Bijlage 1 Opvolging aanbevelingen van het rapport

Bijlage 1
Opvolging aanbevelingen van het rapport
Rekeningcommissie POP/D2 gelden
1. Er moet een grotere inspanning worden gedaan om de Europese POP/D2-subsidies alsnog te verwerven.
a. De programma’s POP en D-2 liggen op schema
b. In 2003 is een D2 projectaanjager aangesteld ter stimulering van reconstructie projecten
2. Bij belangrijke beleidsdocumenten/complexe processen dient de afdeling Financiën vanaf de start van het proces te
worden betrokken, dat wil zeggen vanaf het opstellen van het projectdocument
a. In het kader van de zelfcontrolerende organisatie is per directie een bedrijfsbureau ingesteld en
een auditfunctie per directie. Doelstelling hiervan is om financiële en andere expertise te
verankeren in de primaire werkprocessen. Deze verankering strekt verder dan de
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de afdeling Financiën.
b. De directies zijn verantwoordelijk voor een integrale transparante dossiervorming van GS
stukken. Hiertoe zijn per directie toetsclubs ingesteld die GS-dossiers checken op integrale
afstemming, waaronder de afstemming met Financiën.
c. Eén van de acties uit de doorontwikkeling is de deconcentratie van middelenadviseurs (daarmee
ook vanuit Financiën) op armlengte van de directeur. Hierdoor is het mogelijk dat directeuren
hun middelenadviseurs vroegtijdig betrekken bij belangrijke beleidsdocumenten/complexe
processen.
3. Dossiervorming en –beheer vormt een essentieel onderdeel van de projectorganisatie. Dit dient verbeterd te worden
a. Daar waar het gaat om projecten gecofinancierd met Europese subsidies is dossiervorming en
beheer een essentieel onderdeel van het project. De beleidsdirectie is hiervoor
verantwoordelijk (zie ook 2b). Bureau Europa kan hierin een ondersteunende rol bieden door
het beschikbaar hebben van een databank met diverse producten.
b. Uiteraard gelden voor projecten de reguliere regels ten aanzien van archivering. Bovendoen
heeft DIV de afgelopen tijd veel geïnvesteerd in opleiding, in de documentenkaart,
relatiemanagement en in een pilot m.b.t. het digitaliseren van documenten
4. Bij nieuw beleid dienen vooraf helder geformuleerde beleidsdoelstellingen te worden opgesteld die vervolgens worden
geconcretiseerd in afrekenbare doelstellingen, inclusief een goede onderbouwing van de benodigde financiële middelen
en een uiteindelijke prioritering. Dit dient periodiek te worden geëvalueerd en te worden gerapporteerd.
a. Herinrichting van de (duale) begroting. De concernstaf bij de beleidsdirectie is
verantwoordelijk voor de planning en control-cyclus, waar beantwoording van de www-vragen
en het evalueren daarvan onderdeel uitmaken.
5. Bij nieuwe en/of complexe processen (met andere woorden: bij alles wat buiten de dagelijkse routine valt), dient extra
alertheid te zijn bij het college, de Directieraad en het ambtelijk apparaat. Tevens moet worden gezorgd voor een
goede en eenduidige regie van het proces
a. Bij de doorontwikkeling is gekozen voor het instellen van een kleine concernstaf. De
concernstaf is verantwoordelijk voor de regie bij de planning- en controlprocessen.
b. Daarnaast wordt gewerkt met opdrachtgever- en opdrachtnemerschap op basis van heldere
opdrachten vooraf.
6. Er moet worden gezorgd voor meer continuïteit in de bezetting op strategische functies. Ook dient te worden gezorgd
voor een adequate overdracht van dossiers bij functiewisselingen, expliciet onder controle van de verantwoordelijk
(inhoudelijk) manager.
a. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de directies en specifiek bij het betreffende
bureauhoofd.
Voor wat betreft de Europese programma’s:
b. Binnen het concern is het bureau Europa ingesteld waarin de taken op het gebied van de
Europese programma’s zijn gebundeld. Hierdoor is onderlinge vervanging beter mogelijk.
c. Vanuit het bedrijfsbureau E&M wordt financiële expertise o.a. op het gebied van Europese
subsidies ingezet bij het bureau Europa.
7. Na vaststelling van belangrijke beleidsdocumenten zoals de Voorjaarsnota dient een nauwkeurige vertaling plaats te
vinden van activiteiten naar concrete taakstellingen voor het werkveld.
a. Zie resultaat onder 5a.
8. Provinciale Staten dienen over het opvolgen van deze aanbevelingen in het najaar van 2003 te worden geïnformeerd.
a. De commissie B&M is geïnformeerd over de voortgang van de uitwerking van de POP-D2
acties.
