Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH op 26 juni 2014 om 15.00 uur in het Midden-Hollandhuis te Gouda Aanwezig C. van der Kamp, Bodegraven-Reeuwijk (voorzitter) A. Mutter, secretaris H. Douw, controller R.A. Janssen, gedeputeerde PZH Mw. D.A. Bergman, Gouda A.H. van Dorp, Vlist J. Hordijk, Zuidplas W.J. Stegeman, Alphen aan den Rijn M.W. Vroom, Waddinxveen R.D.H. Killeen, Deloitte J. van Koert, Deloitte Afwezig: Mw. M.G.Boere-Schoonderwoerd, Ouderkerk D.C. Roelse, Nederlek J. Vente, Bergambacht P. Matheij, Schoonhoven Verslag: mw. I.L. Vos 1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 15.00 uur. Hij verwelkomt de aanwezige accountants en de nieuwe leden van het algemeen bestuur. Er volgt een korte voorstelronde. De heer Hordijk is nieuw in het geheel nieuwe college van B en W van de gemeente Zuidplas. Dat is een uitdaging, omdat geen oude kennis in het college aanwezig is. De heer Hordijk heeft zestien jaar ervaring in de gemeenteraad opgedaan. De heer Vroom was zes jaar wethouder in de gemeente Noordwijk. Nu is hij wethouder in Waddinxveen. De heer Vroom is woonachtig in Gouda. Eerder had hij zitting in het algemeen bestuur van de Omgevingsdienst West-Holland. Mevrouw Bergman is begonnen aan haar tweede periode als wethouder in de gemeente Gouda, met net als in de vorige periode Bouw- en Woningtoezicht in haar portefeuille. De heer Stegeman is sinds 2 januari 2014 wethouder in de gemeente Alphen aan den Rijn. Alphen aan den Rijn is samengegaan met de gemeenten Boskoop en Rijnwoude. De voormalige gemeente Boskoop maakte onderdeel uit van deze gemeenschappelijke regeling. De heer Janssen heeft als gedeputeerde van de provincie Zuid-Holland zitting in vijf omgevingsdiensten. De heer Mutter is sinds 2012 directeur van ODMH. De heer Van Dorp vertegenwoordigt de Krimpenerwaard in het DB tot de verkiezingen in november 2014. Per 1 januari 2015 worden vijf gemeenten in de Krimpenerwaard samengevoegd tot een nieuwe gemeente. Pagina 2 De voorzitter legt uit dat dit AB een verlengd lokaal bestuur is van en namens de deelnemende gemeenten. De voorzitter ziet het als een uitdaging om alle betrokken gemeenten tevreden en betrokken te laten zijn. Mededelingen De overige Krimpenerwaardgemeenten zijn met kennisgeving afwezig. 2. Vaststelling agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Benoeming DB-leden Namens de nieuw te vormen gemeente Krimpenerwaard wordt de heer Van Dorp voorgedragen voor het DB. Gemeente Gouda draagt mevrouw Bergman voor als lid van het DB. Namens Gedeputeerde Staten van de provincie Zuid-Holland hebben in deze gemeenschappelijke regeling twee leden zitting in het AB en één in het DB. De heer Stegeman is voorgedragen als lid van het DB namens het Boskoopse deel van de gemeente Alphen aan den Rijn. Er zijn onderhandelingen gaande over de mogelijke toetreding van Alphen aan den Rijn tot de ODMH per 1 januari 2016. De omvang van het voormalige Boskoop rechtvaardigt naar het oordeel van de heer Stegeman niet een voorkeurspositie in het DB. Er valt dus wel wat voor te zeggen om vooralsnog een bescheiden rol in te nemen. De voorzitter constateert dat het met het samengaan van vijf gemeenten in de Krimpenerwaard het aantal gemeenten dat deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling snel afneemt. Daarmee wijzigt ook de getalsmatige verhouding tussen AB en DB. De heer Hordijk vindt een scheiding tussen AB en DB wenselijk en noodzakelijk. Mevrouw Bergman stelt voor om tot de fusie van Krimpenerwaard op de huidige manier voort te gaan. Daarna kan een open discussie worden gevoerd over een eventuele overgang van een AB naar een DB. De voorzitter meldt dat in het