WORD, 42 KB - Gemeente Leiden

Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Inbelvoorziening raadsleden op gemeentelijk netwerk
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie FAWV
bijgaand raadsvoorstel vast te stellen waarin wordt voorgesteld om een inbelvoorziening te creeëren
voor raadsleden, middels een terminal server en hiervoor aan alle raadsleden een notebook ter
beschikking te stellen.
Korte overwegingen
Bij amendement, ingediend bij RV 00.0044, MOP 1999-2004, heeft de Raad zich uitgesproken om bij
het deelprogramma 5 (ICT) een extra aandachtpunt aan de Meetbare Doelen toe te voegen en wel de
volgende:
“Het door de gemeente Leiden ontwikkelde RIS wordt voor eind 2000 ingevoerd. Raadsleden krijgen een
individuele inbel-mogelijkheid op dit syteem. De publieke informatie komt ook beschikbaar voor de
gemeentelijke internetsite leiden.nl.”
Aan het eerste onderdeel van het amendement is nu voldaan want vanaf begin oktober 2000 kan het
systeem worden gebruik vanaf PC’s met een rechtstreekse aansluiting op het gemeentelijke netwerk.
Voor wat betreft het tweede deel: indiviudele inbel-mogelijkheid voor raadsleden het volgende:
Raadpleging via een beveiligde inbelverbinding vanaf een pc met modem verkeert momenteel in een
testfase. Voorgesteld wordt om deze inbelverbindingen ter beschikking te stellen aan de raadsleden.
Zij dienen zelf te beschikken over een geschikte PC, d.w.z dat deze dient te zijn uitgerust met het
besturingssysteem windows95 of hoger, een modem en een tekstverwerker, die word97 documenten
kan lezen. Degenen, die hier niet over beschikken zullen zelf een PC moeten aanschaffen met de juiste
specificaties. De telefoonkosten blijven voor rekening van de gebruikers.
Om te voorkomen dat niet alle raadsleden optimaal gebruik kunnen maken van de inbelvoorziening is
gezocht naar een standaard voor iedereen. Daarbij zijn een aantal opties aan de orde geweest.
Optie 1. eigen pc
Voordelen:
lage kosten
Nadelen:
niet iedereen heeft geschikte pc
groot storingsrisico, met name door eigen software
hoge ‘reparatie’kosten (bezoek aan huis, installatie aan huis)
Optie 2
aanschaf desktop
Voordelen:
uniforme specificatie
minder storingsrisico
Nadelen:
omvangrijk
bij storing toch ‘huis’bezoek (kosten)
duurder door supportkosten
Optie 3
aanschaf notebook
Voordelen:
uniforme specificatie
minder storingsrisico
goed uitwisselbaar bij wisselingen Raad
bij storing meenemen (geen huisbezoek)
Nadelen:
hogere aanschafkosten
Voorgesteld wordt voor optie 3 het notebook te kiezen. Deze optie is, mede vanwege het ontbreken
van supportkosten, ‘slechts’ f 5000,- op jaarbasis duurder.
Voor het inbellen wordt gebruikt gemaakt van een zgn. terminal-server, waarop 30 gebruikers
gelijktijdig kunnen inbellen. Deze server wordt tijdens kantooruren ook gebruikt door medewerkers
van de gemeente, die werken op locaties, die niet direct aan het gemeentelijk netwerk zijn
aangesloten. Dit gebruik beperkt zich in de praktijk van tot ± 15 gelijktijdige gebruikers. Alleen de
aansluiting voor de politie blijft continue actief. Dit betekent dat tijdens kantooruren ± 15 en
daarbuiten 29 lijnen voor raadsleden beschikbaar zijn.
Het RIS-systeem zelf is in zijn huidige vorm geschikt voor raadpleging door een beperkt aantal
gelijktijdige gebruikers. Omdat het gebruik naar verwachting, zowel intern als extern, snel zal
toenemen, zal het binnenkort worden overgezet naar andere hardware en een ander database
management systeem.
In de toekomst zal de programmatuur worden uitgebreid met een module, waarmee ook de
ontwerpfase, inclusief de ambtelijke besluitvorming wordt ondersteund.
Overigens is een inbelvoorziening voor raadsleden niet alleen nodig voor het RIS. Ook andere
gemeentelijke voorzieningen, zoals de Gemeentebladen etc (Pandora) kunnen via de inbelv oorziening
geraadpleegd worden.
