PowerPoint-presentatie - Bestuurszaken

BOTTOM UP FEEDBACK WERKJAAR 2014
1
Agenda
• Intro
• BUE-kader
• Verloop BUE-traject en technische instructies
• Rol als BUE-begeleider doorheen het proces
• Leiderschap en organisatiebeleid
• Ruimte voor vragen
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
2
Kennismaking
Welke vragen wil je zeker beantwoord zien?
http://www.bestuurszaken.be/bue
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
3
BUE - kader
Achtergrond
•
•
•
•
•
•
•
25-09-2014
Input van medewerkers in de evaluatie van leidinggevenden
Belang van feedback door medewerkers voor het ontwikkelen
van leidinggevenden: MK, LK, OLG
Kwaliteitsvol leidinggeven: geen momentopname, maar een
continu proces met diverse betrokkenen
Responsabilisering van leidinggevenden en medewerkers
Organisatiebrede online bevraging met standaardvragenlijsten
voor feedbackgevers en zelfevaluatie
Elke leidinggevende krijgt eigen rapport (met vergelijking
entiteit + VO)
Rapportering op niveau van de entiteit (organisatieontwikkeling)
en VO
Infosessie BUE werkjaar 2014
4
BUE - kader
Basisbeginselen
• Vragenlijsten en competenties
• Leidinggeven in VO – gemeenschappelijke
functieprofielen - competentiewoordenboek - …
• Online beschikbaar: http://www.bestuurszaken.be/bue
• Anonieme bevraging d.w.z. anonieme verwerking
• Minstens 5 respondenten voor een rapport (wel
zelfevaluatie)
• Minstens 5 feedbackgevers voor deelname
Voor kleine teams: extra aandacht voor communicatie
of voorzie een alternatieve aanpak
• Rapporten
•
Geen bijsturingen in 2014
• Individuele rapporten voor LG en chef
• Organisatierapport voor chef en LA
• ook voor P&O-er !!!
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
5
BUE - kader
Standaardaanbod - maatwerk
•
Uitgebreid standaardaanbod is gratis
•
•
25-09-2014
Werkwijze: op basis van inschrijvingsformulier: bevestiging naar LA
Maatwerk kan, kostprijs doorgerekend
•
•
Vb. eigen competentie toevoegen
Vb. afname met papieren vragenlijsten
•
… Contacteer [email protected] met specifieke vragen,
zoeken van alternatieve mogelijkheden, …
•
Werkwijze:
• op basis van inschrijvingsformulier => AgO neemt contact begin
oktober
• Er volgt een gedetailleerde offerte
• Akkoord van LA
• Afrekening op basis van werkelijke kosten na uitvoering
Infosessie BUE werkjaar 2014
6
Verloop BUE-traject
•
Fase 1: inschrijven tot 23/09 – infosessie 25/09
•
Fase 2: verzamelen deelnemersgegevens
•
CM bezorgt na de bevestiging van de inschrijving een sjabloon om
bevragingslijnen aan te leveren: 2/10
•
•
•
•
•
Aanleveren gegevens: uiterlijk 27/10
Correcties data: 5/11
Fase 3: afname
•
•
•
•
•
•
Feedbackgevers gekoppeld aan leidinggevenden
Leidinggevenden: welk type vragenlijst + hun chef
Uitsturen van bevraging: 25/11
Responsoverzicht naar BUE-begeleiders op 05/12 en 16/12
Versturen herinnering aan deelnemers op 9/12
Motivatiemail feedbackgevers <5 respons op 17/12
Afsluiten enquête: 24/12
Fase 4: standaardrapporten worden bezorgd (uiterlijk 23/01)
Technische instructies – presentatie CM (bevragingslijnen)
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
7
Rol als BUE-begeleider
Contactpersoon < procesbegeleider < P&O-rol !!!
Vooraf:
•
BUE past binnen eigen P&O–beleid en prioriteiten
•
Correcte gegevens als vertrekbasis
•
Communicatie / mobiliseren / open feedbackcultuur
tip: laat deelnemersgegevens controleren door de betrokken
leidinggevenden
succesfactoren
•
Aantal deelnemers
•
•
•
25-09-2014
Welke LG doen mee ?
