modules met uitleg

Alle modules met uitleg
Participant
De Participant-module vormt de basis van Eventure. Vanuit Participant kunnen
gebruikers het systeem aanvullen met modules naar keuze. De
standaardfunctionaliteiten van de Participant-module maken al een eenvoudige
organisatie van deelnemerregistratie mogelijk. Na het invoeren van de
stamgegevens van het congres, zoals naam, data, registratietypen enz., kunnen
bijvoorbeeld workshops worden ingedeeld en deelnemercategorieën worden
toegewezen. Dit betekent dat na de aanmaak van stamgegevens het daadwerkelijke
registratieproces kan beginnen met een handmatige deelnemerregistratie. Voor het
sturen van bevestigingen heeft Eventure een standaardbevestiging, maar een in MS
Word opgemaakte bevestiging is ook mogelijk.
In de basisomgeving van Participant kunnen naar eigen inzicht
deelnemerbadges worden aangemaakt en geprint. Managementinformatie en
overige rapportages (zoals deelnemerlijsten) zijn altijd onder handbereik. Eventure
biedt de mogelijkheid tot de aanmaak van standaardrapportages, maar ook de export
van gegevens naar Excel, zodat deze kunnen worden bewerkt.
Voor gebruikers op locatie is er een lokale kopie, de Conference Location Copy. Dit
is een versie van Eventure waarmee alle data van een congres of event op een
laptop of in een netwerk beschikbaar worden gemaakt. Alle Eventure-functionaliteiten
zijn dan voortdurend bij de hand.
Een persoonlijk bericht sturen aan de deelnemers? Dat kan via de Sms-module in
Eventure. Er is dan wel een verbinding met internet nodig. Ook zijn er extra kosten
verbonden aan het gebruik van deze service.
Betalingen
De module Betalingen biedt de mogelijkheid om bedragen in te voeren in het
systeem en facturen te printen. Uitstaande bedragen en gedane betalingen worden
hiermee op een overzichtelijke manier gesaldeerd.
Hotel
Voor hotelreserveringen en de koppeling van kamers aan de deelnemers.
Groepsmodule
Met deze module kunnen de gegevens van deelnemers van individuele bedrijven
worden gekoppeld om het maken van een groepsfactuur mogelijk te maken.
Eventueel met bijbehorende rapportages.
Bevestigingen/Brieven/Rapporten via e-mail
Veel mensen zien liever een e-mail dan een brief per post. Eventure biedt daarom
ook de mogelijkheid om de verschillende communicatie per e-mail te verzorgen in
plaats van per post. Deze module werkt alleen met mailprogramma’s op basis van
het MAPI-protocol, zoals Outlook en Outlook Express.
Excel-import module
Basisgegevens van deelnemers in een Excel-bestand direct in het door Eventure
ondersteunde congres importeren? Geen probleem met de Excel-importmodule.
Meertaligheid
Deze module geeft de mogelijkheid om meerdere talen te gebruiken binnen een
congres. De deelnemers ontvangen dan een brief met een standaardopmaak in hun
eigen taal.
Meekomende/extra personen
Sommige deelnemers nemen hun vrouw of partner mee. Deze module dient om die
extra personen niet als congresbezoekers te registreren, maar ze wel op te nemen in
het partner- of sociale programma.
Controle op naam vorig congres
Zijn de deelnemers al bekend van een ander of vorig congres, dan wordt offline
automatisch gekeken of deze al in het bestand voorkomen. In dat geval kunnen de
relevante gegevens direct worden geïmporteerd.
Wijzigingsfunctie via spreadsheet
Het is altijd handig om steeds een overzicht te hebben van de wijzigingen in de
deelnemersgegevens. Met deze wijzigingsfunctie komen de gegevens ook
beschikbaar in een spreadsheetvorm en worden dan gelijk doorgevoerd in de
database. Voor wie zelf de invoer van de registraties doet levert dit veel gemak op,
bijvoorbeeld wanneer een bedrijfsnaam fout is ingevoerd bij meerdere deelnemers
van hetzelfde bedrijf.
