003 - Verslag Beheersorgaan GC 21-01

uw bericht van
uw kenmerk
contactpersoon
Niels Berlé
functie
Cultuurambtenaar
ons kenmerk
cd-nb-2015-03
tel.
09 218 95 50
Zomergem
21 januari 2015
e-mail
[email protected]
Verslag Beheersorgaan GC – 21 januari 2015
Aanwezig:
Vertegenwoordigers inrichtende overheid: Reggy De keyser, Antoon Vercruysse, Pascale Van de
Veire, Jacqueline Wille, Nicholas Spinel, Johan De Ronne, Marc van Belle, Daisy De Smet
Vertegenwoordigers gebruikers: Eric Berth, Blanche Van Hamme, Luc De Neve, Marc van Daele,
Dirk Van Lersberghe, Christine De Scheirder, Magda Van Hauwe
Aanwezigen zonder stemrecht: schepen Luc Lampaert, Niels Berlé (cultuurdienst)
Verontschuldigd: Annelies Iterbeke, Bart Bonroy, Fleur De Keyser, Christiaan Vereecke
Afwezig: Patrick Dossche, Tom Buysse, Roger Van de Walle
1.
Goedkeuring vorig verslag
Aanpassen van aanwezigen naar verontschuldigingen: Christiaan Vereecke en Antoon
Vercruysse
2.
Cijfers 2014 – Budget 2015
De cijfers van 2014 liggen in het verlengde van het vooropgestelde budget.
Er was gerekend op een groter tekort.
Het budget 2015 zal door Luc Lampaert worden opgesteld en voorgesteld worden op de
volgende vergadering.
De school huurt zaal 5 als refter. Dit was normaal enkel nog voor 2014, maar de school
heeft aangegeven om dit verder te gebruiken.
Het college zal dit huurcontract moeten bekijken samen met de school. Het standpunt van
het college wordt meegedeeld op de volgende vergadering.
Er gaat gekeken moeten worden als de drank inkomsten en uitgaven incl. of excl. btw zijn.
Dit wordt nagevraagd bij de financiële dienst: Dit blijkt excl. btw te zijn. De gemeente kan
de btw recupereren.
Cijfers: Zie bijlage 1
Briefwisseling
Kantoren
De kantoren zijn open
Gemeentebestuur Zomergem
Markt 1, 9930 Zomergem
tel. 09 370 75 75 – fax 09 370 75 71
[email protected] - www.zomergem.be
Jeugd- cultuur- en informatiedienst
Hofbouwstraat 1, 9930 Zomergem
tel. 09 218 95 50 – fax 09 218 95 59



maandag tot vrijdag
woensdag
donderdag
08.30 u. - 12.00 u.
13.30 u. - 17.00 u.
gesloten
3.
Goedkeuring gebruikersreglement/retributiereglement + tabel tarief
Het reglement is voorgesteld en er zijn een aantal opmerkingen gegeven.
De aanpassingen van het reglement zitten in bijlage.
Aanpassingen in het reglement:
Gebruiksreglement:
Art. 3: Opties op gebruik kunnen maximaal 1 jaar vooraf worden toegestaan. (6 maanden
valt weg)
Art. 5: Voor laattijdige annulaties (de dag zelf) of nalaten om te annuleren wordt het
geldend tarief aangerekend. (‘de helft van’ wordt weggelaten)
Art. 6: Het formulier moet worden terugbezorgd aan de cultuurdienst (‘samen met de
sleutel’ valt weg)
Art. 11: Om toegang te krijgen tot de lokalen dient de gebruiker een sleutel, cijfercode of
dergelijke af te halen. (Meerdere opties wegens mogelijke aanpassing van systeem)
Art. 13: Er is gevraagd om te kijken naar het betalen van Sabam en billijke vergoeding door
de gemeente. Dit gaat het college bekijken. Er wordt in de checklijst voor de gebruikers een
vakje ingestoken om hen te helpen herinneren aan het aanvragen van Sabam en billijke
vergoeding.
Retributiereglement:
Art. 4: Bij het niet afnemen van een consumptie wordt een huurprijs gevraagd.
Voor zaal 1 wordt deze aangepast van 15 euro naar 20 euro.
(stemming: aanwezig = 15 personen. Stemmen voor = 9 personen)
Art. 4.1: Het verbruik van de mobiele bar wordt niet afgetrokken van de waarborg, maar zal
achteraf gefactureerd worden.
Art. (4) 5: Een fout in de nummering. Het artikel schoonmaak moet art. 5 worden en al de
anderen daarop volgen.
Indien de schoonmaak niet werd uitgevoerd zullen volgende tarieven worden
gehanteerd (Het weglaten van het gemeentepersoneel die dit zal uitvoeren)
Briefwisseling
Kantoren
De kantoren zijn open
Gemeentebestuur Zomergem
Markt 1, 9930 Zomergem
tel. 09 370 75 75 – fax 09 370 75 71
[email protected] - www.zomergem.be
Jeugd- cultuur- en informatiedienst
Hofbouwstraat 1, 9930 Zomergem
tel. 09 218 95 50 – fax 09 218 95 59



