worden besteed aan: ^ magazijnfunctie; ^ voorraadsysteem; ^ voorraadinventarisatie; ^ voorraden bij derden. 2 2.1 Positionering magazijn De magazijnfunctie In de inleiding is reeds aan de orde gekomen dat het bij het magazijn gaat om momenten waarop goederen in rust zijn. Zoals in ¢guur 1 is aangegeven, wordt bij een productiebedrijf onderscheid gemaakt in goederen die in een magazijn opgeslagen worden vo¤o¤r het productieproces (bijvoorbeeld grondsto¡en) en goederen die na¤ het productieproces worden opgeslagen (voorraad gereed product). In sommige organisaties worden gedurende de productiefase ook producten opgeslagen, de zogenaamde hal¡abrikaten. Figuur 1. Positionering magazijn 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 3 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0011 A3230^4 Het magazijnproces Bij de fysieke opslag van goederen zal bij de inrichting van een magazijn rekening moeten worden gehouden met het volgende: ^ de aard en omvang van de goederen (vloeibaar, vluchtig, opslag met/zonder verpakking); ^ de beschikbare opslagruimte (oppervlakte, hoogte, buiten/binnen); ^ de kosten van de opslag (huur van grond en gebouwen, ¢nancieringskosten van de voorraad). Naast een magazijn op de eigen locatie is het mogelijk goederen op te slaan bij een derde. Dit wordt beschreven in paragraaf 5. 2.2 Taken De volgende taken dienen onder verantwoordelijkheid van de magazijnfunctie te worden uitgevoerd: 1. het ontvangen van goederen; 2. het controleren van goederen; 3. het registreren van de goederenontvangst/-uitgifte in het voorraadsysteem; 4. het opslaan en bewaren van de goederen; 5. het afgeven/verzendklaar maken van goederen op basis van orderpickopdrachten; 6. het a£eggen van verantwoording over het magazijn. De taken 1, 2, 4 en 5 zijn de primaire taken van de magazijnfunctie, die achtereenvolgens worden uitgevoerd (zie ¢guur 2). De taken 3 en 6 zijn ondersteunende taken van de magazijnfunctie, gericht op administratieve handelingen. Figuur 2. Taken van de magazijnfunctie 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 4 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0012 Het magazijnproces Primaire taken A3230^5 Aan de hand van het schema in ¢guur 3 worden de taken toegelicht. Figuur 3. Primaire taken van de magazijnfunctie Ontvangst van goederen De ontvangst van de goederen vindt plaats na bestelling van de goederen bij een leverancier. De goederen worden in dit geval ontvangen door het magazijn grondsto¡en. Een andere mogelijkheid is de ontvangst van goederen door het magazijn gereed product na het fabricageproces. Daarnaast kan sprake zijn van ontvangst van retourgoederen. Hier- 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 5 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0013 A3230^6 Het magazijnproces bij zal met name de volgende stap, kwaliteitscontrole, noodzakelijk zijn om te kunnen vaststellen of goederen nog bruikbaar zijn of dat deze moeten worden vernietigd. Ter controle welke personen het terrein van de organisatie opgaan en uiteindelijk het terrein weer verlaten wordt gebruikgemaakt van portiers. Portiers registreren welke transporteur wanneer het terrein is opgegaan, voor wie deze is gekomen (bestemming) en wanneer de transporteur het terrein heeft verlaten. Bij ontvangst vindt reeds controle plaats op juistheid en hoeveelheid (is daadwerkelijk opdracht verstrekt tot levering). Indien te veel wordt geleverd, kan worden besloten de goederen niet retour te zenden doordat de goederen in de toekomst kunnen worden benut. Tevens kan hiertoe worden besloten indien de kosten voor het transport voor het terugnemen van de te veel geleverde goederen te hoog zijn. Bij te weinig geleverde goederen kan worden besloten de goederen aan te