Mogelijkheden van e-HRM

Bijlage 2.7.2
Mogelijkheden van e-HRM
Steeds meer bedrijven en ook non-profit organisaties gaan ertoe over delen van hun traditionele
(transactionele) HR-activiteiten onder te brengen in Shared Service Centers. Een belangrijke stap die
hierbij vaak overwogen en soms ook daadwerkelijk gezet wordt, is het realiseren van e-HRM als
onderdeel van een nieuwe werkwijze. Leidinggevenden en medewerkers krijgen de mogelijkheid zelf
online een aantal meest administratieve handelingen uit te voeren. Zo kunnen zij bijvoorbeeld zelf hun
NAW-gegevens muteren, hun CV invoeren (inclusief digitale foto’s of scans van hun diploma’s, hun
arbeidsvoorwaardenpakket samenstellen en informatie opvragen over opleidings- en
trainingsmogelijkheden.
De invoering van het Shared Services-concept en het gebruik van online software daarbij staan in
Nederland nog in de kinderschoenen. De meeste HR-afdelingen verkeren nog in het stadium van
voorzichtig aftasten van de mogelijkheden. In de meeste bedrijven die met e-HRM bezig zijn wordt
volstaan met het automatiseren van de eenvoudigste standaardprocessen, bijvoorbeeld het
administeren en monitoren van werving- en selectieprocedures of het aanbieden van een programma
waarmee medewerkers hun arbeidsvoorwaardenpakket flexibel (à la carte) kunnen samenstellen.
Sommige bedrijven experimenteren met online competentiemanagement of met het opzetten van een
portal (= website) voor management development.
E-HRM is in hoge mate het domein van handige ICT-bedrijven zoals SAP, Peoplesoft, Oracle, et
cetera, die grootschalige HR-systemen aanbieden en erin geslaagd zijn grote delen van de markt met
hun producten te bedienen. Steeds meer beginnen bedrijven erachter te komen, dat deze leveranciers
wel goude bergen beloven maar dat de bedrijven er nauwelijks mee uit de voeten kunnen.
Belangrijkste punt van kritiek is dat de systemen weliswaar veel mogelijkheden bieden, maar dat
eventuele specifieke wensen nauwelijks of niet te realiseren zijn en als ze al gerealiseerd kunnen
worden behoorlijk veel geld kosten in programmeer- en consultancy-uren. Bovendien zijn de
pakketten weinig flexibel: ze dwingen organisaties hun processen grondig aan te passen. Dit is
vreemd, want het zou eigenlijk andersom moeten zijn. Als de processen veranderen, dan moet dit met
e-HRM tools gefefaciliteerd kunnen worden.
Stappen bij de ontwikkeling van e-HRM
Bij het ontwikkelen van een e-HRM system dienen de volgende vragen beantwoord te worden:
1. Welke behoeften hebben leidinggevenden en medewerkers ten aanzien van processen en
procedures op HR-gebied?
2. Hoe kunnen de processen en procedures het best worden vormgegeven?
3. Welke taken en activiteiten vloeien hieruit voort?
4. Welke van die taken en activiteiten lenen zich voor e-HRM oplossingen?
5. Welke eisen stelt dit aan de infrastructuur van e-HRM?
De antwoorden op deze vragen leveren inzicht op in hoe de e-HRM infrastructuur het best
vormgegeven kan worden, welke functionaliteiten erin opgenomen moeten worden en hoe deze het
best geïmplementeerd kunnen worden. In grote lijnen bestaat de e-HRM infrastructuur uit de
volgende lagen:
 Een database waarin gegevens opgeslagen kunnen worden en waar eventueel overzichten
opgesteld kunnen worden via queries etc.
 Een module waarmee basisgegevens uit het databasesysteem kunnen worden gehaald en bewerkt
kunnen worden zodat ze in andere applicaties gebruikt kunnen worden en waarmee gegevens uit
andere applicaties opgevangen en naar het databasesysteem uitgevoerd kunnen worden.
 Een set online applicaties waarmee gebruikers (dat wil zeggen leidinggevenden, medewerkers en
HR-professionals) hun in de database opgeslagen gegevens kunnen verifiëren en eventueel
kunnen aanpassen en waarmee ze nieuwe gegevens kunnen toevoegen (bijvoorbeeld hun
competenties, hun gevolgde opleidingen, hun arbeidsvoorwaarden, et cetera).
1


Een portal: een algemene website waar de gebruikers kunnen inloggen en waar zij een keuze
kunnen maken voor de applicatie(s) die zij willen gebruiken. Hier worden ook de privacy en de
beveiliging gewaarborgd. De portal bestaat uit een gedeelte waar de medewerkers hun gegevens
kunnen inbrengen en muteren (Employee Self Service) en een gedeelte waar de leidinggevenden
dat kunnen doen (Manager Self Service). Ook de HR-professionals krijgen via de portal toegang
tot de applicaties. Een bevoegdhedenlijst, de zogenaamde autorisatiematrix, regelt welke taken de
diverse geledingen wel of niet mogen uitvoeren.
