Checklist (nieuwe) medewerker in dienst

Checklist (nieuwe) medewerker in dienst
Het personeelsdossier wordt aangelegd bij de aanvang van een arbeidsovereenkomst.
Hierin worden alle belangrijke documenten vanaf de aanstelling gearchiveerd, zoals
arbeidsovereenkomst en specifieke gegevens over de werknemer, mutaties tijdens
dienstverband en rondom einde dienstverband.
Het personeelsdossier bevat bij aanvang van de dienstbetrekking o.a. een overzicht van de
belangrijkste relevante persoonlijke gegevens van de werknemer. zoals:
 naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, woonadres en -plaats,
(mobiele)telefoonnummer, BSN, IBAN nummer, huwelijkse staat en nationaliteit;
 Datum in dienst, het percentage of aantal werkuren per week/maand dienstverband en
het afgesproken bruto uur en/of maandloon.
Daarnaast bevat het personeelsdossier alle actuele gegevens gekoppeld aan het contract en
de functie van de werknemer alsmede (afwijkende) afspraken. Ook afspraken rondom
arbeidstijden en verlof.
Tijdens het dienstverband wordt dit dossier aangevuld met gegevens over het functioneren
van de werknemer en diens (salaris) ontwikkeling en alle benodigde administratie rondom
verlof en uitval wegens ziekte. Verder worden diverse overige bijzondere aan de functie of
functionaris gekoppelde informatie in het personeelsdossier opgeslagen.
Persoonlijke gegevens
 sollicitatiebrief en CV (eventueel een sollicitatieformulier);
 kopieën van diploma's, getuigschriften en certificaten;
 werk- of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers).
 kopie geldig ID bewijs (is verplicht bij datum indiensttreding).
Contract, functie, (afwijkende) afspraken
 aanstellingsbrief;
 arbeidsovereenkomst;
 functieomschrijving;
 salarisindeling;
 eventuele aanvullingen of wijzigingen arbeidsovereenkomst;
 geheimhoudingsverklaring en/ of relatiebeding (indien van toepassing);
 formulier ontvangst huisreglement (ondertekend);
 documenten pensioenregeling;
 (specifieke) onkostenvergoedingen;
 bonus- en/of targetregelingen;
 auto van de zaak en/of leaseauto;
 telefoonregeling;
 speciale verzekering (bijvoorbeeld in verband met aansprakelijkheid- of
veiligheidsaspecten)
Arbeidstijden en verlof
 werktijden;
 roosters en planningen (bijvoorbeeld ploegendiensten);
 vakantieverlofregeling;
 ADV/ ATV-regeling;
 arbeidstijdregistratie (bijvoorbeeld klokkaarten);
 registratie ziekteverzuim;
1



verlofsparen en/of sabbatical;
zwangerschap, ouderschap- of zorgverlofregeling;
bijzonder verlof.
Functioneren, ontwikkeling en gezondheid
 promotie;
 verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken;
 afspraken over loopbaan: bijv. een actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en/of
gestelde targets;
 berispingen, waarschuwingen en schorsing;
 de tijdens het dienstverband gevolde of te volgen cursussen en opleidingen en
specifieke afspraken daaromtrent vanuit een studie- of leerovereenkomst;
 afspraken over het verstrekken van (beschermende)kleding en -materiaal en/ of
gereedschappen;
 registratie van het ziekteverzuim.
Diverse en bijzonderheden
 thuiswerkregeling;
 documenten inzake subsidies;
 kinderopvang regeling;
 geboorte- en trouwkaartje(s);
 correspondentie met werknemer.
Let op
Bepaalde gegevens mogen niet in een personeelsdossier worden opgenomen en bewaard.
Het gaat daarbij om o.a. de uitslag van een psychologisch onderzoek of een medische keuring.
Deze documenten moeten in een beveiligde omgeving achter slot en grendel worden bewaard.
De kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer is een verhaal apart.
Dit kopie mag niet in het personeelsdossier, maar moet bij de salarisadministratie worden
bewaard.
De salarisadministratie is bedoeld voor de gegevens die te maken hebben met loon, toeslagen,
subsidies, uitkeringen e.d. In het bovenstaande overzicht zijn enkele zaken opgenomen die in
de salarisadministratie moeten worden bewaard.
2