najaar van 2014 een notitie verschijnt over de gevolgen van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze wetswijziging schrijft een maximale grootte van een DB voor. Het hanteren van een zogenaamde ‘AB=DB-constructie’ lijkt in de rede te liggen. Het is goed om nu op de oude voet verder te gaan, in het najaar de discussie te voeren om vervolgens in het voorjaar van 2015 op basis van inhoudelijke argumenten een besluit te nemen. De voorzitter geeft aan tot die tijd graag als voorzitter te willen blijven functioneren. De heer Janssen sluit zich aan bij het voorstel van Gouda om te zijner tijd een open discussie te voeren. De heer Vroom benadrukt dat Waddinxveen een open discussie voorstaat, die op basis van een gedegen notitie wordt aangegaan. De voorzitter zegt dat de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling, als gevolg van de wetswijziging, het juiste moment is. De voorzitter constateert dat de vergadering instemt met de benoeming van de voorgedragen DBleden. Hij bedankt voor het vertrouwen dat hiermee wordt uitgesproken naar alle leden en de voorzitter. 4. Concept-verslag AB-vergadering d.d. 20 maart 2014 Tekstueel en naar aanleiding van: Pagina 1: de gemeente Boskoop bestond op 20 maart 2014 niet meer, dus de betreffende wethouder van Boskoop kon niet afwezig zijn. Pagina 1, punt 1, 4e alinea: de heer Stegeman was van 2004 tot 2014 wethouder in Culemborg. Sinds 2014 is hij wethouder in Alphen aan den Rijn. Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 3 Naar aanleiding van pagina 2, punt 3, voorlaatste alinea: mevrouw Bergman vraagt om de stand van zaken van het onderzoek bij privatisering van de BWT-taken. De voorzitter stelt voor dit onderwerp aan de orde te stellen bij de rondvraag (zie punt 9). Pagina 3, 1e alinea: de heer Stegeman merkt op dat de evaluatie van de ODMH voor Alpen aan den Rijn prioriteit heeft. Gemeente Alphen aan den Rijn ziet het liefst een fusie van de twee omgevingsdiensten. Dat is de primaire wens van Alphen aan den Rijn. De toetreding van Alphen aan den Rijn tot de ODMH wordt door deze gemeente beschouwd als een secondbestoplossing. Met inachtneming van het bovenstaande wordt het verslag van de AB-vergadering van 20 maart 2014 vastgesteld. Actielijst: Het actiepunt ‘SISA opnemen in jaarrekening 2013’ is afgehandeld. 5. Stand van zaken Alphen aan den Rijn, mondelinge toelichting De voorzitter geeft een mondelinge toelichting. Om te komen tot afspraken tussen ODMH, ODWH en gemeente Alphen aan den Rijn is een stuurgroep ingericht. Alphen aan den Rijn heeft aangegeven te willen uittreden uit ODWH. Echter vanwege een discussie over de kosten is een eventuele toetreding tot ODMH per 1 januari 2015 niet haalbaar. De discussie over kosten en het vermijden daarvan, verloopt niet vanzelf. De bereidheid om personeel over te nemen is er, maar het is niet mogelijk om daarover met ODWH afspraken te maken. Een nader overleg volgt. De heer Stegeman deelt mee dat de bereidheid van ODWH inmiddels is gedeeld in de bestuursvergadering. Er is meer mandaat gegeven aan de onderhandelingspartners. Helaas is 2015 niet haalbaar. Dit geeft echter wel meer tijd voor een zorgvuldige voorbereiding. De heer Janssen meldt dat de provincie op verzoek van gemeente Alphen aan den Rijn heeft bewilligd in een verlenging van zes maanden om zo onder de ARHI-voorwaarden te kunnen uittreden. 