WORD, 161 KB - Gemeente Leiden

RAADSVOORSTEL 10.0042
Rv. nr..: 10.0042
B&W-besluit d.d.: 2-2-2010
B&W-besluit nr.: 10.0123
Naam programma +onderdeel:
Bestuur en dienstverlening
Onderwerp:
Minder & Beter: Vereenvoudiging en vermindering Begrotingswijzigingen
Aanleiding:
Het raadsvoorstel RV 08.0076 Minder en Beter: Vereenvoudiging systematiek
begrotingswijziging en kredietvotering grondexploitaties is na overleg in de commissie WF en
in overleg met het college teruggenomen.
Afgesproken is dat dit raadsvoorstel gesplitst zou worden in een voorstel voor een nieuw
beleidskader investeringen en een raadsvoorstel voor de vereenvoudiging van de
begrotingswijzigingen.
Doel:
Vermindering en verduidelijking van besluiten tot wijziging van de Programmabegroting
Kader:
Besluit Begroting en Verantwoording
Overwegingen:
Het proces rond begrotingswijzigingen verloopt tot nu toe niet helemaal vlekkeloos.
Het wijzigen van de begroting valt onder het budgetrecht van de raad. Het gaat daarbij om
wijzigingen tussen programma’s of wijzigingen die het saldo van de begroting veranderen,
een voorbeeld daarvan zijn extra inkomsten vanuit het rijk.
Wijzigen van budgetten binnen een programma vallen onder de bevoegdheid van het college
en behoren niet opgenomen te worden in een raadsvoorstel tot wijziging van de begroting.
Toch komt het met enige regelmaat voor dat een raadsvoorstel met een begrotingwijziging
alleen een wijziging van productbudgetten betreft binnen een programma en dus geen
begrotingswijziging is voor het Programma.
Om de financiële consequenties van raadsvoorstellen duidelijker in de besluiten vast te
leggen wordt, in overleg met de griffie, voorgesteld om de begrotingswijziging volledig op te
nemen in de tekst van het B&W en Raadsbesluit. Eind vorig jaar is deze nieuwe werkwijze bij
wijze van proef toepast bij het vaststellen van de 2e en 3e algemene begrotingswijziging. De
commissie Werk en Financiën heeft aangegeven dat deze werkwijze aanzienlijk duidelijker is.
In bijgaande notitie wordt nieuwe werkwijze nader toegelicht.
Financiën:
Niet van toepassing
Evaluatie:
Niet van toepassing
RAADSBESLUIT
De raad van de gemeente Leiden:
Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders (raadsvoorstel 10.0042 van 2010),
mede gezien het advies van de commissie
BESLUIT:
1.
De volgende termen te hanteren voor de typering van de begrotingswijzigingen:
a. Interne wijziging:
Ambtelijke bevoegdheid;
b. Wijziging productraming; Bevoegdheid college
c. Begrotingswijziging;
Bevoegdheid Raad.
2. Besluiten tot wijziging van de begroting op te nemen in de tekst van het
raadsbesluit.
3. Begrotingswijzigingen met beleidsarme wijzigingen, technisch wijzigingen of
wijzigingen < 50.000 de volgende tekst te hanteren: “deze wijziging te regelen bij
algemene begrotingswijziging.”
Gedaan in de openbare raadsvergadering van 27 mei 2010,
de Griffier,
de Voorzitter,
Dit voorstel is 27 mei 2010 ongewijzigd vastgesteld.
TECHNISCHE INFORMATIE
Opsteller:
Hans Smit
Organisatieonderdeel: Concernstaf/middelen en control
Telefoon:
5062
E-mail:
[email protected]
Verantwoordelijk portefeuillehouder:
Wethouder Jeugd, Welzijn en Financiën
Communicatie: Om het aantal begrotingswijzigingen te verminderen en te verduidelijken
wordt de werkwijze voor het opstellen van begrotingwijzigingen aangepast
Bijgevoegde informatie: notitie “Vereenvoudiging en vermindering
Begrotingswijzigingen”
ADVIES PRESIDIUM
Doel:
Behandelingsvoorstel:
Opmerkingen/aandachtspunten:
B&W.nr. 10.0123, d.d. 2 februari 2010
B&W-Aanbiedingsformulier
Onderwerp
Minder & Beter: Vereenvoudiging en vermindering Begrotingswijzigingen
BESLUITEN
Behoudens advies van de commissie
1.In te stemmen met de notitie “Vereenvoudiging en vermindering
Begrotingswijzigingen”
De raad voor te stellen:
2. De volgende termen te hanteren voor de typering van de begrotingswijzigingen:
a. Interne wijziging:
Ambtelijke bevoegdheid;
b. Wijziging productraming; Bevoegdheid college
c. Begrotingswijziging;
Bevoegdheid Raad.
3. Besluiten tot wijziging van de begroting op te nemen in de tekst van het
raadsbesluit.
4. Bij begrotingswijzigingen met beleidsarme wijzigingen, technisch wijzigingen of
wijzigingen < 50.000 te regelen bij algemene begrotingswijziging.
