Toelichting toepassen sancties (823-1)

Toelichting toepassen sancties (823-1)
Wanneer sancties moeten worden toegepast is het van belang dat dit op een
zorgvuldige manier wordt gedaan. Dit heeft te maken met de betrokkene in
kwestie, maar is ook van belang voor de rechtsgeldigheid van de sancties. In dit
voorbeelddocument wordt een toelichting gegeven op het toepassen van
sancties. Waaraan moet allemaal worden gedacht? Hoe moeten de sancties
worden opgelegd? Wat is de regelgeving (CAO, en dergelijke)?
Dit voorbeelddocument geeft ook invulling aan 14.1.5, Voorkomen van misbruik
van voorzieningen, van de NEN7510.
1/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
8.2.3 Toelichting toepassen sancties
Inleiding
Fysiek geweld richting collega’s, een leidinggevende die een laptop steelt, een
dronken verpleegkundige?
Wat moet je doen in bovenstaande gevallen, wanneer kun je een disciplinair
traject beginnen?
In deze toelichting wordt het onderwerp ‘disciplinaire maatregelen’ behandeld.
Met enige regelmaat wordt in de [APOTHEEK] een disciplinair traject gestart.
Hierna wordt ingegaan op de definitie van plichtsverzuim, bewijs,
toerekenbaarheid, mogelijke straffen, de procedure bij de [APOTHEEK] en tot
slot is een checklist bij plichtsverzuim opgenomen.
Definitie plichtsverzuim
In hoofdstuk [X] van de [CAO] wordt nader ingegaan op disciplinaire
maatregelen. Een medewerker die zich aan plichtsverzuim schuldig maakt, kan
door de [BEHEREND APOTHEKER] disciplinair worden gestraft. Wanneer is er
nu eigenlijk sprake van plichtsverzuim?
Plichtsverzuim omvat zowel het overtreden van enig voorschrift als het doen of
nalaten van iets, wat een goed medewerker in gelijke omstandigheden behoort
na te laten of te doen [art. x.x lid y CAO].
Dit kunnen handelingen en gedragingen binnen de organisatie zijn, maar ook
handelingen buiten de organisatie kunnen leiden tot een disciplinaire straf,
indien hierdoor het aanzien van de functie of het aanzien van de organisatie
wordt geschaad.
Of in een concreet geval sprake is van plichtsverzuim kan afhangen van de
omstandigheden waaronder de gedraging heeft plaatsgevonden, de functie van
de betrokken medewerker en van de heersende opvattingen wat goed en fout
is. Voorts kan van belang zijn in hoeverre het aanzien van de organisatie door
de medewerker wordt aangetast. Van een medewerker mag bijvoorbeeld
verwacht worden dat hij voldoende afstand houdt tot degenen met wie hij
zakelijke contacten onderhoudt bijv. een arts en een verpleegkundige die
tijdens werktijd zoenend betrapt worden op de werkvloer. Ook kan het feit dat
sprake is van herhaald gedrag ertoe leiden dat sprake is van plichtsverzuim. Zo
zal een keer te laat komen geen probleem zijn over het algemeen, maar
negeert een medewerker structureel de geldende werktijden, dan maakt hij zich
schuldig aan plichtsverzuim.
Blijkens de jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep dient een
ambtenaar zich ook in zijn privé-leven zodanig te gedragen dat hij als
ambtenaar het vertrouwen van een werkgever niet onwaardig wordt. Zo behoort
de medewerker zich te onthouden van alcoholgebruik in privé-tijd indien dit
gevolgen heeft voor het functioneren binnen de [APOTHEEK].
Bewijs
Eén van de moeilijkheden in het kader van plichtsverzuim is het bewijzen
daarvan. Voor het opleggen van disciplinaire maatregelen is het nodig dat op
basis van de beschikbare gegevens voldoende de overtuiging is verkregen dat
2/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
8.2.3 Toelichting toepassen sancties
de medewerker zich schuldig heeft gemaakt aan plichtsverzuim. Welke
middelen geoorloofd zijn bij het onderzoek naar mogelijk plichtsverzuim, hangt
af van de omstandigheden van het geval. Het maken van videobeelden en
bandopnamen zal met de grootste terughoudendheid moeten worden betracht,
gelet op het recht op privacy van de betrokken medewerker.
Indien er getuigen zijn van het gepleegde plichtsverzuim van de medewerker,
let er dan op dat de getuigenverklaringen volledig zijn. Dit betekent een
verklaring voorzien van naam, functie, handtekening en datum waarop de
verklaring is opgemaakt. Aan anonieme verklaringen kan volgens jurisprudentie
slechts beperkte betekenis worden gehecht. Dat betekent dat anonieme
verklaringen alleen aanvullend kunnen zijn op ander objectief bewijs.