Voor de raadsleden wordt thans uitgegaan van 50 aansluitingen:
39 raadsleden, burgemeester, secretaris en loco-secretaris, per fractie 1 duoraadslid (thans 5 duo’s)
Formatieve consequenties
nvt
Begrotingsconsequenties
kosten x ƒ1000,fase 1
bijdrage aan terminal-server
50 aansluitingen
verbinding ca. 2000 uur per jaar
Totaal
- aanschaf notebook
eenmalig
20
30
50
structureel
31
36
17
84
57
fase 2
conversie naar ander databasemanagement systeem 7
afschrijving en beheer NT-server door IBM
72
Dekking:
De eenmalige kosten voor fase 1 kunnen worden gedekt uit het beleidsproduct
“raadsinformatiesysteem” bij het bestuurssecretariaat van de bestuurdienst. Dit geldt ook voor de
kosten van de conversie naar ander datebasemanagementsysteem.
De kosten van de aanschaf van een notebook bedragen f 4000,- per stuk. Bij afname van 50 is dit f
200.000,- . Bij een 4-jaarlijkse afschrijving bedragen de structurele kosten f 57.059,-. Hier komen geen
supportkosten bij omdat de gebruikers bij storingen zelf het notebook ‘langs’ brengen.
De dekking van deze 57 kan plaatsvinden door vanuit het budget ‘raadsinformatiesysteem’ structureel
een bedrag van 35 over te hevelen naar de post ‘automatisering raadsleden’.
60020301/43445 -/- 35.000
60010102/43444 + 35.000
Blijven over de structurele kosten en de kosten van afschrijving en beheer NT-server door IBM voor
een totaal bedrag van f 156.000,- Voorgesteld wordt dit bedrag voor 2001 ten laste te brengen van
onvoorzien.
Overigens op het moment dat het derde deel van het amendement A2/00.0044 “De publieke
informatie komt ook beschikbaar voor de gemeentelijke internet-site leiden.nl.” daadwerkelijk
gerealiseerd zal zijn is de noodzaak van een terminal-server niet meer aanwezig. Op dat moment
kunnen de raadsleden RIS en Gemeentebladenvia de gemeentelijke internetsite bereiken.
2000.
Nr.
: 00.0128.
Dnst. : BD
Inbelvoorziening raadsleden op gemeentelijk
netwerk.
Leiden, 28 november 2000.
Omdat RAAS, het raadsinformatiesysteem, in een aantal opzichten niet meer voldeed, o.a.
op het punt van milleniumproof zijn, is in opdracht van de gemeente Leiden een nieuw
systeem, genaamd RIS, gebouwd. De belangrijkste functionele verbetering is, dat nu ook de
achterliggende stukken bij de B&W- en Raadsbesluiten kunnen worden geraadpleegd. De
stukken kunnen op diverse manieren worden opgezocht, o.a. via in de teksten voorkomende
woorden of woordcombinaties (full text). Het systeem is gebouwd met moderne technologie,
passend binnen de gemeentelijke standaards. De bestanden zijn inmiddels gevuld met alle
besluiten sinds 1994. De achterliggende documenten zijn toegevoegd vanaf ongeveer 1998,
het moment, dat ze digitaal werden aangeleverd.
Bij amendement, ingediend bij RV 00.0044, MOP 1999-2004, heeft uw Raad zich uitgesproken
om bij het deelprogramma 5 (ICT) een extra aandachtpunt aan de Meetbare Doelen toe te
voegen en wel de volgende:
“Het door de gemeente Leiden ontwikkelde RIS wordt voor eind 2000 ingevoerd. Raadsleden
krijgen een individuele inbel-mogelijkheid op dit syteem. De publieke informatie komt ook
beschikbaar voor de gemeentelijke internetsite leiden.nl.”
Aan het eerste onderdeel van het amendement is nu voldaan want vanaf begin oktober 2000
kan het systeem worden gebruik vanaf PC’s met een rechtstreekse aansluiting op het
gemeentelijke netwerk.
Voor wat betreft het tweede deel de indiviudele inbel-mogelijkheid voor raadsleden het
volgende:
Raadpleging via een beveiligde inbelverbinding vanaf een pc met modem verkeert
momenteel in een testfase. Voorgesteld wordt om deze inbelverbindingen ter beschikking te
stellen aan de raadsleden. Zij dienen zelf te beschikken over een geschikte PC, d.w.z dat
deze dient te zijn uitgerust met het besturingssysteem windows95 of hoger, een modem en
een tekstverwerker, die word97 documenten kan lezen. Degenen, die hier niet over
beschikken zullen zelf een PC moeten aanschaffen met de juiste specificaties. De
telefoonkosten blijven voor rekening van de gebruikers.
Voor het inbellen wordt gebruikt gemaakt van een zgn. terminal-server, waarop 30
gebruikers gelijktijdig kunnen inbellen. Deze server wordt tijdens kantooruren ook gebruikt
door medewerkers van de gemeente, die werken op locaties, die niet direct aan het
gemeentelijk netwerk zijn aangesloten. Te denken valt hierbij aan de wijkonderkomens bij de
dienst Milieu en Beheer en de instellingen van de dienst Cultuur en Educatie, evenals een
permanente lijn voor de politie. Dit gebruik beperkt zich in de praktijk van tot ± 15
gelijktijdige gebruikers. Alleen de aansluiting voor de politie blijft continue actief. Dit
betekent dat tijdens kantooruren ± 15 en daarbuiten 29 lijnen voor raadsleden beschikbaar
zijn.