Samenvatting
Om het aantal begrotingswijzigingen te verminderen en te verduidelijken wordt de werkwijze
voor het opstellen van begrotingwijzigingen aangepast
Notitie Vereenvoudiging en vermindering Begrotingswijzigingen
Inleiding
Het proces rond begrotingswijzigingen verloopt niet helemaal vlekkeloos. Het wijzigen van de
begroting valt onder het budgetrecht van de raad. Dit betreft wijzigingen tussen programma’s
of wijzigingen die het saldo van de begroting veranderen, een voorbeeld daarvan zijn extra
inkomsten vanuit het rijk.
Wijzigen van budgetten binnen een programma vallen onder de bevoegdheid van het college
en behoren niet opgenomen te worden in een raadsvoorstel tot wijziging van de begroting.
Toch komt het met enige regelmaat voor dat een raadsvoorstel met een begrotingwijziging
alleen een wijziging van productbudgetten betreft binnen een programma en dus geen
begrotingswijziging is voor het Programma.
Huidige werkwijze.
De procedure voor het maken van een begrotingswijziging is vastgelegd in het interne
handboek bestuurlijke besluitvorming en gebaseerd op een Excel document die bijgevoegd
moet worden bij het raadsvoorstel.
De tekst van het besluit in het raadsvoorstel luid vervolgens “de bijgevoegde
begrotingswijziging vast te stellen”. De begrotingswijzigingen in het Excel document zijn zeer
technisch van aard en feitelijk bedoeld voor de administratieve verwerking in de boekhouding
en aanbieding aan de toezichthouder (Gedeputeerde Staten). Het huidige Excel model voor
begrotingswijzigingen is zeker niet geschikt als informatie op basis waarvan de Raad een
besluit kan nemen.
De aanlevering van het Excel document met de begrotingswijzing bij de griffie is niet altijd
volledig of tijdig. Een begrotingswijziging in een Excel document kan niet samen met het
raadsvoorstel in RIS opgenomen worden en moet apart opgeslagen worden.
Model J.
Sinds de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording in 2003 bestaan geen
wettelijke regels of voorschiften waarop het gebruik van Model J gebaseerd is. (Model J
resteert uit de tijd van de comptabiliteitsvoorschriften). Besluiten tot wijziging van de
Begroting moeten alleen ter kennisgeving aan de provincie toegestuurd worden. Dit kan ook
met een raadsbesluit waarin wijziging van de begroting is opgenomen.
Voorbeeld van huidige begrotingwijziging in Excel document ( uit raadsvoorstel tweede
algemene begrotingswijziging 2009 )
Raadsbesluit:
De 2e algemene begrotingswijziging 2009 vast te stellen
Bijlage:
(Excel document (model J)
Programma Product
Lasten
Omschrijving
Baten
Bedrag Programma Product Omschrijving
nieuwe of
verhoging
bestaande
raming
Bedrag
nieuwe of
verhoging
bestaande
raming
Budgetten met dekking uit reserves
AD2
AD2
960.08
960.08
Voorbereiding SSC algemeen
Deelproject ICT regional. SSC
160.000 RES
80.000
980.01
Reserve Flankerend beleid
240.000
Voorstel nieuwe werkwijze:
Begrotingwijziging geformuleerd in het besluit (de beslispunten),
de begroting 2010 als volgt te wijzigen:
Programma
LASTEN
Verhogen
01 Bestuur en dienstverlening
BATEN
Verlagen
Verlagen
46.000
05 Omgevingskwaliteit
851.000
08 Sport, cultuur en recreatie
773.000
12 Verrekening met reserves *)
Totaal
Verhogen
1.670.000
1.670.000
0
1.670.000
Indien een besluit ook (of juist alleen) meerjarige financiële consequenties heeft wordt dit in
de besluittekst tot uitdrukking gebracht.
Na vaststelling van het raadsvoorstel kan de administratie de begrotingswijziging verwerken
in de boekhouding. Daarbij kan gebruik gemaakt worden van het Excel document dat de
vertaling is van het raadsbesluit naar een boekingsaanwijzing voor de administratie. Nu wordt
Model J voor de administratie nog gebruikt als raadsbesluit. Terwijl de juiste gang van zaken
is dat een raadsbesluit gebruikt wordt om een boekingsaanwijzing voor de administratie te
maken.
Het formuleren van de begrotingswijziging in een beslispunt geeft meer inzicht in de
voorgestelde wijziging van de begroting. Informatie die in een raadsbesluit opgenomen moet
worden om een begrotingswijziging vast te kunnen stellen zijn; naam van het programma, evt
naam van de reserve en verhoging of verlaging van de baten en/of lasten.
Typering Begrotingswijzigingen.
Om het proces goed te stroomlijnen worden begrotingswijzigingen met de volgende duidelijk
herkenbare termen aangeduid:
a. Interne wijziging:
b. Wijziging productraming;
c. Begrotingswijziging;
Ambtelijke bevoegdheid;
Bevoegdheid college
Bevoegdheid Raad.