6. Inhoud Milieu 6a. Productenboek Milieu 2015 De heer Hordijk spreekt van een lijvig document. Hij constateert dat de doelstellingen zijn gehaald. Mevrouw Bergman kreeg vanuit haar organisatie het verzoek mee om in het productenboek het woord ‘duurzaamheid’ te veranderen in ‘energietoets’. De heer Janssen spreekt zijn zorg uit over de afname van uren. Wat is nog mogelijk met behoud van kwaliteit? Zakt de kwaliteit van dienstverlening niet onder een bepaald niveau? De voorzitter licht toe dat ODMH de verplichting heeft om op een adequaat niveau te presteren. Als een gemeente zo weinig uren afneemt dat bijvoorbeeld bedrijven niet meer kunnen worden bezocht, dan zakt de dienstverlening door het kwaliteitsniveau. Mocht het zover komen dan zal per gemeente de discussie moeten worden gevoerd over de vraag hoe het kwaliteitsniveau behouden kan blijven. De heer Janssen wijst op het belang dat zowel vanuit de gemeente als vanuit de omgevingsdienst het signaal moet worden gegeven als er te weinig uren worden afgenomen. De heer Mutter legt uit dat de dienst heeft moeten constateren dat het lastig is om de laatste 5% van 15% doelstellingen te halen. De grens van mogelijkheden om nog verder te bezuinigen, zonder taken te laten vallen, is bereikt. Sinds 2010 is een prestatie geleverd als eind 2015 alle doelstellingen zijn behaald. De voorzitter constateert dat de doelstellingen zijn gehaald, maar dat de organisatie is uitgeknepen tot een minimaal verantwoord niveau. Volgende stappen vragen om meer discussie. Spreker constateert dat er geen behoefte is aan een tweede termijn. Het algemeen bestuur stelt het Productenboek Milieu 2015 vast. Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 4 7. Financiën De voorzitter verwelkomt de heren Killeen en Van Koert van Deloitte. 7a. Jaarstukken 2013 De heer Killeen geeft een korte toelichting op de jaarstukken 2013 naar aanleiding van de controle van de jaarrekening. De controlerapportage van de accountant volgt in week 27. De accountant geeft een samenvatting van de bevindingen. De accountant heeft een goedkeurende controleverklaring afgegeven voor rechtmatigheid en getrouwheid. Het proces om te komen tot jaarstukken is bij de ODMH goed ingesleten. Er was sprake van een uitstekende oplevering en vragen van de accountant werden snel beantwoord. Omvangrijke correcties zijn niet aan de orde. De accountant geeft de volgende aandachtspunten mee. Een concreet activabeleid ontbreekt. De accountant adviseert dergelijk beleid op te nemen in een bestuursbesluit of dit vast te leggen in een beleidsnota. De digitale verwerking van inkoopfacturen vraagt om de nodige aandacht. Hiermee valt efficiency te bereiken. De accountant is bereid mee te kijken bij de test na invoering van het systeem, om te beoordelen of het systeem goed is opgezet. Het weerstandsvermogen van ODMH is goed. Het omvat circa 900.000 euro. De risico’s zijn geïnventariseerd. Het is raadzaam daarin wat marge aan te houden. Het pand waarin ODMH is gehuisvest wordt eigendom van ODMH. Het pand staat nu niet op de balans. De verbouwingskosten zijn overigens wel meegenomen. De wet over de normering van topinkomens (WNT) is een aandachtspunt. Voor 2014 geldt dat de wet ook van toepassing is op inhuurkrachten. De WNT moet worden meegenomen in de verantwoording. SiSa: op pagina 54 van de jaarstukken 2013 is een tabel opgenomen. De accountant heeft geen afwijkingen ontdekt. Ten aanzien van de goedkeurende verklaring merkt de accountant nog het volgende op. Een normenkader is aanwezig, maar voor 2013 ontbreken de WNT en de Wet Markt en Overheid. Laatstgenoemde wet is per 1 juli 2014 van kracht. In de verantwoording dient te worden aangegeven welke markt- en welke publiekrechtelijke activiteiten zijn uitgevoerd. Verder wijst de accountant nog op de onderdelen schatkistbankieren en de begrotingsrechtmatigheid. Een overschrijding is onrechtmatig, maar de geconstateerde overschrijding telt niet mee voor het oordeel. Ten slotte wijst de