Toerekenbaarheid
Als de [BEHEREND APOTHEKER] heeft besloten tot strafoplegging, dan wordt
hiertoe alleen overgegaan als voldaan is de volgende drie criteria:
 De medewerker moet de onjuistheid van zijn gedrag kennen of behoorde
dit te kennen.
 De medewerker moet schuld hebben aan de gedraging; het handelen van
de medewerker moet verwijtbaar en kenbaar zijn.
 De gedraging moet aan de medewerker kunnen worden toegerekend, dat
wil zeggen dat de medewerker zich bewust moet kunnen zijn van zijn
handelen. Dit is bijvoorbeeld niet het geval bij een storing van het
geestvermogen van een medewerker.
Overigens is een alcohol- of drugsverslaving in principe geen
schulduitsluitingsgrond. ‘Ik was dronken’ is dus geen excuus. Verder moet geen
sprake van een rechtvaardigingsgrond, zoals bijvoorbeeld door een
bevoegdelijk gegeven opdracht door een leidinggevende of aanwezigheid van
overmacht.
Op te leggen maatregel
De mogelijk op te leggen straffen zijn [artikel x.x lid y van de CAO]:
 [Schriftelijke berisping
 Eénmalige inhouding van het salaris
 Overplaatsing naar een andere functie
 Schorsing voor bepaalde tijd
 Ontslag].
Dit is een limitatieve opsomming van de mogelijke straffen, er zijn dus geen
andere disciplinaire straffen mogelijk. Wel is een combinatie van straffen
mogelijk. De aard en ernst van het gepleegde plichtsverzuim spelen een grote
rol bij de bepaling welke disciplinaire maatregel aan een medewerker kan
worden opgelegd. De straf mag niet onevenredig zijn ten opzichte van de
gedraging en gelet op de omstandigheden. Plichtsverzuim gepleegd door een
medewerker die in een bepaalde machtspositie verkeert, wordt over het
algemeen zeer ernstig opgevat. Een zwaardere straf ligt dan meer voor de
hand. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan een hogere leidinggevende die
een ondergeschikte medewerker intimideert.
Een straf kan voorwaardelijk of onvoorwaardelijk worden opgelegd [art. x.x
CAO].
3/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
8.2.3 Toelichting toepassen sancties
Indien een straf voorwaardelijk wordt opgelegd, betekent dit dat een straf niet
ten uitvoer wordt gelegd, als de medewerker zich gedurende een bepaalde
termijn niet schuldig maakt, aan soortgelijk of een ander ernstig plichtsverzuim.
Er kunnen in het besluit ook voorwaarden gesteld worden waaraan de
medewerker zich dient te houden. Voorwaardelijke tenuitvoerlegging heeft het
karakter van een (laatste) waarschuwing voor de medewerker. Indien de
medewerker opnieuw plichtsverzuim pleegt, zal de [Raad van Bestuur]
besluiten de straf ten uitvoer te leggen. Ook kan onmiddellijke tenuitvoerlegging
worden bevolen. De straf wordt dan onvoorwaardelijk opgelegd. Tegen het
besluit van de [Raad van Bestuur] kan door de medewerker bezwaar worden
gemaakt. Dit gebeurt in de praktijk van de [APOTHEEK] weinig.
Procedure [APOTHEEK]
Wat moet je nu doen indien je constateert (of het vermoeden hebt) dat een
medewerker zich schuldig maakt aan plichtsverzuim? Neem direct contact op
met één van de arbeidsjuristen.
Het is belangrijk dat je voortvarend reageert, zodra er plichtsverzuim wordt
geconstateerd of het vermoeden bestaat dat een medewerker zich schuldig
maakt aan plichtsverzuim. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het wordt om
bewijzen e.d. te verzamelen. Indien je twijfelt of er in een bepaalde situatie
sprake is van plichtsverzuim kun je uiteraard ook bellen met de afdeling
[xxxxxx]. Zodra er sprake is van (een vermoeden van) plichtsverzuim zal de
arbeidsjurist je verder begeleiden bij het dossier. Ook indien politie of justitie al
betrokken is bij de situatie is het belangrijk dat je direct contact opneemt.
Vervolgens moeten eerst alle feiten worden verzameld: bewijzen,
getuigenverklaringen e.d. (Zie ook het kopje ‘Bewijs’). Stuur van alle stukken
(inclusief het P-dossier) een c.c. naar de arbeidsjurist. Verder moet de
medewerker worden uitgenodigd voor een verantwoordingsgesprek. De
procedure loopt in beginsel als volgt. Op de [x-schijf], [locatie] vind je een
modelbrief voor een uitnodiging voor het verantwoordingsgesprek. Dit model
werk je uit voor de concrete situatie. Je dient duidelijk aan te geven voor welke
gedraging de medewerker zich moet verantwoorden. Indien dit niet voldoende
duidelijk beschreven zou zijn, zou de medewerker tijdens het
verantwoordingsgesprek indirect aan zijn eigen disciplinaire bestraffing
meewerken. Beschrijf chronologisch de geconstateerde feiten en de bewijzen
daarvoor. Als je klaar bent met het concept, stuur je het naar de arbeidsjurist.
