docx - MHC Soest

Notulen Algemene Ledenvergadering 28 mei 2013 MHC Soest
Aanwezig: bestuur muv Bart van den Nieuwenhof, verenigingsmanager en 13 (ouders van)
leden
1. Opening
De voorzitter, Bob Canjels, opent de vergadering
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Er is bericht van verhindering ontvangen van de volgende personen:
Bregje de Lanoy, familie Kastelein, Petra Roozendaal, Ron van der Maat, ouders kinderen van
Minnen, Jillert en Lies Blom, Bart en Barbara de Jager, Hans en Yvonne van Rensen, Robbert
Starre, Thomas-Marijn Tijssen, Bart van den Nieuwenhof, A. Harbers, Raymond Kimman
3. Vaststellen notulen Ledenvergadering van 18 september 2012
Roel van Doornemaal:
Notulen moeilijk vindbaar. Graag duidelijker aangeven in de uitnodiging en op de site.
Notulen dienen ook als naslag. Graag in de toekomst uitgebreidere notulen. De link naar de
notulen stond ook in de uitnodiging. Er zal in de toekomst rekening gehouden worden met beide
verzoeken.
Jac Kraypoel
Hoe houden we oudere jeugd vast ? Afgelopen week aktie geweest om jongeren met senioren te
verbinden. Samen wedstrijden spelen. Dat heeft goed gewerkt. Voorstel is om dit op een meer
structurele wijze in de club te implementeren. En dan meerdere keren per jaar. Hier zal
aandacht aan besteed worden.
Lex van Wijk
Heeft vorige vergadering ook iets gezegd over het vasthouden van jonge senioren. Adviseert
ook een TC voor senioren in te richten en zodoende meer voeling te houden met de senioren.
Bob geeft aan dat er veel aandacht is gegaan naar heren en dames 1. Wellicht de andere
senioren te veel losgelaten. Aan de andere kant is het ook een maatschappelijke tendens dat
mensen zich minder gebonden voelen. Dat pakt het bestuurweer op.
Is er inmiddels een derde lid voor de kascommissie? Dat is op dit moment niet bekend. De
penningmeester zal dit navragen. Eventueel is Roel bereid.
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 1
Jacqueline Albers
Wat is de visie voor de toekomst ? Kunnen we het gebruik van het clubhuis breder trekken ?
Deze punten worden in de loop van de vergadering behandeld.
4. Behandeling begroting seizoen 2013-2014
Dit onderdeel wordt behandeld voor Jan van Dijkhuizen, penningmeester van de club.
Er is geen nieuw beleid, dus voortzetting van de oude situatie.
Er zijn nog wel onzekerheden. Daarbij valt o.a. te denken aan de exploitatie van de bar en de
ontwikkelingen bij de Gemeente
De hoofdlijnen zijn:

voortzetting van de accommodatie bijdrage.

tevens voortzetting van differentiatie van de contributies naar leeftijden.
Inkomsten
Er zijn 3 inkomstenstromen te onderscheiden, contributies, baropbrengst en sponsoring
Contributies
Er is gerekend met 50 minder leden dan vorig jaar. We verwachten grotere uitstroom en lagere
instroom.
De specificatie van de contributie is opgenomen in de begroting. Voor komend jaar hebben we
een kleine stijging van de contributies begroot. Vorig jaar is er niet verhoogd. De totale
contributie is € 250.000 per jaar.
G en LG leden krijgen geen contributieverhoging.
Tevens zijn de spelregels rondom de contributie opgenomen. Deze zijn vergelijkbaar met vorig
jaar. Als gevolg van minder leden dus ook minder contributie opbrengst.
De tweede post is de baropbrengst. De recessie is ook van invloed op de bar. Met name de
consumptie van wijn blijft achter. Koffie en thee ed loopt wel goed. Voor het jaar 2012-2013
verwachten we een iets hogere opbrengst dan begroot is voor afgelopen seizoen. Deze stijgende
opbrengst is voortgezet voor het komende jaar. Inkoop moet er nog af.
De derde post is sponsoring. Dit betreft de sponsoring voor algemene doeleinden. Er zijn ook
sponsoren in natura of met een specifiek doel.
De belastingdienst heeft een regel dat er boven een bepaalde sponsorbedrag omzetbelasting
afgedragen moet worden. Met ingang van komend jaar zullen wij btwplichtig worden. Voor de
meeste sponsors maakt dit niet uit. De btw op de kosten mogen we dan aftrekken. Per saldo zal
het een zeer beperkt nadeel opleveren dat we btw moeten betalen.
