Personeelsdossier

1▪6
Personeelsdossier - februari 2005
Wetgeving
Voor het verkrijgen van bepaalde informatie op basis van wettelijke voorschriften op
het gebied van de sociale zekerheid fiscale wetgeving of de stimulering
arbeidsdeelname door minderheden is het noodzakelijk dat een werkgever
personeelsgegevens bijhoudt. De Wet persoonsregistratie is op 1 september 2001
vervangen door de Wet bescherming persoonsgegevens.
Tegenwoordig is het wettelijk verplicht om de gemaakte afspraken tussen werkgever
en werknemer binnen twee maanden vast te leggen in een arbeidsovereenkomst. In de
arbeidsovereenkomst staat onder andere de positie van de werknemer binnen het
bedrijf beschreven. Andere gegevens (zoals naam, adres, rekeningnummer) zijn nodig
om het salaris juist uit te betalen.
Bewaren van arbeidsovereenkomsten
De verslagen van beoordelingsgesprekken moeten correct opgeborgen worden. Het is
verstandig om alle gespreksverslagen van een medewerker op één plaats te hebben,
zodat alle gegevens snel teruggevonden kunnen worden. Verslagen van
functioneringsgesprekken worden niet in het personeelsdossier opgenomen maar in
een aparte ordner in één cyclus bewaard door de direct leidinggevende. Een
functioneringsgesprek is namelijk gericht op ontwikkeling en niet op beheer. Na afloop
van het gesprek wordt het oude verslag vervangen voor het nieuwe verslag.
Bewaren van verslagen van beoordelingsgesprekken
Onderbouwing van beslissingen
Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken
kan worden geanalyseerd. Beslissingen moeten altijd goed onderbouwd kunnen
worden. Of het nu om een salarisverhoging gaat of om ontslag. Op het moment dat
een werknemer zich niet houdt aan afspraken die gemaakt zijn (bijvoorbeeld
werktijden) wordt hiervan een aantekening gemaakt in het dossier en wordt de
werknemer schriftelijk op de hoogte gebracht. Op het moment dat de werknemer zich
nog niet houdt aan de afspraken en de werkgever vraagt een ontslag aan, zijn er
(meestal) voldoende schriftelijke bewijzen. Als die er niet zijn, wordt het ontslag niet
gehonoreerd. Omdat u met al deze gegevens informatie verzamelt, is het nodig een
gestructureerd en vertrouwelijk personeelsdossier aan te leggen. Een deel van de
gegevens slaat u op in een personeelsinformatiesysteem. Andere informatie bewaart u
in een collectief personeelsdossier voor alle werknemers (bijvoorbeeld ziekteverzuim
en vakantieaanvragen en goedkeuringen). Daarnaast gebruikt u een ordner of
dossiermap voor het individueel personeelsdossier
Wat moet een personeelsdossier (niet) bevatten
Een personeelsdossier bestaat over het algemeen uit meerdere dossiers. We
onderscheiden drie soorten dossiers namelijk het:
 individueel dossier;
 salarisdossier;
 collectief dossier (of ordner systeem).
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele
aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]
2▪6
Het individuele personeelsdossier
Ieder personeelsdossier wordt als volgt opgebouwd:
Het eerste vel is de stamkaart waarop de personele gegevens, functiehistorie binnen
de organisatie en de beoordelingsresultaten van de medewerker staan. Achter de
stamkaart volgen tabbladen waarop de achterliggende stukken vermeld staan.
Tabbladen zijn:
 arbeidsovereenkomst, arbeidsvoorwaarden;
 functie, loopbaan en opleidingen;
 beoordelingsgesprekken;
 financiële gegevens.
Privacygevoelige informatie
De Wet bescherming persoonsgegevens zegt dat een eenvoudige registratie zoals een
individueel personeelsdossier niet gemeld hoeft te worden.
Het salarisdossier
In het salarisdossier, dat over het algemeen in het personeelsinformatiesysteem is
opgeslagen, kan onder andere de volgende gegevens bevatten:
 gegevens met betrekking tot salaris, toeslagen, subsidies, uitkeringen e.d.;
 werknemersverklaring, loonbelasting;
 loonbeslagen;
 autoregeling: inhoudingen en fiscale bijtelling;
 bedrijfsleningen;
 pensioengegevens;
 verzekeringen;
 kopieën salarisstroken, jaaropgaven.
Collectief personeelsdossier
Bij het collectieve personeelsdossier zijn gegevens van alle werknemers opgeslagen in
ordners. Hierbij gaat het om:
 ziek- en herstelmeldingen;
 correspondentie omtrent de zieke, zowel met de UWV, als de Arbo-dienst als met
de medewerker zelf voor zover het geen privacygevoelige informatie betreft.Zulke
informatie hoort in het individuele personeelsdossier;
 kopie stamkaarten;
 vakantiekaarten per medewerker.
