Gebruik bepaalt het succes van ICT

Factsheet
Adoptie
Gebruik bepaalt het succes van ICT
Let’s talk about IT
Voor het cloud tijdperk lag de focus bij ICT-projecten voornamelijk op de realisatie van de oplossing.
Vrijwel alle aandacht, tijd en middelen werden geïnvesteerd in de ontwikkeling en technische oplevering
van een systeem of toepassing. Het projectteam kon daarna uithijgen om drie of vier jaar later weer zo’n
piekinspanning te leveren als er weer een nieuwe versie van de software werd uitgebracht. In de tussentijd
waren eindgebruikers aan het uitzoeken hoe ze het systeem het beste konden gebruiken en bij wie ze
moesten zijn om vragen te stellen of gewenste wijzigingen doorgevoerd te krijgen.
H
et resultaat was dat de initieel
gebouwde oplossing langzaam af
ging wijken van hetgeen de organisatie echt nodig heeft. De tijd vraagt nu
eenmaal om nieuwe functionaliteit of aanpassingen van het reeds gemaakte. Dit bij
elkaar opgeteld betekende vaak dat de
inspanningen en kosten verre van optimaal
rendement opleverden. Het leverde vooral
veel ergernis en onbegrip op. Gelukkig
begrijpen steeds meer organisaties dat het
succes van een ICT-project vooral door het
gebruik ervan bepaald wordt.
De succesvolle implementatie en de adoptie
van nieuwe technologieën hebben een technische, functionele en menselijke kant. Over
de eerste twee aspecten denken organisatie
en ontwikkelaar vaak goed na: past het
systeem binnen de infrastructuur en werkt
het op alle werkplekken en apparaten onder
alle scenario’s? Maar aan de menselijke kant
wordt minder aandacht besteed: kunnen
medewerkers ermee uit de voeten, snappen
ze waarom er een nieuw systeem is, zien ze
de voordelen boven het oude systeem, is
men bereid constructief mee te werken,
maar ook waar kunnen ze terecht voor vragen
en/of wensen?
Draagvlak voor vernieuwing
Voor alle aspecten – technisch, functioneel
en menselijk – is het van belang medewerkers mee te nemen in de technologische
vernieuwing. Al bij de ontwerpfase kun je in
samenwerking met (een afvaardiging van)
medewerkers gebruikersscenario’s en –wensen
in kaart brengen. Zo wordt niet alleen de
oplossing beter, maar ontstaat ook een
draagvlak voor vernieuwing. Dit soort
methoden passen wij al jaren toe in onze
Scrum projectaanpak. Vervolgens is training
en ondersteuning van medewerkers in aanloop naar en na de oplevering belangrijk. Als
de eerste versie van een project opgeleverd
wordt, dan begint het eigenlijk pas echt.
Vergelijk het een beetje met het halen van
een rijbewijs, je leert pas echt rijden als je het
rijbewijs gehaald hebt en alleen de weg op
mag. Het rijbewijs is geen doel, maar slechts
het begin. Net als met een IT-project. Zorg
ervoor dat eerstelijnshulp niet alleen technisch vakkundig is, maar ook voldoende
functionele en sociale vaardigheden bezit.
BELANGRIJKE ASPECTEN BIJ ADOPTIE
Stel supergebruikers aan die collega’s kunnen helpen en
zorg dat medewerkers en supergebruikers getraind zijn.
Maak adoptie nadrukkelijk onderdeel van het ICT-project en
bereid de organisatie tijdig voor op aanstaande veranderingen.
Neem medewerkers mee in technologische vernieuwing:
laat zien wat er gaat gebeuren en waarom, luister naar
wensen en bedenkingen.
Zorg voor een zichtbaar aanspreekpunt op de werkvloer en
zorg voor instructiemateriaal.
Deel kennis via allerlei platformen: video, blogs, de interne
sociale media. Laat de gebruiker de leermethode kiezen
die het beste past.
Zorg voor een directe verbinding tussen ondersteuning, beheer en ontwikkeling (dev/ops), zodat relevante veranderingen
direct doorgevoerd kunnen worden.
Bied eerstelijns ondersteuning die niet alleen technisch
onderlegd is, maar ook functionele kennis en didactische
kwaliteiten heeft.
Richt een Governance model in rondom IT-oplossingen. Denk
hierbij o.a. aan eigenaarschap, budgetverantwoordelijkheid
en een changeproces. Ook de strategische richting van de IToplossing in relatie tot de ontwikkelingen van de organisatie is
iets dat belangrijk is om in een proces te borgen.
Adoptie
Verschuiving naar de cloud
Samenwerken met Winvision
Nu steeds meer bedrijven en instellingen overstappen naar toepassingen vanuit de cloud is
aandacht voor adoptie des te belangrijker. Een
plan om goed om te gaan met het laten
landen van de oplossing bij alle gebruikers
was altijd al erg belangrijk, maar in het
cloud-tijdperk is dit cruciaal geworden. Dit
gaat verder dan een traditionele helpdesk.