accountant nog op de vennootschapsbelastingplicht, waarbij bepaalde activiteiten aan deze organisatie als bedrijfsmatige activiteiten kunnen worden toegeschreven. De heer Vroom is benieuwd naar de hoogte van de reserves. De heer Hordijk merkt op over de Wet Markt en Overheid dat de datum van inwerkingtreding op 1 juli 2014 snel nadert. Wat is het gevolg als zaken niet zijn geregeld op 1 juli 2014? De heer Killeen antwoordt dat het ongewis is. De tendens is dat de overheid als publiekrechtelijk orgaan meer grip wil hebben op de concurrentie met het bedrijfsleven. De heer Killeen vermoedt dat het besluit na 1 juli 2014 met terugwerkende kracht van toepassing zal zijn. De wet regelt dat als een publiekrechtelijk orgaan onder de kostprijs bezig is met bedrijfsmatige activiteiten dit orgaan hierop kan worden aangesproken door het bedrijfsleven. Op de langere termijn is het raadzaam om het formeel goed te regelen als ODMH. De heer Van Dorp zegt over de reserves het volgende. ODMH is afkomstig uit de ISMH. Per 2012 is er sprake van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Een aantal reserves is meegenomen uit de ISMH. Door het AB is een notitie vastgesteld, waarin de risico’s van het hebben van diverse reserves staan beschreven. De betreffende notitie zal door de controller aan de nieuwe AB-leden worden toegestuurd. Het vullen van de reserves heeft plaatsgevonden. Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 5 De voorzitter bedankt de organisatie en de accountant voor het vele werk dat is verricht. Het is goed om te constateren dat een goedkeurende verklaring is afgegeven door de accountant en dat er sprake is van een positief jaarrekeningresultaat. Het algemeen bestuur stelt de Jaarstukken 2013, inclusief de resultaatbestemming, vast. 7b. 1e Marap De heer Van Dorp licht toe dat de Managementrapportage naar aanleiding van opmerkingen van de accountant opnieuw aan de orde is gesteld in het DB. De opmerkingen zullen worden verwerkt in een plan van aanpak dat te zijner tijd zal worden uitgezet. Over de voorliggende Marap kan worden opgemerkt dat het beeld van de Jaarrekening 2013 zich in 2014 voortzet. Het is gebruikelijk dat financiële stukken eerst in de financiële commissie aan de orde worden gesteld. Dat is in dit geval niet gelukt. De planning van de financiële commissie zal erop na worden gezien. Mogelijk moet de betreffende commissie frequenter bijeenkomen. De heer Janssen verwijst naar de tabel op pagina 20. De voorziening personeel omvat 400.000 euro. Hij adviseert daarin een splitsing aan te brengen tussen de kosten ‘Milieu’ en ‘BWT’. De heer Van Dorp neemt het advies ter harte en zal de opmerking meenemen. Het AB besluit, gezien het voorstel van het DB van 5 juni 2014: de 1e Managementrapportage 2014 vast te stellen; de gewijzigde begroting 2014 vast te stellen; de investeringsbudgetten vast te stellen conform hoofdstuk 6.3 van de Managementrapportage. 7c. Programmabegroting ODMH 2015-2018 De voorzitter verwijst naar de oplegnota c.q. de voordracht van het voorstel. Niet de heer Van der Kamp maar de heer Van Dorp moet als portefeuillehouder vermeld staan. De heer Van Dorp deelt mee dat de Programmabegroting ODMH 2015-2018 in de financiële commissie aan de orde is gesteld en ter inzage heeft gelegen in alle gemeenten en bij de provincie. Door gemeenten en de provincie zijn zienswijzen ingediend. Wellicht volgen nog nagekomen zienswijzen. De tot op heden ingediende zienswijzen zijn niet schokkend. De heer Stegeman constateert dat de inhoud van de programmabegroting inmiddels door de tijd is ingehaald. Inmiddels zal de toetreding van de gemeenten Alphen aan den Rijn en (voormalige) gemeente