Sponsoring blijft heel moeilijk, sponsors haken makkelijker af.
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 2
Uitgaven
Kosten elftallen
Het grootste deel van de kosten gaat naar de elftallen. We hebben personeel op de loonlijst, wij
huren personeel in en er zijn mensen welke een vrijwilligersbijdrage ontvangen. Elke euro is
belastingtechnisch verantwoord.
Tevens is er een post bijdrage aan elftallen. Dat heeft te maken met het feit dat als dames of
heren 1 geld krijgt van een sponsor, de club daar ook een bijdrage bij legt.
Besteding personeel
Trainers dames en heren 1 en twee vaste trainers gehad afgelopen jaar voor de jeugd. Yvette
krijgt meer uren, Nienke gaat ons verlaten. En wat extra lossere trainers. En de
verenigingsmanager. De invulling van heren 1 moet nog geregeld worden. Voor
dames 1 zal Yvette ingezet worden. Zij zal ook op de meisjes A gezet worden om ook de
binding tussen A en de senioren verbeteren. Cijfermatig nagenoeg hetzelfde bedrag opgenomen.
Een andere kostenpost is de passe partout bijdrage aan de Gemeente. Dat geldt ook voor de
bijdrage aan de Bond. Circa een kwart van de kosten wordt hieraan uitgegeven.
Dan is er nog de inkoop van de bar. De marge is circa 40%. Dat is heel stabiel. Wellicht dat de
marge omhoog kan als er een andere exploitatie van de bar zal gebeuren.
De ontvangen bijdrage voor de accommodatie wordt gereserveerd.
De afschrijvingskosten. Dit bedrag wordt beschouwd als ruimte voor nieuwe dingen. Op dit
moment zijn er geen concrete voornemens tot grotere investeringen.
Verder niet veel wijzigingen in de begroting. De bekende lijn van voorgaande jaren is
voortgezet.
Vragen en opmerkingen
Roel van Doornemaal
Hij is gewend om een begroting te maken zonder sponsoring. Is dit verstandig ? Dit is een
afspraak voor 3 jaar dus vandaar dat deze post wel gewoon opgenomen is. Presentatie zou
anders kunnen om inzicht te hebben in de concrete kosten.
Jac Kraypoel vult aan dat het bedrag toereikend is.
Het gaat Roel met name om het inzicht. Hier is voor gekozen in het verleden om het btw verhaal
niet te vervroegen.
Is het een mogelijkheid om een Stichting op te richten? Gezien het feit dat wij weinig tot geen
bezit hebben, is dit nu niet zinvol. Wellicht in de toekomst zal het anders worden. Het bestuur
houdt dit kritisch in de gaten.
Bijdrage accommodatie. Staat genoemd.
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 3
Hoe is de financiële situatie van de club? We sparen de afgelopen jaren door de
accommodatiebijdrage. Er is momenteel voldoende ruimte in de liquiditeit om de lopende
verplichtingen te voldoen. Het wordt overigens wel lastiger om bedragen te incasseren.
Henk Hugen
Sponsorcommissie heeft het goed gedaan volgens Henk. Hier ook de keuze in presentatie. Jan
geeft zeker aan dat ze veel binnen gehaald hebben. Hij spreekt ook zijn zorg uit aangezien ook
de binding van sponsoren echter minder is.
Spelmateriaal lijkt veel lager begroot te zijn. Dat is optisch ivm met sponsoring in natura. We
geven wel meer uit. Het blijft echter een heel moeilijke post om te begroten aangezien materiaal
vervangen moet worden als het kapot is.
Overschrijding van afgelopen seizoen is het gevolg van het feit dat voor dames en heren 1 extra
kosten gemaakt moesten worden. Volgens Jaq Kraypoel is het bedrag heel redelijk.
Lex van Wijk
Hoe gaat de incasso van contributies? We treffen een voorziening voor het deel dat we niet
meer binnen krijgen over afgelopen seizoen. Dit bedrag wordt steeds hoger in de loop der jaren.
95% wordt geïncasseerd. 5% betalen op rekening. Incasso wordt ook steeds moeilijker gemaakt
door de banken.
5. Vaststellen begroting seizoen 2013-2014
De begroting is sluitend. Er zijn geen vragen meer. De begroting wordt hierbij goedgekeurd.
