Bewust Belonen Beleid FdR Inleiding Bewust belonen uitgangspunten

Memo
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Bewust Belonen Beleid FdR
Inleiding
Onder bewust belonen wordt verstaan een instrument om bijzondere prestaties te belonen en
een impuls te geven aan bepaalde doelen of werkwijze waar de organisatie belang aanhecht. Het
is een instrument om bepaalde organisatiedoelstellingen te bevorderen. Uiten van waardering is
nuttig om de medewerker te binden en te stimuleren. Het is belangrijk om goed
werknemerschap en bijzondere prestaties te belonen. Bewust belonen is gebaseerd op een zo
objectief mogelijke beoordeling en toetsing van de wijze waarop in een bepaalde periode de
functie is uitgeoefend.
Er is besloten dat iedere organisatie-eenheid vanaf 1 januari 2009 een budget voor bewust
belonen heeft. Vanwege dit budget zijn er nadere richtlijnen met betrekking tot het bewust
belonen binnen de Faculteit der Rechtsgeleerdheid gewenst. Duidelijke richtlijnen die ervoor
zorgen dat we een gezamenlijke werkwijze in de toepassing van bewust belonen binnen de
faculteit hanteren.
Bewust belonen uitgangspunten
Bij bewust belonen wordt de beloning gekoppeld aan de manier waarop de medewerker zijn
functie vervult. De basis voor toekenning van een vorm van bewust belonen moet blijken uit een
recent gehouden R&O gesprek. In een R&O gesprek wordt vastgelegd dat de medewerker de
resultaten, die vooraf zijn geformuleerd, ook daadwerkelijk zijn gehaald en ook in hoeverre en
op welke onderdelen (resultaatgebieden en competenties) de medewerker goed tot uitstekend
functioneert (score 4 of 5).
Het jaarlijks voldoen aan de “normale” functiegerelateerde of afdelingsgerelateerde
doelstellingen is geen reden om in aanmerking te komen voor toekenning van een vorm van
bewust belonen.
Uitgangspunten bewust belonen:
- Het bewust belonen is geen automatisme, maar een bewuste beslissing, waarvoor een
onderbouwing moet worden gegeven;
- Het R&O gespreksverslag (niet ouder dan één jaar) dient als uitgangspunt gehanteerd
te worden. Uit het verslag moet blijken dat er goed tot uitstekend is gepresteerd
(totaalscore 4 of 5) en dit verslag moet door de gesprekspartners zijn ondertekend.
Hierbij geldt dat maximaal 10% van de medewerkers een eindoordeel 5 (“overstijgt in
hoger mate de gestelde eisen”) krijgt;
- Bewust belonen is alleen effectief als het selectief wordt toegepast en kan dus nooit op
alle medewerkers van toepassing zijn;
Maart 2015
Memo
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Blad 2 / 4
-
-
Budgetten voor bewust belonen zijn, net als de meeste personele budgetten,
gedecentraliseerd;
Bij onvoldoende budget, bijvoorbeeld in geval van bezetting boven de normformatie
(overbezetting) of in geval van relatief hoge salarislasten, is het niet mogelijk een
maatregel toe te kennen met (structureel) effect op het (salaris) budget. Een
voorwaarde is uiteraard dat het ook daadwerkelijk betaald kan worden met het
daarvoor beschikbare budget;
Binnen de gehele faculteit worden deze richtlijnen gehanteerd zodat we voor alle
medewerkers op een gelijke wijze omgaan met het toekennen van een beloning.
Rechtvaardigheid is hierbij een belangrijk uitgangspunt.
Mogelijkheden van bewust belonen
Er bestaat een belangrijk verschil tussen incidentele en structurele beloningsvormen. Incidentele
beloningsvormen worden eenmalig toegekend en werken niet structureel door naar de toekomst
(bijvoorbeeld een gratificatie). Structurele beloningsvormen worden op een bepaald moment
toegekend en werken vervolgens in principe voor onbepaalde tijd door naar de beloning van de
medewerker in de toekomst (bijvoorbeeld een extra periodiek).
Bij het bewust belonen van medewerkers heeft de leidinggevende de beschikking over
onderstaande instrumenten. Naast deze instrumenten, die in de (financiële) beloningssfeer
liggen, zijn er uiteraard ook andere mogelijkheden denkbaar om de waardering naar een
medewerker tot uitdrukking te brengen.

