agenda av

Agenda van de
Algemene Vergadering d.d. 06-03-2012
van de Maastrichtse Studenten Alpen Club
Maastrichtse Studenten Alpen Club
ABN-AMRO 46.78.56.680
K.v.K. Maastricht V204563
Website: www.maassac.nl
Email: [email protected]
Alle MaasSAC leden zijn uitgenodigd op dinsdag 06-03-2012 20.00 uur in Café Ma van Sloun, Tongersestraat 1.
Extra agendapunten dienen schriftelijk, tot drie dagen voor de AV, ingediend te worden bij het bestuur.
AGENDA
1.
Opening
Jesse opent de AV, 8.18u.
Naam
1. Max Beckmann
2. Jesse Rijks
3. Renée de Groot
4. Max Beckmann
5. Anouk van den Berg
6. Daphne Schoenmakers
7. Daniel Claes
8. Matthijs Cluitmans
9. Rianne Kliest
10. Maaike Kesting
11. Marijn Edelenbosch
12. Cristoffer Nohl
13. Sjoerd Hooymans
14. Irene Engelen
15.
2.
Tijd binnenkomst
20.00u
20.00u
20.00u
20.00u
20.00u
20.00u
20.00u
20.11u
20.23u
20.23u
20.23u
20.31u
20.43u
21.32u
Tijd weggaan
Mededelingen
2.1. Afmeldingen
Marleen Everink
Marike Hendriks
Rik Boss
2.2. Machtigingen
Marleen Everink machtigt Matthijs Cluitmans
Rik Boss machtigt Daniel Claes
Maaike Kesting machtigt Irene Engelen / Irene Engelen machtigt Maaike Kesting (zijn allebei slecths een
helft van de AV aanwezig)
2.3. Nieuwe leden
Lisa Cosi
Nik Balashov
Roel Kroon
Sarah Herold
Nieuwe leden zijn ingeslagen door Jesse Rijks.
2.4. Lid af
Anna Drieszknowska
Christian Karlstrom
Daniel Cerfontaine
David Filion
Edward Nelson
Florian Idelberger
Hannah Tiggelaar
Henning Eliass
Jelmer Pelt
Jennifer Guier
Nicolas Vossen
Sarah Abnaud
Sebastian Wolf
Simon Schutz
Yvonne Smink
Bovenstaande leden zijn uitgeslagen door Jesse Rijks.
2.5. SCOREN-Feest RAGweek
A.s. maandag 12 maart,Sauruskroeg, aanvang 22.00, vrij toegankelijk voor sportkaarthouders.
Daarnaast ook SCOREN SMT-party 14 maart Dikke Dragonder 22.00.
Er is 16 maart ook nog een SCOREN-cantus.
3.
Binnengekomen stukken
Alles staat in agenda.
4.
Vaststellen definitieve agenda
Pauze na bespreking van financiële realisatie.
5.
Notulen vorige AV
Geen op-/aanmerkingen over notulen.
6.
Taken vorige AV: zie onder tabel
Taak
Wie
1.
Zorgen dat de website in orde is en een betere
communicatie met de webcie onderhouden
Bestuur
2.
Nieuwe Adrenaline-cie vormen
Bestuur
3.
Nieuwe IC vormen
Bestuur
4.
AV-voorstel schrijven voor het wegvallen van
de gemeentesubsidies
Bestuur +
Klimop + KCC
Status
Taak 1: Website grotendeels in orde. Na deze AV komen de laatste bestanden online(statuten, HR en AV- notulen en –
besluiten) Input?
- Het is leuk om leuke foto´s en video´s op de site te hebben, echter vinden misschien mensen het niet fijn als er
zomaar foto´s van hen online komen te staan. In AV heeft niemand daar problemen mee. Het is een goede promo voor
onze activiteiten.
- De agenda moet nog aangepast worden, want bv. De techniekcursus staat er nu 3 weken lang in i.p.v. 3 maandag
achter elkaar.
- Leden moeten kunnen zien wie en hoeveel mensen zich ingeschreven
Taak 2: zijn we nog mee bezig. Nog niemand gevonden. Tot die tijd blijft Renée het doen, maar wil graag stoppen.
Taak 3: Nieuwe IC is gevormd: Daphne Schoenmakers, Suryan Dunker, Ronja Strauch, Rianne Kliest en Anouk v/d Berg.