laten vullen of te wachten tot een nieuwe bestelling. In alle gevallen zullen inkoop en administratie op de hoogte worden gebracht van de afwijkingen in verband met de te ontvangen facturen. Voor het bijwerken van de administratie dienen de goederen bij de levering te zijn voorzien van: ^ een pakbon (geleverde goederen); ^ een vrachtbrief (aantal colli). Als de magazijnverantwoordelijke akkoord gaat met de levering, tekent hij de pakbon en de vrachtbrief. Kopiee«n van de documenten dienen aan de administratie te worden afgegeven voor het bijwerken van de ¢nancie«le administratie. Kwaliteitscontrole Kwaliteitscontrole wordt veelal uitgevoerd door het interne keuringslaboratorium, dan wel een onafhankelijke derde. Daarbij zal het laboratorium vooraf moeten weten welke goederen zullen worden ontvangen om vast te kunnen stellen of de juiste kwaliteit is geleverd. De laboratoriummedewerkers worden tijdig ge|« nformeerd door middel van een overzicht ‘te ontvangen goederen’ of een kopie van de bestelorder of verkooporder (bij retourgoederen). Als blijkt dat na de controle door het laboratorium de ontvangen goederen niet voldoen aan de vooraf gede¢nieerde kwaliteitseisen, zullen de volgende stappen moeten worden ondernomen: 1. de goederen, inclusief afgekeurde hoeveelheden, worden op het overzicht ‘te ontvangen goederen’ of op de kopie bestelorder of verkooporder opgenomen; 2. de redenen van afkeuring worden opgenomen op een doorlopend genummerd keuringsformulier. Op basis van het doorlopend genummerd keuringsformulier is vast te stellen of 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 6 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0014 Het magazijnproces A3230^7 daadwerkelijk afkeur heeft plaatsgevonden. Op het formulier dient onder andere te worden opgenomen: ordernummer, artikelnummer en hoeveelheid; 3. de niet-geaccepteerde goederen worden teruggenomen door de leverancier. Daarnaast zal de leverancier vervangende goederen moeten aanleveren. Bij de ontvangst en na controle van de goederen gaat de getekende pakbon naar de administratie, zodat een match kan worden gemaakt met de bestelorder of de verkooporder. Opslaan van goederen Bij het opslaan van goederen dienen minimaal de volgende maatregelen te worden getro¡en: ^ goederen dienen in een afsluitbare ruimte te worden opgeslagen. In geval van een ‘open magazijn’ betekent dat opslag buiten bereik van ongeautoriseerden (zie paragraaf 2.2). Slechts geautoriseerde medewerkers zoals de magazijnbeheerder of personen met toestemming hebben toegang tot het magazijn; ^ beschermen van goederen of voorkomen dat de goederen in kwaliteit achteruitgaan door onder andere weersinvloeden of onjuiste opslag van bijvoorbeeld brandbare of breekbare goederen; ^ verzorgen van de goederen (indien noodzakelijk, denk bijvoorbeeld aan het voederen of wassen van dieren of stofvrij houden van auto’s in de showroom). De opslag van de goederen in het magazijn dient e⁄cie«nt te zijn. Dit betekent dat de goederen overzichtelijk, systematisch worden opgeslagen en dat bekend is waar goederen zijn opgeslagen. Goederenontvangst Inkoop Bestelbon Ontvangstrapport = Magazijn Controlelab. Kwaliteitsrapport = Opslagrapport = Figuur 4. Opslaan van goederen Afgifte/afvoer van goederen De uitgifte van de goederen zal plaatsvinden op aangeven van de afdeling productie of de afdeling verkoop. De magazijnbeheerder is slechts bewaarder. Het afgeven van goederen vindt plaats op basis van schriftelijke opdrachten. Zo kan gebruik worden gemaakt van uitgiftebonnen of verzameluitgiftelijsten of pickinglists. Indien er sprake is van een ‘gesloten magazijn’ zal de medewerker productie of verkoop tekenen voor ontvangst op de magazijnafgiftebonnen. Als blijkt na controle van de