De arbeidsjurist checkt of de brief aan de juridische eisen voldoet en draagt
zorg voor het plannen van de afspraak voor het verantwoordingsgesprek en de
verzending van de brief (ondertekening [Raad van Bestuur –
portefeuillehouder]). In de regel wordt het verantwoordingsgesprek gevoerd
door het hoofd van [Personeelszaken] en een arbeidsjurist. Soms wordt het
gesprek gevoerd door [het portefeuillehoudend lid van de Raad van Bestuur]
(en een arbeidsjurist).
Het doel van het verantwoordingsgesprek is dat de medewerker de gelegenheid
krijgt om zijn/ haar kant van het verhaal te vertellen. De medewerker mag zich
tijdens het verantwoordingsgesprek laten bijstaan door een gemachtigde. Van
het verantwoordingsgesprek wordt een verslag gemaakt. Vervolgens adviseert
de arbeidsjurist (vaak in overleg met de afdeling) aan de portefeuillehouder
over de op te leggen maatregel. De portefeuillehouder neemt vervolgens een
4/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
8.2.3 Toelichting toepassen sancties
besluit, waarin tevens gemotiveerd op de verantwoording van de medewerker
wordt ingegaan.
Het is dus uitdrukkelijk niet mogelijk een procedure betreffende (het voornemen
tot) de oplegging van een disciplinaire maatregel binnen de afdeling zelf af te
doen (zie ook Bevoegdhedenregeling). Dit is een bevoegdheid van de [Raad
van Bestuur (portefeuillehouder)] waarover de arbeidsjurist adviseert.
Op non-actief stelling
Het is mogelijk dat de omstandigheden dusdanig zijn dat de medewerker
voorlopig niet meer op de werkvloer kan worden toegelaten. Bijvoorbeeld in het
geval een medewerker een collega heeft neergestoken of de medewerker het
onderzoek naar de feiten zou kunnen frustreren. Op grond van [artikel x.x van
de CAO] kan de medewerker dan (voorlopig) op non-actief gesteld worden.
Omdat bij een dergelijke beslissing vaak haast is geboden, ligt de bevoegdheid
tot het nemen van het zogenoemde ‘voorlopige besluit’ tot non-actiefstelling bij
de leidinggevende tot en met [het niveau x, zie Bevoegdhedenregeling].
Afhankelijk van de positionering van de betreffende medewerker kan dus
bijvoorbeeld de [Zorgmanager of het afdelingshoofd] besluiten tot de voorlopige
non-actiefstelling. Het besluit kan mondeling worden meegedeeld. Daarna moet
uiterlijk binnen één week een hoorgesprek plaatsvinden. Dat gesprek wordt
gevoerd door het hoofd van [Personeelszaken] en een arbeidsjurist. Omdat de
datum voor dit gesprek direct bij de mondelinge, voorlopige non-actiefstelling
moet worden meegedeeld aan de medewerker, dien je hierover vooraf contact
te hebben gehad met de arbeidsjurist tenzij dit absoluut onmogelijk was (de non
actiefstelling leidde geen enkel uitstel). De datum voor het gesprek wordt
schriftelijk bevestigd.
Ook hiervoor is een modelbrief beschikbaar. Ook hier geldt dat je de
uitgewerkte brief naar de arbeidsjurist kunt sturen, die het na check laat
tekenen en verzenden.Na het gesprek wordt een verslag opgesteld. Indien
mogelijk valt het gesprek samen met het verantwoordingsgesprek. De
portefeuillehouder beslist vervolgens over de definitieve op non-actiefstelling.
Definitief betekent uiteraard niet oneindig.
Aan iedere non-actiefstelling is een termijn verbonden, die afhangt van de
omstandigheden van het geval. Zonodig is verlenging mogelijk door de
portefeuillehouder na advies door de arbeidsjurist.
Samengevat
Actielijst bij plichtsverzuim van een medewerker:
 (Vermoeden van) Plichtsverzuim?
 [Personeelsadviseur] neemt contact op met een arbeidsjurist
 Verzamel bewijzen, getuigenverklaringen e.d. en stuur cc. naar de
arbeidsjurist
 Maak concept brief voornemen oplegging disciplinaire maatregel/
verantwoording plichtsverzuim
 Laat je conceptbrief (ven) nakijken door een arbeidsjurist
 Arbeidsjurist geeft verdere instructies.
5/5
versie 1.0 – 20
jul 17
Handboek NEN7510
8.2.3 Toelichting toepassen sancties