banner nvb plaatsen

Algemene Ledenvergadering
16 juni 2016
CONCEPT-verslag
Aanvang
Locatie
:
:
13.30-15.30 uur ALV vergadering
Philharmonie te Haarlem (KVAN-jubileumdagen)
1. Opening, vaststellen agenda en mededelingen bestuur
De voorzitter verontschuldigt Paul Baak, Ingeborg van Dusseldorp en Martijn Hartman-Maatman voor hun
afwezigheid. Martijn Blok vervangt Paul Baak. Martijn Blok en Ingeborg Verheul zijn verlaat. Raimond Fifis is als
bijzondere gast aanwezig. Hij is projectleider van de KNVI2017 en zal evt. vragen beantwoorden.
2. Vaststellen concept-verslag vergadering van 4 juni 2015
 Er zijn geen tekstuele wijzigingen n.a.v. het verslag, wel opmerkingen:
 § 3., pagina 1: Vraag Suzanne Bakker over de begroting van de afdelingen. Het bestuur heeft hier de
statuten op nageslagen: de begrotingen van de afdelingen hoeven niet aan de ALV worden voorgelegd.
 § 4b. vacature penningmeester, pagina 1: De voorzitter neemt de vacature penningmeester waar tot
de fusie van de drie verenigingen aan het eind van dit jaar is voltooid.
 § 4c. Procedure benoeming nieuwe voorzitter, pagina 2: Het nieuwe voorzitterschap komt aan de orde
bij het samenstellen van het nieuwe bestuur.
 § 5.e Vaststellen begroting 2016: Peter Evers heeft gevraagd om de cijfers aan te passen en dit is
inmiddels gebeurd.
 § 6, bullet 1, pagina 2: Het jaarverslag 2014 is mede met dank aan Jan van der Burg aangepast.
 § 6, bullet 5, pagina 3: Vraag Lia van der Riet om een acroniemenlijst toe te voegen aan het jaarverslag
van 2015, dit is nu niet gebeurd maar wordt als tip vastgelegd voor de eindverantwoordelijke van het
jaarverslag in de nieuwe vereniging.
 § 7, pagina 3: De KNVI is weer in gesprek met st. VOGIN over verdere samenwerking. In september
2016 komen beide besturen weer bijeen.
Het verslag wordt vastgesteld.
3. Voorstel samensmelting KNVI met Ngi-NGN en SOD:
a. Inleiding door de voorzitter (bijlagen: 1. Voorstel samengaan, voorstel 1.0, 2. Flyer)
Samenwerking zoeken is voor onze verenging van het grootste belang. De KNVI is in gesprek en zoekt
samenwerking met BRAIN, st. Bibliotheekwerk / de Bredebieb, FOBID, st. GO-Fonds, KVAN, NVBA, LWVSO, KB
(als mogelijke partner voor een gezamenlijk congres in 2018). De KNVI is lid van iPoort.
Tijdens de gesprekken die de KNVI hield met de Ngi-NGN, NVBA en SOD werd duidelijk dat deze verenigingen
veel gemeen hebben en elkaar kunnen vinden op inhoud (BigData, privacy, lockchain, auteursrechten, digitale
overheid 2017, digitale veiligheid, iBook, dataopslag etc.). De ledenaantallen lopen terug, bij de KNVI, en bij de
samenwerkingspartners. Het is noodzaak om elkaar op te zoeken om de verenigingen te kunnen versterken.
Tijdens het congres van vorig jaar zijn de samenwerkingspartners genoemd en de besturen hebben elkaar
regelmatig ontmoet. In september vorig jaar is een intentieverklaring getekend. Daarna is in een vrij korte
periode besloten om tot een samensmelting te komen. We zijn nu zover dat we dit jaar tot een afronding
kunnen komen. Op 1 januari 2017 zou de ‘KNVI2017’ gerealiseerd kunnen zijn. Op de website
http://samen.knvi.info/ staan verschillende stukken om de leden over de samenwerking te informeren. De
leden worden uitgenodigd om vragen te stellen.
b. Ruimte voor vragen, suggesties, ideeën
De voorzitter nodigt de aanwezigen uit om vragen te stellen over de bijlage ‘Samengaan Ngi-NGN, KNVI en
SOD’:
 Peter Evers wil een aantal aspecten belichten. Een centrale plek (het verenigingsbureau) waar de KNVI
leden een gevoel bij hebben vindt hij belangrijk, ook voor de herkenbaarheid. Daar komt nog bij dat hij
KNVI ALV verslag 16 juni 2016
20160720 12:15:23 - #1/4






de kostenkant voor huur van toekomstige externe vergaderruimtes te geminimaliseerd vindt. Dit geldt
ook voor de kosten van MOS in Nijkerk. Tevens wil hij weten hoe er wordt omgegaan met de vrijwillige
en vaste krachten.