Personeelsdossiers zijn privacygevoelig. Werkgevers zijn verplicht maatregelen te
treffen waardoor onbevoegden geen toegang tot de informatie kunnen krijgen.
Papieren dossiers moeten in een afgesloten ruimte bewaard worden en
computerbestanden moeten worden beveiligd met een wachtwoord.
Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens mag een werkgever alleen met
toestemming van de werknemer gegevens uit het personeelsdossier aan derden
verstrekken. Daarnaast heeft de werknemer recht op inzage in de eigen gegevens en
kan hij de werkgever verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te
verwijderen. Een werkgever is verplicht om deze verzoeken binnen vier weken te
honoreren. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze ‘feitelijk onjuist’ zijn.
Wanneer gegevens subjectief onjuist zijn (een werknemer is het bijvoorbeeld niet eens
met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft de werknemer het recht om zijn/haar
eigen versie aan het dossier toe te voegen (recht op aanvulling).
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele
aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]
3▪6
Dossiervervuiling
Hoe goed u een individueel personeelsdossier ook opgezet heeft, op een gegeven
moment treedt er vervuiling op. Zaken als adreswijzigingen, verlofbriefjes,
briefconcepten e.d., maar ook zaken als psychologische tests en verslagen verliezen
hun waarde. Op dat moment is het goed om ze uit het dossier te verwijderen. Het is
handig om één keer per jaar, bijvoorbeeld in de vakantieperiode, de dossiers op te
schonen. Dit kunt u doen aan de hand van de checklist bewaartermijnen.
Tips en trucs personeelsdossier
 Maak zo weinig mogelijk aparte dossiers: drie is meestal meer dan voldoende.
 Leg geen schaduwdossiers aan.
 Het kan noodzakelijk zijn ten behoeve van bepaalde activiteiten (bijvoorbeeld
gedurende de cyclus van functioneringsgesprekken) werkdossiers te maken. Deze
werkdossiers gebruikt u gedurende de activiteit. Daarna hevelt u de inhoud over
naar het dossier, in dit geval de ordner functioneringsgesprekken.
 Draag zorg voor één bewaarplaats, anders kunnen vertrouwelijke gegevens
bijvoorbeeld in handen komen van mensen die er niets mee te maken hebben.
Daarnaast blijft het dossier overzichtelijk.
 Geef brieven, formulieren, correspondentie e.d. een bewaartermijn mee. Dit is de
taak van degene die verantwoordelijk is voor personeelszaken en door degene die
de correspondentie verzorgt. Raadzaam is het om alle correspondentie, brieven en
formulieren gelijk bij overhandiging een bewaartermijn te geven.
Voorbeeld:
Een werknemer maakt aanspraak op ouderschapsverlof. Dit wordt schriftelijk
vastgelegd. In de brief komt onder andere te staan: U heeft recht op
ouderschapsverlof van ………. uur per week. Een jaar na aangaan van deze regeling
wordt deze brief vernietigd. Salarisgegevens van de werknemer horen in principe thuis
op de afdeling salarisadministratie. Bewaar alleen (kopie)brieven waarin de
medewerker een toekenning krijgt van een wijziging in een persoonsgebonden regeling
(bijvoorbeeld representatie/onkostenvergoeding, een gehonoreerde leaseregeling). De
overige gegevens zoals een salarisverhoging worden bewaard bij de
salarisadministratie.
Checklist bewaartermijnen na beëindiging van het dienstverband
Soort gegevens
Sollicitatiegegevens*
 sollicitatiebrief**
 sollicitatieformulier**
 psychologisch onderzoek**
 bewijs van goed gedrag**
 getuigschriften**
 referenties**
Arbeidsvoorwaarden
 arbeidsovereenkomst***
 wijzigingen arbeidsovereenkomst
 aanvullende arbeidsafspraken
 salarisafspraken
Verplichte bewaartermijn
1
1
1
1
1
1
Fiscus
jaar
jaar
jaar
jaar
jaar
jaar
tot 2 jaar na dienstverband
tot 2 jaar na dienstverband
7 jaar
7 jaar
ja
ja
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele
aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]
4▪6
Soort gegevens
 promotie / demotie /
benoemingsbrieven
 VUT-regeling
 afspraken inzake werk OR gedurende
lidmaatschap
 samenleving / partnerschap
 brieven inzake ontslag
 kopie getuigschrift
Verplichte bewaartermijn
tot 2 jaar na dienstverband
tot 2 jaar na dienstverband
gedurende lidmaatschap +
2 jaar
7 jaar
tot 2 jaar na dienstverband
tot 2 jaar na dienstverband
Fiscus
ja
ja
Loopbaan/personeelsontwikkeling

afspraken inzake (te volgen)
opleidingen

aanvraag voor opleiding door
werknemer
afspraken met betrekking tot loopbaan
verslagen functioneringsgesprekken


