Organisatie (Roei)vereniging
advertisement
Organisatie (Roei)vereniging Rob Martens Agenda • Voorstel rondje • Doel van de workshop • Rolverdeling en verantwoordelijkheid • Administratief • Vragen Doel workshop • Het efficiënt en effectief organiseren van een vereniging • Omgaan met verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden • Handreikingen voor het gezond houden van een vereniging Rolverdeling en verantwoordelijkheid • Vereniging • ALV • Bestuur • Commissies • Relaties Vereniging Een vereniging is een verzameling mensen die zich met een bepaald doel georganiseerd heeft. • Grote diversiteit in de leden met een gezamenlijk doel: Roeien • Dagelijkse gang van zaken wordt geregeld door het bestuur • Het bestuur wordt benoemd door de Algemene Leden Vergadering • Een vereniging kan al dan niet een rechtspersoon zijn ALV • Algemene Leden Vergadering • Hierin hebben de leden zeggenschap over de vereniging. Dit is het hoogste orgaan binnen de vereniging! • 2 ALV’s één eind november (Vooruitkijken, doelstellingen, begroting, contributie, investeringen komende jaar) en eind maart (Verantwoording afgelopen jaar) Bestuur • Algemeen • “Mindset” bestuursleden • Aansprakelijkheid • Vergaderen • Afspraken (één mond spreken, afspraken nakomen, Heldere communicatie • Taken Bestuur - Algemeen • Is belast met het dagelijkse bestuur van de vereniging, staat ten dienste van de vereniging en handelt in het belang van de vereniging. • Het bestuur vertegenwoordigd de vereniging extern. • Bestuursleden worden benoemd door de ALV uit de leden en legt hieraan verantwoording af • Bestaat uit minimaal drie personen: Voorzitter, Secretaris en Penningmeester; Dit is het dagelijks bestuur (functie scheiding) • Het bestuur handelt op strategisch en tactisch niveau (Wat is de visie, wat willen we bereiken) en laat de uitvoering aan de commissies over. Bestuur - “Mindset” • Verenigingsagenda – Wat is goed voor de vereniging, denk vanuit het gezichtspunt van de vereniging en diens leden • Verantwoordelijkheid voor de vereniging • Erken kwaliteiten van de andere bestuursleden en commissies en benut elkaars sterke punten • Coach nieuwe bestuursleden hierop • Praat met één mond, elk bestuurslid communiceert hetzelfde. Bestuur – aansprakelijkheid Bestuursleden bij verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid zijn niet aansprakelijk, tenzij er sprake is van • onbehoorlijk bestuur: Niet tijdig informeren toezichthouders, kredietbewaking, subsidie eisen, onvoldoende deskundigheid of besluiteloosheid Faillissement tgv onbehoorlijk bestuur • In de oprichtingsfase van een vereniging • De vereniging en/of bestuursleden niet ingeschreven zijn bij de kamer van koophandel Bestuursleden zijn collectief en hoofdelijk aansprakelijk; ook voor fouten van medebestuurders Bestuur – aansprakelijkheid (2) Beperken van aansprakelijkheidsrisico’s: • Schrijf bestuursleden binnen 8 dagen in bij het handelsregister van de KvK • Behoorlijk bestuur: Werk verantwoord, gewetensvol, loyaal en bewust binnen de regels van de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement en de bestuursbesluiten. • Blijf binnen de bevoegdheden • Kijk mee met collega bestuurders (constateringen en vastleggen) • Leer van fouten Bestuur Vergaderen • 6 tot 8 keer per jaar • Probeer te streven naar unanieme beslissingen, zeker bij gevoelige onderwerpen, heb oog voor alternatieven • Streef naar een eenduidige uitleg; Niet alleen de mening maar juist ook de onderbouwing is van belang • Neem alleen een beslissing als de voldoende onderbouwd kan worden, anders een volgende keer. Laat het onderwerp eventueel tijdens het roeien ter sprake komen om de leden te polsen • Goede notulen zijn een must! • Voorkom dat in het bestuur het werk van commissies gedaan gaat worden! Bestuur - Afspraken • Leg afspraken en beslissingen vast in de notulen • Kom afspraken na en communiceer tijdig als dat niet lukt • Werk met een aantal vaste onderwerpen op de agenda, zoals: Financiën Actielijst Incidenten • Eenduidige communicatie Bestuur - Taken • Beslissingen nemen uit naam van de vereniging en het vastleggen hiervan • Voorbereiden ALV’s • Eenheid binnen de vereniging bewaken en bewaren • Gezicht van de vereniging naar buiten (visitekaartje van de vereniging) • Gezond houden van de vereniging Budget bewaking Bewaken van de identiteit van de vereniging Commissies • Commissies worden over het algemeen benoemd door het bestuur: Onderhoudscommissie Opleidingscommissie Activiteitencommissie Etc. • Een commissie wordt geleid door een commissaris • De kas controle commissie wordt benoemd door de ALV • Budget verantwoordelijkheid commissies? Relaties - binnen de vereniging • Tussen ALV en Bestuur Al dan niet benoeming in functies De ALV bemoeit zich niet met de wijze waarop het bestuur de werkzaamheden in het bestuur verdeeld De ALV kan het bestuur op basis van feiten wel tot de orde roepen • Tussen Bestuur en Commissies Commissarissen in het bestuur, of verantwoordelijke in het bestuur voor één of meerdere commissies Commissies dienen onderbouwde voorstellen in, het bestuur toetst dit aan het verenigingsbelang Voorkom dat in het bestuur de besluitvorming van de commissies wordt overgedaan. Relaties - met derden • Met KNRB : is spreekbuis van en aanspreekpunt voor de roeisport vertegenwoordigt de roeiverenigingen op landelijk en internationaal niveau – staat ten dienste van de verenigingen • Met overheden : gezonde bevolking – sporten – zo min mogelijk middelen • Met leveranciers : Zakelijk • Met sponsoren : voor wat, hoort wat – streef naar een win-win situatie Administratief • Statuten • Reglementen • Beleidsplan • Verzekeringen • Logboek • Notulen • Jaarverslag (Inclusief financiële verslaglegging) • Financieel Administratief - Statuten • Kunnen alleen door een notaris gewijzigd worden • Met volledige rechtsbevoegdheid : Statuten en inschrijving KvK zijn essentieel. De vereniging als rechtspersoon is aansprakelijk, tenzij er sprake is van onbehoorlijk bestuur • Met beperkte rechtsbevoegdheid : Statuten en KvK niet noodzakelijk Bestuurders zijn hoofdelijk aansprakelijk Administratief - Reglementen • Huishoudelijk reglement • Reglement van orde • Reglement commissies • Veiligheidsreglement Administratief - Beleidsplan • Wat is de visie van het bestuur voor een periode van 5 jaar • Niet alleen van belang voor externe partijen (Sponsoren en gemeente) • Maar ook intern als raamwerk om aan te werken, (onderwerpen zijn vaak niet binnen een jaar goed geregeld) Administratief - Verzekeringen • WA • Verzekering vrijwilligers (veelal via de gemeente mogelijk) • Opstal en inboedel verzekering (Vloot tegen nieuwwaarde?) • Rechtsbijstandsverzekering • Bestuurlijke aansprakelijkheidsverzekering • Vaartuig verzekering (WA of all-risk) in hoe verre is de stuurman of roeier aansprakelijk Administratief - Logboek • Uit en inschrijven van boten • Mankementen aan de boten • Incidenten op het water en op de wal Administratief - notulen • Vastlegging van vergaderingen in notulen inclusief beslissingen en afspraken voor: ALV’s Bestuursvergaderingen • Nauwkeurige en eenduidige vastlegging voorkomt discussie achteraf Administratief - jaarverslag • Geen proza waarin het afgelopen jaar de revue passeert, • maar de verantwoording van het bestuur aan de vereniging over het afgelopen jaar. • Op basis hiervan geeft de ALV decharge aan het bestuur t.a.v. het gevoerde beleid Administratief - financieel • Begroting • Investeringsplan • Ten alle tijden moet en bijgehouden boekhouding overlegd kunnen worden Vragen • Welke onderwerpen leven er nog?
