Subsidiereglement voor jeugdprojecten

Subsidiereglement voor
jeugdprojecten
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 15.09.2014
Subsidiereglement voor jeugdprojecten
Artikel 1
Binnen de perken van de kredieten, voorzien op de gemeentebegroting, worden subsidies uitgekeerd voor socioculturele projecten, gericht op kinderen en jongeren. De subsidies worden verdeeld volgens de normen en voorwaarden
zoals hierna vastgesteld.
Artikel 2
Een socio-cultureel project is een afgebakende activiteit, beperkt in tijd en met het oog op specifieke doeleinden. Er kan
evenwel een onderscheid gemaakt worden tussen enerzijds projecten die van tijdelijke aard zijn en een afgesloten
geheel vormen en anderzijds projecten die een onderdeel vormen van een blijvende werking.
Artikel 3
De projectsubsidieaanvragen worden beoordeeld door de beoordelingscommissie en hierna wordt er advies gevraagd
aan de gemeentelijke jeugdraad. De standpunten van de beoordelingscommissie en de jeugdraad worden overgemaakt
aan het college van burgemeester en schepen, zij heeft de eindbeslissing over de toekenning van de subsidie.
De beoordelingscommissie bestaat uit de schepen van jeugd, het diensthoofd vrije tijd, de voorzitter van de jeugdraad
en de jeugdconsulent.
Artikel 4
Een project kan worden opgezet door een vereniging, maar evengoed door een groep van initiatiefnemers. Alle
verenigingen of groepen van particulieren uit Opglabbeek kunnen dus een projecttoelage aanvragen op voorwaarde dat
zij niet elders binnen de Opglabbeekse gemeentelijke structuur al een projectsubsidie bekomen. Subsidies voor
jeugdfuiven met security kunnen enkel verkregen worden door verenigingen.
Artikel 5
Een project moet voldoen aan volgende voorwaarden:







Als doel hebben groepsgerichte sociale en/of culturele activiteiten te ontwikkelen.
Voornamelijk gericht zijn tot kinderen en jongeren tot en met 30 jaar.
Georganiseerd worden in Opglabbeek door een Opglabbeekse vereniging of een Opglabbeekse groep van
particulieren.
Openstaan voor iedereen die tot de doelgroep behoort en bij de opzet en het verloop van het project de
betrokkenheid van de doelgroep kunnen aantonen.
De werking van bestaande initiatieven in de gemeente niet overlappen.
Afgebakend zijn in tijd.
Geen commercieel doel of winstbejag van particulieren nastreven.
Artikel 6
We maken een onderscheid tussen drie soorten projecten:

Kleinschalige projecten

Jeugdfuiven met security

Grote projecten
Een project kan slechts onder één van deze drie categorieën vallen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om boven op de
subsidie voor een groot project nog een extra subsidie voor security te krijgen.
Artikel 7 : Kleinschalige projecten
Onder kleinschalige projecten verstaan we projecten waar weinig kosten en opbrengsten aan vasthangen. Deze
projecten zullen veelal voor de eerste keer plaatsvinden en hebben een vernieuwend of experimenteel karakter. Fuiven
kunnen hier niet onder vallen.
Pagina 2 van 4
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 15.09.2014
De projectsubsidie voor kleinschalige projecten bedraagt maximaal 75% van de totaal aanvaarde subsidiabele kosten
met een maximum subsidie van 500,00 euro.
Artikel 8: Jeugdfuiven met security
Onder jeugdfuiven met security verstaan we fuiven die georganiseerd worden door een Opglabbeekse jeugdvereniging
of fuiven die duidelijk gericht zijn op een jong publiek (vanaf 15 jaar) en georganiseerd worden door een Opglabbeekse
vereniging. De organisatoren doen voor hun fuif beroep op een erkende professionele security firma.
De projectsubsidie voor deze fuiven bedraagt maximaal 50% van de factuur van de securityfirma met een maximum
subsidie van 500,00 euro.
Artikel 9: Grote projecten
Onder grote projecten verstaan we projecten waar een groot budget, zowel kosten als inkomsten, aan vasthangt. Deze
projecten hebben een grote zichtbaarheid binnen de gemeente Opglabbeek en mikken ook op een publiek van buiten
de gemeentegrenzen. Fuiven vallen hier niet onder.
De projectsubsidie voor deze projecten bedraagt maximaal 30% van de totaal aanvaarde subsidiabele kosten met een
maximum subsidie van 1500,00 euro.
Artikel 10
Aanvraagprocedure:





Een projectsubsidie kan aangevraagd worden door een volledig ingevuld aanvraagformulier te bezorgen aan
de dienst vrije tijd. Het aanvraagformulier kan gedownload worden op de gemeentelijk website.
Alle projectaanvragen dienen voor 1 maart ingediend te worden bij de dienst vrije tijd of, indien de activiteit
eerder plaatsvindt, 2 maanden voorafgaand aan het project. Vervolgens worden de ingediende voorstellen
behandeld door de beoordelingscommissie en de jeugdraad, die hun standpunten overmaken aan het college
van burgemeester en schepenen. Ten laatste 30 april, of indien het initiatief eerder doorgaat 1 maand voor
aanvang, deelt het college van burgemeester en schepenen mee of de ingeleverde projecten in aanmerking
komen voor een toelage.
Indien meer projectsubsidies worden aangevraagd dan het voorziene budget in de begroting kan uitkeren,
adviseren de beoordelingscommissie en de jeugdraad welke projecten uitgekozen worden of kan de financiële
tussenkomst voor alle goedgekeurde projecten verlaagd worden in functie van de te besteden middelen.
Indien een organisatie pas na 1 maart een project indient, kan men enkel in aanmerking komen voor een
toelage indien er nog financiële middelen resteren.
Indien een organisatie in aanmerking wil komen voor een betoelaging van meerdere projecten in eenzelfde
werkjaar, dan dient men eveneens elk project afzonderlijk in te dienen. Eenzelfde aanvrager kan maximum
1500,00 euro per jaar aan projectsubsidies krijgen.
De aanvraag omvat volgende onderdelen:



Een duidelijke en concrete omschrijving van het project inclusief de timing.
Een gedetailleerde raming van de inkomsten en uitgaven.
Een vermelding van de coördinaten van de organisator alsook deze van de contactpersoon.
Artikel 11
De toekenningsvoorwaarden zijn:


De subsidie voor de kleinschalige en grote projecten wordt berekend op basis van het ingediende programma.
Hieronder ressorteren volgende kosten:
o Uitkoopsom programma, technische ondersteuning, reisvergoeding voor artiesten
o Huurkosten licht- en geluidsinstallatie
o Huurkosten van de accommodatie
o Sabam en billijke vergoeding
o Promotiemateriaal
o Verzekering
o Security
o Technische benodigdheden
De subsidie voor jeugdfuiven met security wordt berekend op basis van de officiële factuur van de
securityfirma. Er komen geen andere kosten in aanmerking voor subsidiëring
Pagina 3 van 4
Goedgekeurd op de gemeenteraad van 15.09.2014

Volgende kosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring van kleinschalige en grote projecten:
o Aankoopkosten van drank en eten voor verkoop
o Aankoop van duurzame materialen (bv. eigen geluidsinstallatie)
o BTW, indien deze recupereerbaar is
o Personeelskosten, tenzij ingehuurd bij derden specifiek voor en uitsluitend toe te kennen aan de
projectuitvoering (bv. geluidstechnieker)
Deze lijst is niet limitatief.
 De organisatie vermeldt het logo van het gemeentebestuur op al het promotiewerk en verzekert een duidelijke
zichtbaarheid op het evenement zelf.
 Bij weigering van de projecttoelage voor het ingediende voorstel wordt de motivatie schriftelijk meegedeeld.
Artikel 12
De uitbetalingsprocedure verloopt als volgt:


Het subsidiebedrag voor kleinschalige en grote projecten wordt in 2 schijven uitbetaald:
o 50 % bij toekenning van de subsidie
o Het resterende saldo wordt uitbetaald na indiening van een financieel en beknopt inhoudelijk
verslag. Dit gebeurt ten laatste 1 maand na afloop van het project.
De subsidie fuiven met security wordt uitbetaald na afloop van het project en na indiening van de factuur van
de securityfirma. Dit gebeurt ten laatste 1 maand na afloop van het project.
Artikel 13
Volgende controlefunctie is ingebouwd:





Bij het doorgeven van onjuiste gegevens of bij het niet naleven van de voorwaarden kan het gemeentebestuur
de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen van de aanvrager.
De organisator kan gevraagd worden voor een gesprek om het project mondeling nader toe te lichten.
Bewijsstukken van alle ingediende uitgaven kunnen te allen tijde opgevraagd worden door het
gemeentebestuur. Steekproefsgewijs zal er bij ieder project gevraagd worden om een aantal kosten te
bewijzen.
Door de erkenning stemt de aanvrager in met eventuele controle door de afgevaardigde van de dienst vrije tijd
of een gemachtigde van het college van burgemeester en schepenen (Wet van 14 november 1983, betreffende
het toezicht dat overheden moeten uitoefenen op de toelagen die door hen verstrekt worden).
Bij stopzetting van de organisatie dient men alle financiële tussenkomsten van het gemeentebestuur te
vereffenen met de resterende spaarcenten.
Artikel 14
Dit reglement gaat in op 16 september 2014
Pagina 4 van 4