Op individueel niveau PC’s met een systeemconfiguratie en software die het online werken met
het e-HRM systeem mogelijk maken.
In onderstaande figuur is dit schematisch weergegeven:
ESS
MwG
PPL
Leidinggevenden
HR-professionals
Medewerkers
MSS
HR-portal
W&S
CM
R&O
O&T
AVW
O
T
W
en voert gegevens terug naar het systeem
Interface: haalt gegevens op uit ERP-systeem
ERP-wsysteem of online personeelsinformatiesysteem
Toelichting van gebruikte afkortingen:
ESS = ‘Employee Self Service’, MSS = ‘Manager Self Service’, MwG = persoonsgegevens van medewerkers, PPL =
Personeelsplanning, W&S = Werving & Selectie, CM = Competentiemanagement, R&O = Resultaat- en
Ontwikkelingsgesprekken, O&T = Opleiding & Training, AVW = Arbeidsvoorwaarden, ERP = ‘Enterprise Resource
Planning’
Samenhang van personeelsinstrumenten
Voor de organisatie is het belangrijk, dat de verschillende systemen in een samenhang met elkaar
worden aangeboden. Dit betekent dat de HR-processen uitgangspunt zijn voor de inrichting van het eHRM systeem.
1. Basiselementen in het managementinformatiesysteem (overkoepelend of dwarsdoorsnijdend ten
opzichte van alle andere modules):
 Het beschrijven van processen die geautomatiseerd zijn of moeten worden, inclusief de taken
en onderliggende data (zowel inhoudelijk als procesmatig).
 Autorisatiematrix of bevoegdhedenstructuur: wie mag welke taken uitvoeren.
 Overzichten kunnen produceren van inhoudelijke en procesmatige controldata (hoeveel
procent van de processtappen is uitgevoerd en hoeveel procent van de inhoudelijke targets is
gerealiseerd?).
2. Personeelsplanning, inclusief competentiemanagement:
 Het in kaart brengen en beheren van het functiegebouw: functiefamilies en afzonderlijke
functies, gewoonlijk weergegeven in een functieniveaumatrix.
2



Het opzetten van een competentiewoordenboek en competentieprofielen van functies of
functiegroepen.
Een op het functiegebouw geënte formatie: aantallen fte’s per functie en per functiegebied.
Een mogelijkheid om werknemers te koppelen aan fte’s, zowel in de huidige situatie (=
actuele bezetting) als in één of meer toekomstige of gewenste situaties. (= streef- of
normbezetting).
3. Werving en selectie:
 Het inventariseren van de wervingsbehoefte: vacatures die vacant zijn of in de (nabije)
toekomst vrijkomen.
 Het opstellen van een wervingsprofiel voor de (toekomstige) vacatures: eisen die aan de
toekomstige werknemer gesteld worden in termen van opleiding en werkervaring,
competenties, ambities en resultaten in het verleden.
 Het invoeren van sollicitanten c.q. kandidaten voor de vacatures en hun persoonlijke
gegevens qua opleiding, werkervaring, competenties, ambities en resultaten.
 Een mogelijkheid om sollicitanten/kandidaten te matchen met vacatures.
 Een module voor het plannen, monitoren en evalueren van het wervings- en selectieproces:
het invoeren van streefdata en feitelijke data van de onderscheiden stappen in het proces.
 Een module voor het aanmaken van (digitale) standaardbrieven zoals de (e-mail) notificatie
van ontvangst van de sollicitatiebrief, de afwijzingsbrief, de uitnodifing voor het eerste en
tweede gesprek, en andere schriftelijke stukken zoals het CV-formulier, het arbeidscontract en
de arbeidsvoorwaardenbijlage.
 Een module voor het genereren van kengetallen en andere managementinformatie.
4. Resultaat- en ontwikkelgesprekken:
 Een formulier voor het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken: ‘performance targets’ en
ontwikkeldoelen.
 Een module waarmee een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) aangemaakt kan worden.
 Een module waarin tussentijds een soort dagboekaantekeningen kunnen worden gemaakt,
bijvoorbeeld verslagen van gevolgde opleidingen, beschrijvingen van problemen en hoe deze
opgelost zijn, notities van tussentijdse gesprekken, et cetera.
 Een formulier voor een beoordeling van de feitelijke resultaten en ontwikkeling van de
medewerker.
5. Beloning en arbeidsvoorwaarden:
 Module om het beloningsgebouw in te voeren: salarisschalen per functiefamilie, groep functies
of afzonderlijke functie.