Algemene begrotingswijzigingen
Voor beleidsarme wijzigingen, technisch wijzigingen of wijzigingen < 50.000 waarover het
college een besluit neemt zal in het vervolg de volgende tekst worden gehanteerd: “deze
wijziging te regelen bij algemene begrotingswijziging.”
De algemene begrotingswijzigingen zijn bedoeld om een verzameling van
begrotingswijzigingen met een sterk administratief technisch karakter vast te stellen.
Om dit proces van technische wijzigingen sneller en soepeler te laten verlopen wordt
voorgesteld om puur administratief technische begrotingswijzigingen als hamerstuk op de
agenda van de raad te zetten. Er mogen dan geen begrotingswijzigingen opgenomen worden
die beleidsmatige consequenties hebben.
0
Om te beoordelen of in de algemene begrotingswijziging alleen wijzigingen zitten die
administratief technisch of wettelijk verplicht zijn, zal de concerncontroller voorafgaand aan
het B&W belsuit in overleg met de griffier bepalen of de wijziging in aanmerking komt voor
opname in een algemene begrotingswijziging. Ook bij de algemene begrotingswijzigingen
moeten de wijzigingen van de begroting in de beslispunten geformuleerd worden en niet met
een bijgevoegd Excel document.
Inzending van de begrotingswijziging aan Gedeputeerde Staten van Zuid Holland.
De gemeentewet (artikel 192) bepaald dat het college de door de Raad vastgestelde
begrotingswijziging binnen twee weken na vaststelling aan gedeputeerde staten zend. De
door de burgemeester en griffier ondertekende begrotingswijzigingen werden tot en met 2009
door de afdeling JFD ingestuurd naar de provincie Zuid-Holland. Met de Griffie is afgesproken
dat deze verantwoordelijkheid (namens het college) met ingang van 2010 over gaat naar de
griffie voor alle besluiten waarin de begrotingswijziging als beslispunt is opgenomen.
BIJLAGE 1
MODEL WIJZIGING PRODUCTRAMING
(=collegebesluit)
Besluit:
1.
de productraming 2010 als volgt te wijzigen:
Prg Product
LASTEN
Verhogen
01
003.01 Bevolking en Burg. Stand
05
210.05 Exp. bruggen en viaducten
08
530.05 Sportstimulering
08
531.01 Groene sportparken
12
Concernreserve
Totaal
BATEN
Verlagen
Verhogen
Verlagen
46.000
851.000
75.000
698.000
1.670.000
1.670.000
0
1.670.000
0
én
-
niets meer; in het geval de wijziging van de productraming geen consequenties heeft
voor de budgetten op het niveau van de programma’s en de begroting dus niet
wijzigt.
of
2.
deze wijziging te regelen bij algemene begrotingswijziging.
of
2.
de raad voor te stellen de bijbehorende begrotingswijziging 2010 vast te stellen
MODEL BEGROTINGSWIJZIGING
(=raadsbesluit)
Besluit:
1.
de begroting 2010 als volgt te wijzigen:
Programma
LASTEN
Verhogen
01 Bestuur en dienstverlening
Verlagen
Verhogen
Verlagen
46.000
05 Omgevingskwaliteit
851.000
08 Sport, cultuur en recreatie
12 Verrekening met reserve (bij naam
noemen)
773.000
Totaal
BATEN
1.670.000
1.670.000
Gedaan in de openbare raadsvergadering van
de Griffier,
de Voorzitter,
0
,
1.670.000
0
BIJLAGE 2
MODEL WIJZIGING MEERJARENRAMING
(=raadsbesluit)
Besluit:
2.
kennis te nemen van de wijziging van het Meerjarenraming n.a.v. dit besluit:
Meerjarenraming 2011
Programma
01 Bestuur en dienstverlening
LASTEN
Verhogen
851.000
08 Sport, cultuur en recreatie
12 Verrekening met reserve (bij naam
noemen)
773.000
Meerjarenraming 2012
Programma
01 Bestuur en dienstverlening
1.670.000
Verhogen
773.000
01 Bestuur en dienstverlening
1.670.000
Verhogen
773.000
01 Bestuur en dienstverlening
Verhogen
Verlagen
0
1.670.000
0
BATEN
Verlagen
Verhogen
Verlagen
1.670.000
1.670.000
0
LASTEN
Verhogen
1.670.000
0
BATEN
Verlagen
Verhogen
Verlagen
46.000
05 Omgevingskwaliteit
851.000
08 Sport, cultuur en recreatie
12 Verrekening met reserve (bij naam
noemen)
773.000
Totaal
Verlagen
46.000
08 Sport, cultuur en recreatie
12 Verrekening met reserve (bij naam
noemen)
Programma
0
BATEN
LASTEN
851.000
Meerjarenraming 2014
1.670.000
1.670.000
05 Omgevingskwaliteit
Totaal
Verlagen
46.000
08 Sport, cultuur en recreatie
12 Verrekening met reserve (bij naam
noemen)
Programma
0
LASTEN
851.000
Meerjarenraming 2013
Verhogen
1.670.000
05 Omgevingskwaliteit
Totaal
Verlagen
46.000
05 Omgevingskwaliteit
Totaal
BATEN
1.670.000
1.670.000
0
1.670.000
0