Rijnwoude tot ODMH niet in 2015 maar in 2016 plaatsvinden. De heer Janssen constateert dat ten onrechte staat vermeld dat de lumpsumfinanciering eindigt op 1 januari 2016. Deze financiering eindigt echter op 1 juli 2015. De heer Douw bevestigt dat laatstgenoemde datum correct is. De heer Douw vertelt dat kennis is genomen van de zienswijzen. Daarmee zal rekening worden gehouden bij de voorbereiding van de begroting, die in het najaar wordt gepresenteerd. De voorzitter constateert dat er verder geen vragen of opmerkingen meer zijn over de programmabegroting. Het algemeen bestuur stelt de Programmabegroting 2015-2018 van de ODMH vast. 7d. Frictiekosten ISMH-ODMH-Gouda De heer Janssen wijst erop dat de frictiekosten voor rekening van het gemeentelijk collectief komen en niet voor rekening van de provincie Zuid-Holland. Het algemeen bestuur gaat akkoord met de frictiekostenovereenkomst. De voorzitter meldt dat het algemeen bestuur van het ISMH hetzelfde besluit heeft genomen en bedankt de heren Killeen en Van Koert voor hun aanwezigheid en toelichting. De heren Killeen en Van Koert verlaten de vergadering. Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 6 8. Ter kennisname: Evaluatie ODMH De voorzitter merkt op dat het vormingsproces van de evaluatie al langer loopt. Met de provincie is middels een intentieverklaring afgesproken dat ODMH uiterlijk eind 2014 de evaluatie gereed heeft. Op dit moment liggen de hoofdvragen voor, die nog kunnen worden aangepast. Er is nog geen adviesbureau opdracht gegeven om de evaluatie uit te voeren. Het DB zal de uitvraag accorderen. Het AB zal geïnformeerd worden. De heer Stegeman vraagt of de evaluatie tot het antwoord zal leiden dat deze omgevingsdienst voldoende robuust is. De voorzitter antwoordt bevestigend. De heer Stegeman vraagt zich af of de robuustheid beter zou zijn als tot een grotere omgevingsdienst wordt gekomen. De heer Janssen verwijst naar het convenant waarin staat aangegeven wat in ieder geval moet worden meegenomen in de evaluatie. De provincie verwacht een goede onderzoekopzet. Zaken moeten op een neutrale manier in kaart worden gebracht, zodat antwoord wordt verkregen op diverse vraagstukken. Het mag in ieder geval geen openeindeopdracht worden. Mevrouw Bergman verzoekt in de evaluatie ook nadrukkelijk aandacht te schenken aan de Bouw- en Woningtoezichttaken. In het kader van schaalvergroting betekenen kwaliteit en financiën niet alles. Men kan zich de vraag stellen of een schaalvergroting geografisch gezien wenselijk is. De heer Vroom zegt dat zowel het belang van de deelnemers als van hun inwoners goed moet worden gediend. In de evaluatie moet worden meegenomen dat het niet alleen om de deelnemende gemeenten, maar ook om hun inwoners gaat. De heer Hordijk zou nu niet de discussie willen voeren over de vraag wanneer de omgevingsdienst robuust genoeg is. De huidige regeling lijkt hem robuust genoeg. De heer Hordijk sluit zich aan bij het standpunt van Waddinxveen dat niet alleen het belang van de deelnemers, maar ook van hun inwoners moet worden gediend. De heer Hordijk zou bijvoorbeeld graag weten of er klachten zijn over het sluiten van het Wabo-loket in de gemeente Zuidplas. De heer Janssen merkt richting de heer Vroom op dat de vraag voorop moet staan hoe deelnemers hun inwoners bedienen. Richting Gouda merkt hij op dat ODMH primair een milieudienst is, met daarnaast BWT-taken. Dat moet men niet gaan omdraaien. BWT-medewerkers kunnen geen milieutaken uitoefenen. Men moet het basistakenpakket niet uit het oog verliezen. De bijgekomen taken vormen wel degelijk een onderdeel, maar zij hangen aan bij een dienst zoals die ooit begonnen is. De voorzitter voorziet