Handleiding voor de Algemene Leden Vergadering

Handleiding voor de Algemene Leden Vergadering
Wat is een ALV?
ALV staat voor Algemene Leden Vergadering. Dit betekent dat alle leden van de MFVU
welkom zijn op deze vergadering. Op de ALV evalueert het bestuur van de MFVU haar
beleid van de afgelopen periode en presenteert het beleid van het komende jaar. Ook
belangrijke zaken zoals financiële en secretariële verslagen worden gepresenteerd.
Alle leden van de MFVU die geïnteresseerd zijn in het beleid van de MFVU zijn van harte
welkom. Van alle commissies van de MFVU wordt een afgevaardigde verwacht op de ALV
die een korte update kan geven over de stand van zaken binnen zijn commissie.
Wat gebeurt er tijdens de ALV?
De MFVU organiseert in principe twee keer per jaar een ALV. Eén hiervan is in januari, dit
is de wissel ALV. Op deze ALV treedt het bestuur af en wordt het kandidaatsbestuur
aangesteld. Het bestuur moet voordat zij aftreden laten zien dat zij hun financiën op orde
hebben en vertellen hoe zij hun beleidsplan hebben uitgevoerd. Nadat het
kandidaatsbestuur is aangesteld als bestuur lichten zij hun begroting voor het komende
jaar toe en bespreken zij hun beleidsplan.
In juni vindt de halfjaarlijkse ALV plaats. Op deze ALV bespreekt het bestuur hoe ver zij
zijn met het te voeren beleid en wordt er een verslag gegeven van de financiële situatie.
Op beide ALV’s brengen commissies ook verslag uit van afgelopen activiteiten en de
financiële resultaten hiervan en van komende activiteiten met een begroting.
Voorafgaand aan de ALV zal het bestuur zorgen voor eten. Tijdens de ALV is er ook
drinken en zijn er versnaperingen.
Hoe verloopt de ALV en de organisatie hiervan?
De uitnodiging voor de ALV en de agenda van de vergadering wordt minimaal twee weken
van te voren naar alle actieve leden en oud-besturen per post opgestuurd. De rest van de
leden wordt per e-mail uitgenodigd.
De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de MFVU. De voorzitter geeft
mensen de beurt om te mogen spreken.
Als er onderwerpen zijn waarover gestemd moet worden dan zullen deze al op de agenda
vermeld zijn.
Wat kan een lid tijdens de ALV?
Als lid kun je een brief sturen naar de ALV. Deze zal dan tijdens de ALV worden besproken.
Daarnaast kun je als lid tijdens de ALV meepraten over het beleidsplan, de financiën en het
jaarprogramma van de MFVU. Aan het einde van de ALV is er een rondvraag. Hier is ruimte
voor vragen of kun je het bestuur nog iets meegeven voor het komende jaar.
Hoe ziet een agenda van de ALV eruit?
Hieronder een algemene agenda van een wissel ALV. Het bestuur kan er voor kiezen om speciale
punten toe te voegen die voor die vergadering interressant zijn.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Opening
De voorzitter der MFVU opent de vergadering.
Vaststellen agenda
Mogelijke aanvullingen of wijzigingen in de agenda kunnen worden vastgesteld.
Goedkeuren notulen Algemene Leden Vergadering dd 6 juni 2013
De notulen van de vorige ALV worden besproken en eventuele wijzigingen doorgevoerd.
Post
Eventuele post die door leden naar de ALV is gestuurd wordt voorgelezen.
Mededelingen bestuur
De voorzitter van de MFVU kan op dit punt mededelingen doen.
Vaststellen secretariële en financiële jaarverslagen commissies
Alle commissies presenteren hun activiteiten sinds de vorige ALV, hun financiële resultaat en hun
plannen en begroting voor het komende jaar.
Vaststellen secretarieel jaarverslag MFVU algemeen 2013
Het bestuur presenteert de activiteiten die zij hebben georganiseerd het afgelopen jaar.
Vaststellen financieel jaarverslag MFVU algemeen 2013
De penningmeester presenteert het financiële resultaat van de MFVU van het afgelopen jaar.
Vaststellen financieel jaarverslag MFVU boekwinkel 2013
De winkelcoördinator presenteert het financiële resultaat van de boekwinkel van het afgelopen
jaar.
Evaluatie beleidsplan 2013
Het bestuur vertelt hoe zij het beleidsplan hebben uitgevoerd en legt hierover verantwoording af.
Sluiten verenigingsjaar 2013 en openen verenigingsjaar 2014
De voorzitter van de MFVU opent het volgende verenigingsjaar.
Decharge bestuur 2013 en verkiezing en installatie bestuur 2014
Het bestuur van 2013 wordt bedankt voor hun inzet en het kandidaatsbestuur wordt na
goedkeuring van de ALV geïnstaleerd als nieuw bestuur.
Decharge en installatie Kascommissie
De kascommissie zijn oud-penningmeesters en oud-winkelcoördinatoren van het afgelopen twee
jaar die toezicht houden op de financiën van de MFVU en de boekwinkel.
Decharge en installatie Commissie van Advies
De Comissie van Advies is een commissie van vijf oud-bestuursleden die toezicht houden op het
bestuur en verder het bestuur ondersteunen en advies geven.
Vaststellen beleidsplan 2014
Het beleidsplan van het nieuwe bestuur wordt besproken en de ALV kan het bestuur van advies
voorzien en eventueel stemmen over punten die in het beleidsplan staan.
Vaststellen begroting MFVU algemeen 2014
De nieuwe penningmeester presenteert zijn begroting aan de ALV. De ALV kan het bestuur van
advies voorzien en er zal worden gestemd over de begroting.
Vaststellen begroting MFVU winkel 2014
De nieuwe winkelcoördinator presenteert zijn begroting aan de ALV. De ALV kan het bestuur van
advies voorzien en er zal worden gestemd over de begroting.
WVTTK
Eventuele punten die tijdens de vergadering naar boven komen kunnen hier worden besproken.
Rondvraag
Iedereen heeft de mogelijkheid om vragen te stellen of om het bestuur nog iets mee te geven.
Sluiting
De voorzitter van de MFVU sluit de vergadering.