Deze is vaak re-actief en komt pas in actie als
mensen een vraag of een probleem hebben.
De Governance rond een oplossing is hierbij
ook een onmisbare stap die ingericht moet
worden. Soms maken organisaties nog wel
de fout te denken dat er dankzij cloudtoepassingen geen beheerkosten meer zijn. Dat is
misschien waar voor de technische onderhoudskosten, maar voor ondersteuning van
medewerkers blijft aandacht nodig. Sterker
nog; dit wordt alleen maar belangrijker. Juist
omdat er bij cloudtoepassingen doorlopend
nieuwe releases zijn, is het van belang dat
medewerkers snel de nieuwe versie of functionaliteit leren gebruiken. In de oude situatie
was er om de drie of vier jaar een vernieuwd
systeem, nu gaat het vaak om een paar
maanden. Zeker als het om de ondersteuning
van primaire processen gaat, is snelle adoptie
essentieel.
Een ICT-project is pas geslaagd als de
oplossing voor de opdrachtgever een bijdrage
levert aan het behalen van de doelstellingen.
Een systeem dat keurig volgens afspraak
opgeleverd wordt maar vervolgens nauwelijks
door de medewerkers gebruikt wordt, voelt
als een nederlaag. Daarom besteedt Winvision
in de samenwerking met opdrachtgevers
veel aandacht aan implementatie en adoptie
van oplossingen en systemen.
Niet alleen intensief samenwerken naar een
oplevering toe, maar ook capaciteit en
expertise inzetten om management en
medewerkers te ondersteunen bij het optimale
gebruik. Onze ervaring is dat dat een waardevol en effectief partnerschap voor beide
partijen oplevert.
IMPLEMENTATIE EN ADOPTIE
DIENSTEN VAN WINVISION
Winvision biedt 3 verschillende pakketten
voor implementatie en adoptie:
Basis, Standaard en Uitgebreid.
Daarnaast verzorgen wij Maatwerk.
Benieuwd hoe Winvision uw organisatie
kan ondersteunen bij implementatie en
adoptie, neem dan contact met ons op.
Winvision heeft daarvoor o.a. een eigen
servicecenter voor eerstelijns ondersteuning.
Naast dit servicecenter zijn er ook adoptieconsultants die bij onze klanten on-site
aanwezig zijn en die eindgebruikers helpen
het nieuwe systeem goed te begrijpen en
te gebruiken. Deze service is voor elke
organisatie toegespitst op het specifieke
ICT-project, maar biedt ook algemene
ondersteuning.
WINVISION DIENSTEN
BASIS
Het Adoptieprogramma van Winvision
heeft een aantal voordelen:
Door begeleiding op de werkvloer is het
productiviteitsverlies zeer beperkt, dit in
tegenstelling tot traditionele trainingen.
Directe verbinding tussen ontwikkeling en
beheer: gebruikerservaringen worden direct
vertaald naar verbeteringen.
Winvision is ontwikkelingspartner van
Microsoft en kan organisaties vroegtijdig
voorbereiden op veranderingen.
Winvision heeft focus op zorg en onderwijs
en is bekend met de dagelijkse praktijk
binnen deze branches.
STANDAARD
UITGEBREID
MAATWERK
Train de trainer
Trainingen eindgebruiker
Instructieblad / video
Begeleiding op de werkvloer
Telefonische / Skype helpdesk
Rapportage
Periodiek functionele update
Over Winvision
Winvision richt zich op het adviseren, ontwikkelen, implementeren en
beheren van oplossingen gebaseerd op het Microsoft-platform. Door
de inzet van innovatieve ICT-oplossingen ontsluit Winvision de waarde
van het Microsoft-platform voor zijn klanten. Als Microsoft Partner met
meerdere Gold en Silver competenties behoort Winvision wereldwijd
tot de top. Deze competenties onderbouwen de kracht die Winvision
toekent aan het geïntegreerde Microsoft-platform als fundament voor
Winvision BV
Marconibaan 12
3439 MS Nieuwegein
+31 (0) 30 6580158
[email protected]
www.winvision.nl
bedrijfsbrede oplossingen in kennisintensieve organisaties. Winvision
ontwikkelt in eigen beheer geïntegreerde toepassingen en oplossingen,
zoals WinCare, het centrale ICT-platform voor jeugdhulp, en Winvision
Voice voor Unified Communications. Winvision is sinds 2002 actief en
inmiddels uitgegroeid tot een organisatie van ruim 125 medewerkers.
Winvision is ISO9001- en ISO14001-gecertificeerd en gevestigd in
Nieuwegein. Kijk voor meer informatie op: www.winvision.nl