Periodieke verhoging (structureel/ salarisbudget)
De toekenning van de jaarlijkse periodieke verhoging is afhankelijk van een positief oordeel
over het functioneren, vastgelegd in een R&O verslag. Er is sprake van goed functioneren
wanneer de eindscore van een R&O gesprek een 4 of een 5 is. Bij onvoldoende functioneren
bestaat er geen recht op een periodieke verhoging. Er is dan sprake van een 1 of 2 als
eindscore van een R&O gesprek. Voor niet-toekenning van een periodieke verhoging op
grond van een score 1 of 2 is een beslissing nodig.
Die beslissing wordt genomen door de Wetenschappelijk Directeur/Directeur Stafdienst na
advies van de personeelsadviseur.
Bij een eindscore 2 kan wel overwogen worden om toch een periodiek toe te kennen ter
bemoediging. Bij een eindscore 1 zal geen periodiek worden toegekend.
De medewerker krijgt alleen een periodieke verhoging als er in dit jaar een positief R&O
gesprek is gevoerd en hiervan een verslag is gemaakt.
Memo
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Blad 3 / 4

Extra periodieke verhoging (structureel/ salarisbudget)
Het toekennen van een extra periodiek kan wanneer er uitstekend gefunctioneerd wordt in
het “gewone” werk (blijkend uit R&O gespreksverslag, totaalscore 4 of 5). Daarnaast moet
er sprake zijn van een snellere ontwikkeling dan was aangenomen op basis van het R&Overslag. De medewerker functioneert op hoger niveau dan verwacht werd (versnelde
ontwikkeling c.q. groei binnen de functie).
Een periodieke verhoging kan alleen toegekend worden als de betreffende medewerker nog
niet in het maximum van zijn schaal zit en in zeer uitzonderlijke gevallen.

Gratificatie (eenmalig/ bewust belonen budget)
De werkgever kan een gratificatie toekennen wegens omstandigheden of feiten welke
daartoe naar zijn oordeel aanleiding vormen, bijvoorbeeld wegens arbeidsprestaties die
aanmerkelijk uitgaan boven hetgeen op grond van de voor hem vastgestelde arbeidsduur en
inhoud van zijn functie, in vergelijking met inspanningen van overeenkomstige
werknemers, in redelijkheid mocht worden verwacht.
Om een eenduidig beleid binnen de faculteit te hanteren zal de gratificatie een percentage
van het bruto maandsalaris bedragen en moet er aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:
- Uit het R&O gespreksverslag (niet ouder dan één jaar) blijkt dat er goed tot uitstekend
is gepresteerd (totaalscore 4 of 5);
- Het R&O verslag voor akkoord ondertekend door de gesprekspartners;
- Het voorgaande jaar er aan deze medewerker geen gratificatie is toegekend;
- Gemotiveerde voordracht voor gratificatie bij mutatieformulier is bijgesloten.
De gratificatie bedraagt maximaal een half maandsalaris (bruto).

Opleiding/ Workshop (opleidingsbudget)
Een andere mogelijkheid voor een leidinggevende om extra te belonen is een medewerker
een opleiding /workshop te laten volgen. Een opleiding of cursus draagt bij aan de
ontwikkeling van de medewerker. Dit kan nuttig zijn voor zowel de medewerker als de
faculteit. Zie voor richtlijnen “Scholingsreglement Universiteit Leiden”.
Memo
Faculteit der Rechtsgeleerdheid
Blad 4 / 4
Procedure aanvraag Bewust Belonen
Om een snelle uitvoering en eenduidigheid in toepassing van het voorgaande te
bewerkstelligen, wordt de volgende procesgang gehanteerd:
- Men kan, op ieder moment van het jaar, een aanvraag voor bewust belonen indienen
bij P&O;
- Leidinggevenden vullen een mutatieformulier in met een goede onderbouwing
waarom de medewerker in aanmerking komt voor een vorm van Bewust Belonen. De
leidinggevenden zorgen voor ondertekening volgens het mandaat en sturen vervolgens
het mutatieformulier naar P&O;
- P&O toetst de voorstellen aan de overeengekomen normen en criteria en adviseert de
beslissingsbevoegde (Directeur Bedrijfsvoering);
- FEZ toetst de voorstellen aan het budget van het instituut;
- Na akkoord van beslissingsbevoegde zorgt P&O voor de administratieve afhandeling
van de genomen besluiten. De medewerker krijgt een besluit uitgereikt van de
Wetenschappelijk Directeur/Directeur Stafdienst.