De voorzitter licht toe dat serieus is onderzocht hoe de vergaderlocatie beter uitgebaat kan worden.
Dit betekent dat ook geïnvesteerd moet worden in de locatie. Echter de verhuurder van het pand wil
niet dat we de locatie commercieel verhuren. Binnen eigen kringen heeft het bestuur geprobeerd de
bezetting van de vergaderruimte te vergroten. Bij het maken van een analyse zijn we tot de conclusie
gekomen dat we moeten investeren en de kosten er niet uit krijgen. Bovendien heeft de locatie zelf
nauwelijks toegevoegde waarde. Gebleken is, dat de locatie niet als ‘verenigingshonk’ wordt
beschouwd. Het bestuur heeft daarom besloten om de locatie op te geven. Een groter deel van de
contributie kan zo ten goede komen aan activiteiten voor de leden.
Peter Evers is van mening dat er meer geld zal worden besteed aan o.a. de huur van
vergaderverhuurruimtes dan nu berekend is.
Wat betreft het besluit om de organisatorische en administratieve ondersteuning in eigen hand te
houden of uit te besteden; de Ngi-NGN heeft haar verenigingsondersteuning reeds uitbesteed. De
ondersteuning van de KNVI doen Jacqueline Minnema en Jolieke Schroot. De medewerkers zijn
vroegtijdig geïnformeerd over het traject en het bestuur gaat dit proces verder met de betrokken
individuen zorgvuldig afwikkelen. Peter Evers wil graag over drie jaar evalueren wat de kosten/baten
zijn van de vergaderingen (huidige locatie t.o.v. extern).De voorzitter zegt dit toe.
Peter de Jong merkt op, dat Ngi-NGN en SOD een deel van hun identiteit inleveren voor de KNVI. Hij is
blij dat we onze naam kunnen voortzetten en het predicaat Koninklijk behouden. Hij vindt het
belangrijk, met het oog op de verschillende identiteiten, dat we elkaar kunnen vinden op de inhoud en
werkelijk kunnen samensmelten. De voorzitter vertelt dat we hier de komende tijd structureel in
moeten investeren d.m.v. communicatie, aandacht en activiteiten van en voor de leden. Ook bij het
congres zullen de gezichten van de verschillende branches in beeld moeten komen. De voorzitter legt
uit dat, naast het bestuur, een Raad van Advies zal toezien op behoud van identiteit en dat we met
elkaar in gesprek blijven. Elkaar vinden op inhoud en samenwerken bij activiteiten zal opleveren dat
leden de meerwaarde gaan ervaren.
Eveline van Haren-Tijmensen vindt dat het beroep van informatieprofessional meer kan worden
geprofileerd. De voorzitter zegt dat de Ngi-NGN een boek heeft uitgegeven: de ‘Informatieprofessional
2.0’. Er komt een herziene versie vanuit de nieuwe vereniging, waarin aandacht wordt gegeven aan
(her)definiëring en profilering.
Hans de Man vindt het belangrijk dat er projectmatig activiteiten worden ontwikkeld i.p.v. door
afdelingen. Bovendien vindt hij het van belang dat er wordt ingespeeld op de actualiteit (in de context
van de beroepsgroep). De voorzitter antwoordt dat beide structuren, naast de structuur van de regio,
wordt gewaarborgd in de nieuwe vereniging.
Erwin la Roi wil weten wanneer de fusie geslaagd is. Bijvoorbeeld wanneer de ledenaantallen gelijk
blijven? Hoe pijlen we dat dit? De voorzitter legt uit dat alle drie de verenigingen kampen met leden
terugloop. Een concreet doel is een sterkere vereniging te zijn en het aantal leden niet terug te laten
lopen, maar dit is moeilijk te beïnvloeden. Bij de Ngi-NGN hebben ze hard gewerkt aan het behoud
van leden d.m.v. ‘community management’. Leden niet alleen op het congres, maar ook via de
website goed informeren. De Ngi-NGN heeft hiervoor iemand ingehuurd die daar veel tijd aan
besteedt. Raimond Fifis vult aan dat twee meetpunten ook ledenparticipatie en ledentevredenheid
kunnen zijn.