Transport
Deze module bevat de mogelijkheid om de aankomst- en vertrekgegevens van de
deelnemers te registreren, zodat hun vervoer geregeld kan worden.
Vouchers, tickets e.d.
Voor veel congresonderdelen zijn vouchers en/of tickets nodig. Eventure maakt het
mogelijk. En gemakkelijk.
Vergoedingenmodule
Moeten vergoedingen worden uitgekeerd aan deelnemers, bijvoorbeeld reiskosten?
De administratie is wat dat betreft voortaan altijd op orde met de
Vergoedingenmodule.
Events on Badge-module
Voor maximaal vijf titels van events, direct geprint op de badge.
Incassomodule
Vooral bij grote congressen en events moeten de betalingen op orde zijn. Met deze
module worden automatische incasso’s direct in een ClieOp03 bestand omgezet om
via het eigen bankprogramma van de organisatie te verwerken.
Abstract Handling
Abstracts invoeren, verwerken en beoordelen, en dat allemaal online, veilig en
gestructureerd. Deze module voorziet ook in het versturen van statusbrieven, het
invoeren van auteurs, beoordelaars, voorzitters en het indelen van de abstracts in
verschillende sessies en thema’s. De gehele Abstract Handling verloopt vanaf nu na
de Call for Abstracts tot het Scientific Programme via internet. Het is misschien even
wennen, maar het betekent wel een einde aan de papieren rompslomp. Met een paar
drukken op de knop weet de organisatie nu welke beoordelaars nog een bijdrage
moeten insturen, kan de Scientific Committee het programma samenstellen en kan
het boek met alle abstracts naar de drukker worden gestuurd.
Standhouders/Sponsor
Deze module geeft de mogelijkheid om exposanten te registreren, inclusief
sponsoring. Enkele voorbeelden: het aantal vierkante meter standruimte,
elektriciteitsaansluitingen, stoelen, tafels, enzovoort.
Deze module stelt gebruikers in staat badges uit te draaien voor de standbemanning,
verschillende lijsten te printen (zoals, hoeveel stoelen heb ik eigenlijk nodig of
hoeveel stroompunten?) en facturen uit te draaien, inclusief maximaal 3
deelbetalingen.
Ledenadministratie
Houd een ledenadministratie bij in Eventure en registreer per lid de volgende
onderdelen: bestuur (en functie), commissies, contributies, educatie, abonnementen,
overige.
Deze module voorziet in de uitdraai van facturen en het printen van verschillende
lijsten. En mocht er een congres of event moeten worden georganiseerd, dan biedt
Eventure de mogelijkheid alle relevante gegevens uit deze administratie over te
nemen.
Eventure: extra internetmodules voor de deelnemerregistratie
Rapporten op internet
Een congres of ander event? Dan hebben we het al snel over lange lijsten, van
deelnemers, workshops en hotels. Eventure maakt ze beschikbaar op internet.
Categorieën op internet
Wat Eventure uniek maakt is de combinatie van offline en online werken. Met deze
module worden categorieën die offline zijn aangemaakt beschikbaar op internet. Per
congresonderdeel kan dan worden aangeven welke categorie(ën) zich kan (kunnen)
inschrijven. Denk aan een scheiding van betalende en niet-betalende deelnemers.
Vrijetekstpagina
Maak een eigen webpagina tussen de inlogpagina en de pagina voor persoonlijke
gegevens van de deelnemer.
Opties per congres
Registratiegegevens veranderen
Deze optie biedt deelnemers de mogelijkheid om de inschrijfgegevens na inschrijving
zelf te veranderen. Deze optie geeft de auteur van een abstract bovendien de
mogelijkheid om de tekst van een abstract na het indienen nog te wijzigen.
File bijvoegen bij abstract
Maak de drempel zo laag en de applicatie zo gebruikersvriendelijk mogelijk. De
auteur moet immers een bijlage mee kunnen sturen met de abstract.
PowerPoint bijvoegen bij abstract
En dat geldt natuurlijk ook voor een presentatie in PowerPoint.
SMS versturen
Deze optie biedt de mogelijkheid om een SMS te sturen (direct uit het systeem) aan
een of meerdere deelnemers.