Beleid en instemming nieuw hoofd volgt later deze AV.
Taak 4: zie uitwerking discussieavond
7.
Financiële halfjaarrealisatie 2011-2012
Nicole geeft uitleg over realisatie. Echter niet alles genotuleerd. Punten met opmerkingen vanuit av zijn hieronder
beschreven.
Opbrengsten:
Nog niet alle ´NTO´s´ zijn goed in het bestand overgenomen.
Punt 3: Nog niet alle truien zijn uitgedeeld. Daphne Schoenmakers heeft er nog 3. Nicole zal binnenkort de
kosten van de truien van de leden incasseren.
Punt 4: Groot verschil tussen aantal begrootte leden en gerealiseerde leden. Een paar mensen moeten nog
betalen. Toch ook veel mensen willen geen lid meer zijn en hebben niet betaald. Hierdoor lopen we wat
inkomsten mis. Waarschijnlijk worden er nog wel wat mensen halfjaar lid.
Punt 7: alle beginnerssets zijn verkocht.
Punt 8.3: meer gerealiseerd, omdat we meer korting gekregen hebben dan we begroot hadden.
Punt 8.4: we hebben minder toegekend gekregen voor tranche 2 dan we hebben aangevraagd. Hierdoor
hebben dus minder te besteden. Met name de Klimop moet hierop letten met het geven van cursussen.
Verder nog geen subsidies binnengekregen.
Punt 9.c: nog 1 iemand moet betalen, 2,..e nog te ontvangen.
Punt 10: tot nu toe nog geen abseilactiviteiten geweest. Als er niks komt dan lopen we 400e winst mis.
Eigenlijk moeten we weer meer gaan promoten, o.a. bij evenementenbureau. Rik Boss had voorheen diverse
contacten met evenementenbureaus. Abseilcommissie moet weer actiever worden. Sjoerd Hooymans wil dit
na de zomer evt. wel oppakken, ook Daniel Claes wil zich ook wel hier meer bezig gaan houden na
masterscriptie. Probleem bij abseilactiviteiten is meestal de verantwoordelijkheid. Er moet ook altijd een SKI
bij aanwezig zijn die eindverantwoordelijke is. ADVO´s mogen helpen als SKI daarin voldoende vertrouwen in
heeft. We kunnen ook verzekering afsluiten per activiteit.
Site maassac.nl/abseil staat waarschijnlijk niet meer online. Dit is wel goed promo-materiaal.
Taak bestuur: promoten abseilactiviteiten o.a. door contact zoeken met evenementenbureaus over de
mogelijkheid tot het doen van abseilactiviteiten via de MaasSAC.
Punt 11: alles behalve ´vrijstelling vergunning tokkelbaan 2011´ hoort hier niet te staan. Deze horen bij
realisatie van vorig jaar. Jesse Rijks moet C1-cursus nog betalen. Deze is nog niet betaald omdat deze niet
geïncasseerd kon worden, door onbekende redenen.
Uitgaven:
Punt 4 d/e: weinig reiskosten gemaakt of met ov-kaart gereisd.
Punt 6.c: declaratie kaderavond volgt nog.
Punt 7: verkoop van prusiktouwtjes staat nog niet in realisatie. Dus kunnen bij onvoorziene kosten komen te
staan.
Punt 13: alles behalve ´vergunning tokkelbaan´ en ´kaartjes SCOREN-feest´ kan hier weg.
Onvoorziene betalingen in september behoort waarschijnlijk bij een blokweekend dat toen heeft
plaatsgevonden.
Op enkele boekingsfouten na ziet de realisatie er redelijk uit.
Pauze
8.
Tussentijdse evaluatie beleid 30ste bestuur
Zie beleid bestuur
9. Commissiehoofd IC instemmen
Daphne Schoenmakers wil nieuw hoofd van de IC worden.
Stemming:
Aantal stemmen voor: 15
Aantal stemmen onthouding: 1
Bij deze is Daphne Schoenmakers ingestemd als hoofd-IC.
10. Beleid commissies 2011-2012
10.1. IC
Zie beleid. is toegelicht door Daphne Schoenmakers.