 Een cafetariamodel voor het samenstellen van inviduele arbeidsvoorwaardenpakketten per
werknemer en de financiële vertaling daarvan, inclusief module voor registratie van
levensloopwensen.
 Een mogelijkheid om per medewerker de feitelijke en geprognosticeerde inschaling en het
hudige en te verwachten arbeidsvoorwaardenpakket aan te geven en dit te vertalen in termen
van geld.
 Een module waarmee kengetallen en managementinformatie gegenereerd kunnen worden.
6. Opleidings- en training:
 Een formulier voor het registreren en bundelen van opleidingsbehoeften.
 De mogelijkheid om een opleidingsgids in te voeren: een lijst met opleidingen, trainingen en
andere leeractiviteiten plus bijbehorende kosten en overige informatie (in huis of buitenshuis,
welk opleidingsinstituut, et cetera).
 Een database waarin de geaccordeerde opleidingsbehoeften en gekozen opleidingen kunnen
worden ingebracht zodat een opleidingsplan ontstaat.
 Een mogelijkheid om de feitelijke kosten in te voeren zodat budgetbewaking mogelijk is.
 Een module om opleidingen te evalueren (medewerkersatisfactie, effecten op langere termijn)
 Een module om opgedane kennis te verzamelen, te bewerken en verder te verspreiden in het
bedrijf (kennismanagement).
3
7. Door- en uitstroom:
 Een module voor individuele loopbaanplanning en daarvoor benodigde investeringen.
 Registratie van feitelijke doorstroom (promoties, demoties en horizontale verplaatsingen, ook
tussen organisatieonderdelen onderling) inclusief bijbehorende kosten.
 Registratie van uitstroom en bijbehorende kosten, resultaten van exitinterviews, doelfuncties
en -organisaties.
Applicatie Werving & Selectie
‘Workflow engine’ (beheermodule)
‘Client application’ (gebruikersmodule)
Vacaturemelding
Wervingsprofiel
Start
werving
Sollicitatiebrieven
Uitnodigingsbrieven
Selectie
kandidaten
Afwijzingsbrieven
W&Sgesprekken
Keuze
kandidaat
Aanbod
contract
Acceptatie
contract
Start werkverband
Database W&S-applicatie
Database personeelsinformatiesysteem
Elke applicatie bestaat uit twee gedeelten: een ‘workflow engine’ en een ‘client application’. De eerste
is nodig voor administratieve en controlewerkzaamheden (het functioneel beheer). In een
competentieapplicatie kan de functioneel beheerder bijvoorbeeld via de ‘workflow engine’ het
competentiewoordenboek en de competentieprofielen van functies inbrengen en onderhouden. De
‘client application’ is het gedeelte van de competentieapplicatie waar de gebruikers met het systeem
werken. In de ‘client application’ van een competentiesysteem kunnen managers en medewerkers
competentieprofielen van medewerkers inbrengen en deze matchen met competentieprofielen van
functie. Bij de meeste applicaties wordt dit via een zogenaamde autorisatiematrix geregeld. Hierin kun
je per gebruikersniveau (van medewerker tot functioneel beheerder) rechten toekennen. Afhankelijk
van de toegekende rechten kunnen betrokkenen dan bepaalde taken in het systeem uitvoeren.
In het algemeen beheert de functioneel beheerder de databases, formulieren, standaardbrieven en
inhoudelijke uitgangspunten van de applicatie via de beheermodule (= ‘workflow engine’). Dit vereist
zowel kennis van de applicatie en de mogelijkheden om haar te modelleren in een voor de organisatie
hanteerbare vorm als kennis van de inhoud. Dit laatste betekent dat de functioneel beheerder in de
wervings- en selectieapplicatie bijvoorbeeld moet kunnen beoordelen of de selectiecriteria in het
wervingsprofiel voldoende scherp zijn gedefinieerd. Het is aan het management (een gebruiker met
specifieke rechten) om te beoordelen of een bepaalde wervings- en selectieprocedure voldoende
effectief en efficiënt verloopt. Om dit te beoordelen dient het mogelijk te zijn op elk moment
kengetallen te produceren over de doorlooptijd, het totaal aantal bestede gespreksuren, het aantal
kandidaten dat doorgaat naar de tweede ronde, het niveau van de uiteindelijk geselecteerde
kandidaat, et cetera. In de toekomst kunnen daar gegevens uit andere systemen aan gerelateerd
worden: het nog aanwezig zijn na één jaar (de ‘retention rate’) en de eventuele doorstroming naar
andere functies via de door- en uitstroomapplicatie, de prestaties na één jaar via de resultaat- en
ontwikkelingsapplicatie, de investeringen in opleiding en training via de opleidingsapplicatie, et cetera.
Uiteindelijk kunnen dan ook uitspraken worden gedaan over de effectiviteit en efficiency van het
wervings- en selectieproces.
4