A.3.4 Prijsonderzoek (Art. 21 KB Plaatsing) - e

Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur
Agentschap voor Binnenlands Bestuur
Afdeling Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering
Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking van
diensten
Bestek nr 2016/GKII/GK/005
De uitwerking van een non-discriminatiecampagne
Uiterste tijdstip van ontvangst van de offertes:
dinsdag 29/11/2016 om 11u
1
INHOUDSTABEL
Deel I: Algemene Bepalingen
I.1
I.2
I.3
I.4
I.5
I.6
I.7
Aanbestedende overheid
Voorwerp en classificatie van de opdracht
Gunningswijze
Toepasselijke wettelijke bepalingen
Algemene situering van de opdracht
De opdracht
Looptijd
Deel II: Administratieve Bepalingen
A. Plaatsing van de opdracht
A.1 Selectie
A.1.1 Uitsluitingsgevallen en belangenvermenging (Art 61 tot en met 64 KB
Plaatsing)
A.1.2 Kwalitatieve selectiecriteria (Art 67, 68 en 72 KB Plaatsing)
A.1.3 Beroep op de draagkracht van andere entiteiten (Art.74 KB Plaatsing)
A.2 Offerte
A.2.1 Indiening en opening van de offertes (Art. 92 en 51 KB Plaatsing)
A.2.2 Vorm en inhoud van de offerte
A.2.3 Voordracht van onderaannemers (Art. 12 KB Plaatsing en art. 12 KB
Uitvoering)
A.3 Prijs
A.3.1 Prijsvaststelling (Art. 13 KB Plaatsing)
A.3.2 Prijsopgave (Art. 16 KB Plaatsing
A.3.3 Inbegrepen prijselementen (Art. 19 § 3 KB Plaatsing)
A.3.4 Prijsonderzoek (Art. 21 KB Plaatsing)
A.4 Gunningscriteria (Art.107 KB Plaatsing)
B. Uitvoering van de opdracht
B.1 Uitvoeringstermijn (Art. 147 KB Uitvoering)
B.2 Leiding en toezicht op uitvoering (Art. 11 KB Uitvoering)
B.3 Borgtocht (art. 25-33 KB Uitvoering)
B.4 Betaling
B.4.1 Wijze waarop de prijs wordt betaald (art. 66 KB Uitvoering)
B.4.2 Procedure (arts. 150, 156 en 160 KB Uitvoering)
B.4.3 Wijze van factureren
B.4.4 Intellectuele rechten en know how (Art. 19 en 20 KB Plaatsing)
B.4.5 Bijzondere verbintenissen van de opdrachtnemer
B.4.6 Sancties en rechtsvorderingen
B.4.7 Definitieve Oplevering (Art. 64 en 156 KB Uitvoering)
C. Uitvoeringsvoorwaarden
C.1 Non-discriminatie bij de uitvoering van de opdracht
Deel III: Technische Voorschriften
2
Deel I: Algemene Bepalingen
I.1 AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze
opdracht
wordt
uitgeschreven
door
de
Vlaamse
Gemeenschap
vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van
Jeroen Windey, administrateur-generaal van het Agentschap Binnenlands
Bestuur.
Volgende administratieve entiteit is belast met de opvolging van deze
opdracht:
Beleidsdomein Kanselarij en Bestuur
Agentschap Binnenlands Bestuur
Afdeling Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering
Boudewijnlaan 30
1000 Brussel
Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet naar die entiteit worden
gestuurd, behoudens deurwaardersexploten. Deurwaardersexploten bestemd voor
de aanbestedende overheid moeten worden betekend aan de Kanselarij van de
Voorzitter van de Vlaamse Regering, Koolstraat 35 in 1000 Brussel. Het is
daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding,
gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot.
Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een
schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven.
Voor meer informatie in verband met de inhoud van de opdracht kunt u terecht
bij Ine Michel, [email protected] tot en met 10 november 2016, 10u.
De vragen zullen ten laatste op 16 november 2016 beantwoord worden. De
antwoorden worden gepubliceerd als terechtwijzend bericht bij de aankondiging
op e-notification. De berichten en terechtwijzende berichten gepubliceerd in
e-notification in verband met deze opdracht maken integraal deel uit van de
contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te
hebben genomen en er rekening mede te hebben gehouden bij het opmaken van
zijn offerte.