Voldoende feedbackgevers per LG – anders alternatieven overwegen
Niet teveel LG per feedbackgever en teamgrootte (9-15)
•
Streven naar optimale respons - communicatie
• Oproepen en motiveren tot deelname/sensibiliseringsmail
• Aandacht voor doorstroming tot dieper in de organisatie (vb. buitendiensten, …)
• Extra aandacht voor feedbackgevers operationeel LG en kleine groepen
• Extra aandacht bij indirecte feedbackgevers
•
Goede voorbereiding:
• Eigen doelstellingen (leerpunten uit eerdere deelnames?)
• Hoe wapen ik mijzelf voor vragen van het management?
Infosessie BUE werkjaar 2014
8
Rol als BUE-begeleider
Tijdens:
• Respons opvolgen – responsabiliseren – luisterend oor
• Reacties opvangen van deelnemers
• Voorbereiden van acties: individueel / collectief /
organisatieniveau
succesfactoren
•
Streven naar optimale respons
•
•
LG aansporen om zelfevaluatie in te vullen: leerpunt uit vorige editie
! effect op invulgedrag MW
Vertrouwen van medewerkers
Vergelijkende responsoverzichten
•
•
•
Specifieke aansporing <5
Vangnet voor kleine teams
P&O weet waar kans op succes
•
•
•
25-09-2014
Maximaal aantal LG met rapport
Ondersteun actie: individuele LG / organisatie
Infosessie BUE werkjaar 2014
9
Rol als BUE-begeleider
Na:
• “kwaliteitsvol leidinggeven”
• Ondersteuning op verschillende fronten
• Verwachtingen van leidinggevenden naar P&O ?
succesfactoren
•
Ondersteunen LG
•
•
•
•
Zoals bij elke
bevraging:
bevragen =
verwachtingen
scheppen
Ingebed in organisatiebeleid
•
25-09-2014
LG aansporen om de resultaten
terug te koppelen aan de MW
LG ondersteunen in omgaan met
FB, in het terugkoppelen,…
ook voor de chef van de chef
Ontwikkeling LG
Bij welke toekomstige acties kan je aandachtspunten uit de BUE meenemen?
Infosessie BUE werkjaar 2014
10
Leiderschap en organisatiebeleid
Werken aan kwaliteitsvol leidinggeven vraagt volgehouden
gezamenlijke inspanning
•
Ook op organisatieniveau
•
•
•
Omkaderend
•
•
•
•
Als onderdeel van traject om leiderschap te versterken: welke
plaats kan een BUE daarin hebben ? Voor– en natraject ?
Hoe omgaan met resultaten en andere input
(chef/LG/medewerkers)?
Vrijwillig (afstappen van verplicht en jaarlijks / eens in de zoveel
jaar)
Ondersteuning
•
•
25-09-2014
Hoe ziet men rol ideale leidinggevende ? (profiel)
Positieve feedback cultuur (≈anonimiteit) = engagement om hier
integer mee om te gaan
workshops P&O : hoe LG ondersteunen?
Ontwikkeltips beschikbaar
Infosessie BUE werkjaar 2014
11
Een steuntje in de rug
•
Ondersteuning individuele LG en organisatie
• Workshop voor P&O: december en januari
•
Zorg dat je over informatie beschikt:
Organisatierapport rechtstreeks bezorgd, mits akkoord van LA
•
Vragen en verwachtingen: partnerschap met AgO ?
AgO laat ruimte voor plaatselijke P&Oers, ook in de communicatie en het
aanbod naar leidinggevenden.
AgO ondersteunt P&O waar nodig/gevraagd
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
12
Resterende vragen?
• Inhoudelijke vragen:
• [email protected]
• Technische vragen:
• [email protected]
• Website:
• http://www.bestuurszaken.be/bue
25-09-2014
Infosessie BUE werkjaar 2014
13