kwaliteit dat goederen niet meer bruikbaar zijn, zullen deze moeten worden afgevoerd/vernietigd. Hierbij kan worden gedacht aan bedorven levensmiddelen of beschadigde 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 7 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0015 A3230^8 Het magazijnproces elektronica (ook retourgoederen vallen hieronder). Het besluit om goederen te vernietigen wordt in verband met functiescheiding genomen door de afdeling inkoop, productie of verkoop en niet door de magazijnverantwoordelijke. Van de vernietigde goederen dient een proces-verbaal te worden opgesteld waaruit het aantal goederen, een omschrijving van goederen en de reden van vernietiging blijkt. Het proces-verbaal wordt getekend door een medewerker van inkoop, productie of verkoop en de magazijnverantwoordelijke. Ondersteunende taken Het registreren van de goederenontvangst/-uitgifte in het voorraadsysteem Alle handelingen met betrekking tot voorraadmutaties zullen geregistreerd dienen te worden in een voorraadsysteem zodat altijd de actuele status opgevraagd kan worden. In paragraaf 3 zal verder ingegaan worden op het voorraadsysteem. Het a£eggen van verantwoording over het magazijn Om de betrouwbaarheid en de continu|« teit van een organisatie te kunnen waarborgen, zal verantwoording afgelegd dienen te worden over het magazijn. Ook in het kader van de belastingwetgeving is dit van belang. Om dit goed te kunnen doen dient gebruik te worden gemaakt van voorraadinventarisaties, waar in paragraaf 4 verder op wordt ingegaan. 2.3 Open en gesloten magazijn Er zijn twee soorten magazijnen te onderkennen: ‘gesloten’ en ‘open’. Het open magazijn kenmerkt zich door de uitgifte van goederen zonder uitgiftebonnen. De uitgegeven goederen worden niet per uitlevering geregistreerd, maar slechts bij ontvangst. Een open magazijn wordt in de praktijk vaak toegepast voor de uitgifte van goederen van weinig waarde zoals grijpvoorraden van schroeven, spijkers, computermuizen en dergelijke. De controle van de voorraad is als volgt te bepalen: goederenverbruik = beginvoorraad + ontvangen hoeveelheden ^^ de ge|« nventariseerde eindvoorraad Deze vorm van vaststellen van de voorraad is een vorm van indirecte verbruiksmeting. Indirect, aangezien het verbruik wordt vastgesteld op basis van de voorraadopname en alleen mogelijk is na inventarisatie. Een gesloten magazijn daarentegen kenmerkt zich doordat alle goederen zowel bij ontvangst als bij uitlevering geregistreerd worden. Gesloten magazijnen worden toegepast bij goederen met een hogere waarde, denk aan auto’s, matrijzen, juwelen of computers. De controle van deze voorraad is als volgt te bepalen: goederenverbruik = goederenuitgifte 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 8 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0016 Het magazijnproces A3230^9 Deze manier van vaststellen heet de directe verbruiksmeting. Direct, omdat het verbruik bepaald wordt door het optellen van de geregistreerde voorraaduitgiften. Een organisatie kan overigens een combinatie hebben van open en gesloten magazijnen. Normverbruik Het goederenverbruik kan worden afgezet tegen een normverbruik om te kunnen vaststellen of het verbruik normaal is. Het vaststellen van het verbruik kan direct dan wel indirect plaatsvinden (zie tabel 1). Verbruiksmeting Norm Direct Aantal producten standaardkostprijs Indirect Retrograde methode De retrograde methode is een methode voor periodieke vaststelling van het materiaalverbruik door inventarisatie van de voorraad aan het einde van de periode. De retrograde methode wordt toegepast bij productiebedrijven waarbij uit de werkelijk geproduceerde hoeveelheid eindproduct met behulp van vastgestelde normen het toegestane gebruik aan