Het RIS-systeem zelf is in zijn huidige vorm geschikt voor raadpleging door een beperkt
aantal gelijktijdige gebruikers. Omdat het gebruik naar verwachting, zowel intern als extern,
snel zal toenemen, zal het binnenkort worden overgezet naar andere hardware en een ander
database management systeem. Hierdoor wordt de snelheid van het zoeken bevorderd.
In de toekomst zal de programmatuur worden uitgebreid met een module, waarmee ook de
ontwerpfase, inclusief de ambtelijke besluitvorming wordt ondersteund.
Overigens is een inbelvoorziening voor raadsleden niet alleen nodig voor het RIS. Ook andere
gemeentelijke voorzieningen, zoals de Gemeentebladen etc (PANDORA) kunnen via de inbelv
oorziening geraadpleegd worden.
Voor uw raad wordt uitgegaan van 50 aansluitingen:
39 raadsleden, burgemeester, secretaris en loco-secretaris, per fractie 1 duoraadslid (thans 5
duo’s)
Uit de 3 beschikbare opties voor gebruik van de inbelvoorziening hebben wij gekozen voor
de zgn notebook oplossing. Hierbij wordt aan ieder raadslid een notebook ter beschikking
gesteld. De voordelen hiervan zijn dat iedereen over dezelfde specificatie beschikt. Het risico
van storing is veel minder omdat er geen andere software op kan; mocht er storing zijn dan is
de apparatuur heel eenvoudig mee te nemen. Bovendien is bij wisseling van raadsleden de
overdracht heel simpel.
Kosten. (x ƒ1000,-)
fase 1
bijdrage aan terminal-server voor raadsleden (1/3 van totale bedrag)
50 aansluitingen
verbinding ca. 2000 uur per jaar
Totaal
eenmalig
structureel
20
30
31
36
17
84
50
- aanschaf 50 notebook
fase 2
conversie naar ander databasemanagement
systeem
7
afschrijving en beheer NT-server door IBM
57
72
Dekking:
De eenmalige kosten voor fase 1 kunnen nog in 2000 worden gedekt uit het beleidsproduct
“raadsinformatiesysteem” bij de bestuursdienst. Dit geldt ook voor de kosten van de
conversie naar ander datebasemanagement systeem.
De kosten van de aanschaf van een notebook bedragen f 4000,- per stuk. Bij afname van 50 is
dit f 200.000,- . Bij een 4-jaarlijkse afschrijving bedragen de structurele kosten f 57.059,-. Hier
komen geen supportkosten bij omdat de gebruikers bij storing zelf het notebook ‘langs’
brengen.
De dekking van deze 57 kan plaatsvinden door vanuit het budget ‘raadsinformatiesysteem’
structureel een bedrag van 35 over te hevelen naar de post ‘automatisering raadsleden’.
Blijven over de structurele kosten en de kosten van afschrijving en beheer NT-server door
IBM voor een totaal bedrag van f 156.000,-.
Voorgesteld wordt dit bedrag voor 2001 ten laste te brengen van onvoorzien.
Overigens op het moment dat het derde deel van het amendement A2/00.0044 “De publieke
informatie komt ook beschikbaar voor de gemeentelijke internet-site leiden.nl.” daadwerkelijk
gerealiseerd zal zijn is de noodzaak van een terminal-server voor de inbelvoorziening
raadsleden niet meer aanwezig. Op dat moment kunnen de raadsleden RIS en PANDORA en
mogelijk andere programma’s via de gemeentelijke internetsite bereiken.
Met verwijzing naar het advies van de Commissie voor Financiën, Automatisering,
Waterbeheer en Veiligheidsbeleid en de overige in de leeskamer ter inzage gelegde stukken,
geven wij u in overweging het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de loco-Secretaris,
de Burgemeester,
E.H.T. v.d. VLIST.
J.K.T. POSTMA.
De Raad der gemeente Leiden;
Gezien het voorstel van Burgemeester en Wethouders (raadsvoorstel nr. 00.0128 van 2000);
B E S L U I T:
1.
over te gaan tot de aansluiting op de Terminal Server, inclusief 50 inbelverbindingen
ten behoeve van de inbelvoorziening voor raadsleden van de gemeente Leiden;
2.
om gebruik van deze inbelvoorziening te kunnen maken aan de raadsleden inclusief
een duoraadslid per fractie, een notebook ter beschikking te stellen;
3.
vast te stellen de in ontwerp bijgevoegde begrotingswijziging.
Gedaan ter openbare vergadering van
De Secretaris,
De Voorzitter,