Overige zaken
 ziektekosten
 afstandsverklaring woon-werkverkeer
 brieven/verslagen probleemsituaties
 brieven/verslagen financiële problemen
 loonbeslagen
 brieven inzake jubilea
 correspondentie directie/PZ/directe chef
gedurende dienstverband +
indien werknemer
opleidingskosten moet
vergoeden na beëindiging van
het dienstverband, gedurende
die periode
tot afronding/afbreking
opleiding
tot realisatie
tot 2 jaar na dienstverband
duur verzekering tot vertrek
duur afspraak + 7 jaar
tot 2 jaar na dienstverband
2 jaar
tot opheffing
tot beëindiging dienstverband
tot beëindiging dienstverband,
eventueel afhankelijk van
ontslagsituatie tot 2 jaar
daarna
ja
*
**
Er wordt vanuit gegaan dat er geen arbeidsovereenkomst tot stand is gekomen
De maximale bewaartermijn is 1 jaar indien de sollicitant geen bezwaar heeft
tegen het bewaren van de gegevens.
*** Indien in de arbeidsovereenkomst of los daarvan een concurrentiebeding is
opgenomen, is het verstandig deze te bewaren zolang als het concurrentiebeding
geldt voor de werknemer.
NB: bij de gehele lijst wordt uitgegaan van de bewaartermijn na beëindiging van het
dienstverband. Dit is geen verplichte bewaartermijn, maar de bewaartermijn die een
werkgever maximaal mag hanteren na beëindiging van het dienstverband.
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele
aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]
5▪6
Bijzonderheden
Personalia
 stamkaart
 kopie identiteitskaart
 melding bedrijfsvereniging
 sollicitatiegegevens
 functiebeschrijving
 bewijs van goed gedrag
 rapport van psychologisch onderzoeken
onder couvert
onder couvert
Arbeidsvoorwaarden
 aanstellingsbrief/arbeidsovereenkomst
 afspraken wijzigingen arbeidsovereenkomst
Salaris
 werknemersverklaring loonbelasting
 bijzondere individuele afspraken
 toekennen gratificaties
 eventuele verzoeken loonbeslag
Ziekte/pensioen etc.
 ziekenfondsverklaring (indien van toepassing)
 correspondentie Arbo-dienst
 SMT-verslagen per medewerker
 ziektegegevens
 aanstellingskeuring


in- en uittreden berichten pensioenfonds
afspraken bijzondere uitkeringen
Wordt waar
opgeborgen
Verplicht/ altijd
aanwezig
ind
ind
ind
ind
ind
ind
ind
ja
ja
ja
ind
ind
ja
ja
PIS
Ind/PIS
ind/PIS
ja
ind/col
col
ja
-
onder couvert
na opheffing beslag direct verwijderen
onder couvert; geen verwijderingdatum
onder couvert; geen verwijderingdatum
alleen speciale aanstellingskeuringen;
bijzondere functies/taken
ind/col
ind/col
PIS
PIS
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de
gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]
6▪6
Bijzonderheden
Wordt waar
opgeborgen
Studie
 opleidingsplan
 kopieën van diploma’s en certificaten
 studieafspraken
ind
ind
ind
Beoordeling
 beoordeling einde proeftijd
 beoordelingsformulier
ind
ind
Correspondentie werkgever – werknemer
 concurrentiebeding
 geheimhoudingsverklaring
 verklaring ontvangst huisreglement (indien van
toepassing)
 disciplinaire waarschuwingsbrieven (indien van
toepassing)
ind
PIS
Col
Verplicht/ altijd
aanwezig
ind
ind
ja
ind
ja
ind
ja
= individueel dossier
= Personeelsinformatiesysteem
= collectief dossier (ordners)
2012
Aan deze informatie en modellen wordt de uiterste zorg besteed. Stichting Zet aanvaardt echter geen enkele aansprakelijkheid voor de onvolledigheid, onjuistheid of de
gevolgen daarvan. Alle rechten voorbehouden.
ZetService, telefoon: 013-54 41 440, fax: 013-54 40 605, e-mail: [email protected]