I.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht betreft de uitwerking van een sensibiliserende nondiscriminatiecampagne, gericht naar de Vlaamse bevolking. Een gedetailleerde
beschrijving van de opdracht, vindt u onder punt I.6 van deze tekst.
CPV classificatie: 79340000-9 (Reclame- en marketingdiensten)
Deze opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 3 van de Wet
van 15 juni 2006 overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten.
I.3
GUNNINGSWIJZE
De
gunning
van
deze
opdracht
gebeurt
via
vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking, op basis van artikel
3
26, § 2, 1°, d van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor
werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
I.4
TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN
Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk:
-
-
-
Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: Wet
Overheidsopdrachten);
Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
van 15 juli 2011 (hierna: KB Plaatsing);
Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van
de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van
14 januari 2013 (hierna: KB Uitvoering);
Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen
inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken,
leveringen en diensten van 17 juni 2013.
U kunt deze regelgeving terugvinden op:
http://www.overheid.vlaanderen.be/regelgeving-overheidsopdrachten
I.5 ALGEMENE SITUERING VAN DE OPDRACHT
Ondanks alle verdragen, wetten en decreten waarin de gelijkheid van alle
burgers staat ingeschreven en ondanks het feit dat in Europa de gelijkheid
in rechte overal verworven is, zijn ‘gelijke kansen’ nog lang geen
realiteit voor iedereen. Ook in Vlaanderen niet. Achterstellingsmechanismen
en discriminaties zorgen er nog steeds voor dat mensen of groepen van
mensen ongelijk behandeld worden en niet de kans krijgen om volwaardig te
kunnen deelnemen aan het maatschappelijke leven. Ze breken in op hun socioeconomische positie en leggen de weg naar armoede open.
Daarom blijft de Vlaamse overheid verder timmeren aan een samenleving die
kansen biedt en die ieder van ons toelaat volop te participeren. We
trachten feitelijke discriminaties te bestrijden maar voeren ook een proactief beleid dat drempels zichtbaar en bespreekbaar maakt, dat potentiële
achterstellingen opspoort en ze wegwerkt.
Samenleven in diversiteit is een verantwoordelijkheid van iedereen. Daarom
zetten we initiatieven op die de brede bevolking uitdagen om zich mee in te
zetten en die draagvlak creëren voor een diverse samenleving. Zo willen we
de bevolking bewust te maken van de gevolgen van discriminaties maar hen
ook inzicht te geven in hoe deze tot stand komen en kunnen vermeden worden.
De campagne die voorwerp uitmaakt van dit bestek gaat uit van Vlaams
minister Liesbeth Homans, en slaat een brug tussen haar bevoegdheden
Gelijke Kansen en Integratie-Inburgering. Het initiatief focust daarom op
de thema’s Gender, Handicap en Seksuele diversiteit en Etniciteit.
I.6
DE OPDRACHT
4
Deze opdracht bestaat uit de uitwerking van een sensibiliseringscampagne
tegen discriminatie, met de brede Vlaams bevolking als doelpubliek. Het
maximuminzetbaar bedrag is 229.900 euro (incl. BTW).
Deze campagne dient niet te focussen op wettelijk verboden vormen van
discriminatie, maar eerder op subtiele vooroordelen, die vaak de opstap
zijn naar daadwerkelijke discriminaties met grote impact op mensen.
Onderzoek en praktijk leren ons dat discriminaties vaak niet moedwillig en
intentioneel zijn maar dikwijls voortkomen uit stereotypen en negatieve
vooroordelen die mensen onbewust dragen ten opzichte van bepaalde, dikwijls
kwetsbare, groepen. Door mensen inzicht te geven in die vooroordelen en in
hoe ze tot stand komen, kunnen we potentiële discriminaties bij hun wortel
aanpakken.
Het opzet van de campagne is daarom niet in de eerste plaats de bestrijding
van wettelijk verboden vormen van discriminatie en/of de verduidelijking
van regelgeving m.b.t. non-discriminatie. We wensen eerder in te spelen op
de meer subtiele uitingen van vooroordelen die op zich niet strafbaar zijn,
maar wel een grote impact hebben op de slachtoffers en een voedingsbodem
zijn voor feitelijke discriminaties. In tweede orde willen we via de
campagne wel toeleiding voorzien naar 2 twee instanties die vandaag in
Vlaanderen instaan de klachtenbehandeling rond discriminaties, met name
Unia en de Vlaamse ombudsdienst zodat mensen die geraakt worden door de
campagne en/of slachtoffer zijn van discriminatie, weten waar ze terecht
kunnen.