Daarmee zijn de contributiebedragen voor het komend jaar ook vastgesteld.
Bob geeft nog aan dat onze vereniging best gezond is. Dat is wel heel prettig. Het blijft echter
een uitdaging om de begroting sluitend te houden. Met dank aan alle mensen die alert zijn op de
uitgaven en bijvoorbeeld de sponsorcommissie voor het binnenhalen van de gelden.
6. Rondvraag
Jacqueline Albers
Wat doen we aan de bar exploitatie? Er zijn plannen om een uitbater in de bar te zetten. Dat zal
meer omzet geven, minder druk op onze eigen vrijwilligers en meer marge. Eerst een aantal
maanden, daarna evaluatie en dan bekijken hoe we verder gaan. De club ontvangt een marge
over de omzet.
Er zal ook gestreefd worden om door de week meer bezetting te krijgen.
Het blijft echter een lastig onderwerp. Ook bij andere verenigingen zijn verschillende
oplossingen bedacht. In de praktijk blijkt echter niets zaligmakend te zijn. Het blijft zoeken.
Hoeveel van de vrijwilligersbijdrage wordt terugbetaald aan de ouders? In eerste instantie
wordt alleen aan ouders de bijdrage in rekening gebracht waarvan niet bekendis dat zij iets
doen. Alleen aan de ouders die de bijdrage zelf actief terug vragen krijgen de bijdrage terug.
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 4
Wat gaat er bij en met de Gemeente gebeuren? De sportvisie is inmiddels uitgebracht.
Inhoudelijk geeft deze echter niet veel informatie. In 2015 zal het systeem gewijzigd worden. We
wachten af wat de Gemeente voor gaat stellen. En dan gaan we kijken wat de gevolgen zijn en
hoe we daar op moeten reageren. We moeten dus even afwachten. Overigens is de indruk dat de
Gemeente zeker wel mee wil werken aan een goede kostenstructuur.
Voor de zaalhuur zal het makkelijker worden qua systeem. Er zal per uur ingehuurd moeten
worden.
Roel van Doornemaal
Hij ziet steeds meer happen van eigen teams. Dat gaat ten koste van de baromzet. Bob geeft aan
dat daar een einde aan gemaakt gaan komen.
In het verleden zijn we behoorlijk aan het groeien geweest. En daaruit leek dat we een vierde
veld nodig hadden. Wat is de stand van zaken? De Gemeente vraagt meer gedeeld gebruik.
Verder zijn er minder kinderen. Dus het lijkt op dit moment niet echt nodig te zijn.
Op de website staat al een hele tijd iets over een club van 100. Er gebeurt echter niks. Roel kent
veel mensen die mee zouden willen doen. Dat zou geld op leveren. Het idee heeft tijd nodig om
uitgewerkt te worden. Er lagen stukken klaar. We nemen het op.
Kan de site toegankelijker? Dat lijkt niet echt nodig. Ted Leyen geeft aan dat de site wordt
aangepast aan het eind van het jaar. Meer inschrijven voor events, gids voorsponsors,
automatische incasso
Lex van Wijk
Lex vraagt aandacht voor binding en overgang van junioren naar senioren. Graag noteren dat
hier door het bestuur naar gekeken moet worden. Hiermee gedaan.
Op de site staat wat gedateerde informatie over de club. Graag aanpassen. Het zou goed zijn als
dit op een structurele manier opgepakt wordt.
Ron van der Maat per email
Kunnen ereleden, leden van verdienste en oud voorzitters vermeld worden op de site? Ja, dat
kan. Dat wordt geregeld.
Bob Canjels
Er zijn 4 passe partouts voor het WK in ons eigen land. Als er creatieve ideeën zijn over een
mogelijke verdeling hiervan dan hoort hij dit graag.
We hebben nogal wat activiteiten komende periode. Zoals huldiging van de kampioenen en
slotfeest. Leuk als daar veel mensen bij zijn.
Henk Hugen
Er zijn een aantal magere jaren geweest. Henk geeft aan dat hij denkt dat wij als clubgezond
zijn. Henk bedankt het bestuur voor alle inzet voor de club. Hij reikt een attentie uit aan de
bestuursleden. Henk wordt bedankt voor zijn vriendelijke woorden
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 5
7. Sluiting
Bob sluit de vergadering
Notulen ALV MHC Soest 28 mei 2013
Pagina 6