grondsto¡en wordt berekend. Deze methode is met name gericht op de e⁄ciency. Tabel 3 3.1 De¢nitie van een voorraadsysteem 1. Direct of indirect vaststellen normverbruik Voorraadsysteem Een voorraadsysteem is een systeem waarin de voorraadregistratie plaatsvindt. Dit voorraadsysteem heeft veelal een centrale plaats tussen het verkoop- en het inkoopsysteem. Grote bedrijven investeren in ERP-systemen om de logistieke processen zo e⁄cie«nt mogelijk uit te voeren. Registraties in het voorraadsysteem hebben ten doel het opbouwen van de ‘soll’-positie, een positie die aangeeft welke hoeveelheid goederen aanwezig behoort te zijn. Dit houdt in dat alle mutaties van de fysiek aanwezige voorraden dienen te worden geregistreerd. Een ander doel om voorraden te registreren is dat bij handelsbedrijven en industrie«le bedrijven een groot deel van het totale vermogen in de voorraden is vastgelegd, waardoor ¢nancie«le risico’s worden gelopen en extra aandacht voor de voorraden is vereist. 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 9 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0017 A3230^10 Het magazijnproces Bij het registreren van de voorraden wordt onderscheid gemaakt in een technische en een economische voorraad. De technische voorraad betreft de voorraad die fysiek in het magazijn is opgeslagen. De economische voorraad is voorraad waarover prijsrisico wordt gelopen. Deze voorraad hoeft niet fysiek in bezit te zijn. Naast bovenstaande twee vormen van voorraad kennen we nog drie andere benaderingen: ^ de gereserveerde voorraad: dit is de voorraad waarvoor al een bestemming bekend is; ^ de beschikbare, vrije voorraad: dit is de voorraad waar nog geen bestemming voor bekend is; ^ de speculatieve voorraad: is het voorraaddeel waarmee de voorraad bewust kleiner of groter wordt aangehouden (bijvoorbeeld omdat op de inkoopmarkt een prijsdaling of -stijging wordt verwacht). Aan de hand van het volgende voorbeeld zullen de diverse vormen van voorraad worden toegelicht. Een computerwinkel heeft in zijn magazijn 50 pc’s staan, dit is de standaardhoeveelheid pc’s die in voorraad staat. Van de 50 pc’s die in voorraad staan zijn er reeds 20 verkocht aan consumenten, maar nog niet afgehaald. Daarnaast heeft deze winkel slechts 10 pc’s besteld omdat verwacht wordt dat de inkoopprijzen binnenkort zullen dalen. De voorraad wordt tijdelijk lager aangehouden. In dit voorbeeld is: de technische voorraad 50 de economische voorraad 40 = 50 + 10 ^ 20 de gereserveerde voorraad 20 de beschikbare, vrije voorraad 30 = 50 ^ 20 de speculatieve voorraad 10 = 50 ^ 40 3.2 Prijssystemen (deze staan in het magazijn) (hierover wordt prijsrisico gelopen) (deze voorraad is reeds verkocht, maar nog niet afgehaald) (deze voorraad kan nog verkocht worden) (verschil tussen economische voorraad en normale voorraad) Zoals in paragraaf 2.2 is aangegeven dient verantwoording afgelegd te worden over de voorraden. Voorraadaanvullingen kunnen tegen verschillende prijzen worden ingekocht en goederen kunnen tegen wisselende verkoopprijzen worden verkocht. Hierdoor is het van belang om te kiezen tegen welke prijs voorraden gewaardeerd worden om verantwoording af te kunnen leggen. De voorraden en voorraadmutaties kunnen aan de hand van de volgende waarderingssystemen geregistreerd worden: ^ inkoopprijs (prijs inkoopfactuur + inkoopkosten zoals vracht, invoerrechten en assurantie); 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 10 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0018 Het magazijnproces A3230^11 ^ magazijnprijs (inkoopprijs + toeslag voor magazijnkosten); ^ kostprijs (magazijnprijs + indirecte inkoopkosten gemaakt door de inkoopafdeling); ^ gemiddelde inkoopprijs (gemiddelde magazijnprijs of gemiddelde kostprijs); ^ vervangingsprijs (actuele prijs); ^ vaste verrekenprijs (verwachte gemiddelde inkoopprijs voor de komende periode); ^ verkoopprijs (prijs waarvoor de voorraden verkocht worden). 