Het staat de inschrijver vrij te kiezen voor een algemene insteek waarbij
het mechanisme achter stereotypen en vooroordelen worden belicht, dan wel
te gaan voor een meer gerichte aanpak waarbij specifieke uittingsvormen van
stereotypen, en hun impact in verschillende levensdomeinen, worden belicht.
In het laatste geval richt de campagne zich naar mensen met een handicap en
mensen van buitenlands origine en komen ook de thema’s gender en seksuele
diversiteit aan bod. We verwachten van de inschrijver een motivatie bij
welk van deze twee opties de grootste impact zal hebben op de bestrijding
van vooroordelen.
De ervaring leert dat boodschappen in de sfeer van non-discriminatie best
luchtig gehouden worden. We verwachten van de inschrijver dan ook een
voorstel rondom een niet al te beladen toon, met een unieke, verassende en
creatieve kwinkslag.
Discriminatie is een gevoelig thema dat inbreekt op de persoonlijke
levenssfeer van mensen. We vinden het daarom belangrijk dat
ervaringsdeskundigen worden betrokken bij de ontwikkeling van de campagne
en het campagnemateriaal aan hun inzichten worden getoetst.
We verwachten van de inschrijver:
-Een doordachte en creatieve visie op de opdracht, en op de
(gevoeligheden) rond het thema discriminatie. De inschrijver
verduidelijkt hoe het campagnevoorstel een wezenlijke impact kan
hebben in de strijd tegen vooroordelen;
5
-Een communicatieplan dat minimum basiselementen bevat zoals
doelstelling, doelgroep, het gebruik van sociale en andere media,…;
-Een overzicht van de communicatieacties en –tools die ingezet zullen
worden, gesegmenteerd naar (sub)doelgroep;
-Een plan met een omschrijving van de diverse, eventuele,
beheersactiviteiten en -taken, een inschatting van de
beheersintensiteit, personeelsinzet, benodigde expertise, enzovoort;
- een plan van aanpak met daarin minimaal opgenomen: de timing en hoe
de opdrachtnemer de samenwerking en overleg ziet met de opdrachtgever
en andere belangrijke actoren zoals Unia en ervaringsdeskundigen.
1.7
LOOPTIJD
De lancering van de campagne is voorzien in maart 2017.
6
Deel II: Administratieve bepalingen
A. PLAATSING VAN DE OPDRACHT
A.1 SELECTIE
A.1.1 UITSLUITINGSGEVALLEN EN BELANGENVERMENGING (ART. 61 tot en met 64 KB
PLAATSING)
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in
een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in art. 61.
Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest
en het attest van fiscale schulden via elektronische weg op conform art. 60,
§1.
Deze bepaling is individueel van toepassing op de deelnemers die zich samen
als een combinatie kandidaat stellen.
Volgende documenten moeten aan de offerte toegevoegd worden:
-
de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister;
-
de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is
aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de
Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde
overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten
laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte
opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake
betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid.
-
de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde
attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door
het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, en
uittreksel strafregister, attest niet-faling,…).
Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken
land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige
bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd
worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige
verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of
overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het
land van oorsprong of herkomst.
-
de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van
meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een
achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin
van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat
de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een
aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze
artikelen;
Non-discriminatie:
Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de
aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de
mogelijkheid om de inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht
van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een
misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast.
7
De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale
wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele
integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van
gewijsde
gegaan
vonnis
of
arrest
kan
deze
worden
aangewend
als
uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale
wetgeving wordt onder meer verstaan:
-
-
het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse
gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter
bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei
2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van
bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10
mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen;
de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers
bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere
bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag
op het werk.
Belangenvermenging:
Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in
een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in art. 64 KB
Plaatsing.
A.1.2. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 en 72 KB PLAATSING)
De inschrijver toont zijn financiële en economische draagkracht aan door
het voorleggen van
een bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage of,
in voorkomend geval, door het bewijs van een verzekering tegen
beroepsrisico's.
Technische bekwaamheid
Communicatiestrategie en plan van aanpak voor de campagne
De minimale vereisten qua technische bekwaamheid zijn:
- kennis van en ervaring met het uitwerken van campagnes.