Het zichtbaar maken van de noodzaak van ons beroep, het lobbyen voor ons vak, daar wil KNVI2017
zich ook voor inzetten. Peter Evers stelt voor dat ‘lobbyen’ (zoals ook op de flyer staat vermeld) meer
expliciet wordt genoemd, ook naar bedrijven toe. Erwin la Roi wil dan ook laten vaststellen wat de
lobby activiteiten hebben opgebracht. Huib Verhoeff vindt dat belangenbehartiging (standpunt KNVI)
naar de politiek een doelstelling zou kunnen zijn. De voorzitter legt uit dat het moeilijk is, in politieke
sfeer of in generieke sfeer, om de informatieprofessional te profileren. De informatieprofessional zou
wel binnen een bedrijf zichtbaar moeten worden gemaakt; hoe belangrijk het werk van een
informatieprofessional is en dat een informatieprofessional goed is opgeleid. De KNVI is lid geworden
van iPoort. Twee keer per jaar wordt er een themabijeenkomst gehouden in Nieuwspoort. Er is een
afspraak om samen met BRAIN en KVAN de rol van informatieprofessional daar zichtbaarder te maken.
Lia van der Riet voelt veel voor een vast aanspreekpunt en dat groepen onderling goed schakelen. Dat
kan volgens haar alleen als er een ‘warme plek’ is. De voorzitter antwoordt dat de plek waar de leden
KNVI ALV verslag 16 juni 2016
20160720 12:15:23 - #2/4
elkaar ontmoeten het congres is, om te netwerken en bij te praten. Elk jaar blijkt het organiseren van
een groot congres door de leden om meerdere redenen zeer gewaardeerd wordt.
 Peter Nieuwenhuizen wil in het kader van de financiën weten of er is nagedacht over de contributie.
Tevens informeert hij naar de financiële positie van de Ngi-NGN en SOD. De voorzitter vertelt dat de
KNVI de kleinste reserve heeft van de drie partijen. We gaan afspraken maken over wat te doen als de
samensmelting geen succes blijkt te zijn. Er is een reservepot die nodig is om aan contractuele
verplichtingen te kunnen voldoen. Het bestuur van de nieuwe vereniging krijgt een belangrijke taak
om de middelen strategisch in te zetten voor de vereniging. In 2017 houden we dezelfde
lidmaatschapstructeren als in 2016. Het huidige verenigingsbestuur zet geen financiële koers uit voor
de nieuwe vereniging. Dit wordt aan de nieuwe bestuurders overgelaten.
 Peter Nieuwenhuizen wil weten of er is nagedacht over één algemeen vakblad. De voorzitter
expliciteert dat vanuit de KNVI is gesproken met uitgeverij van IP. Ngi-NGN heeft het vakblad
Informatie, Infra en De Automatiseringsgids. Een nieuw tijdschrift ‘AG connect’ wordt volgende week
gelanceerd waarin de drie bladen opgaan. SOD heeft het vakblad OD. De Ngi-NGN is deels eigenaar
van het vakblad Informatie.
Bij een lidmaatschap vanaf 2017 ontvangen leden niet meerdere vakbladen. In het voorstel staat dat
nieuwe leden het Ngi-NGN tarief betalen en een vakblad naar keuze ontvangen.
 Hans de Man vraagt of er nu alvast een tijdelijk bestuur kan worden geïnstalleerd voor een vliegende
start en het waarborgen van continuïteit. De voorzitter zegt dat hij dit bij agendapunt 3.c had willen
opmerken. De KNVI2017 is inderdaad naarstig op zoek naar nieuwe bestuursleden.
De voorzitter stelt voor om over te gaan op het stemmen. Twee vrijwilligers vormen een stembureau: Jan
Molendijk en Hans de Man. Uitslag: er zijn in totaal 53 stemmen uitgebracht. 1 stem tegen, 48 stemmen
voor en 4 leden onthouden zich van stemmen.
3.c. Vervolgstappen, planning
 Wat gaan we na vandaag doen? Het voorstel zal verder worden uitgewerkt. Er komen nieuwe
statuten en een nieuw huishoudelijk reglement. De KNVI gaat op zoek naar nieuwe bestuursleden.
Oproep van de voorzitter; laat het weten of je zelf bestuurslid wil worden of mensen wil aandragen.
Het doel is de bestuurlijke last te verminderen. Alle voorzitters hebben aangegeven te willen stoppen.