3.3 Registratiemethoden voor voorraden De voorraden kunnen op verschillende manieren geregistreerd worden, dit is mede afhankelijk van de informatiebehoefte die van de voorraadfunctie wordt verwacht. Een hoge informatiebehoefte vereist een gedetailleerde registratiemethode. Hieronder staan de vier vormen van detaillering, in volgorde van gedetailleerdheid (van meer naar minder gedetailleerd): ^ registratie per stuk (bijvoorbeeld per auto); ^ registratie per partij (bijvoorbeeld partijen fruit); ^ registratie per berg (bijvoorbeeld zand); ^ registratie per artikelsoort (bijvoorbeeld blikken doperwten); ^ registratie per artikelgroep (bijvoorbeeld geldtotaal van alle blikgroenten). Voorbeeld van registratie per berg Voor deze vorm van registratie wordt gebruikgemaakt van twee bunkers (zie ¢guur 5). Ee¤n bunker voor ‘zand in’ en e¤e¤n bunker voor ‘zand uit’. De bunker van ‘zand in’ wordt net zolang bijgevuld tot dat de bunker voor ‘zand uit’ leeg is. Het aanvullen zal op basis van partijregistratie (zie 1 en 2) plaatsvinden. Het uitleveren zal eveneens per partijregistratie plaatsvinden (zie 3 en 4). Vanaf het moment dat de bunker voor ‘zand uit’ leeg is worden de rollen omgedraaid. De bunker ‘zand uit’ wordt ‘zand in’ en de bunker voor ‘zand in’ wordt ‘zand uit’. Op basis van administratie van de geleverde hoeveelheden (m3) ‘zand in’ en de administratie van uitlevering is het ontstane verschil te verklaren als waaiverlies. In Uit Figuur 5. Voorbeeld registratie per berg 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 11 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0019 A3230^12 Het magazijnproces 4 4.1 Doel voorraadinventarisatie Voorraadinventarisatie In paragraaf 2.2 is aangegeven dat voor de verantwoording van de voorraden periodiek voorraadinventarisaties uitgevoerd dienen te worden. In de praktijk worden deze inventarisaties e¤e¤n a' twee keer per jaar uitgevoerd. Dit wordt meestal uitgevoerd op dagen waarop een onderneming gesloten is of in ‘rustige’ perioden. Het doel van voorraadinventarisatie is om vast te stellen dat de voorraden die volgens het voorraadsysteem aanwezig behoren te zijn ook daadwerkelijk fysiek in het magazijn aanwezig zijn. Door het uitvoeren van een inventarisatie kan worden vastgesteld dat de goederen juist en volledig in de voorraadadministratie zijn opgenomen. Bovendien kan worden bepaald of de waarde van de voorraad overeenkomt met de ¢nancie«le administratie. Tevens kan door de inventarisatie de bewaarfunctie worden gecontroleerd. 4.2 Soorten inventarisatiemethoden Voorraden kunnen op de volgende drie manieren worden ge|« nventariseerd: 1. integraal; 2. simultaan; 3. partieel-roulerend. Ad 1 Integraal houdt in dat alle in het magazijn aanwezige goederen worden geteld (gehele assortiment). Ad 2 Simultaan houdt ook in dat alle aanwezige goederen worden geteld, maar dat er meerdere magazijnen zijn. In dit geval dienen alle goederen tegelijkertijd (simultaan) te worden geteld. Ad 3 Partieel-roulerend betekent dat periodiek een gedeelte van de goederen wordt geteld (bijvoorbeeld e¤e¤n productgroep). Over het jaar gezien worden alle goederen minstens e¤e¤n keer geteld. Deze vorm van inventariseren is alleen mogelijk als goederen per stuk, per partij of per artikelgroep worden geregistreerd. Binnen het MKB wordt veelal gebruik gemaakt van integrale voorraadinventarisaties. 4.3 Voorraadinventarisatie uitvoeren Om een inventarisatie goed te kunnen uitvoeren dient een aantal organisatorische maatregelen te worden getro¡en. In tabel 2 is een ‘checklist’ opgenomen met maatregelen die dienen te worden getroffen om een succesvolle voorraadinventarisatie mogelijk te maken. 