De inschrijver toont die aan door het voorleggen van
-referentie naar 2 of 3 soortgelijke opdrachten, niet ouder dan 3 jaar, met
een beknopte, maar duidelijke uitleg over deze opdrachten (maximum 2 A4
pagina’s) en met de naam en telefoonnummer van een contactpersoon per
referentie.
- vermelding van de projectleider en zijn team (namen en
beroepskwalificaties met CV’s) die belast kunnen worden met de uitvoering
van de opdracht. Per persoon wordt kort opgenomen welke rol en
verantwoordelijkheid hij/zij had in de opdrachten die als referentie worden
opgenomen.
A.1.3 BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74 KB PLAATSING)
a) De inschrijver kan zich, met het oog op de kwalitatieve selectie uit
A.1.2. beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten.
In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn
offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere
8
entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter
beschikking te stellen van de inschrijver.
b) De dienstverlener is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij
zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik
van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de
aanbestedende overheid.
Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van
uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing.
Voor deze onderaannemers of entiteiten moeten eveneens de toe te voegen
documenten bedoeld onder A.1.1. toegevoegd worden aan de offerte.
A.2 OFFERTE
A.2.1 INDIENING EN OPENING VAN DE OFFERTES (ART. 92 en 51 KB PLAATSING)
De uiterste indieningsdatum voor een offerte is dinsdag 29/11/2016 om 11u
(indicatieve timing)
De offertes moeten elektronisch worden overgelegd, via de e-tendering
internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt
van de voorwaarden van artikel 52, § 1 van het KB plaatsing.
De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via etendering, elektronisch ondertekend moet worden met een geldige
gekwalificeerde elektronische handtekening.
Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De
inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid
blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten,
volmacht,…).
Indien meerdere personen samen moeten optreden (gezamenlijke bevoegdheid,
combinatie), moeten zij elk een geldige gekwalificeerde elektronische
handtekening plaatsen ofwel moet uit de toegevoegde documenten de
machtiging blijken om namens meerdere personen of ondernemingen de offerte
elektronisch te ondertekenen.
Een gescande handtekening is onvoldoende.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door
middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan
aangekocht worden bij private actoren.
Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat,
zie: http://www.bestuurszaken.be/gekwalificeerde-certificaten
Meer informatie omtrent het gebruik van e-tendering kan worden bekomen op
de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk
op het nummer +32 (0)2 790 52 00.
Door in te schrijven op deze opdracht verbindt de inschrijver zich op zijn
roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de in dat bestek
beschreven opdracht, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden ervan.
In geval van indiening van een offerte door een combinatie zonder
rechtspersoonlijkheid verbindt elke deelnemer aan de combinatie zich
hoofdelijk.
A.2.2 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
9
De inschrijver voegt een inhoudelijk voorstel met planning, timing en
kostprijsberekening toe. Het voorstel laat de opdrachtgever toe zich een
duidelijk beeld te vormen over de concrete invulling van de opdracht en de
wijze van besteding van de middelen.
Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast
het offerteformulier, bij de offerte gevoegd moeten worden:
-alle documenten in het kader van selectie (zie A.1);
-CV’s van de mensen die krachtens deze offerte worden ingezet;
-een overzicht van de werkmethode, tijdsplanning en haalbaarheid van het
plan van aanpak (inclusief procesopbouw en afstemmingsmomenten met de
opdrachtgever, waaruit een doordachte en creatieve visie op de opdracht, en
op de (gevoeligheden) rond het thema discriminatie blijkt. De inschrijver
verduidelijkt hoe het campagnevoorstel een wezenlijke impact kan hebben in
de strijd tegen vooroordelen;
-Een communicatieplan dat minimum basiselementen bevat zoals doelstelling,
doelgroep, het gebruik van sociale en andere media,…;
-Een overzicht van de communicatieacties en –tools die ingezet zullen
worden, gesegmenteerd naar (sub)doelgroep;
-Een plan met een omschrijving van de diverse, eventuele,
beheersactiviteiten en -taken, een inschatting van de beheersintensiteit,
personeelsinzet, benodigde expertise, enzovoort;
- een plan van aanpak met daarin minimaal opgenomen: de timing en hoe de
opdrachtnemer de samenwerking en overleg ziet met de opdrachtgever en
andere belangrijke actoren zoals Unia en ervaringsdeskundigen;
-kostprijsberekening.
