Wegwijzer HKZ-Opstap certificatie voor gehandicaptenzorg Fase 1

Wegwijzer HKZ-Opstapcertificatie voor organisaties in de gehandicaptenzorg Fase 1
Het ontwikkelen van een kwaliteitssysteem
Het opzetten van een kwaliteitssysteem verloopt vaak via een vast stramien. Ten eerste besluit het
management of een kwaliteitssysteem gewenst is. Ten tweede start men met het beschrijven van de
zorg aan de cliënt en alles wat daarbij hoort. Van hieruit wordt dan het kwaliteitssysteem verder
uitgebouwd en opgezet. Tot slot denkt men na over het opsporen van mogelijke verbeteringen en
ontwikkelingsmogelijkheden en het doorvoeren hiervan en over het meten van resultaten.
De tussenstappen
Stichting HKZ introduceert opstapcertificatie als een methode om stap voor stap tot een goed werkend
kwaliteitsmanagementsysteem te komen. Het systeem omvat drie stappen of fasen. In stap één ligt de
nadruk op het in kaart brengen van het primaire proces en het zorgen dat de kritische punten (zoals
veiligheid voor de cliënt) geregeld én operationeel zijn. Daarnaast moet er een onafhankelijke
cliëntentoets zijn uitgevoerd en moeten de resultaten hiervan zijn besproken met de cliëntenraad.
Tenslotte wordt in deze fase van de directie en het management verwacht dat zij het ‘committment’
tonen. Dit betekent dat zijduidelijk maken welke richting zij uit willen én daarnaar handelen.
In stap twee blijven de onderdelen uit fase één van belang. Zij worden echter verder uitgewerkt en
uitgebouwd. In deze fase krijgt het kwaliteitsmanagementsysteem steeds meer haar uiteindelijke
vorm. In de tweede fase leert de organisatie om de verbetercyclus een plek te geven. Heel gericht
moet een aantal verbeterpunten benoemd en methodisch aangepakt worden. Deze ‘verplichte’
verbeterpunten komen voort uit de cliëntentoets en hebben alles te maken met het verbeteren van de
zorg aan de cliënt. Bij de derde stap gaat het om meten, monitoren, beoordelen en verbeteren. Er is
een volledig werkend kwaliteitssysteem. Toetsing van stap drie leidt tot het HKZ-certificaat.
Certificatie: aantoonbaar mijlpalen zetten
Stap één en twee kunnen ook getoetst worden. Door zich te laten toetsen door een onafhankelijke
externe partij (de certificerende instelling) toont de organisatie aan dat zij goed op weg is om het
kwaliteitssysteem vorm te geven. Door zich toetsbaar op te stellen laat zij bovendien zien dat zij een
lerende en zich steeds verbeterende organisatie is. Daarnaast geeft het behalen van een HKZopstapcertificaat de medewerkers een tastbare ‘beloning’ voor hun inspanning en motiveert om door
te gaan.
De verschillende fasen vragen een plan van aanpak om zich verder te ontwikkelen. Dit geeft een
nieuwe impuls voor de verdere ontwikkeling van het kwaliteitssysteem. De auditor zal bij de certificatie
van stap één het plan van aanpak bekijken en bij een vervolgbezoek bespreken wat er daadwerkelijk
van gerealiseerd is.
De verschillende fasen zijn afzonderlijk te certificeren. Er is geen verplichting om de verschillende
fasen na elkaar te doorlopen. Iedere organisatie mag zelf bepalen waar zij staat (bijvoorbeeld met
behulp van het zelfdiagnose instrument) en op welke fase zij zich wil laten toetsen.
De normen voor het opstapcertificaat fase 1
Net als in de HKZ-certificatieschema’s zijn de normen voor de opstapcertificatie in 9 rubrieken
verdeeld. De rubrieken 1 tot en met 3 vormen het primaire proces. De rubrieken 4 tot en met 9
bevatten de eisen aan de ondersteunende processen. Het lijkt wellicht of stap één al heel veel van de
organisatie verlangt . Een goede lezer ontdekt echter snel dat veel van de vereiste zaken al in meer of
mindere mate aanwezig zijn. Dit zijn vaak wettelijke eisen of eisen van de Inspectie.
Rubrieken 1 tot en met 3
De thema’s in de rubrieken 1 tot en met 3 volgen de verschillende stappen in het primaire proces. Er
is voor gekozen om alle normen van het primaire proces uit het certificatieschema over te nemen,
zodat de samenhang tussen deze normen in stand blijft, en overzichtelijk blijft waar de organisatie
uiteindelijk naar toe moet werken.