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 12 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0020 Het magazijnproces A3230^13 Nr. Maatregel Uitgevoerd R/Q 1 R/Q 2 3 4 5 6 Wijs een onafhankelijke functionaris van de bewaarfunctie aan die in aanwezigheid van de magazijnmeester (= de bewaarfunctie) de inventarisatie uitvoert Bepaal het moment waarop de inventarisatie plaats zou moeten vinden, bij voorkeur een voor de magazijnmeester onverwacht tijdstip Haal een actuele lijst uit het voorraadsysteem (‘Soll’-positie) Vergelijk de getelde aantallen met de lijst (‘Ist’-positie) Verklaar de verschillen en boek deze af indien dat noodzakelijk is Houd een verschillenstatistiek bij (verschillen per periode) Tabel 2. R/Q R/Q R/Q R/Q R/Q Checklist voorraadinventarisatie 5 Voorraden bij derden of voorraad uitbesteden In de praktijk blijkt dat de laatste jaren een trend ontstaat om steeds meer voorraden op te slaan bij derden (outsourcing van de voorraad). Voordat de keuze kan worden gemaakt om voorraden bij derden op te slaan zal een bedrijf zich eerst moeten afvragen wat het voordeel hiervan is: ^ is het goedkoper om bij een derde partij voorraden op te slaan? ^ kan een derde partij mijn gebrek aan ruimte opvangen? ^ kan een derde de beheerlast van voorraden wegnemen (bijvoorbeeld beveiliging, verzorging, administratie)? ^ is het mogelijk de levertijd te verkorten door een e⁄cie«nte logistieke afhandeling? Tot slot dient men zich af te vragen of de afstemming en coo«rdinatie met een derde partij opweegt tegen de voordelen. Er moeten immers goede afspraken worden gemaakt over de verantwoordelijkheden van beide partijen. Hoe dit uiteindelijk contractueel geregeld dient te worden, is beschreven in artikel B2520, contracten. Door opslag bij derden kan het gebeuren dat deze voorraden niet ter plaatse kunnen worden ge|« nventariseerd. Indien een bedrijf kiest voor opslag van goederen bij een derde, dienen afspraken te worden gemaakt over de periodieke controle van de voorraden. Dit kan worden gerealiseerd door het bedrijf periodiek het saldo van de voorraden volgens de eigen administratie aan de outsourcepartij te versturen. De outsourcepartij dient te bevestigen dat het saldo van de voorraden daadwerkelijk aanwezig is. Bij onvolkomenheden ligt de bewijslast bij de derde. Deze zal verschillen moeten kunnen verklaren. Mocht de ondernemer besluiten de voorraad weer in eigen beheer te nemen, dan zal in goed overleg met de derde de voorraad terug in eigen beheer moeten worden genomen. Mocht de voorraad bij der- 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 13 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0021 A3230^14 Het magazijnproces den ook eigendom zijn van de derde, dan zal onder andere de afspraak moeten worden gemaakt over de kostprijs van de voorraad. 6 Tot slot Voorraadbeheer is bij veel bedrijven in het MKB (met name handel en productie) nog onderbelicht en verdient derhalve naar onze mening grotere aandacht. Kostenbesparing kan gerealiseerd worden door het optimaliseren van de voorraden. Dit artikel beschrijft de onderwerpen waaraan gedacht dient te worden bij het magazijnproces. Tot slot kan worden geconcludeerd dat het beheer van voorraden in een magazijn meer inhoudt dan puur het bewaren van goederen. Duidelijk is dat de opslag van goederen risico’s met zich meebrengt en dat bij onvoldoende voorraden de verkoop (lees: continu|« teit van de onderneming) van de goederen in gevaar komt. Een adequate beheersing van het magazijnproces is bittere noodzaak. 49 Hb. administratie 3B2/SGML k:/3b2/Losbladigen/Hb_adm/S49/A3230 pagina 14 van 14 januari 2006 Proefpagina: 0022