A.2.3
VOORDRACHT VAN ONDERAANNEMERS (ART. 12 KB PLAATSING EN ART. 12 KB
UITVOERING)
De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in
onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij
voorstelt.
De dienstverlener is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te
zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere
onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van de aanbestedende
overheid.
A.3.
PRIJS
A.3.1.
PRIJSVASTSTELLING (ART. 13 KB PLAATSING)
Deze opdracht is een opdracht tegen globale prijs.
De inschrijver vermeldt hierbij zowel de bedragen exclusief als
inclusief BTW (art.16 KB Plaatsing).
A.3.2.
PRIJSOPGAVE (ART. 16 KB PLAATSING)
a) Indien zulks voor de nauwkeurigheid van de eenheidsprijzen vereist is,
mag de inschrijver die tot vier decimalen preciseren.
b) De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) in
een afzonderlijke post van de inventaris en voegt ze bij de prijs van de
offerte.
A.3.3.
INBEGREPEN PRIJSELEMENTEN (ART. 19, § 3 KB PLAATSING)
De opgegeven prijzen omvatten alle kosten die nodig zijn voor de uitvoering
(inclusief de overdracht van de auteursrechten). Er kan geen aparte
verplaatsingskost worden aangerekend. Zowel de verplaatsingskosten als de
10
verplaatsingstijd dienen in de forfaitaire eenheidsprijzen inbegrepen te
zijn (art. 19, §3 KB Plaatsing).
A.3.4.
PRIJSONDERZOEK (ART. 21 KB PLAATSING)
Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekt de inschrijver alle
nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te
maken.
De aanbestedende overheid kan ofwel zelf overgaan tot, ofwel een persoon
aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige
stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan
van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft
verstrekt.
A.4.
GUNNINGSCRITERIA (ART. 107 KB PLAATSING)
De gunningscriteria zijn op voet van gelijkheid enerzijds de prijs,
anderzijds de kwaliteit.
(a)
Prijs (50%)
De laagste totaalprijs krijgt de beste score; de punten voor de overige
offertes worden bekomen door de verhouding te nemen van de prijs van de
laagste offerte tot de prijs van de beschouwde offerte, herleid naar 50 en
dit aan de hand van de volgende formule: P=50 x L/X. (L= bedrag van de
laagste regelmatige offerte, X= bedrag van de onderzochte offerte, P=
aantal punten).
(b)
Kwaliteit (50 %)
Onder kwaliteit worden volgende aspecten beoordeeld met gelijkwaardig
belang:
-
De inhoudelijke kwaliteit en originaliteit van het
voorstel en de visie op de opdracht;
-
De werkmethode, tijdsplanning en haalbaarheid van het
plan van aanpak (inclusief procesopbouw en
afstemmingsmomenten met de opdrachtgever);
-
Het gehalte aan ludieke, prikkelende, originele en/of
verrassende elementen in de aanpak;
-
De samenstelling van het team dat de opdracht uitvoert –
met name de projectleider en de vervanger van de
projectleider.
De gunning van deze opdracht gebeurt via een vereenvoudigde
onderhandelingsprocedure met bekendmaking. De opdrachtgever heeft hierbij
de mogelijkheid om op basis van een eerste beoordeling van de offertes over
te gaan tot onderhandelingen met één of meerdere inschrijvers, zonder
evenwel daartoe verplicht te zijn. Na deze onderhandelingen kunnen één of
meerdere inschrijvers worden uitgenodigd om een aangepaste offerte in te
dienen ("best and final offer")".
11
B. Uitvoering van de opdracht
B.1.
UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147 KB UITVOERING)
De campagne dient gelanceerd te worden in maart 2017.
B.2 LEIDING EN TOEZICHT OP UITVOERING (ART. 11 KB UITVOERING)
Het mandaat van de leidende ambtenaar bestaat enkel uit:
a)
de technische en administratieve opvolging van de diensten tot en met
de oplevering;
b)
de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori
keuring;
c)
het nazicht van de schuldvorderingen en facturen;
d)
het opstellen van de processen-verbaal;
e)
de opleveringen.
B. 3
BORGTOCHT (art. 25 – 33 KB Uitvoering)
Er wordt een borgtocht vastgesteld op 5% van het gegunde bedrag zonder BTW.