Stemming: 16 voor
11. Bestuurswissel
Hierbij dechargeer ik, Jesse Rijks, voorzitter van de MaasSAC, Jonas Hummel als klimcommissaris en
materiaalcommissaris van de MaasSAC
Hierbij chargeer ik, Jesse Rijks, voorzitter van de MaasSAC, Max Beckmann als klimcommissaris en
materiaalcommissaris van de MaasSAC
12. Beleid Max Beckmann Materiaalcommissaris en Klimcommissaris
Beleid is besproken en toegelicht door Max Beckmann.
Materiaalplan moet geüpdate worden i.s.m. klimop en alpencie
13. Rondvraag
14. Sluiting
Jesse rijks sluit de AV om 23.43u.
Taak
Wie
1.
Zorgen dat de website in orde is en een betere
communicatie met de webcie onderhouden
Bestuur
2.
Nieuwe Adrenaline-cie vormen
Bestuur
Status
3.
Nieuwe IC vormen
Bestuur
4.
AV-voorstel schrijven voor het wegvallen van
de gemeentesubsidies
Bestuur +
Klimop + KCC
5.
promoten abseilactiviteiten o.a. door contact
zoeken met evenementenbureaus over de
mogelijkheid tot het doen van
abseilactiviteiten via de MaasSAC.
bestuur
Bijlage
Beleid 30ste MaasSAC bestuur:
Verenigingsniveau:
-
Er op toe zien dat de commissies naar behoren functioneren.
o
Commissieavond organiseren in het begin van het jaar
o
Duidelijk maken wat van elke commissie wordt verwacht
o
Er op toezien dat commissies regelmatig vergaderen
o
Ondersteuning geven vanuit het bestuur waar nodig
o
Regelmatig een commissieraad organiseren, als blijkt dat deze nodig is.
o
Commissieleden stimuleren om de behoefte aan een commissieraad uit te spreken.
Alle commissies zijn gevuld, behalve adrenaline-cie.
Momenteel lopen alle commissies zoals het hoort.
Vanuit de AV is er behoefte aan een commissieraad. Taak bestuur: organiseren commissieraad.
-
Nieuwe leden goed en snel laten integreren binnen de vereniging
o
Tijdens de intro-periode zoveel mogelijk in de hal en bij activiteiten aanwezig zijn.
o
Een keer per twee weken na het klimmen gaan borrelen in Maastricht
o
Nieuwe leden enthousiast maken voor commissies (o.a. dmv bovenstaande commissieavond)
Onduidelijk of er wel of geen behoefte is aan borrelen na het klimmen. ZAK organiseert ook een
stapavond binnenkort.
Commissies die bijgevuld moesten worden, zijn bijgevuld met nieuwe leden.
-
Banden met ondersteunende leden aanhalen.
o
Ondersteunende leden uitnodigen voor MaasSAC-activiteiten(bv. new-years diner)
o
Ondersteunende leden motiveren om mee op klimweekend te gaan
In principe wordt iedereen uitgenodigd voor activiteiten, maar weinig respons van ondersteunende
leden. Er lijkt weinig behoefte te zijn vanuit ondersteunende leden voor activiteiten.
In begin van dit jaar is contact gezocht met OLV maar nog geen reactie terug gehad. Rik Boss heeft
ooit gegeven dat hij wel in het bestuur van de OLV wilde.
Ondersteunende leden zijn wel (financieel) belangrijk voor de MaasSAC, maar steeds minder mensen
worden ondersteunend lid.
-
Boulderwand
o
De boulderwand promoten bij de leden en aangeven wat de mogelijkheden van de wand zijn.
In begin van het jaar is de boulderwand veel gebruikt. Laatste tijd wordt er minder geboulderd. Nu
moet er weer gepromoot worden.
-
Toekomstige klimtoren- of wand in Maastricht
o
Vervangende plek zoeken voor het geven van de klimcursussen (zoals de basiscursus en de RTC )
doordat de Dousberg als locatie wegvalt.
Mogelijk kunnen we terecht in de boulderhal in Sittard of bij Rocca. Contacten hierover lopen nog. Er
zijn ook al gesprekken tussen de boulderhal en UM. En we kunnen misschien een oproep plaatsen in
de hoogtelijn.
Waarschijnlijk kunnen we nog tot augustus/september terecht op de klimtoren terecht.
Klimtoren is vooral voor basiscursus handig, omdat deze in Maastricht is en omdat je er met veel
mensen tegelijk terecht kan.