Voorafgaand aan de thema’s en normen in de rubrieken 1 tot en met 3 is verwoord op welke wijze de
organisatie aan de normen moet voldoen. In fase 1 betekent dit dat de organisatie:
• Het primaire proces heeft beschreven
• een inventarisatie heeft gemaakt van de benodigde documenten
• een inventarisatie heeft gemaakt van de aanwezige documenten (beschikbaar, bekend en
actueel)
• er is nagegaan in hoeverre het beschreven primaire proces al geïmplementeerd is.
17/2/2006
Pagina 1 van 2
Naar aanleiding van de inventarisaties wordt de organisatie gevraagd om na te denken over de wijze
waarop één en ander verder kan worden aangepakt. Er wordt van de organisatie verwacht dat zij een
plan van aanpak heeft opgesteld. Hierin moeten in ieder de doelstellingen, het tijdspad, de middelen,
de verantwoordelijkheden van de verschillende medewerkers en de evaluaties en rapportage staan.
Het primaire proces onderscheidt een aantal kritische punten. Wanneer deze kritische punten in de
norm staan, zijn de thema’s met rode tekst aangeduid. De organisatie zal echter naast de thema’s in
de normen ook zelf na moeten gaan welke kritische punten er binnen haar eigen beschreven primaire
proces zijn. Deze eigen kritische punten hebben vaak een relatie met de verschillende specifieke
cliëntengroepen waaraan zij zorg biedt.
Ten aanzien van de kritische punten wordt er van de organisatie verwacht dat:
• deze het primaire proces geïnventariseerd heeft
• waar nodig de werkwijze heeft vastgesteld en beschreven in actuele documenten
• Deze bekend is met de werkwijze en dat de medewerkers de werkwijze toepassen
• Daar waar nodig, dan wel vereist, het managementbeleid ontwikkeld heeft om de werkwijze te
ondersteunen (zie rubriek 4)
Rubriek 4 Beleid en Organisatie
Al in fase één worden van de directie en het management committment en richtinggevende activiteiten
verwacht. Soms heel specifiek gericht op het primaire proces (en nog niet de gehele organsiatie).
De directie en het management hebben een duidelijke visie, voeren een meerjarenbeleid, en
formuleren van hieruit beleid en doelstellingen. De verantwoordelijkheden van de directie zijn
aangegeven en het is aantoonbaar dat de directie deze verantwoordelijkheden ook neemt.
Bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van middelen, zorgen dat duidelijk is welke
verantwoordelijkheden de verschillende functionarissen (uit het primaire proces) hebben.
Daarnaast is het management verantwoordelijk dat er een cliëntentoets is uitgevoerd en dat er beleid
op de verschillende thema’s uit het primaire proces geformuleerd is.
Rubriek 5 Personeel
Fase één vraagt een aantal algemene regelingen op het gebied van personeelsbeleid. Daarnaast stelt
fase één een aantal eisen op het gebied van personeelszaken, specifiek voor medewerkers uit het
primaire proces. Bijvoorbeeld functiebeschrijvingen, de werving en selectie van nieuwe medewerkers
en het professioneel handelen.
Rubriek 6 Onderzoek en Ontwikkeling
Stap één stelt geen eisen aan onderzoek en ontwikkeling
Rubriek 7 Gebouwen, fysieke omgeving en materiaal
Er wordt een minimaal aantal eisen gesteld. De eisen hebben allemaal te maken met de directe zorg
aan de cliënten en met de veiligheid.
Rubriek 8 Diensten door derden
Er dient een eerste inventarisatie gemaakt te worden van de ingekochte diensten en producten waar
in een volgende fase iets voor geregeld moet worden.
Daarnaast vraagt stap één dat indien er personeel (uit het primaire proces) wordt ingehuurd
(bijvoorbeeld bij een uitzendbureau) dat er nagegaan is of dit personeel aan de eisen voldoen
(bevoegd en bekwaam zijn) voor zij worden ingezet.
Rubriek 9
Zodra een organisatie start met het opzetten en implementeren van een kwaliteitssysteem zal zij ook
de documentatie die daarbij hoort moeten gaan beheren.
In fase één wordt gevraagd dat de documentatie waarmee kan worden aangetoond dat de eisen ook
daadwerkelijk geregeld zijn, voorhanden is, toegankelijk is en actueel is.
Wegwijzer HKZ-Opstap certificatie voor gehandicaptenzorg Fase 1
17/2/2006
Pagina 2 van 2