De borgstelling dient te gebeuren binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag
van de sluiting van de opdracht. Bij niet-naleving stelt de aanbestedende
overheid de opdrachtnemer in gebreke en past de sancties van art. 29 KB
Uitvoering toe.
De borgstelling dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien
in artikel 26 en 27 KB Uitvoering, met name:
a. in speciën;
b. in publieke fondsen;
c. in de vorm van een gezamenlijke borgtocht;
d. via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling of een
verzekeringsinstelling die voldoet aan de desbetreffende
wetgeving.
Voor meer informatie m.b.t. de punten a), b) en c) kunt u terecht op de
website van de Deposito- en Consignatiekas (http://depositokas.be).
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende
overheid.
Welk document u dient te bezorgen als bewijs van de borgstelling, kunt u
terugvinden in het artikel 27 KB Uitvoering. Voor meer informatie kunt u
ook terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas.
De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de definitieve
oplevering.
B.4
BETALING
B.4.1 WIJZE WAAROP DE PRIJS WORDT BETAALD (ART. 66 KB UITVOERING)
De diensten worden in globo betaald na de oplevering.
B.4.2 PROCEDURE (ARTS. 150, 156 EN 160 KB UITVOERING)
12
De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de
beëindiging van de bovenvermelde verificatie, voor zover de aanbestedende
overheid beschikt over de regelmatig opgemaakte factuur.
B.4.3 WIJZE VAN FACTUREREN
De opdrachtnemer kan op de volgende wijze factureren.
1.
Elektronische facturatie (e-facturatie, e-invoicing)
Vanaf 1 januari 2015 mag u e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse
Overheid.
a.
De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U
kunt ofwel uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik
maken van een dienstverlener van uw keuze.
b.
Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de
dienstverleners
en
de
aangeboden
ondersteuning
vindt
u
op
http://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing
c.
U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze.
http://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers
d.
Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de
Vlaamse
overheid
meldt
u
zich
als
leverancier
eenmalig
op
[email protected]
e.
U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens
deze begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van
verzending.
f.
De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van
virussen, macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast
zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet
ontvangen worden beschouwd.
Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese,
Belgische en Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de
standaard worden. De Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts
overwegend e-facturen ontvangen. Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige
voorbereidingen te treffen.
2.
Facturen aangeleverd in het kader van de intelligente scanning en de
digitale verwerking
In voorbereiding van een volledige elektronische facturatie gebeurt er in tal
van entiteiten van de Vlaamse overheid ‘intelligente scanning’ van facturen
en bijhorende digitale verwerking. Dit betekent dat uw facturen centraal
ontvangen en gescand worden.
U dient steeds op de factuur (het ordernummer/projectnummer/ean-nummer…
Vermeldt hier de extra informatie die uw financieel systeem vereist) apart
te vermelden.
a.
U kunt uw factuur als pdf-bestand sturen naar het centraal e-mailadres:
Postkamer Facturatie: [email protected]
Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1245 van
het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke
betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en
pas daarna op de intresten.
B.4.4
INTELLECTUELE RECHTEN EN KNOW HOW (Art. 19 en 20 KB Plaatsing)
13
De opdrachtnemer draagt aan de aanbestedende overheid het geheel van zijn
vermogensrechten over op het werk waarvan hij de (mede)auteur is en die hij
ter uitvoering van deze opdracht tot stand brengt.
De opdrachtgever verkrijgt door de toewijzing van de opdracht de hierna
opgesomde auteursrechten op alle producten die vanaf dat ogenblik worden
aangemaakt : (a) het exclusieve en onvoorwaardelijke reproductierecht, (b)
het exclusieve en onvoorwaardelijke distributierecht, (c) het exclusieve en
onvoorwaardelijke recht tot bewerking en vertaling, (d) het exclusieve en
onvoorwaardelijke huur- en leenrecht en (e) het exclusieve en
onvoorwaardelijke recht op mededeling aan het publiek, zonder enige andere
beperking in de tijd dan de beperkingen die voorzien zijn in de wet van 19
april 2014. (Wet houdende invoeging van boek XI, "Intellectuele eigendom"
in het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van bepalingen
eigen aan boek XI in de boeken I, XV en XVII van hetzelfde Wetboek )
De overdracht van het geheel van de vermogensrechten geldt zowel ten
aanzien van de opdrachtnemer als ten aanzien van alle personen waarop de
opdrachtnemer een beroep doet, zoals zijn personeel of een onderaannemer,
of zal doen voor de uitvoering van de opdracht.