Taak bestuur: nieuwe lokatie voor basiscursus vinden, als vervanging voor klimtoren Dousberg
Bestuursniveau:
-
Regelmatig vergaderen
o
-
Minimaal 1x per 2 weken
Is over het algemeen gelukt. In november/december heeft het wat stil gelegen. Regelmatig
vergaderen lijkt lastig i.v.m. andere activiteiten e.d.
Zorgen voor een goede communicatie tussen bestuursleden en tussen bestuursleden en MaasSAC-leden
Hier moet nog flink aan gewerkt worden. Geldt voor het hele bestuur.
o Mails tijdig beantwoorden
-
o
Zorgen voor een goede communicatie naar de commissies toe
o
Webcie aansturen om de website en Facebook up to date te houden
InterSACiale banden onderhouden
o
Regelmatig naar DIES-en gaan
o
Aanwezig zijn bij VZO’s van de NSAC
We hebben er een aantal bezocht. ESAC-bestuur is uitgenodigd om samen met de MaasSAC iets te gaan doen.
Jesse is naar alle VZO’s en AB’s geweest.
-
Banden met andere SSV’s binnen Maastricht onderhouden
o
Constitutieborrels bezoeken
Mogelijk komt er een keer een SCOREN-activiteit met Manos.
Financieel gebied:
-
Zorgen dat de nog niet betaalde subsidies binnenkomen
o
Regelmatig overleggen met de MUSST
o
Verder stappen ondernemen als er geen oplossing komt (UMSport, UM)
Marijn en Daphne heeft regelmatig contact gehad met de MUSST. De oplossing is er bijna, maar we moeten
er nog flink achteraan zitten.
De samenwerkingen met de MUSST verlopen dit jaar vrij goed. Ze willen het beter doen, wat doms ook
nadelig is voor ons omdat ze strenger zijn.
-
Zorgen dat toekomstige subsidies binnenkomen
o
Subsidies op tijd en goed aanvragen
o
In de gaten houden wanneer subsidies overgemaakt moeten worden en of dit ook daadwerkelijk
gebeurt.
o
Regelmatig contact houden met de MUSST
Tot nu toe alles goed en op tijd aangevraagd, echter valt alles lager uit dan voorspelt/gehoopt.
-
Wegvallen subsidies
o
Een oplossing zoeken voor het wegvallen van de gemeentesubsidies.
Update is eerder deze AV gegeven. Bestuur gaat ervoor zorgen dat bij de volgende aV dit allemaal is
uitgewerkt.
Klimniveau:
-
Leden stimuleren om het opleidingstraject in te gaan (ADVO, SKB, SKI)
o
Een duidelijke communicatie over de opleidingen die genoten kunnen worden
o
Tijdig doorgeven van de data van de cursussen en opleidingsweekenden (bijvoorbeeld RTC en VKCB)
Veel SKB’s i.o. VKCB-cursus zit weer vol. Ondanks dat er nu veel mensen i.o. zijn tot SKB, blijft het
belangrijk om mensen te stimuleren de kader-opleiding te gaan doen.
Leden duidelijk maken hoe belangrijk SKI’s en SKB’s voor de vereniging zijn
Tot nu toe is hier nog niks mee gedaan. Het bestuur gaat hier iets mee doen.
-
SKI’s en SKB’s stimuleren meer betrokken bij de vereniging te blijven
o
Kaderdag weer organiseren
o
Klimop heeft een kaderavond georganiseerd en er volgt er waarschijnlijk nog een.
SKI’s en SKB’s tijdig informeren over klimweekenden
o
SKI’s en SKB’s persoonlijk benaderen voor het instructie geven tijdens klimweekenden en cursussen
Eigenlijk is dit een taak van de Klimop. Het bestuur moet hierop toezien.
Alpinisme:
-
Alpinisme promoten binnen de MaasSAC
o
Alpinisme meer promoten onder de leden.
o
MaasSAC basecamp weer organiseren
o
Mensen goed informeren over het WP en ZP van de NSAC
Binnenkort wordt i.s.m. Alpencie een ZP-infoavond georganiseerd.
-
Opties bekijken voor het organiseren van de MOT
Deze wordt in het voorjaar georganiseerd. Veel respons op de enquête. Morgen is gesprek met MUSST over
subsidie-aanvraag.