maandag tot vrijdag
woensdag
donderdag
08.30 u. - 12.00 u.
13.30 u. - 17.00 u.
gesloten
De tarieven voor het kuisen van de zalen wordt maal twee gedaan. Voor het niet
schoonmaken van de keuken wordt een kost aangerekend van 50 euro. Dit
bedrag wordt van de waarborg getrokken.
Tabel tarief:
Zie aanpassing bij retributiereglement.
In de tabel wordt aangeduid bij keuken dat min. 10 euro en max. 75 euro wordt
aangerekend.
Zie aanpassingen in bijlage: 2
4.
Sleutelsysteem
Er zijn 3 systemen voorgesteld. Het systeem van de sleutelkast lijkt de beste oplossing
(prijs/kwaliteit: zie bijlage). Er gaat op de volgende vergadering gekeken worden om het
systeem voor te stellen. Er is een locatie Maldegem waar ze al gebruik van dergelijk
systeem en kan er eventueel een bezoek geregeld worden.
Er zal gevraagd worden aan Zomergemse leveranciers of ze dergelijk systeem kunnen
leveren.
Zie bijlage: 3
5.
Dranksysteem
Het idee van de koelkasten kan zeker een oplossing zijn om het probleem met de mobiele
bar op te vangen. Dit kan dan gecombineerd worden met glazen per zaal.
De verschillende koelkasten worden afgesloten met een slot die ook in het sleutelsysteem
kan verweven worden.
Zie bijlage: 4
6.
spandoeken
De drie banners zijn goedgekeurd en komt op het college. Er gaat bij de zomergemse
firma’s een offerte aangevraagd worden.
zie bijlage: 4
Briefwisseling
Kantoren
De kantoren zijn open
Gemeentebestuur Zomergem
Markt 1, 9930 Zomergem
tel. 09 370 75 75 – fax 09 370 75 71
[email protected] - www.zomergem.be
Jeugd- cultuur- en informatiedienst
Hofbouwstraat 1, 9930 Zomergem
tel. 09 218 95 50 – fax 09 218 95 59



maandag tot vrijdag
woensdag
donderdag
08.30 u. - 12.00 u.
13.30 u. - 17.00 u.
gesloten
7.
Verbouwingswerken CM en verhuur van lokaal 4 aan CM
De verbouwingswerken wordt op de volgende vergadering verder uitgelegd.
De verhuur van de CM mag normaal geen probleem zijn. De verdere uitwerking van de
voorwaarden zal op de volgende vergadering besproken worden.
8.
Voorbereiding infoavond voor gebruikers/klanten (februari 2015)
Dit wordt besproken op volgende vergadering
9.
Ter opvolging: onderhoud accommodatie, onderhoud omgeving, brandinspectieverslag,
….
Dit wordt besproken op volgende vergadering
10.
Varia
- Er wordt een checklist opgestuurd naar de verenigingen bij elke reservatie die via mail of
telefoon gebeurd en meegegeven als ze langskomen om te reserveren.
Op deze checklist staat de info vermeld over Sabam, sleutel, billijke vergoeding, …
Bij de drankfiche zal vanaf nu ook een checklist worden toegevoegd voor het aanduiden als
alles proper is als ze toekwamen en als zij alles proper hebben achtergelaten. Dit om de
controle te verbeteren. Hierop kan ook mogelijke schade aangeduid worden, drank
tekort,...
- Bij de mobiele bar moet er een lamp bijkomen om de veiligheid te garanderen.
Momenteel is het daar donker.
Voor verslag,
Niels Berlé
Cultuurambtenaar
Briefwisseling
Kantoren
De kantoren zijn open
Gemeentebestuur Zomergem
Markt 1, 9930 Zomergem
tel. 09 370 75 75 – fax 09 370 75 71
[email protected] - www.zomergem.be
Jeugd- cultuur- en informatiedienst
Hofbouwstraat 1, 9930 Zomergem
tel. 09 218 95 50 – fax 09 218 95 59



maandag tot vrijdag
woensdag
donderdag
08.30 u. - 12.00 u.
13.30 u. - 17.00 u.
gesloten