een boeiende discussie bij het uitkomen van het evaluatierapport. Hij constateert dat het AB het van belang vindt dat zowel deelnemers, inwoners als bedrijven zich bediend moeten voelen. Het betreft een evaluatie over de gehele omgevingsdienst. Op dit moment wordt gewerkt aan het omscholen van BWT-medewerkers, zodat zij zich ook kunnen bezighouden met milieutaken. Dit draagt bij aan een robuuste organisatie. De voorzitter benadrukt dat deze evaluatie geen klanttevredenheidonderzoek is. Het gaat erom om op basis van de evaluatie een antwoord te krijgen op de vragen hoe een grotere dienst eruit moet zien om succesvol te zijn. Hoe houd je het nog bij de deelnemers en voelen de deelnemers zich dan nog voldoende bediend? Dat is de opgave en dit vormt tevens een spanningsveld. Het AB neemt kennis van de onderzoeksvragen ten behoeve van de evaluatie ODMH. Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 7 9. Rondvraag Stand van zaken privatisering bouwtoezicht De heer Mutter vertelt dat het beeld inmiddels is afgezwakt. Als nog taken worden geprivatiseerd dan betreft het hooguit de taken in kleinere bouwwerken. De ontwikkeling heeft een andere impact dan eerst werd voorzien. Nu zouden de personele gevolgen nog redelijk goed kunnen worden opgevangen. Het beeld is dat het wellicht nog verder kantelt en dat het in het geheel niet doorgaat. De voorzitter zegt toe dat als de ontwikkeling van invloed is op de organisatie, een notitie zal volgen. Hij zal de toekomstige ontwikkelingen bespreken met de directie en het DB. De Tweede Kamer is in ieder geval niet enthousiast over de privatisering van bouwtoezicht. De verwachting is dat de privatisering binnenkort dan ook van de baan zal zijn. Vennootschapsbelastingplicht De voorzitter meldt dat gemeentelijke overheden steeds meer kosten moeten maken om te voldoen aan de door het Rijk opgelegde verplichtingen. Dat is een zorg. Het is een ingewikkeld vraagstuk. Namens het IPO verzoekt de voorzitter de gedeputeerde om dit signaal af te geven richting het kabinet. De heer Janssen geeft aan dat het college van Gedeputeerde Staten niets anders doet dan dergelijke signalen afgeven. De voorzitter roept eenieder op om, via de partijcontacten, de zorg te ventileren naar de bewindslieden in Den Haag. Het is absurd hoe een dergelijke verplichting (financieel) doorwerkt. De voorzitter constateert dat verder geen gebruik wordt gemaakt van de rondvraag. 10. Sluiting De voorzitter bedankt eenieder voor zijn of haar komst en inbreng en sluit de vergadering om 16.15 uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 16 oktober 2014 De secretaris, De voorzitter, A. Mutter C. van der Kamp Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014 Pagina 8 Actielijst N.a.v. AB 27-06-13 AB 10-10-13 Actie Communicatiestrategie evalueren Wie secretaris Einddatum najaar 2014 Marap voorzien van aparte begrotingsbijlage secretaris/ controller 2014 AB 18-12-13 AB 20-03-2014 Evaluatie Adviescommissies aan AB zenden secretaris December 2014 Regionale duurzaamheidstaken agenderen in AB secretaris Voorjaar 2015 AB 26-06-2014 Nieuwe AB-leden notitie m.b.t. risico reserves toezenden controller z.s.m. AB 26-06-2014 Aandachtspunten/bevindingen accountant n.a.v. controle jaarrekening 2013 meenemen in voorbereiding jaarstukken 2014 Marap: in tabel ‘Reserves en voorzieningen’ Voorzieningen personeel: splitsing aanbrengen tussen kosten Milieu en kosten BWT. Toekomstige ontwikkelingen m.b.t. privatisering BWT bespreken met directie en DB controller 2014 controller 2014 secretaris z.s.m. AB 26-06-2014 AB 26-06-2014 Kenmerk: Conceptverslag van de vergadering van het algemeen bestuur van de ODMH d.d. 26 juni 2014