De vergoeding voor deze overdracht van rechten is begrepen in het
totaalbedrag van de offerte.
De opdrachtnemer verleent aan de aanbestedende overheid de toelating om de
producten, die ter uitvoering van deze opdracht zijn tot stand gebracht,
onder de naam van de aanbestedende overheid aan het publiek mee te delen en
onder die naam te exploiteren.
De opdrachtnemer verleent aan de aanbestedende overheid het recht om alle
of een deel van de rechten die de aanbestedende overheid in het kader van
deze opdracht verwerft verder over te dragen of hiertoe al dan niet
exclusieve gebruiksrechten te verlenen.
De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke
intellectuele eigendomsrechten, waarvan hij titularis is of waarvoor hij
van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen, nodig zijn voor het
geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de
verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele
eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. (art. 17 KB
Plaatsing).
B.4.5 BIJZONDERE VERBINTENISSEN VAN DE OPDRACHTNEMER
De opdrachtnemer en zijn medewerkers zijn gehouden door discretieplicht met
betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de
opdracht. Die informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming
van de opdrachtgever meegedeeld worden aan derden. De opdrachtnemer mag deze
opdracht wel opgeven als referentie.
De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de samenstelling van het team dat voor
de uitvoering van de opdracht is opgegeven, niet te wijzigen, tenzij in het
geval van overmacht. In dat geval doet hij hiervan onmiddellijk en gemotiveerd
mededeling aan de opdrachtgever.
B.4.6 SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN
Straffen
Elke gebrekkige uitvoering geeft aanleiding tot een algemene straf (art.45
KB Uitvoering)
Een algemene straf is eenmalig of dagelijks en het bedrag ervan wordt
14
berekend overeenkomstig art. 45, §2, 1° en 2° van het KB Uitvoering.
Vertragingsboetes
De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de
toepassing van een vertragingsboete (art. 46 KB Uitvoering). Het bedrag van
deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB
Uitvoering.
Rechtsvorderingen
Elke rechtsvordering van de dienstverlener wordt ingesteld bij een
Nederlandstalige Belgische rechtbank, behoudens ingeval van een vordering tot
tussenkomst in een bestaand geding (art. 73 KB Uitvoering).
B.4.7 DEFINITIEVE OPLEVERING (ART. 64 EN 156 KB UITVOERING)
Vanaf de datum van de volledige beëindiging van de diensten beschikt de
aanbestedende overheid over een termijn van 30 dagen om de formaliteiten
betreffende de oplevering te vervullen en aan de dienstverlener kennis te
geven van het resultaat daarvan. Deze termijn gaat in voor zover de
aanbestedende overheid tegelijk in het bezit van de lijst van gepresteerde
diensten is gesteld.
Wanneer de diensten beëindigd worden vóór of na deze datum, stelt de
dienstverlener de leidend ambtenaar hiervan per aangetekende zending in
kennis en vraagt hem tot de oplevering over te gaan. In dat geval begint de
termijn van dertig dagen te lopen vanaf de datum van ontvangst van het verzoek
van de dienstverlener.
C. Uitvoeringsvoorwaarden
C.1 NON-DISCRIMINATIE BIJ DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT
De dienstverlener verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht
niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele
geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of
levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand,
handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie,
nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische
afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien
van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals
deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,…
De dienstverlener verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen
door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende
invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon
met een handicap neutraliseren (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli
2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en
gelijkebehandelingsbeleid).
De dienstverlener verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals
deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen
rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard.
Indien een personeelslid van de dienstverlener zich tijdens de uitvoering
van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of
ongewenst seksueel gedrag, zal de dienstverlener de nodige maatregelen
treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer
in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden
zullen toezien op het naleven van dit engagement.
15
Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de dienstverlener, zal deze
zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit
verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere
organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid.
De dienstverlener vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor
discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin
dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden
aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid.
De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen
personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag,
geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te
zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering
voor de rechtbank in dit verband.
De dienstverlener ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij
eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze
uitvoeringsvoorwaarden.
16
Deel III: Technische Voorschriften
De gedetailleerde omschrijving van de opdracht inclusief technische
voorschriften vindt u in sectie I.6, onder de titel ‘De opdracht’’.
17