In de statuten van de KNVI wordt de voorzitter gekozen door de ALV. Bij de Ngi-NGN worden alle
bestuursleden gekozen door de ALV. Op 24 november a.s. is de eerstvolgende ALV van de KNVI. Daar
zullen de nieuwe statuten besproken worden. Voor de continuïteit wordt gedacht aan een ‘Raad van
Advies’. Drie bestuursleden uit de verschillende verenigingen zullen een ‘Raad van Advies’ vormen om
continuïteit en identiteit te waarborgen. De naam KNVI blijft gehandhaafd maar met een nieuwe elan,
een nieuwe huisstijl en website etc. Er zal ook veel aandacht worden besteed aan ‘community
management’ en social media etc.
3. d. Besluitvorming
De voorzitter stelt voor om over te gaan op het stemmen.
Het bestuur brengt het volgende in stemming:
'De Algemene ledenvergadering stemt in met het voornemen van het bestuur om per 1 januari 2017 samen
te gaan met de Ngi-NGN en SOD en geeft het bestuur opdracht tot formalisering van de samensmelting
volgens het voorstel ‘Samenvoeging Ngi-NGN, SOD en KNVI tot KNVI2017’.
Twee vrijwilligers vormen een stembureau: Jan Molendijk en Hans de Man.
Uitslag: er zijn in totaal 53 stemmen uitgebracht. 1 stem tegen, 48 stemmen voor en 4 leden onthouden
zich van stemmen.
4. Bestuurszaken
Ter informatie is bijgevoegd de samenstelling bestuur (bijlage: Samenstelling Bestuur 2016, versie 9 maart
2016)
a. Benoeming Frans Huigen, Marjolein Kranse en Ingeborg Verheul als bestuurslid.
De drie asp. bestuursleden stellen zich kort voor. Frans Huigen (Taskforce Young Professionals), Marjolein
Kranse (voorzitter werkgroep congres 2016) en Ingeborg Verheul (i.s.m. voorzitter actief in werkgroep
KNVI2017). De benoemingen worden door de ALV met instemming aanvaard.
KNVI ALV verslag 16 juni 2016
20160720 12:15:23 - #3/4
5. Financiële zaken:
a. Concept-jaarrekening incl. accountantsverklaring 2015 (brief Baker Tilly Berk, op aanvraag via [email protected])
(bijlage: overzicht begroting 2015, realisatie 2015 en begroting 2016)
De ALV heeft geen vragen over de accountantsverklaring. Jan van der Burg is niet aanwezig. Hij had enkele
vragen per e-mail gesteld en deze zullen schriftelijk worden beantwoord. De jaarrekening 2015 wordt
vastgesteld.
b. Verslag kascontrole commissie (bijlage)
De kascommissie bestaat uit Alice Doek, Trijntje Lucassen en Jurrien Lueks. De kascommissie adviseert positief
over de bevindingen. Er zijn geen vragen vanuit de ALV.
c. Dechargé bestuur voor financieel beleid
De ALV dechargeert het bestuur.
d. Vaststellen contributies 2017
Het bestuur stelt voor om de contributies voor 2017 gelijk te houden aan die van 2016.
De ALV stemt unaniem in met dit voorstel.
6. Jaarverslag 2015 (bijlage)
De voorzitter bedankt de secretaris en de afdelingsbesturen voor het jaarverslag en Jeroen Minnema voor de
vormgeving.
7. Rondvraag
Geen.
8. Sluiting en vaststellen volgende ALV op 24 november 2016
-
Presentieoverzicht ALV 16 juni 2016
01. Marjo Bakker
12. Eric Ketelaar
23. Josepha Olsthoorn
02. Martijn Blok vervangt
13. Rob Klaverstijn
Paul Baak (14.55 uur
aanwezig, niet meegestemd)
03. Dieuwke Brand-de-Heer
14. Marjolein Kranse
24. Ronald de Nijs
04. Hedwig Bulthuis
15. Hans de Man
26. Erwin la Roi
05. Peter Evers
16. Yvonne May
27. Eduard Ruppert
06. Judith Gulpers
17. Moira Meijer
28. Jolieke Schroot
25. Lia van der Riet
07. Eveline van Haren-Tijmensen 18. Jacqueline Minnema
29. Eva Vedder-Verhoeff
08. Jos van Helvoort
19. Jan Molendijk
30. Ingeborg Verheul
09. Frans Huigen
20. Klaas Jan Mollema
31. Huib Verhoeff
10. Peter de Jong
21. Didi Mulder-Voor in ’t Holt
32. Ingeborg Versprille
11. Gerdien de Jonge
22. Peter Nieuwenhuizen
33. Michel Wesseling, voorzitter
VET = (asp.) verenigingsbestuursleden
KNVI ALV verslag 16 juni 2016
20160720 12:15:23 - #4/4