Aanbevelingen Managementletter 2004 t.a.v. Europese subsidies
25
EM
26
EM
SCO
ECL
EM
SCO
ECL
27
28
29
EM
ROH
Ondersteuningsfunctie
Procesbeschrijvingen
Interreg III: co-financiering
Interreg III:
projectuitvoerder/
verantwoordelijke
Plattelandsontwikkelingsprogramma (POP)
-
Opstellen plan van aanpak organisatorische inrichting en taken van
de ondersteuningsfunctie Europese subsidies.
(p 18)
Voor de nog niet beschreven processen (waar onder Interreg en
Equal) procesbeschrijvingen opstellen met aandacht voor
maatregelen van interne controle (AO/IC). (p 18)
Uitvoeren van interne controle op de rechtmatige besteding van de
cofinanciering voordat ingestemd wordt met de afrekening bij
projecten waar de provincie optreedt als cofinancierder en hierbij
waarborgen dat voldoende functiescheiding aanwezig is tussen
functionarissen belast met de beleidsmatige aspecten en financiële
aspecten in het proces. (p 19)
Inrichten van de interne beheersorganisatie voor Europese
subsidieprojecten waarbij de provincie optreedt als
projectverantwoordelijke door een algemeen kader op te stellen
(met voorbeelden van procesbeschrijvingen, controleprotocollen,
overeenkomsten etc) dat kan dienen als afsprakenkader voor
Europese subsidieprojecten van alle directies (Taak beoogde
ondersteuningsfunctie Europese subsidies). (p 19,20)
- Controle laten uitvoeren op juistheid en rechtmatigheid van
subsidieverstrekkingen door Laser/DLG door met Laser/DLG af
te spreken dat elk verzoek tot uitbetaling van de provinciale
cofinancieringsbijdrage vergezeld wordt van een financiële
verantwoording van de projectuitvoerder (inclusief acc. verklaring
bij eindafrekening). (p 20)
- Audits uitvoeren bij Laser/DLG om de rechtmatigheid van de
toekenning en/of vaststelling van POP subsidies te toetsen. (p 20)
Bureau Europa s opgericht met taken o.a. op het gebied van de
Europese programma’s en ondersteuning van beleidsdirecties bij de
aanvraag en uitvoering van Europese subsidieprojecten.
Waar het gaat om provinciale cofinanciering van Europese projecten
van derden wordt verwezen naar 27.
Het voorstel is om bij provinciale cofinanciering bij Europese
subsidieprojecten onze beschikking aan te laten sluiten bij de –
strengere – administratie- en rapportageverplichtingen vanuit de
Europese subsidie. Dit voorstel is geformaliseerd in een
Directiebesluit. Deze aanbeveling wordt betrokken bij het herontwerp
subsidieproces.
De beleidsdirecties zijn verantwoordelijk voor het inrichten van een
adequate interne beheersorganisatie. Daartoe voorzien zij in
projectmanagement, financieel management en draagt het betreffende
bedrijfsbureau zorg voor de auditing.
Het bureau Europa ondersteunt beleidsdirecties met:
- databank bestaande uit best practices voor de interne
beheersorganisatie (handboeken, overeenkomsten,
checklists) en binnen de organisatie aanwezige expertise;
- Financieel advies
- in de procedure-afspraken tussen de provincie en DLG (betaalorgaan
van het POP )is neergelegd dat DLG verantwoordelijk is voor de
financiële verantwoording naar het Ministerie van LNV, de provincie,
het Comité van Toezicht en de Europese Commissie.
- Aan de accountant is aangegeven dat geen gevolg zal worden gegeven
aan deze aanbeveling, aangezien de provincie geen formele beheers- of
betaalautoriteit is bij het POP-programma.
30
EM
31
SCO
Innovatieve Acties Brabant
(IAB)
In overleg met de BOM nagaan in hoeverre voldoende maatregelen
zijn getroffen om de rechtmatige besteding van de gelden te
kunnen waarborgen en zodoende de financiële risico’s voor de
provincie te beperken. (p 20,21)
Equal
- In de toekomst expliciet een controleprotocol opstellen om
misverstanden bij de subsidieontvanger te voorkomen. (p 21)
- Vóór de uitbetaling van voorschotten en de eindafrekening een
onafhankelijke toets uit laten voeren door een tweede
onafhankelijke functionaris en deze vastleggen in het
subsidiedossier. (p 21)
IAB-1 is afgerond en de einddeclaratie is momenteel ter beoordeling in
Brussel. Inmiddels is er een nieuw project IAB-3 ingediend. Zodra de
Europese Commissie positief heeft beschikt zullen de werkafspraken
tussen de provincie en de BOM nader worden geformaliseerd in een
AO. Binnen de Directie E&M is het Bureau SEB hiervoor
verantwoordelijk
- Zie 27
- De functiescheiding wordt meeenomen in het herontwerp
subsidieproces